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一位拿著膝上型電腦的女性

文件管理指南

無論您是小型企業還是大型企業，文件管理都是不可或缺的一環，可避免重要檔案與資料遺失。
探索內容管理

為什麼文件管理系統如此重要

文件管理系統 (DMS) 可協助您儲存、整理、追蹤與管理數位文件。 它是企業營運的基石，從生產力到法規遵循都深受其影響。

主要重點

  • 文件管理是儲存、整理、追蹤與管理紙本及數位文件的流程。
  • 文件管理系統 (DMS) 可讓您快速找到檔案的最新版本、安全分享文件、控管誰能檢視或編輯，並保留完整稽核軌跡。
  • 諸如 Microsoft 365 的 SharePoint 和 OneDrive 這類 DMS 解決方案，能讓工作流程更有效率、為敏感文件提供更強的保護，並提升法規遵循表現。

什麼是文件管理？

文件管理是儲存、整理、追蹤與管理紙本及數位文件的流程，可避免檔案遺失、建立版本控制等。

隨著企業規模擴大、建立的文件數量持續增加，文件管理成為企業內容管理 (ECM)的核心環節。

什麼是文件管理系統 (DMS)？

文件管理系統 (DMS) 是一種集中化、可搜尋且安全的解決方案，可用於整理、追蹤與更新文件。

您可以依關鍵字搜尋、用中繼資料為檔案加上標籤，並控管誰能查看哪些內容。許多 DMS 解決方案也會與數位資產管理 (DAM) 工具整合，以便整理圖片、影片及其他多媒體內容。

對企業而言，DMS 能確保文件安全並維持最新狀態，進而提升營運效率與法規遵循。

文件管理系統有哪些關鍵功能？

文件管理系統具備以下功能：
 
  • 文件擷取：可直接將檔案上傳至 DMS，包括掃描的紙本文件。
  • 儲存與整理：透過中繼資料標記、索引與一致的命名規則，將文件集中管理於單一存放庫。
  • 文件檢索：可依關鍵字、標籤、作者或內容搜尋檔案。
  • 安全性與存取控制：追蹤存取情況、設定權限，並透過加密保護資料。 
  • 版本控制：隨時掌握最新變更，確保所有人都在使用同一份文件。
  • 工作流程自動化：設定規則，自動將文件送交檢閱、核准或封存。
  • 共同作業：讓團隊即時共同編輯文件、留下註解並分享回饋。
Microsoft 365 解決方案

可大規模部署的安全高效 DMS 解決方案

Microsoft 365 為您提供處理完整文件生命週期所需的一切。 

SharePoint

讓您能在整個組織中輕鬆分享、管理與搜尋文件。您可以建立小組網站、使用中繼資料整理檔案，並即時協同作業。
深入了解

OneDrive

隨時隨地存取並對文件進行共同作業。 這非常適合需要彈性與安全共用的個人或小型團隊。
深入了解

 Microsoft 365 封存

以合規且易於管理的方式儲存非使用中的內容，同時保留歷史資料可供存取。
深入了解

使用文件管理系統有哪些優勢？

諸如 SharePoint 和 OneDrive 這類工具能簡化文件管理，同時確保所有內容安全且符合規範。

提升效率
DMS 能大幅減少搜尋檔案與追蹤核准所耗費的時間。使用 Microsoft 365，團隊可以自動化工作流程、為文件加上中繼資料，並從單一入口存取所有內容。

增強型共同作業
團隊可以即時共同編輯文件、留下註解並追蹤變更，這降低錯誤率且讓專案順利推進。

提升安全性
內建安全機制可保護敏感檔案。Microsoft 365 提供敏感度標籤與條件式存取功能。

維持法規合規性
DMS 有助於維護稽核記錄、保留原則與安全儲存機制。 Microsoft 365 支援內容備份與治理，協助您的資料維持合規並可隨時存取。
流程

文件管理流程的 6 個步驟

組織如何從建立到銷毀全流程管理文件。

文件建立與擷取

文件可透過數位方式建立，或從實體來源掃描擷取。

整理與檢索

使用中繼資料標籤與一致的命名規範分類整理檔案。搜尋工具與篩選條件讓您能快速找到所需內容。

儲存與安全性

文件會集中儲存在單一存放庫中，並以加密與存取控制加以保護。稽核記錄可追蹤每個檔案的存取或編輯情況。

存取、散發與共同作業

檔案可安全地與授權使用者共用。團隊可即時共同編輯、留言註解並追蹤變更。

版本控制與核准

自動追蹤變更，讓您隨時都能存取最新版本。可自動分派文件進行審閱與核准。

保留、封存與處置

依法律或企業政策要求保留文件必要的期間。之後，可封存文件以供長期存取，或安全刪除。

整合一切

文件管理系統可確保您的文件持續更新並受到保護。如果您已在使用 SharePoint、OneDrive 或 Teams 這類 Microsoft 工具，便已具備大規模管理內容所需的一切。
一位戴眼鏡、穿藍色襯衫的男性看著膝上型電腦。
開始使用

Microsoft SharePoint

在整個企業中安全地協作與共用文件。
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一位戴著眼鏡、穿著白色外套的女性正在使用電腦。
解決方案

使用 Microsoft 365 管理內容

使用 Microsoft 365 中 AI 支援的內容管理服務建立、管理和保護內容及資料。
深入了解
戴眼鏡看著螢幕的女性們
解決方案

使用 OneDrive 掃描並儲存

免去笨重的掃描器，將您的書面文件、收據、白板，甚至是身分證件轉換為 PDF。
深入了解
一位戴眼鏡的男士看著膝上型電腦。
產品

透過 Microsoft 365 備份，讓您高枕無憂

超越備份：透過快速復原，讓商務持續運作。
深入了解
一男一女看著平板電腦。
部落格

閱讀文件編輯器相關資訊

了解什麼是文件編輯器，並找出最符合您需求的編輯器。
深入了解
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常見問題集

  • 電子文件管理系統 (DMS) 是一套軟體，可協助您儲存、整理並管理 Word 文件、PDF 和試算表等數位檔案。它能將所有內容集中管理，讓文件更容易找到，並提供版本控制、存取權限與稽核軌跡等功能。
  • Microsoft 365。它包含 SharePoint 和 OneDrive 等工具，可協助組織儲存、整理、共用並保護數位文件。
  • 文件管理著重於在團隊與系統之間，以高效率的方式整理、儲存與存取檔案。文件控管可透過嚴格的權限與版本追蹤，確保僅有已核准且為最新版本的文件可供使用。  
  • Microsoft 365。其中包含 SharePoint 和 OneDrive，能協助團隊安全地儲存、整理並對文件共同作業。
  • 先從釐清團隊需求開始，例如安全儲存、版本控制或共同作業。請選擇能與現有工具整合、支援法規遵循要求，並可隨業務成長彈性擴充的解決方案。 

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