如何善用 BI 工具和儀表板
您的商業資料擁有塑造公司方向和盈利能力的力量。但如果沒有足夠的軟體來識別趨勢和模式，您可能無法充分利用所收集的資訊。您甚至可能會錯過重要的商業機會和最佳化收入的方法。
商業智慧工具和儀表板可以改變這一點。這些技術使您能夠高效地儲存、自動化、分析、報告和從資料中提取見解，並預測未來的商業績效。透過使用商業智慧工具和儀表板來更深入了解資料的細微差別，您將能夠對公司目前和未來的策略及營運做出更明智、自信的決策。
使用 BI 工具的提示
以及這些工具如何協助組織。
使用 Microsoft Power BI 將資料轉為影響力
使用 Power BI 將資料與決策聯繫起來；這款直覺的商業智慧工具可協助組織中的每個人從商務資料中找到見解。
為什麼組織使用 BI 工具
各種規模和行業的組織出於多種原因使用 BI 工具和儀表板。以下是使用這項技術的公司所獲得的一些最常見的益處:
- 更有效率地收集資料。使用 BI 工具幫助您專注於發展商務，而不僅僅是執行商務。透過消除資料輸入的需求，BI 工具可協助公司節省時間，減少人為錯誤，並使員工能夠執行更緊急的工作。
- 改善報告程序。BI 工具利用自動化和 AI 使報告和從資料中提取見解變得更快、更簡單和更準確。此外，BI 工具和儀表板使您能夠建立生動的自訂報告，這些報告包含圖表、圖形、樞紐分析表和其他視覺化呈現。
- 簡化資料分析。與其仔細研究紙本報告或聘請外部公司來幫您理解資料，不如使用自助儀表板快速分析資料，以最符合您需求的方式進行。您甚至可以使用對話式語言來詢問商業問題，並獲得快速的 AI 產生的答案。
- 了解銷售業績。從一個儀表板存取有關內部銷售代表、外部銷售夥伴和產品的所有資料，並使用 BI 來識別最佳和表現不佳的銷售人員，並相應地表揚、培訓或調整銷售策略。您還可以追蹤客戶的人口統計，並將您的發現納入您的市場活動中。
- 識別可提高營收的商機。更快速存取更準確的資料，可讓您快速忠實地指出市場趨勢、確定提高收入的方法，甚至預測市場中的未來贏面。
- 最佳化商業支出。BI 工具使您能夠更輕鬆地監控營運開支，所有相關資料都可以從一個儀表板存取。它們還讓您能快速檢測削減成本的地方，例如過剩的庫存和未使用的裝置及訂用帳戶。
- 收集及分析客戶意見反應。BI 工具可讓您輕鬆了解客戶對產品、服務和整體品牌的真實想法，這些是推動商業決策的寶貴資訊。
- 改善公司文化。對員工進行調查，了解他們對您的組織、產品、工作流程和公司文化的看法。然後利用這些資訊改善您的商務營運、產品和員工滿意度。
- 在線上提高品牌知名度。許多 BI 工具具有社交媒體功能，使您能夠在工具內與潛在客戶、客戶和影響者互動。您還可以使用 BI 工具了解您的客戶群如何使用社交媒體，這有助於加強您的社交策略。
- 預測未來數字。利用內建的 AI 功能，BI 工具可以根據過去和現在的資料幫助您預測重要數字，包括客戶成交率、產品銷售和收入。擁有這些知識幫助您做出更相關的商業決策 (無論是訂購庫存、為新員工預算，還是計劃即將到來的市場活動)。
BI 工具的日常商業應用
有不少使用 BI 工具幫助企業經營和發展的方式。其中一些最熱門的用途包括:
- 資料收集。例如線上問卷等內建功能，可協助您輕鬆地從客戶、員工、商業合作夥伴和其他專案關係人擷取資料。
- 資料採礦。借助 BI、機器學習和統計資料，在資料集中找出銷售、營收和客戶模式。
- 查詢。使用自助 BI 儀表板，找到特定問題的解答，例如：「我們的哪些產品帶來最大的營收？客戶得知我們產品的主要途徑是什麼？」
- 基準量測。自訂資料儀表板，以根據目標或計量來追蹤一段指定時間的績效。
- 分析。探索資料中的趨勢和模式，並了解發生原因以及如何重複或改善。
- 資料視覺效果。透過使用圖表、圖形和地圖，建立易懂好吸收的發現結果的視覺效果呈現 (無論技術技能為何)。
- 回報。將發現結果封裝為易懂好消化的格式，與同事、領導者和顧問分享，協助做出更明智的決策。
讓員工存取 BI 工具
您不需要是 IT 專業人士或商業分析師，就能快速建立有見解力的個性化報告和資料的視覺化解釋。透過方便使用的自助商業智慧工具和資料儀表板，您組織中的人員可以輕鬆地建模、解釋、協作報告，並根據您的資料做出決策。
以下是做到這一點的方法:
- 選取可支援自助的 BI 工具。在選購商業智慧工具時，確保選擇一個對非技術使用者直觀的工具，支援自助服務，簡化資料視覺化，並提供基於 AI 的自動化功能。如果您不確定組織中的各個團隊將如何使用商業智慧，請詢問。這將告訴您所購買的工具以及設定它的方式。
- 確保 BI 工具可促進共同作業。選擇一個使使用者能夠輕鬆共享、編輯和協作報告的商業智慧工具。一個好的商業智慧工具還會自動向協作者發送有關其報告的編輯、意外資料變更和定期排程的報告的警報。
- 提供員工存取權。商業智慧工具及其所產生的即時見解，不僅僅是為管理層和領導者準備的。讓您組織中的人員能夠使用商業智慧工具，將幫助他們更有效地工作並做出更明智的決策。這不僅能提升員工的生產力和士氣 (更別提能減輕管理層的工作負擔)，還能改善您的營運成果。
- 提供充分的培訓。您的員工將需要對商業智慧工具及其功能進行持續的支援和培訓。確保您選擇的解決方案提供者所提供的客戶支援，滿足您組織的需求，並準備在必要時提供補充培訓。擁有強大使用者論壇、部落格和其他社區支援的商業智慧解決方案將對您自己的使用者大有幫助。
- 追蹤員工使用 BI 的情況。您的 IT 團隊仍然需要參與公司對商業智慧工具的使用。透過監視哪些員工使用工具、他們所存取的資料來源，以及如何使用工具，IT 人員可以追蹤並調整 BI 解決方案中任何需要改進的方面。
追蹤有意義的資料
商業智慧軟體工具可以徹底改變您的公司如何分析過去和現在，並預測未來。但如果沒有一個全面的計劃來收集和解釋資料，即使是最好的商業智慧工具，也無法幫助您的組織挖掘資料來獲得做出明智決策所需的見解。
確保所收集的所有銷售、行銷、客戶、財務和其他商務資料盡可能有意義:
- 確保 BI 工具與所要追蹤的資料配合良好。在購買前，確定 BI 工具是否能輕鬆與所有現有系統連線、將提取自不同來源的資料標準化，以及提供所需的安全性等級。
- 使用 KPI 來推動商業決策。讓您的資料解放您，免於隨意嘗試或「隨便發送」。在您的商業智慧儀表板上建立基於資料的實際 KPI，以衡量您的商業計劃和策略的有效性。例如，根據您從去年的資料中學到的知識，您可能會設定一個 KPI，目標是在這一年內將淨利潤提高 10%。
- 讓主要專案關係人共同參與。跨部門合作，而不是孤立工作。例如，銷售團隊對如何追蹤並報告當季最暢銷產品可能有意見，因此在設定 KPI 和發佈報表時，請務必包含該團隊。
- 概述您的專案目標。仔細考慮並規劃您的專案時間表和里程碑。概述您在專案的每個階段需要執行的步驟、每個階段的預期結果，以及成功專案的模樣。
使用 Microsoft 的 BI 工具將資料與決策之間串連起來
快速找到資料中的見解，幫助您使用 Power BI 的商業智慧工具做出更好的商業決策。尋找並選取適合您需求的 BI 工具、自訂資料儀表板以追蹤您的績效，以及使用資料視覺效果工具建立豐富、視覺分析的報告。
常見問題集
- 使用商業智慧工具來儲存、自動化、分析、報告和從您的商業資料中提取見解，並預測未來的指標。這些工具可以幫助您從銷售、行銷、客戶、財務和其他資料中提取關鍵見解，您可以利用這些見解做出更準確、明智的決策，關於公司的營運和策略。
- 商業智慧工具利用 AI 和機器學習幫助您以多種方式營運和擴展商務，包括：
- 使用內建功能如調查和問卷收集資料。
- 挖掘客戶行為資料以尋找模式和預測。
- 使用自助儀表板專注於特定問題並進行研究。
- 使用關鍵績效指標和自訂資料儀表板追蹤效能。
- 分析您的資料以檢測趨勢，做出靈活和明智的決策。
- 將原始資料點轉換為地圖、圖表和圖形，進行資料視覺化。
- 建立您的發現報告，以便與同事和關鍵專案關係人分享。
- 使用商業智慧工具追蹤資料的最佳方法之一是建立 KPI，透過這些 KPI 來衡量您的商業決策、活動和策略的成功。例如，您可能會設定一個 KPI，目標是在這一年內將網站流量提高 25%。在設定這些儀表板指標時，務必讓關鍵專案關係人參與。
- BI 工具讓組織內的每個人 (即使技術經驗不多的人) 都能輕鬆查看、分析、理解、分享和將他們的資料共同作業。組織通常使用商業智慧工具來自動化資料報告、追蹤銷售收入、確定新的商機、最佳化營運支出、識別需要調整的營運問題、收集有關客戶偏好的資料，以及分析客戶人口統計資料等。
- 是。讓組織各級人員都能使用 BI 工具，這無疑是良好的商業做法。事實上，自助式 BI 工具和儀表板使資料建模、報告和分析對於最不具技術背景的工作者也變得觸手可及。讓員工使用 BI 工具，能為他們提供即時見解，幫助他們更有效率地工作，並對他們的專案做出更明智的決策。
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