集計表や顧客リストをエクセル 2007 で管理する際には、ひたすらデータを入力することになるでしょう。そんなときに知っておくと便利な「入力ワザ」を 5 つピックアップ! あっという間に「入力達人」になれること間違いなしです!
初期設定では、データを入力して Enter キーを押すと、カーソルは下に進みます。つまり、下方向にどんどんデータを入力しやすいようになっているのです。ところが、大きな表にデータを入力する際には、横 (右) 方向に次のデータを入力していきたいことがあるでしょう。そんなときには、データ入力後に Enter キーではなく、Tab キーを押すとカーソルが右に進んで便利です。
データ入力後に Enter キーを押すと、カーソルは下に進みます。ところが、入力後に Tabキーを押すとカーソルが右に進みます。
ポイント
標準状態の移動方向を決める
Enter キーを押した後にカーソルを動かす方向をユーザー指定で決定することもできます。常に右方向に進めた方が便利な方は、ここで設定しておきましょう。
[Office ボタン] をクリックし、[Excel のオプション] をクリックします。
ダイアログが開いたら、左ペインで [詳細設定] をクリックし、[編集設定] の [Enter キーを押した後にセルを移動する方向] で 4 方向から好みの進み方を選びます (この際に、[Enter キーを押した後にセルを移動する]にチェックが入っていることをご確認ください)。
例えばこの表では、1 月のデータを上から入力していったら、次は 2 月の 1 段目を入力することでしょう。しかし、普通に作業するとカーソルは入力の必要がない下に進んでしまいます。こんな時にはあらかじめ表の範囲を指定しておくだけで「1 月の終端」の次に「2 月の先頭」へとカーソルが移動するのです!
普通に作業していると、入力後に Enter キーを押すとカーソルは下に進みます。
あらかじめ入力範囲を指定しておくと、表の下端の次に右上のセルへとカーソルが自動でジャンプ! 矢印キーやマウスを使わずにどんどん入力できます。この作業をする際には、矢印キーを使うと範囲指定がクリアになりますから気をつけてください。
Ctrl + スペースを押すとカーソルのある列、Shift + スペースでカーソルのある行が選択できます。その状態で入力していくと、カーソルは選択した方向に常に移動します。連続してデータを入力する際には、抜群にスピードアップできます。
Shift + スペースでカーソルのある行が選択できました。カーソルの移動方向が下になっていても横方向に入力できます。同じように Ctrl + スペースでは列を選択できます。
入力を終えたあと、よくする作業として書式設定があります。ここで、Ctrl + 1 キーを押すと [セルの書式設定] ダイアログが開きます。右クリックよりも早く希望の書式に設定できます。
ポイント
まずは、入力作業をした後に表の整形を行うことをお勧めします。全体感が見れたなかでのバランスをとれた書式設定ができます。
入力作業を終え、Ctrl + 1 を押すと [セルの書式設定] ダイアログが開き、素早く書式設定ができます。
この表のように、所々に空白のセルがあって穴を埋めるように入力するのは、セルの選択やカーソルの移動だけでも大変に面倒です。そこで、自動的に空白セルだけを選択した状態にしておき、次々に入力できるテクを身につけておくのがおすすめです。
空白が所々にある表です。空白のデータを穴埋めのように入力します。
表のデータを入力する範囲をドラッグで選択しておき、Ctrl + G を押します。[ジャンプ] ダイアログが開くので [セル選択] をクリックします。
[選択オプション] ダイアログで [空白セル] にチェックを付けます。
空白のセルだけが選択された状態になりました。この状態でデータを入力して、Enter を押すと、カーソルが次の空白セルへとジャンプしていきます。
データの入力ワザの次はシートを使いこなしてみましょう。面倒なシートの複製などが素早くできます。
