مساعد البريد الإلكتروني بالذكاء الاصطناعي لـ Outlook

مساعد البريد الإلكتروني بالذكاء الاصطناعي هو أداة تساعد الأشخاص على إدارة علب الوارد الخاصة بهم. يُعرف أيضًا باسم منشئ البريد الإلكتروني بالذكاء الاصطناعي وبرنامج أتمتة البريد الإلكتروني، ويمكنه تنظيم الرسائل واقتراح الردود وإعطاء الأولوية للرسائل الإلكترونية المهمة ومسودات الرسائل الإلكترونية وحتى أتمتة مهام معينة، مثل جدولة الاجتماعات.

تستخدم الشركات والأفراد على حد سواء هذا البرنامج لتبسيط عملية الاتصال، وتقليل الفوضى في علب الوارد، وقضاء وقت أقل في مهام البريد الإلكتروني المتكررة.

في Outlookالعديد من الأدوات المدعومة بالذكاء الاصطناعي، بما في ذلك Microsoft Copilot.

تساعد مساعدات البريد الإلكتروني المدعومة بالذكاء الاصطناعي في جعل إدارة البريد الإلكتروني والاجتماعات تستغرق وقتاً أقل من خلال تسريع المهام المختلفة. يمكنك إلقاء نظرة على بعض الطرق الرئيسية التي تستخدمها برامج أتمتة البريد الإلكتروني لتنفيذ ذلك.

بدلاً من فرز العشرات من رسائل البريد الإلكتروني الجديدة بنفسك، يمكنك جعل الذكاء الاصطناعي ينفذ عملاً شاقاً نيابةً عنك من خلال:

 

• الفرز الذكي. افحص رسائل البريد الإلكتروني الجديدة ونظمها في فئات، مثل العمل والشخصية والترقيات والسفر، حتى تتمكن من العثور على ما تحتاج إليه بسرعة.
• مجلدات مخصصة. يمكنك إنشاء مجلدات للبريد الإلكتروني تلقائياً استناداً إلى عاداتك.
• وضع علامة بريد إلكتروني. يمكنك وضع علامات على رسائل البريد الإلكتروني مثل "عاجل" أو "متابعة" استناداً إلى المحتوى أو المرسل، بحيث يكون من الأسهل تحديد أولويات المهام.
• تصفية بريد إلكتروني غير هام. يمكنك تصفية الرسائل غير المرغوب فيها أو ذات الأولوية المنخفضة، حتى تتمكن من قضاء وقت أقل في التخلص من عوامل التشتيت.

على سبيل المثال، يمكنك تمييز رسائل البريد الإلكتروني من أشخاص معينين باعتبارها ذات أولوية عالية، مثل مديرك أو معلم طفلك.

تخلص من متاعب إدارة التقويم باستخدام الذكاء الاصطناعي الذي يساعدك في جدولة الاجتماعات والمهام وتنظيمها وتتبعها تلقائياً. وإليك ما يمكنه فعله:

 

• الجدولة الذكية. سارع بتحليل التقويم الخاص بك واحصل على اقتراحات لأفضل الأوقات التي يمكن للجميع الاجتماع فيها مع تجنب الصراعات ومراعاة المناطق الزمنية المختلفة.
• تحديث ذاكرتك. بدلاً من البحث يدوياً في تقويمك لمحاولة العثور على الاجتماع المقبل الذي تعرف أنه مُجدول في وقت ما، اطلب من الذكاء الاصطناعي العثور عليه لك.
• التذكيرات. ابق على المسار الصحيح من خلال تلقي تذكيرات للأحداث والمهام المقبلة قبل التسلل عبر الاختراقات.

على سبيل المثال، يمكنك إعداد اجتماع شهري متكرر مع مساعد البريد الإلكتروني للذكاء الاصطناعي - اطلب منه إرسال الدعوات، واختيار وقت مناسب للجميع، واقتراح جدول أعمال.

تجعل مساعدات البريد الإلكتروني المدعومة بالذكاء الاصطناعي كتابة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها أسهل. يمكنهم إنشاء مسودات أولية لك ومساعدتك في الحفاظ على رسائل البريد الإلكتروني واضحة واحترافية. نحن جميعاً نعلم أن كتابة البريد الإلكتروني قد تبدو مرهقة وغير مريحة، لذا فإن القليل من المساعدة قد يكون مفيداً للغاية. هكذا يعملون على تبسيط الاتصالات اليومية:

 

• الاستجابات التلقائية. بالنسبة للأسئلة الشائعة، مثل "هل يمكننا إعادة الجدولة؟"، يقترح الذكاء الاصطناعي ردوداً سريعة ومنطقية يمكنك إرسالها بنقرة واحدة فقط.
• المسودات القائمة على الذكاء الاصطناعي. اطلب من مساعد البريد الإلكتروني بالذكاء الاصطناعي أن يكتب لك بريداً إلكترونياً بناءً على سياق المحادثة - سواء كانت متابعة بسيطة أو شيئاً أكثر تفصيلاً - ما يوفر لك الوقت الذي تستغرقه في البدء من الصفر.
• الكتابة المطورة. يأخذ الذكاء الاصطناعي في الحسبان القواعد النحوية والتدفق للحفاظ على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك واضحة. اذهب خطوة أبعد وأخبر الذكاء الاصطناعي بالأسلوب الذي ترغب في استخدامه لنقل الصوت الأكثر ملاءمة.

على سبيل المثال، اسمح للذكاء الاصطناعي باقتراح ردود مدروسة على رسائل الشكر ودعوات الأحداث.

لا تساعدك مساعدات البريد الإلكتروني المدعومة بالذكاء الاصطناعي في التحكم في علبة الوارد الخاصة بك فحسب، بل تعمل أيضاً على العمل بشكل أكثر ذكاءً. من خلال التعامل مع المهام المتكررة وتحسين كيفية إدارة رسائل البريد الإلكتروني وتحديد أولوياتها، سيكون لديك المزيد من الوقت للتركيز على أشياء أكثر أهمية. هكذا يقدمون القيمة:

 

• الإنتاجية المعززة. بدلاً من قضاء ساعات في تنظيم رسائل البريد الإلكتروني، والرد على الأسئلة الروتينية، وجدولة الاجتماعات، دع الذكاء الاصطناعي يتعامل مع هذه المهام تلقائياً.
• تحديد الأولويات الأذكى. يمكن للذكاء الاصطناعي تسليط الضوء على رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى اهتمامك أولاً، مثل الطلبات العاجلة أو التحديثات المهمة، حتى لا تفوتك أي معلومات مهمة.
• إدارة البريد الإلكتروني السلس: سواء كان الأمر يتعلق بنقل رسائل البريد الإلكتروني إلى المجلدات الصحيحة أو صياغة الرسائل، فإن الذكاء الاصطناعي يضمن تشغيل صندوق الوارد الخاص بك بسلاسة.

مع استمرار نمو شعبية الذكاء الاصطناعي، تتزايد المخاوف بشأن أمان الذكاء الاصطناعي وخصوصية البيانات. لحسن الحظ، أنشأت Microsoft تدابير قوية للخصوصية والأمان في Copilot.

التحكم بالبيانات والخصوصية. يستخدم Copilot المعلومات التي تقدمها فقط لتوليد الاستجابات، ولا يستخدم بياناتك لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي الأساسية الخاصة به. يعني هذا أن محتوى بريدك الإلكتروني وتفاصيل التقويم والملفات الخاصة بك تظل خاصة ولا يتم إعادة استخدامها لتحسين الذكاء الاصطناعي.

تولي البيانات الآمنة. يشفر Copilot جميع البيانات خلال إرسالها وعند تخزينها. كجزء من تدابير الأمان، يتم الاحتفاظ ببيانات الأشخاص والمؤسسات بشكل منفصل. وتتبع Microsoft أيضاً المعايير العالمية لأمان البيانات، مثل القانون العام لحماية البيانات والمبادئ التوجيهية من المنظمة العالمية للمواصفات/اللجنة الكهروتقنية العالمية لخصوصية السحابة.

الشفافية والإشراف. يقرر الأفراد والمسؤولون كيفية وصول Copilot إلى البيانات ومعالجتها. على سبيل المثال، يمكنك تطبيق أوصاف الحساسية لتقييد ما يمكن لـ Copilot الوصول إليه، وعرض سجلات التدقيق لتتبع التفاعلات مع Copilot لتحقيق الشفافية والتوافق.

لمزيد من التفاصيل عن خصوصية Copilot للمؤسسات، تفضل بزيارة البيانات والخصوصية والأمان لـ Microsoft 365 Copilot. أو لمزيد من التفاصيل عن خصوصية Copilot للأفراد، تفضل بزيارة Copilot في تطبيقات Microsoft 365 للمنزل: بياناتك وخصوصيتك. 

يستجيب Copilot في Outlook للمطالبات باللغة الطبيعية للمساعدة في رسائل البريد الإلكتروني والجدولة والإنتاجية. فيما يلي قائمة ببعض الأمور التي يمكنك أن تطلب من Copilot تنفيذها. (تختلف الميزات المتوفرة بين اشتراكات Microsoft 365 للأعمال وMicrosoft 365 الشخصية أو العائلية.)

• "اكتب بريداً إلكترونياً تشكر فيه الفريق على عرضهم التقديمي."
• "احصل على نصائح لكتابة طلب عرض أسعار عبر البريد الإلكتروني."
• "يمكنك إعداد مسودة رد على هذا البريد الإلكتروني، مع الموافقة على الجدول الزمني المقترح."

• "انقل جميع رسائل البريد الإلكتروني من [الاسم] إلى مجلد "الفواتير"."
• "ابحث عن آخر بريد إلكتروني من [الاسم] بخصوص تقرير الميزانية."

• "لخص سلسلة البريد الإلكتروني هذه إلى نقاط رئيسية."
• "ما هي آخر الأخبار بشأن [اسم المشروع]؟"

• "حدد موعداً لاجتماع مدته 30 دقيقة مع [الاسم] في الأسبوع المقبل وابحث عن أفضل وقت متاح."
• "يمكنك إعداد اجتماع شهري دوري لفريق المشروع."
• متى سيكون اجتماعي المقبل مع [الاسم]؟

• "أظهر رسائل البريد الإلكتروني ورسائل Teams حيث تم الإشارة إليّ في @هذا الأسبوع."
• "ابحث عن الملف الذي أرسله لي [الاسم] عبر البريد الإلكتروني الأسبوع الماضي عن [الموضوع]."

• "يمكنك تعيين رسالة "خارج المكتب" لرحلتي المخطط لها [نطاق التاريخ]."
• "هل لدي أي بنود عمل في رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة اليوم؟"

• "أعد كتابة هذا البريد الإلكتروني ليبدو أكثر احترافية."
• "يمكنك تبسيط هذا البريد الإلكتروني لجمهور أوسع."