Създайте визуално представяне на бизнес процес или диаграма на потока на процес, която определя бъдещите събития в работния поток.
Как съпоставянето на процеси ще помогне на бизнеса ви да успее
Какво е картографиране на процеси?
Картографирането на процеси може да помогне за създаването на бизнес процес или диаграма на потока на процес, която определя последователност от събития в предстоящия работен поток и често е визуално представяне. След това картите на процеса позволяват на ръководителите и проектните мениджъри да обединят екипите, да помагат на хората да разберат къде се вписват в проекта и как работата им влияе на другите – като в крайна сметка водят към успешен резултат.
Картите на процеса обикновено определят нов процес или подобряват съществуващ. Със софтуер за картографиране на процеси всеки може да създаде визуално представяне на проект.
Ползи от картографирането на процеси
С възможността да виждате и разбирате процеса визуално от началото до края, областите за подобряване на ефективността ще се откроят бързо. Тази прозрачност е от решаващо значение, особено в постпандемична среда, където гъвкавостта е необходимост. Освен това диаграмата на процесния поток може да ви помогне да:
- Осигурете документация на процеса, съответствие и одит.
- Виждате визуален проект от началото до края.
- Споделяйте подробности визуално, така че да могат да бъдат разбрани незабавно, а съдържанието да се предава лесно на ръководството.
- Подчертайте сложностите и излишъците, както и потенциалните проблеми и решения.
- Пренаредете процесите в стъпки, като използвате лесна за разбиране система.
- Вижте как членовете на екипа са свързани, което помага за по-смислени взаимодействия.
- Дайте на вашия екип отправна точка, за да задава и отговаря на по-стратегически въпроси и да взема по-информирани решения.
- Създайте библиотека от блок-схеми, които можете да използвате, използвате повторно и пренасочвате, когато възникнат нови проекти.
- Доставяте по-добри продукти и услуги на клиентите.
Начини за използване на картографиране на процеси
Независимо дали работите в индустриална среда, в офис, в склад или в здравно заведение, картографирането на процеси помага на вашия екип по-добре да разбере как работата му се свързва с други проекти. За всеки малък бизнес внедряването на картографиране на процеси може незабавно да помогне за идентифициране на области, които се нуждаят от подобрение, както и кога да се обърне внимание на проблеми с клиентите, производството или инвентара. Пандемията накара все повече хора да преминат към хибридна и дистанционна работа, така че екипите трябва да могат лесно, бързо и ефективно да виждат как проектите са свързани.
Има два начина за използване на картографиране на процеси: поток на процес и бизнес процес. Разгледайте и двата, за да можете да решите кой е подходящ за вашия проект.
Поток на процеса
Диаграмата на потока на процес помага да се опишат подробно взаимоотношенията между компонентите на проект или индустрия. Тя ви помага да установите стандарти и процедури или може да се използва като ръководство за задачи. Освен това тя помага да се гарантира, че екипите следват всяка стъпка от вашия работен поток в предписания ред.
Диаграмите на потока на процес документират или подобряват процес – или просто моделират нов. Когато диаграмите на потока на процес се създават със софтуер за картографиране на процеси, можете да изграждате интерактивни символи, които се разгръщат, за да предоставят допълнителни подробности за всяка фаза на процеса. Затова, преди да настроите работен поток или блок-схема на бизнес поток със задачи, обмислете да очертаете общия си процес в диаграма на потока.
Бизнес процес
Пример за диаграма на процесния поток на изображение
Бизнес процес
Microsoft 365 Copilot
Пестете време и се фокусирайте върху най-важните неща с ИИ в Microsoft 365 за бизнеса.
Картографирането на бизнес процеси описва вашия процес. От началото до края той показва какво трябва да се случи, за да се достигне крайната цел. Процедурата включва необходимите участници, техните задачи и датите им за завършване. Тя дава на членовете на вашия екип причина, мотив да повярват, и представа за по-големите цели. Тя показва обхвата на тяхната роля, защо са от съществено значение за процеса и как всички членове на вашия екип ще работят заедно, за да завършат проекта.
Както всички диаграми за картографиране на процеси, картографирането на бизнес процеси използва символи с възможност за разгръщане за повече информация, за да обозначи допирните точки по пътя.
Пример за диаграма на бизнес процес
Типове картографиране на процеси
Тъй като различните бизнеси и проекти имат свои уникални нужди, използването на един и същ стил блок-схема на потока за всички проекти не би било най-доброто използване на инструмента. Затова има няколко типа картографиране на процеси за по-специализирани нужди. Разгледайте ги, за да решите кой е подходящ за вашия проект.
- Подробно картографиране на процеси. Като представя най-дребните подробности на един проект под формата на карта на процеса, детайлното картографиране на процеси предлага технически поглед върху точните стъпки, включително входовете, изходите, показателите и хората, необходими за завършване на процеса. Намалете объркването, покажете зависимостите и подгответе екипа си да стартира проекта и да остане фокусиран. Подробните карти на процеса обикновено са свързани с картата на процеса на високо ниво, основната или първичната карта на процеса.
- Картографиране на документирани процеси. Определяне на входните и изходните данни на проект. Като очертаете информацията, необходима на всеки етап, както и изходите (или осезаемите елементи или услуги), свързани с проекта, ще разберете по-добре от какво се нуждае вашият екип и ще добиете представа за крайните резултати. Добавянето на карта на документен процес към подробна карта на процеса осигурява прозрачност относно променливите и решенията, които могат да повлияят на вашата работа.
- Картографиране на процеси на високо ниво. Предоставя преглед на процесите и целите на организацията. За проекти можете да посочите отделите и последващите роли, от които ще ви е нужно участие. Чрез софтуер за картографиране на процеси всеки отдел или роля може да бъде направен интерактивен за по-подробен поглед върху нуждите на проекта.
- Визуализирано картографиране на процеси. Като очертаете настоящите и бъдещите си процеси, можете да получите обзорен поглед върху вашата организация или проект. Този преглед може да ви помогне да откриете нови начини за оптимизиране на работата, да идентифицирате ключови заинтересовани страни и точки на свързване, да подобрите работните взаимоотношения и да създадете процес, който използва времето и талантите на вашия екип.
- Картографиране на процеси по плувни коридори / междуфункционално картографиране. Идентифициране на отделите, участващи в проект, разбиване на процеса на стъпки и разпределяне на ресурсите към правилните хора. Това е чудесен начин да видите процеса по нов начин, да откриете области за подобрение и да определите реални или потенциални пропуски или припокривания в процеса, така че да имате далновидността да планирате.
- Картографиране на процеси по добавена стойност. Осигуряване на цялостен преглед на вашия проект за членовете на екипа. Това е проста карта от несвързани полета, която ви позволява да визуализирате процес с един поглед. По този начин ще видите кои заинтересовани страни да включите в проект, за да разберете как ще протича той.
- Картографиране на поток на стойността (VSM). Илюстриране, анализиране и подобряване на стъпките, необходими за доставяне на продукт или услуга, като същевременно се откриват и елиминират загубите. Ключова част от „lean“ методологията, VSM разглежда потока от стъпки в процеса и информацията – от източника до доставката към клиента. Обикновено се използва от компании, които произвеждат материални стоки за потребителите.
- Картографиране на дейности в процеса. Показване на дейностите, които добавят стойност, и тези, които не добавят стойност, в рамките на даден процес. Този инструмент за картографиране на потока на стойността помага да се определят точно кога и къде се случват тези дейности, като същевременно подпомага идентифицирането на синергиите между заинтересованите страни, при които има възможност да се добави стойност, която преди не е съществувала.
Картографиране на работния поток
Когато създавате процесна диаграма във формат „flow“, тя няма да включва символи на Унифициран език за моделиране (UML). Вместо това ще използва информационни означения или думи. Това е чудесно решение, когато общувате с хора, които не разбират символите на UML или предпочитат думи пред символи.
Картографирането на бизнес процеси отнема време, но си заслужава. Като предоставите на всички в екипа си визия, процес и неговите задачи или просто по-задълбочено разбиране за това как работи бизнесът ви, можете да установите ясни граници, да очертаете ролите и отговорностите и да информирате всички какво трябва да знаят и кога. И ако смятате, че картографирането на процеси е подходящо само за бизнес, който произвежда материални резултати, помислете отново.
През 2018 г. Националната медицинска библиотека на САЩ и Националните институти по Здравеопазване публикуваха статия за значението на картографирането на процеси в Здравеопазването. Според доклада картографирането на процеси е помогнало на здравните специалисти, като им е помогнало да:
- Научете и изградете общо разбиране
- Идентифицирайте възможности за подобрение
- Включване на заинтересованите лица от проекта
- Определете целите на проекта
- Наблюдавайте напредъка на проекта
- Получете прост метод за планиране
Създават диаграми за картографиране на процеси, които заемат централно място
Така че, независимо какъв тип бизнес управлявате – дали е разработка на софтуер, Здравеопазване, строителство или маркетинг, картографирането на процеси може да ви помогне да работите по-умно и да сте на прав път. За собственици на малък бизнес, които се приспособяват към работа в света след пандемията, картографирането на процеси помага да се оптимизира всеки процес, стратегия и задача, което води до по-голяма ефективност, намалени разходи, по-добро бизнес вземане на решения и растеж. Освен това може да помогне на екипа ви да работи заедно с обща визия, така че всички да могат да дадат най-доброто от себе си за компанията и клиентите ви.
Microsoft Visio създава лесни за персонализиране визуализации, за да организира данни, да предоставя анализи, да представя лесни за разбиране диаграми и да вдъхва живот на вашето картографиране на процеси. За да научите повече, разгледайте това стъпка по стъпка ръководство за създаване на диаграми с софтуер за картографиране на процеси.
Екипът на Microsoft 365 се фокусира върху споделянето на ресурси, за да ви помогне да започнете, да управлявате и развивате бизнеса си.
Първи стъпки с Visio
Визуализирайте и споделяйте идеи, информация и процеси от почти всяко място, на всяко устройство, с помощта на Visio.
Свързано съдържание
Бизнес технологии
Шест ползи от генеративния ИИ за малки фирми
Бизнес продуктивност
Как да използваме ИИ, за да бъдем по-продуктивни и ефективни на работното място
Бизнес технологии
ИИ и продуктивност: Как да използваме инструментите на ИИ, за да подобрим работата на служителите
Бизнес продуктивност
Ръководство за Agile DevOps за малки и средни предприятия
„Бизнес прозрения и идеи“ не представляват професионални съвети в областта на данъчното облагане или финансите. Трябва да се свържете със своя данъчен или финансов специалист, за да обсъдите ситуацията си.
Следвайте Microsoft 365