Имейл асистент с ИИ за Outlook

Имейл асистентът с ИИ е инструмент, който помага на хората да управляват пощенските си кутии. Известен също като имейл генератор с ИИ и софтуер за автоматизация на имейли, той може да организира съобщения, да предлага отговори, да приоритизира важни имейли, да изготвя имейли и дори да автоматизира определени задачи, като например планиране на срещи.

Както фирмите, така и физическите лица използват софтуера, за да опростят комуникацията, да сведат до минимум претрупването на входящата поща и да отделят по-малко време за повтарящи се задачи, свързани с имейли.

В Outlook има много инструменти, поддържани от ИИ, включително Microsoft Copilot.

Имейл асистентите с ИИ помагат за намаляване на времеемкостта на управлението на имейли и срещи чрез ускоряване на различни задачи. Разгледайте някои от основните начини, по които софтуерът за автоматизация на имейла прави това.

Вместо сами да сортирате десетки нови имейли, накарайте ИИ да свърши тежката работа вместо вас чрез:

 

• Интелигентно сортиране. Сканира новите имейли и ги организира в категории, като например работа, лични, промоции и пътувания, за да можете бързо да намерите това, което ви трябва.
• Персонализирани папки. Автоматично създавайте папки за имейли въз основа на вашите навици.
• Обозначаване на имейли. Маркирайте имейлите с етикети като „Спешно“ или „Последващи действия“ въз основа на съдържанието или подателя, така че да е по-лесно да приоритизирате задачите.
• Филтриране на нежелана поща. Филтрирайте нежеланата поща или съобщенията с нисък приоритет, така че да отделяте по-малко време за отстраняването на разсейващите елементи.

Например, отбележете с флаг имейли от определени хора като високоприоритетни, като например мениджъра ви или учителя на детето ви.

Отстранете неприятностите при управлението на календара с помощта на ИИ, който ви помага автоматично да планирате, организирате и следите срещи и задачи. Ето какво може да направи:

 

• Умело планиране. Анализирайте календара си и получавайте предложения за най-доброто време за срещи на всички, като избягвате конфликти и отчитате различните часови зони.
• Освежете паметта си. Вместо ръчно да преглеждате календара си, опитвайки се да намерите предстоящата среща, за която знаете, че е насрочена по-скоро, помолете ИИ да я намери вместо вас.
• Напомняния. Проследявайте събитията, като получавате напомняния за предстоящи събития и задачи, преди те да се изплъзнат.

Например, настройте повтаряща се месечна среща с имейл асистент с ИИ – помолете го да изпрати поканите, да избере време, което е подходящо за всички, и да предложи дневен ред.

Имейл асистентите с изкуствен интелект улесняват писането и отговарянето на имейли. Те могат да създават първи чернови вместо вас и да ви помагат да поддържате имейлите си ясни и професионални. Всички знаем, че писането на имейли може да е тромаво и дори неудобно, така че малко помощ е от полза. Ето как работят те, за да рационализират ежедневната комуникация:

 

• Автоматизирани отговори. За често задавани въпроси, като например „Можем ли да променим графика?“, изкуственият интелект предлага бързи, логични отговори, които можете да изпратите само с едно кликване.
• Генерирани от ИИ чернови. Помолете имейл асистента с изкуствен интелект да напише имейл за вас въз основа на контекста на разговора – независимо дали става дума за просто проследяване или за нещо по-подробно – като ви спести времето да започвате отначало.
• Подобрено писане. ИИ следи за граматиката и последователността, за да бъдат имейлите ви изчистени. Направете още една крачка напред и кажете на ИИ тона, който бихте искали да използвате, за да предадете най-подходящия глас.

Например, позволете на ИИ да предложи внимателни отговори на благодарствени съобщения и покани за събития.

Имейл асистентите с ИИ не само ви помагат да контролирате входящата си поща, но и да работите по-интелигентно. Като се справят с повтарящи се задачи и подобряват начина, по който управлявате и приоритизирате имейлите, ще имате повече време да се съсредоточите върху по-важни неща. Ето как те осигуряват стойност:

 

• Повишаване на продуктивността. Вместо да прекарвате часове в организиране на имейли, отговаряне на рутинни въпроси и планиране на срещи, оставете ИИ да се справя с тези задачи автоматично.
• Интелигентно определяне на приоритетите. ИИ може да акцентира върху имейлите, които първо се нуждаят от вашето внимание, като например спешни искания или важни актуализации, така че да не пропускате важна информация.
• Безпроблемно управление на имейли : Независимо дали става въпрос за преместване на имейли в правилните папки или за изготвяне на съобщения, ИИ се грижи за безпроблемното функциониране на входящата ви поща.

С нарастването на популярността на изкуствения интелект нараства и загрижеността за сигурността на изкуствения интелект и поверителността на данните. За щастие Microsoft е вградила в Copilot надеждни мерки за защита на поверителността и сигурността.

Контрол на данните и поверителност. Copilot използва предоставената от вас информация само за генериране на отговори и не използва вашите данни за обучение на своите основни модели на изкуствен интелект. Това означава, че съдържанието на вашите имейли, подробности от календара и файлове остават поверителни и не се използват повторно за подобряване на ИИ.

Сигурна обработка на данните. Copilot криптира всички данни, докато се изпращат и когато се съхраняват. Като част от мерките за сигурност, данните на хората и организациите се съхраняват отделно. Microsoft също така следва глобалните стандарти за сигурност на данните, като Общия регламент за защита на данните и насоките на Международната организация по стандартизация/Международната електротехническа комисия за поверителност на данните в облака.

Прозрачност и надзор. Физическите лица и администраторите решават как Copilot получава достъп до данните и как ги обработва. Например, прилагат етикети за чувствителност, за да ограничат до какво има достъп Copilot, и преглеждат одиторски дневници, за да проследят взаимодействията с Copilot за прозрачност и съответствие.

За повече подробности относно поверителността на Copilot за организации посетете Данни, поверителност и сигурност за Microsoft 365 Copilot. Или за повече подробности относно поверителността на Copilot за физически лица, посетете Copilot в приложенията на Microsoft 365 за дома: вашите данни и поверителност. 

Copilot в Outlook реагира на подкани на естествен език, за да ви помогне с имейли, планиране и продуктивност. Ето списък на някои неща, които можете да поискате от Copilot да направи. (Наличните функции варират между абонаментите за Microsoft 365 за бизнеса и Microsoft 365 за лична или семейна употреба.)

• „Напиши имейл, в който благодариш на екипа за тяхната презентация“.
• „Получи съвети за написване на имейл с искане за предложение“.
• „Изготви отговор на този имейл, като се съгласиш с предложения график“.

• „Премести всички имейли от [име] в папка „Фактури“.“
• „Намери последния имейл от [име] относно отчета за бюджета.“

• „Обобщи тази тема от имейли в ключови точки.“
• „Каква е последната информация за [име на проект]?“

• „Насрочи 30-минутна среща с [име] през следващата седмица и намерете най-подходящото свободно време.“
• „Организирай повтаряща се месечна среща за екипа на проекта“.
• „Кога е следващата ми среща с [име]?“

• „Покажи имейлите и съобщенията в Teams, в които съм бил @споменат тази седмица“.
• „Намери файла, за който [име] ми изпрати имейл миналата седмица по [тема].“

• „Настрой съобщението ми „Извън офиса“ за планираното ми пътуване [диапазон от дати]“.
• „Имам ли някакви елементи за действие в непрочетените ми имейли днес?“

• „Пренапиши този имейл, за да звучи по-професионално.“
• „Опрости този имейл за по-широка аудитория.“