Content Management im großen Stil

Für eine effektive Verwaltung von Inhalten gilt es, Organisation, Speicher, Zugriffssteuerung, Zusammenarbeit, Compliance und Aufbewahrung konsequent zu steuern.

Organisation digitaler Inhalte
Digitale Anlagenverwaltung umfasst Textdokumente, Bilder, Audio, Video und Multimedia. Eine gute Organisation ermöglicht es Ihren Teams, schnell und intuitiv zu finden, was sie brauchen, um mit größerer Effizienz zu arbeiten.
 

• Nutzen Sie Metadaten-Kennzeichnung, um Dateien gezielt durchsuchbar zu machen.
• Erstellen Sie Ordnerstrukturen, die die Arbeitsweise Ihrer Teams widerspiegeln.
• Setzen Sie einheitliche Benennungskonventionen konsequent um.

Anwendungsfall: Ein Marketingteam muss schnell Kampagnenmaterialien finden. Mit Microsoft Search finden sie gekennzeichnete Inhalte in SharePoint und OneDrive anhand von Schlüsselwörtern, Dateitypen oder Autoren.

Speicherung und Backup von Inhalten
Unternehmensinhalte sollten sicher gespeichert und regelmäßig gesichert werden, um Datenverlust und Ransomware-Angriffe zu verhindern. Der Speicher ist der tägliche Ablageort für Inhalte, Backups dienen als Absicherung bei Problemen.
 

• Wählen Sie je nach Bedarf Cloud-, lokale oder hybride Datensysteme.
• Trennen Sie Speicher und Backup, um Single Points of Failure zu vermeiden.
• Planen Sie für Notfallwiederherstellung und Ransomware-Angriffe
• Sichern Sie die Geschäftskontinuität mit einem Konzept für Wiederherstellung und Remotezugriff.

Anwendungsfall: Ein Rechtsteam teilt vertrauliche Dateien über OneDrive mit externen Anwälten. Microsoft 365-Backup stellt sicher, dass diese Dateien bei versehentlichem Löschen oder einem Angriff wiederhergestellt werden können.

Inhalts-Governance und Aufbewahrungsrichtlinie
Die Governance regelt Zugriffsberechtigungen und stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer Inhalte aufrufen oder bearbeiten können. Aufbewahrungsrichtlinien helfen Organisationen, Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
 

• Weisen Sie Zugriffsberechtigungen nach Funktion zu, um sensible Daten zu schützen und Risiken zu minimieren.
• Legen Sie Aufbewahrungsfristen basierend auf Inhaltstyp sowie rechtlichen und geschäftlichen Anforderungen fest.
• Automatisieren Sie Archivierung und sichere Löschung, um manuelle Arbeit zu reduzieren und Konsistenz zu gewährleisten.

Anwendungsfall: Ein Finanzteam muss Steuerdokumente sieben Jahre lang aufbewahren. Microsoft Purview versieht Dokumente mit Aufbewahrungsbezeichnungen, und Richtlinien zurDatenaufbewahrung sorgen für sichere Archivierung und Löschung.

Zusammenarbeit
Teams müssen in Echtzeit standort-, geräte- und lösungsübergreifend zusammenarbeiten.
 

• Aktivieren Sie gemeinsame Dokumenterstellung und Versionskontrolle.
• Setzen Sie Genehmigungsworkflows für die Dokumentbewertungen ein.
• Zentralisieren Sie Ihre Projektdateien.

Anwendungsfall: Ein Produktteam arbeitet in SharePoint gemeinsam an Markteinführungsplänen und nutzt automatisierte Arbeitsabläufe zur Aufgabenverteilung und zum Nachverfolgen des Status.

Verteilung und Verwaltung
Inhalte müssen sicher und effizient über Teams und Anwendungen hinweg geteilt werden. Das erfordert Systeme zur Steuerung von Arbeitsabläufen und Integration
 

• Nutzen Sie Zugriffskontrollen und Berechtigungen für das Teilen innerhalb und außerhalb des Unternehmens.
• Integrieren Sie Inhalte in maßgeschneiderte Apps, um Dateien direkt in Microsoft 365 zu verwalten.
• Automatisieren Sie Verteilungsprozesse – von der Weiterleitung über die Freigabe bis zur Veröffentlichung von Inhalten.

Anwendungsfall: Ein Softwareunternehmen entwickelt eine Content-App, die Benutzerhandbücher in Microsoft 365 speichert. Mit SharePoint Embedded verwalten sie Berechtigungen und Aktualisierungen, ganz ohne Backend-Entwicklung.

Archivierung und -Löschen von Inhalten
Die Archivierung sichert Inhalte für Compliance-Zwecke oder als historische Referenz. Das Löschen sorgt dafür, dass veraltete Inhalte nicht die Systeme überladen oder Risiken verursachen.
 

• Archivieren Sie Inhalte gemäß den definierten Aufbewahrungsrichtlinien.
• Entsorgen Sie Inhalte nach Ablauf ihres Lebenszyklus sicher.
• Führen Sie Audit-Trails, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Anwendungsfall: Ein Gesundheitsdienstleister archiviert Patientenakten im Microsoft 365-Archiv und gewährleistet so langfristige Speicherung sowie sichere Entsorgung

Schritt 1: Strategische Planung
 

• Definieren Sie Ihre Geschäftsziele, etwa bessere Zusammenarbeit, Compliance oder Skalierbarkeit.
• Überwachen Sie bestehende Inhaltsarbeitsabläufe und Schwachstellen im Prozess.
• Definieren Sie Benutzerrollen, Verantwortlichkeiten und Compliance-Anforderungen.
   

Schritt 2: Die passenden Werkzeuge auswählen
 

• Recherchieren Sie Lösungen für eine zentralisierte Verwaltung, Versionskontrolle und Inhaltsverteilung.
• Wählen Sie ein Content-Management-System (CMS) wie SharePoint für Teamarbeit, eine Dateispeicherlösung wie OneDrive und ein Werkzeug zur Langzeitaufbewahrung wie Microsoft 365-Archiv.
   

Schritt 3: Content-Governance und Datenaufbewahrungsrichtlinie planen
 

• Erstellen Sie Regeln für Dateibenennung, Zugriffsberechtigungen und Aufbewahrung.
• Verstehen Sie regulatorische Vorgaben und richten Sie Ihre Richtlinien entsprechend aus.
• Implementieren Sie ein System für die Verantwortung für Inhalte sowie Qualitätsstandards, um eine durchgängige Konsistenz sicherzustellen.
   

Schritt 4: Bereitstellung und Integration
 

• Richten Sie Bibliotheken, Repositorien und Zugriffssteuerungen ein.
• Integrieren Sie die Lösung nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe und Apps.
   

Schritt 5: Teams schulen, überwachen und optimieren
 

• Bieten Sie gezielte Schulungen zu Suche, Zusammenarbeit und Arbeitsabläufen an, um die Einführung zu fördern.
• Fördern Sie die konsequente Anwendung von Metadaten und Versionskontrolle
• Verfolgen Sie Nutzungs- und Compliance-Kennzahlen kontinuierlich.
• Automatisieren Sie wo immer möglich Aufbewahrung, Backup und Archivierung.
• Passen Sie das System fortlaufend an sich ändernde Anforderungen und Compliance-Vorgaben an.