Ανεξάρτητα από το πού εργάζεστε, το να γνωρίζετε ποιος κάνει τι και πού ταιριάζει μπορεί να βοηθήσει όλους τους εργαζομένους να κάνουν καλύτερα τις εργασίες τους. Ένα οργανόγραμμα παρέχει σε όλους μια γρήγορη ματιά στον τρόπο δομής της επιχείρησης, είτε πρόκειται για ένα καθιερωμένο γραφείο, μια νεοφυή επιχείρηση, μια μονάδα παραγωγής ή κάτι άλλο.
Πώς να δημιουργήσετε το καλύτερο οργανόγραμμα για την επιχείρησή σας
Τι είναι ένα οργανόγραμμα;
Το πιθανότερο είναι ότι έχετε δει ένα στο παρελθόν. Τα οργανογράμματα περιλαμβάνουν πλαίσια χαρακτηριστικών, σχήματα ή φωτογραφίες που αντιπροσωπεύουν άτομα και θέσεις. Μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν στοιχεία επικοινωνίας, συνδέσεις σελίδας, εικονίδια και εικόνες.
Όταν συνδέονται με γραμμές, αυτά τα πλαίσια σχηματίζουν ένα γράφημα που απεικονίζει την εσωτερική δομή ενός οργανισμού. Δείχνει ποιος αναφέρει σε ποιον, ποιοί είναι οι κλάδοι και πώς συνδέονται τα τμήματα.
Ποιος είναι ο σκοπός ενός οργανογράμματος;
Τα οργανογράμματα μπορούν να βοηθήσουν τους νέους υπαλλήλους ή τους εθελοντές να γνωρίσουν γρήγορα μια εταιρεία, βοηθώντας τους να αντιστοιχίσουν ονόματα και πρόσωπα σε ρόλους και ευθύνες. Ακόμη και τα παλιά στελέχη, τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού και οι κάτοχοι επιχειρήσεων μπορούν να επωφεληθούν από την ύπαρξη ενός οργανογράμματος στη διάθεσή τους.
Δείτε τι κάνουν:
- Εμφάνιση της εσωτερικής δομής και ιεραρχιών
- Βοήθεια προς τους υπαλλήλους ώστε να βρίσκουν σε ποιον πρέπει να αναφέρουν και με ποιον θα επικοινωνήσουν εάν προκύψουν προβλήματα
- Βοήθεια στην αποσαφήνιση ρόλων και ευθυνών
- Διευκόλυνση της διατήρησης των στοιχείων επικοινωνίας των υπαλλήλων σε ένα εύχρηστο σημείο
- Βοήθεια προς τη διοίκηση ώστε να βλέπει πόσοι εργαζόμενοι βρίσκονται σε κάθε τμήμα και πώς να εκχωρεί καλύτερα προσωπικό και άλλους πόρους
- Παροχή πληροφοριών προσωπικού στα κανάλια προώθησης
Ένα οργανόγραμμα δεν μπορεί να κάνει τα πάντα. Ας ρίξουμε μια ματιά στους τύπους οργανογραμμάτων που χρησιμοποιούν περισσότερο οι εταιρείες.
Ποιοι είναι οι τέσσερις τύποι οργανωτικών δομών;
Ο τύπος του οργανογράμματος που χρησιμοποιείτε θα εξαρτάται από το ακροατήριό σας, τον οργανισμό σας και από αυτά που θέλετε να μεταδώσετε. Μπορεί να χρειαστείτε μόνο ένα δείγμα του διαγράμματος για ολόκληρη την εταιρεία σας ή αρκετά για πολλά διαφορετικά ακροατήρια ή κλάδους.
Ενώ κάθε τύπος οργανογράμματος μπορεί να τροποποιηθεί και να υποστεί επεξεργασία, οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν οργανογράμματα που εμπίπτουν σε μία από τις παρακάτω τέσσερις κατηγορίες:
1. Λειτουργική ιεραρχία από επάνω προς τα κάτω
Ιδανικό για την εμφάνιση μιας παραδοσιακής επιχειρηματικής δομής, το γράφημα ιεραρχίας ξεκινά με τα ανώτερα στελέχη στο επάνω μέρος και, στη συνέχεια, διαιρείται σε τμήματα ή κλάδους. Σε κάθε κλάδο, θα αναγράφετε τα ανώτερα διοικητικά στελέχη, τα μεσαίους διευθυντές, τα ανώτερα στελέχη, το μεσαίο προσωπικό και τα κατώτερα μέλη του προσωπικού. Στο τέλος, το γράφημα ιεραρχίας μοιάζει με μια πυραμίδα με κάθε τμήμα να καταλήγει στον Διευθύνοντα Σύμβουλο.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Τα ιεραρχικά οργανογράμματα γίνονται γενικά εύκολα κατανοητά. Ωστόσο, όταν υπάρχουν πολλά επίπεδα στην αλυσίδα εντολών, το να γνωρίζετε με ποιον πρέπει να συνδεθείτε και πότε μπορεί να φαίνεται δύσκολο, ειδικά εάν υπάρχει πρόβλημα ή εάν κάποιος έχει μια νέα ιδέα.
2. Οργανόγραμμα κατά τομείς
Αυτή η φόρμα είναι μια ασφαλής επιλογή εάν η εταιρεία σας είναι οργανωμένη σε γραμμές παραγωγής προϊόντων ή γεωγραφικές περιοχές. Εάν είναι ανεξάρτητες η μία από την άλλη, ένα οργανόγραμμα κατά κλάδο είναι επίσης ένας εξαιρετικός τρόπος για να αντικατοπτριστεί αυτό με σαφήνεια. Όπως ένα οργανόγραμμα ιεραρχίας, το οργανόγραμμα κατά κλάδο ξεκινά με έναν διευθυντή ή έναν Διευθύνοντα Σύμβουλο, αλλά αντί για μια διαίρεση σε τμήματα με κοινόχρηστους πόρους, διαιρείται σε επιχειρηματικές δραστηριότητες (LOB). Το γράφημα καλύπτει τα τμήματα κάθε LOB, όπως τμήμα ανθρώπινου δυναμικού, λογιστικό, νομικό και μάρκετινγκ και τα άτομα ή τις θέσεις εντός αυτών των τμημάτων.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Επειδή οι οργανισμοί όπως αυτός συχνά έχουν πλεονάζοντα τμήματα σε κάθε κλάδο, μια δομή κατά κλάδο μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα πλεόνασμα προσωπικού και περιττές δαπάνες.
3. Οργανόγραμμα τύπου μήτρας
Δοκιμάστε το Visio δωρεάν για 1 μήνα
Μετά τη δωρεάν δοκιμή διάρκειας ενός μήνα, θα χρεωθείτε με την ισχύουσα αμοιβή συνδρομής. Απαιτείται πιστωτική κάρτα. Προβείτε σε ακύρωση ανά πάσα στιγμή, ώστε να αποφύγετε μελλοντικές χρεώσεις.
Αυτός ο τύπος οργανογράμματος ισχύει συνήθως για εταιρείες με ομάδες ή μέλη ομάδας που έχουν περισσότερους από έναν διευθυντές. Για παράδειγμα, σε μια εφημερίδα, ένας ανταποκριτής μπορεί να καλύπτει ένα τοπικό δελτίο ειδήσεων, καθώς και ένα οικονομικό δελτίο, το οποίο σημαίνει ότι θα έχει δύο διευθυντές. Ή, ένας σχεδιαστής γραφικών σε μια υπηρεσία παροχής ενέργειας μπορεί να αναφέρει στον επικεφαλής της σχεδίασης γραφικών. Ωστόσο, επειδή εργάζεται σε έργα για το τμήμα ανανεώσιμων πηγών ενέργειας, ο σχεδιαστής μπορεί επίσης να επικοινωνεί με κάποιον από αυτή την ομάδα.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Όταν τα μέλη της ομάδας εργάζονται σε διάφορα τμήματα, οι οργανισμοί συνήθως μπορούν να βρουν πιο δημιουργικούς τρόπους επίλυσης προβλημάτων. Αυτό δημιουργεί ένα πιο συνεργατικό περιβάλλον. Ωστόσο, όταν οι ομάδες ή τα μέλη της ομάδας έχουν περισσότερους από έναν επόπτες, αυτό μπορεί να αυξήσει τη σύγχυση και τις διενέξεις.
4. Επίπεδο οργανόγραμμα
Τα οργανογράμματα που χρησιμοποιούνται σχεδόν αποκλειστικά από μικρές επιχειρήσεις, τα επίπεδα ή τα "οριζόντια" οργανογράμματα έχουν συνήθως δύο επίπεδα: διοικητικά στελέχη και εργαζόμενους. Μέσα στο γράφημα, οι συμπαγείς γραμμές εμφανίζουν την κύρια αλυσίδα εντολοδοτών και οι διάστικτες γραμμές εμφανίζουν δευτερεύοντα αρμόδια άτομα. Στα χαρτιά, οι εταιρείες με επίπεδη δομή οργανισμού μπορεί να μοιάζουν με μια μικρή πυροσβεστική υπηρεσία, με έναν αρχηγό, τρεις διοικητές και πολλούς πυροσβέστες που εργάζονται υπό τις εντολές των διοικητών. Ή μπορεί να είναι ένας επόπτης ή επικεφαλής τμήματος με μερικούς υπαλλήλους που είναι οι άμεσα υφιστάμενοί του.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Σε μια επίπεδη δομή, οι επόπτες και οι ομάδες τους συχνά έχουν στενές σχέσεις και μοιράζονται τη λήψη αποφάσεων. Οι εργαζόμενοι συνήθως έχουν μεγαλύτερη ευθύνη και μεγαλύτερη αυτονομία από ό,τι σε άλλες οργανωτικές δομές. Αυτό σημαίνει ότι η δημιουργία σχέσης εμπιστοσύνης είναι κρίσιμη και η ομαδική εργασία είναι επίσης σημαντική. Ωστόσο, επειδή η μήτρα είναι τόσο συμπαγής, εάν υπάρχουν διενέξεις μεταξύ των εργαζομένων, μπορεί να είναι πιο έντονες λόγω του απλού γεγονότος ότι η ομάδα είναι τόσο μικρή.
Δημιουργία οργανογραμμάτων με λογισμικό
Το λογισμικό οργανογράμματος απλοποιεί τη δημιουργία νέων οργανογραμμάτων και την αναθεώρηση των παλιών. Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα οργανόγραμμα online χρησιμοποιώντας ορισμένες από τις πιο δημοφιλείς διαθέσιμες επιλογές λογισμικού.
Οργανογράμματα στο PowerPoint
ΤοPowerPoint μπορεί να έχει σχεδιαστεί ως εργαλείο παρουσίασης, αλλά μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για την ανάπτυξη οργανογραμμάτων. Για να ξεκινήσετε:
- Ανοίξτε ένα νέο εγγράφου του PowerPoint
- Μεταβείτε στην καρτέλα "Εισαγωγή" και κάντε κλικ στην επιλογή "SmartArt"
- Μεταβείτε στην ομάδα "Ιεραρχία" και επιλέξτε το πρότυπο οργανογράμματος που χρειάζεστε
- Κάντε κλικ στα σχήματα για να προσθέσετε κείμενο
- Προσθέστε περισσότερα σχήματα (ή άτομα) αναλόγως των αναγκών
Μόλις καταγραφούν όλοι, μπορείτε να ξεκινήσετε την αναδιοργάνωση του οργανογράμματός σας στο PowerPoint. Απλώς επιστρέψτε στα "Εργαλεία SmartArt" στην καρτέλα "Σχεδίαση" και χρησιμοποιήστε τα κουμπιά "Προβιβασμός/Υποβιβασμός" για να μετακινήσετε σχήματα κατακόρυφα. Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά Μετακίνηση επάνω/Μετακίνηση κάτω για να μετακινήσετε οριζόντια τα σχήματά σας.
Οργανογράμματα στο Word
Μπορεί να μην είναι ένας παραδοσιακός τρόπος για να δημιουργήσετε οργανογράμματα, αλλά το Microsoft Word μπορεί να σας βοηθήσει να σχεδιάσετε βασικά διαγράμματα που δείχνουν πώς λειτουργεί ο οργανισμός σας. Για να δημιουργήσετε ένα οργανόγραμμα στο Word, αυτά χρειάζεται να κάνετε είναι τα εξής:
- Μεταβείτε στην καρτέλα "Εισαγωγή" και κάντε κλικ στην επιλογή "SmartArt".
- Μεταβείτε στην ομάδα "Ιεραρχία" και επιλέξτε το πρότυπο οργανογράμματος που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
- Στη συνέχεια, θα δείτε ένα μενού με σχήματα που αντιπροσωπεύουν άτομα. Απλώς εισαγάγετε κείμενο για να αναπαραστήσετε κάθε άτομο στο γράφημά σας.
- Εάν θέλετε να προσθέσετε σχήματα στο πρότυπο οργανογράμματος, κάντε κλικ στα "Εργαλεία SmartArt" στην καρτέλα "Σχεδίαση" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη σχήματος".
- Για να ταξινομήσετε κάποιον στο οργανόγραμμα σας, κάντε κλικ στο όνομά του στο παράθυρο διαλόγου "Κείμενο". Πατήστε το πλήκτρο Tab για να τον μετακινήσετε προς τα επάνω ή το συνδυασμό πλήκτρων Shift + Tab για να τον μετακινήσετε προς τα κάτω. Εναλλακτικά, μπορείτε να διαχειριστείτε τις ιεραρχίες σας στην καρτέλα "Σχεδίαση SmartArt".
Μπορείτε να προσαρμόσετε τα χρώματα, τις γραμματοσειρές και τα μεγέθη σας, μέσω των "Εργαλείων SmartArt" των καρτελών "Σχεδίαση" και "Μορφοποίηση".
Οργανογράμματα στο Visio από το Excel
ΤοVisio είναι ένα εργαλείο καμβά μεταφοράς και απόθεσης απεικόνισης δεδομένων που επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν οργανογράμματα και έχει επίσης τη δύναμη να συνδέεται με δεδομένα σε υπάρχοντα αρχεία του Excel ή ενεργούς καταλόγους για να σας βοηθάει να δημιουργείτε αυτόματα οργανογράμματα. Ωστόσο, όταν συνδυάζετε τα δύο, μπορείτε να δημιουργείτε εντυπωσιακά οργανογράμματα για εταιρείες οποιουδήποτε μεγέθους. Για να ξεκινήσετε, ανοίξτε το Visio και κάντε κλικ στον "Οδηγό οργανογράμματος" και, στη συνέχεια, κάντε τα εξής:
- Κάντε κλικ στην επιλογή "Πληροφορίες που είναι ήδη αποθηκευμένες σε ένα αρχείο ή μια βάση δεδομένων"
- Απαντήστε σε ερωτήσεις όταν σας ζητηθεί
- Εισαγάγετε φωτογραφίες ή εικόνων, εάν θέλετε
- Κάντε κλικ στο κουμπί "Τέλος"
Μαζί με την εισαγωγή πληροφοριών στο οργανόγραμμα από το Excel, μπορείτε επίσης να προσθέσετε πληροφορίες απευθείας στον Οδηγό οργανογράμματος.
Περισσότερες συμβουλές οργανογράμματος
Ακόμη και με το λογισμικό οργανογράμματος, τα οργανογράμματα μπορούν γρήγορα να μετατραπούν σε ένα μπέρδεμα από σχήματα και λέξεις. Ωστόσο, με λίγη εργασία σχεδιασμού, μπορούν να τραβήξουν την προσοχή των ατόμων με τον σωστό τρόπο. Επομένως, όταν τελειοποιείτε το γράφημά σας, προσπαθήστε να κάνετε τα εξής:
- Δώστε το σωστό μέγεθος. Εάν το γράφημά σας είναι πολύ μεγάλο, θα είναι υπερβολικό. Εάν πρέπει να δημιουργήσετε τρία γραφήματα αντί για ένα, κάντε το. Με αυτόν τον τρόπο, το ακροατήριό σας μπορεί να λάβει μια επισκόπηση της δομής του οργανισμού και, στη συνέχεια, να εμβαθύνει σε τμήματα ή κλάδους όταν είναι έτοιμοι. Απλώς βεβαιωθείτε ότι όλα οδηγούν στο υψηλότερο επίπεδο του οργανισμού σας.
- Χρησιμοποιήστε σχήματα και χρώματα με συνέπεια. Χρησιμοποιώντας το ίδιο σχήμα για τους επόπτες, ένα άλλο σχήμα για το προσωπικό μεσαίου επιπέδου και ένα ακόμη για τους κατώτερους υπαλλήλους, μπορείτε να βοηθήσετε τους χρήστες να κατανοήσουν καλύτερα το γράφημά σας. Χρησιμοποιήστε ένα χρώμα και για κάθε κλάδο στην εταιρεία σας.
- Προσθέστε σχετικές πληροφορίες. Φροντίστε να προσθέσετε λεπτομέρειες σχετικά με το προσωπικό σας, όπως στοιχεία επικοινωνίας, τοποθεσία, πελάτες ή ειδικότητες. Με αυτόν τον τρόπο, εάν κάποιος αναζητά βοήθεια, μπορεί να πει ποιος κάνει τι και πού.
- Παρουσιάστε τους βοηθούς με μια πλαϊνή γραμμή κάτω από τον διευθυντή. Αυτό το στυλ μορφοποίησης μπορεί να σας βοηθήσει να δηλώσετε τον ρόλο του βοηθού, ενώ εξακολουθεί να εμφανίζει με σαφήνεια τους άμεσους υφιστάμενους του διευθυντή. Επίσης, μπορεί να βοηθήσει τους χρήστες να γνωρίζουν με ποιον πρέπει να επικοινωνήσουν, αν χρειαστεί να επικοινωνήσουν με τον διευθυντή.
- Δώστε προσοχή στα διαστήματα. Διατηρήστε τα πλαίσια σε ίσες αποστάσεις μεταξύ τους. Το γράφημά σας θα είναι πιο ευανάγνωστο και θα έχει πιο επαγγελματική εμφάνιση.
Όταν ολοκληρωθεί το γράφημά σας, ζητήστε από κάποιον που γνωρίζει καλά τον οργανισμό (και κάποιον που δεν γνωρίζει) να ρίξει μια ματιά. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να βεβαιωθείτε όχι μόνο ότι είναι σωστό, αλλά και σαφές και ενημερωτικό για τα άτομα σε κάθε επίπεδο. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη δημιουργία οργανογραμμάτων με λογισμικό και πρότυπα με αυτόν τον οδηγόβήμα προς βήμα.
Η ομάδα Microsoft 365 εστιάζει στην κοινή χρήση πόρων για να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε, να εκτελέσετε και να αναπτύξετε την επιχείρησή σας.
Γρήγορα αποτελέσματα με το Visio
Απεικονίστε και μεταδώστε ιδέες, πληροφορίες και διαδικασίες από σχεδόν οπουδήποτε, σε οποιαδήποτε συσκευή, με τη βοήθεια του Visio.
Σχετικό περιεχόμενο
Τεχνολογία για επιχειρήσεις
Έξι πλεονεκτήματα του παραγωγικού ΑΙ για τις μικρές επιχειρήσεις
Παραγωγικότητα για επιχειρήσεις
Πώς να χρησιμοποιήσετε την ΑΙ, ώστε να καταστείτε πιο παραγωγικοί και αποτελεσματικοί στην εργασία
Τεχνολογία για επιχειρήσεις
AI και παραγωγικότητα: Πώς να χρησιμοποιήσετε εργαλεία AI για να βελτιώσετε την εμπειρία των εργαζομένων
Παραγωγικότητα για επιχειρήσεις
Οδηγός για το Agile DevOps για SMB
Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία για επαγγελματίες. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.
Ακολουθήστε το Microsoft 365