Τι είναι οι εφαρμογές επεξεργασίας εγγράφων;

Ένας ηλικιωμένος που εργάζεται σε φορητό υπολογιστή

ΟιΕφαρμογές επεξεργασίας εγγράφων χρησιμοποιούν εκμάθηση μηχανής και τεχνητή νοημοσύνη (AI) για την εξαγωγή δεδομένων από έγγραφα και φόρμες. Λαμβάνουν δεδομένα, όπως πληροφορίες από τιμολόγια, αποδείξεις και παραγγελίες παράδοσης σε μορφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή σε έντυπη μορφή, τα ψηφιοποιούν και τα αποθηκεύουν σε δομημένη μορφή βάσης δεδομένων. Στη συνέχεια, αυτά τα δεδομένα εισάγονται σε ένα σύστημα προορισμού, όπως μια λύση σχεδιασμού εταιρικών πόρων (ERP) ή διαχείρισης σχέσεων πελατών (CRM). Η αποτελεσματικότητα που παρέχουν οι εφαρμογές επεξεργασίας εγγράφων μπορεί να έχει σημαντική επίδραση στον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις εξοικονομούν χρήματα, αυξάνουν την παραγωγικότητα και αποδεσμεύουν υπαλλήλους από επαναλαμβανόμενες εργασίες χαμηλής αξίας, επιρρεπείς σε σφάλματα.

Η εύρεση μιας λύσης για την ψηφιοποίηση όγκων έντυπων εγγράφων είναι μια πρόκληση που πολλές επιχειρήσεις θα αντιμετωπίσουν κάποια στιγμή. Οι εφαρμογές επεξεργασίας εγγράφων παρέχουν μεγάλη αποτελεσματικότητα σε αυτόν τον τομέα, όχι μόνο εξαλείφοντας τη χρονοβόρα εργασία της μη αυτόματης καταχώρησης δεδομένων, αλλά και παρέχοντας στις επιχειρήσεις πληροφορίες σχετικά με το πώς μπορούν να αξιοποιήσουν περισσότερο τα δεδομένα τους.

Το Power Automate βοηθά στην απλοποίηση των ροών εργασίας επεξεργασίας

Ελαχιστοποιήστε τις μη αυτόματες, επαναλαμβανόμενες εργασίες με το Power Automate—μια λύση χαμηλών απαιτήσεων κώδικα που βοηθά στην αυτοματοποίηση πολύπλοκων επιχειρηματικών διαδικασιών για τη δημιουργία βελτιωμένων αλλά απλουστευμένων ροών εργασίας διαχείρισης εγγράφων.

Δοκιμάστε δωρεάν

Πώς λειτουργεί η επεξεργασία εγγράφων;

Η επεξεργασία εγγράφων βασίζεται στην οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR), την εκμάθηση μηχανής και την ρομποτική αυτοματοποίηση διεργασιών (RPA). Αυτά τα τρία στοιχεία είναι ουσιαστικά σε θέση να ερμηνεύσουν και να κατανοήσουν πληροφορίες παρόμοιες με αυτές που θα έκαναν οι άνθρωποι.

Το OCR αναγνωρίζει εκτυπωμένο, γραπτό ή πληκτρολογημένο κείμενο από σαρωμένα έγγραφα ή εικόνες. Προσδιορίζει φωτεινές και σκούρες περιοχές στο σαρωμένο περιεχόμενο και αναζητά γράμματα ή ψηφία, τα οποία, στη συνέχεια, κατηγοριοποιούνται με βάση μοτίβα ή δυνατότητες.
Η Εκμάθηση μηχανής δημιουργεί αλγόριθμους που μαθαίνουν από μοτίβα και συμφραζόμενα σε έγγραφα. Καθώς επεξεργάζεται όλο και περισσότερες πληροφορίες, η εκμάθηση μηχανής μαθαίνει από όλες τις περιπτώσεις χρήσης που αντιμετωπίζει, γίνεται πιο έξυπνη και πιο αποτελεσματική στον τρόπο λήψης αποφάσεων.
Το RPA χρησιμοποιεί bot που εκτελούνται σε κανόνες και οδηγίες που λαμβάνουν για την αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών. Χρησιμοποιώντας προηγμένες δυνατότητες αναγνώρισης κειμένου, το RPA μπορεί να επεξεργαστεί γρήγορα δεδομένα από πολλαπλές προελεύσεις.

Με το OCR, την εκμάθηση μηχανής και το RPA να συνεργάζονται, η επεξεργασία εγγράφων συνήθως ακολουθεί τα εξής βήματα:

Συλλογή

Δεδομένα από προελεύσεις όπως έντυπα έγγραφα, PDF, email και ηλεκτρονικές φόρμες σαρώνονται και ψηφιοποιούνται.

Προεπεξεργασία

Η ποιότητα και η ακρίβεια των σαρωμένων δεδομένων βελτιώνονται με λειτουργίες όπως η διόρθωση λοξών γωνιών, η μείωση του θορύβου εξαλείφοντας τυχόν σημεία ή σημάδια φόντου και η περικοπή ανεπιθύμητων εξωτερικών περιοχών από τις εικόνες.

Ταξινόμηση

Τα έγγραφα χωρίζονται σε διαφορετικές κατηγορίες με βάση τη μορφή, το περιεχόμενο και τον τύπο τους, κάτι που συμβάλλει στη βελτίωση της εξαγωγής και της αρχειοθέτησης των δεδομένων.

Εξαγωγή

Ένα κρίσιμο βήμα στη διαδικασία με την οποία το OCR εξάγει δεδομένα από έγγραφα και καθορίζει τους τύπους που πρέπει να μεταφραστούν (π.χ. ονόματα, αριθμοί, ημερομηνίες, χειρόγραφο κείμενο).

Επικύρωση

Το R P ARPA ελέγχει και επαληθεύει όλα τα δεδομένα πριν από τη μετακίνησή τους σε σχετικά συστήματα, βάσεις δεδομένων και ροές εργασίας. Τυχόν ανακρίβειες επισημαίνονται σε αυτό το στάδιο για μη αυτόματη κριτική και διόρθωση.

Ενοποίηση

Μόλις εκτελεστούν όλες οι άλλες διαδικασίες, τα δεδομένα αποστέλλονται στις σχετικές βάσεις δεδομένων και αποθετήρια μέσω διεπαφών προγραμματισμού εφαρμογών.

Τι είναι η ανάλυση εγγράφων βαθιάς εκμάθησης;

Η τεκμηρίωση βαθιάς εκμάθησης ενοποιείται με την επεξεργασία εγγράφων, βασιζόμενη στις δυνατότητες των νευρωνικών δικτύων για την αναγνώριση μοτίβων στα δεδομένα, ιδίως για ανάλυση εγγράφων και διατάξεων, αναγνώριση κειμένου και ανάκτηση εγγράφων. Όπως ακριβώς μαθαίνει ο ανθρώπινος εγκέφαλος, τα νευρωνικά δίκτυα συλλέγουν πληροφορίες σε πολλά επίπεδα, αποκτώντας όλο και περισσότερες πληροφορίες και γνώσεις, και γίνονται όλο και πιο έξυπνα καθώς προχωρούν.

Η ανάλυση εγγράφων βαθιάς εκμάθησης χρησιμοποιεί τη δυνατότητά της να τροφοδοτεί τεχνητή νοημοσύνη που μοιάζει με ανθρώπινη μέσω διαφορετικών αλγορίθμων νευρωνικών δικτύων, κυρίως συνελικτικών και επαναλαμβανόμενων. Τα συνελικτικά νευρωνικά δίκτυα φιλτράρουν τις εικόνες για να εντοπίσουν κάθε στοιχείο μέσα τους, ενώ τα επαναλαμβανόμενα νευρωνικά δίκτυα είναι σε θέση να θυμούνται σημεία δεδομένων, γεγονός που διαμορφώνει τη δυνατότητά τους να προβλέπουν μελλοντικά αποτελέσματα.

Πλεονεκτήματα της αυτοματοποιημένης επεξεργασίας εγγράφων

Η αυτοματοποιημένη επεξεργασία εγγράφωναυτοματοποιημένη επεξεργασία εγγράφων βελτιώνει τις επιχειρηματικές διαδικασίες και αυξάνει την αποδοτικότητα της ομάδας παρέχοντας ταχύτητα, ακρίβεια και κλιμάκωση. Μπορεί να έχει εκτεταμένη επίδραση στον τρόπο με τον οποίο κλάδοι όπως η νομική, η αγορά ακινήτων, η υγειονομική περίθαλψη και ο τραπεζικός τομέας βελτιώνουν τις διαδικασίες και τα αποτελέσματά τους.

Τα βασικά πλεονεκτήματα της αυτοματοποιημένης επεξεργασίας εγγράφων είναι τα εξής:

Γρήγορη ανάκτηση:

Μόλις τα έγγραφα ψηφιοποιούνται, γίνονται προσβάσιμα σχεδόν ανά πάσα στιγμή και οπουδήποτε για όποιον έχει την εξουσιοδότηση να τα προβάλλει.

Βελτιωμένη ασφάλεια και προστασία προσωπικών δεδομένων

Οι επιχειρήσεις μπορούν να κρυπτογραφούν τα αρχεία τους και να εκχωρούν επίπεδα ασφάλειας για την προστασία των δεδομένων τους από ανεπιθύμητους χρήστες.

Εξοικονόμηση χρόνου και κόστους:

Με την εξάλειψη της χρονοβόρας και δαπανηρής διαδικασίας διαχείρισης των έντυπων αρχείων, οι εργαζόμενοι έχουν περισσότερο χρόνο να αφιερώσουν σε κρίσιμους επιχειρηματικούς στόχους και να είναι πιο παραγωγικοί.

Μειωμένος κίνδυνος ανθρώπινου λάθους:

Χωρίς την ανάγκη για μη αυτόματη καταχώρηση δεδομένων, η αυτοματοποίηση εγγράφων βελτιώνει σημαντικά την ακρίβεια και την ποιότητα των εγγράφων.

Αυξημένη συνεργασία:

Οι εργαζόμενοι σε διαφορετικές ομάδες σε διάφορα τμήματα μπορούν να μοιράζονται και να εργάζονται σε έγγραφα μαζί, παραμένοντας ενήμεροι για την κατάσταση σε πραγματικό χρόνο.

Τυποποιημένα πρότυπα:

Η αυτοματοποίηση εγγράφων επιτρέπει την τυποποίηση προτύπων και δομών που μπορούν να εφαρμοστούν σε ροές εργασίας σε συνεχή βάση.

Πώς να επιλέξω μια λύση λογισμικού επεξεργασίας εγγράφων

Η επιλογή μιας λύσης επεξεργασίας εγγράφων εξαρτάται από παράγοντες που αφορούν ειδικά τις ανάγκες σας. Μία από τις πιο σημαντικές αποφάσεις που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι αν θέλετε η λύση σας να εκτελείται στο cloud ή επιτόπου στην τοποθεσία σας. Τα συστήματα που βασίζονται στο cloud φιλοξενούνται από μια υπηρεσία παροχής έναντι αμοιβής και αποθηκεύουν αυτόματα όλα τα δεδομένα σας, καθιστώντας τα πάντα προσβάσιμα online. Μια λύση εσωτερικής εγκατάστασης σημαίνει ότι θα χρησιμοποιήσετε τους δικούς σας διακομιστές και χώρο αποθήκευσης, θα εκτελέσετε τη δική σας συντήρηση και θα εκτελέσετε τα δικά σας αντίγραφα ασφαλείας.

Άλλοι σημαντικοί παράγοντες για την επιλογή μιας λύσης επεξεργασίας εγγράφων περιλαμβάνουν:

Αναζήτηση:

Είναι ένας καλός κανόνας να έχετε μια μεγάλη ποικιλία επιλογών αναζήτησης, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος και του τύπου αρχείου, του περιεχομένου και των ημερομηνιών τροποποίησης. Είναι επίσης καλό να μπορείτε να αντιστοιχίσετε μετα-δεδομένα και ετικέτες για την οργάνωση όλων των αρχείων σας.

Απλή δομή αρχείου:

Είναι σημαντικό η δομή του αρχείου να είναι εύκολη στη χρήση και λογική για όλους τους χρήστες.

Ασφάλεια:

Το σύστημα θα πρέπει να σας επιτρέπει να περιορίζετε την πρόσβαση σε ευαίσθητα έγγραφα και να ορίζετε δικαιώματα ανά χρήστη.

Απλότητα:

Όλοι οι υπάλληλοι θα πρέπει να μπορούν να χρησιμοποιούν εύκολα το σύστημα χωρίς σύγχυση και χωρίς διακοπή των καθημερινών τους εργασιών.

Ενοποίηση:

Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το σύστημα με προγράμματα που χρησιμοποιείτε ήδη, όπως το πρόγραμμα‑πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το λογισμικό σχέσεων πελατών.

Ξεκινήστε με τον μετασχηματισμό επεξεργασίας εγγράφων τώρα

Το Microsoft Power Automate είναι μια εύχρηστη λύση βελτιστοποίησης ροής εργασιών που επιτρέπει στους υπαλλήλους σας να δημιουργήσουν μια λύση επεξεργασίας εγγράφων. Ελαχιστοποιήστε επαναλαμβανόμενες, μη αυτόματες, χρονοβόρες εργασίες και δημιουργήστε περισσότερο χρόνο για να εστιάσουν οι ομάδες σας στη στρατηγική εργασία με μία ενιαία πλατφόρμα για αυτοματισμό.

Εξερευνήστε το Microsoft Power Automate

Οι εφαρμογές επεξεργασίας εγγράφων παρέχουν μια αυτοματοποιημένη λύση για την ψηφιοποίηση μεγάλων ποσοτήτων έντυπων εγγράφων.
Η επεξεργασία εγγράφων βασίζεται στην εκμάθηση μηχανής και την τεχνητή νοημοσύνη, οι οποίες λειτουργούν για την εξαγωγή δεδομένων από έγγραφα και τα αποθηκεύουν σε μια βάση δεδομένων.
Η ανάλυση τεκμηρίωσης βαθιάς εκμάθησης βασίζεται στις δυνατότητες των νευρωνικών δικτύων, τα οποία μαθαίνουν και αποκτούν γνώσεις παρόμοιες με τις γνώσεις των ανθρώπων. Όσο περισσότερες πληροφορίες αποκτούν και μαθαίνουν αυτά τα δίκτυα, τόσο πιο έξυπνα γίνονται καθώς επεξεργάζονται περισσότερες πληροφορίες.
Η αυξημένη παραγωγικότητα, ο μειωμένος κίνδυνος ανθρώπινου λάθους και η βελτιωμένη δυνατότητα κλιμάκωσης είναι μερικά από τα πολλά πλεονεκτήματα της αυτοματοποιημένης επεξεργασίας εγγράφων.
Ξεκινήστε αξιολογώντας την τρέχουσα ροή εργασιών του εγγράφου σας και προσδιορίστε τι θέλετε να βελτιώσετε. Ορισμένα από τα βασικά στοιχεία που θέλετε από μια λύση επεξεργασίας εγγράφων είναι οι δυνατότητες σάρωσης, ο χώρος αποθήκευσης στο cloud, η λειτουργικότητα αναζήτησης, ο έλεγχος έκδοσης εγγράφου και η δυνατότητα διαχείρισης δικαιωμάτων.