BDO Colombia potencia la eficiencia de su nómina en un 50% con Microsoft Copilot Studio

Un legado de calidad e innovación

Con más de 35 años brindando servicios profesionales y soluciones innovadoras en auditoría, consultoría tributaria y transformación digital, BDO Colombia (BDO) no solo se mantiene a la vanguardia: también redefine la innovación en su sector con su última transformación. La empresa, que forma parte de una red global en 164 países y cuenta con más de 950 colaboradores en Colombia, ha desarrollado proyectos que impactan sectores clave como finanzas y tecnología, consolidándose como un aliado esencial para las principales empresas del país en su camino hacia la digitalización acelerada. 

Como parte del prestigioso Clúster Interaméricas de BDO, la firma desempeña un papel clave a nivel regional en la implementación de iniciativas que impulsan la innovación y el desarrollo sostenible. Estas iniciativas cuentan con el patrocinio del top management, reflejado en el liderazgo estratégico de Diego Fernando Quijano, Managing Partner de BDO Colombia, quien promueve una visión de transformación centrada en soluciones integrales y de impacto para los clientes. Complementando esta visión, Jaime Alberto Ríos Barrero, Advisory Digital & Cyber Partner, lidera con excelencia las estrategias digitales y de ciberseguridad, consolidando a BDO Colombia como referente en el fortalecimiento de capacidades tecnológicas para el mercado latinoamericano.

Previo a la implementación, la empresa afrontaba retos comunes a toda la industria: optimizar la gestión contable mediante una digitalización que sirva como diferenciador, tanto para eficientizar la tesorería como los impuestos, la trazabilidad de los procesos destinados a rastrear información y resolver la multiplicidad de los canales de datos. Luego de identificar 25 procesos manuales relacionados a la atención de requerimientos e incidentes en el área de tecnología, la firma empezó a desarrollar un asistente virtual interno para resolverlos. Basado en Microsoft Copilot Studio (la plataforma que permite personalizar y crear agentes conversacionales con IA generativa), el chatbot se denominó BeTIC 2.0 y transformó su operación al integrar tecnología de vanguardia para optimizar procesos. Esta solución le permitió a BDO reducir ​en ​un 50% la carga operativa y optimizar el 78% de los procesos de nómina, lo que mejoró significativamente la experiencia de sus colaboradores y clientes. 

50% más tiempo para tareas de mayor valor

A pesar de su ADN digital, la gestión interna de solicitudes presentaba retos significativos: procesos manuales, falta de trazabilidad y dependencia de múltiples canales de comunicación. Esto generaba errores, duplicación de esfuerzos y tiempos de respuesta prolongados (y afectaba a los colaboradores y al equipo de nómina y finanzas).

Ivan Darío Niño Alfonso, Senior Manager de Innovación y Transformación Digital de BDO Colombia, quien hace parte del equipo de Advisory Digital de la Firma, explica: “Queríamos una solución que no solo agilizara los procesos, sino que también empoderara a los colaboradores brindándoles seguridad y privacidad”. BeTIC 2.0 está impulsado por Microsoft Power Platform y centraliza peticiones, automatiza procesos y ofrece un acceso ininterrumpido. Desarrollado con Microsoft Power Automate, Microsoft Power Apps y Copilot Studio, BeTIC 2.0 le permitió a BDO gestionar actualizaciones de nómina, integrar aprobaciones y consultas con precisión en segundos y eliminar errores operativos y duplicaciones.

“BeTIC 2.0 nos permitió simplificar la gestión de solicitudes y ofrecer una experiencia ágil e intuitiva. Antes, el equipo manejaba varios canales de comunicación, lo que generaba errores y estrés. Ahora redujimos la carga operativa en un 50%, lo que nos permitió enfocarnos en tareas de mayor valor para la firma”, comenta Luis Montenegro, Gerente de Nómina en BDO Colombia. Además, la implementación permitió evitar errores humanos propios de los procesos manuales, lo que permite ahorrar aproximadamente $20.000 dólares al año.

El chatbot gestionó más de 1.700 requerimientos con un 99​,​9% de precisión desde su lanzamiento. Este volumen no solo refleja la alta demanda en el área, sino también la capacidad de la solución para atender eficientemente las necesidades críticas de la organización. Antes de su implementación, estos procesos dependían de una gestión manual que involucraba múltiples canales, prolongando tiempos de respuesta y aumentando el riesgo de errores. Con la integración de herramientas como Microsoft Dataverse, Active Directory y SharePoint List, el tiempo promedio de respuesta pasó de horas a segundos, liberando al equipo de finanzas y nómina para enfocarse en tareas más estratégicas y mejorar la calidad del servicio. Además, se evitó la duplicación de esfuerzos, lo que optimizó significativamente los flujos de trabajo.

Una experiencia integral 78% más eficiente

La accesibilidad 24/7 de BeTIC 2.0 brinda a los colaboradores mayor autonomía para resolver consultas y realizar seguimientos sin depender de horarios. Esto contribuyó a la satisfacción general, además de optimizar procesos clave como las actualizaciones de nómina (que ahora gestionan más de 450 solicitudes al mes de manera eficiente). El 99​,​9% de precisión en las gestiones asegura que los empleados no solo confían más en el sistema, sino que perciben un entorno de trabajo más ágil, seguro y moderno. "Antes de BeTIC 2.0, las consultas frecuentes y los casos de mesa de ayuda sobrecargaban al equipo. Con la implementación, los casos disminuyeron un 50%, lo que liberó tiempo para tareas estratégicas y mejoró la calidad del servicio", sostiene Deisy Milena Cuevas, Gerente Senior de BSO (Business Service Outsourcing), una de las áreas más grandes de la empresa con 350 funcionarios.

Con la reducción de casos de mesa de ayuda de 140 a 30 por mes (78%), el equipo de nómina y finanzas liberó recursos para enfocarse en actividades estratégicas, como mejorar el servicio al cliente y desarrollar 25 nuevos servicios de novedades de nómina, como vacaciones, licencias, licencias especiales y retiros, entre otros. Ivan Darío Niño Alfonso subraya el impacto estratégico de la solución: “Más allá de los números, BeTIC 2.0 representa una evolución en nuestra forma de trabajar. Es un reflejo de cómo la tecnología puede humanizar los procesos”.

Expansión a múltiples países y estimación de 2.500 usuarios

El éxito de BeTIC 2.0 inspiró nuevos planes: BDO busca incorporar capacidades avanzadas de inteligencia artificial generativa para proporcionar respuestas aún más naturales y personalizadas. Además, la firma planea expandir esta solución ​a ​nueve países de América: Costa Rica, Panamá, Ecuador, Honduras, Guatemala, Venezuela y Nicaragua, con el objetivo de impactar a más de 2.500 usuarios en la región.

Con un ahorro del 50% en el tiempo operativo, mayor trazabilidad en los procesos y la posibilidad de adaptarse rápidamente a volúmenes altos de solicitudes, BeTIC 2.0 demuestra cómo la innovación tecnológica puede transformar no solo la eficiencia operativa, sino también la experiencia de los colaboradores y el servicio al cliente. Los agentes creados en Copilot Studio pueden revolucionar cada proceso empresarial, como interpretar idiomas en tiempo real durante reuniones en Microsoft Teams, automatizar el autoservicio para empleados e impulsar esta transformación.

“El aprendizaje que nos deja BeTIC 2.0 es claro: la innovación no es solo un diferenciador competitivo, sino una herramienta para crear entornos laborales más satisfactorios y eficientes. Nuestro compromiso es seguir construyendo sobre esta base”, concluye Ivan Darío Niño Alfonso. De esta manera, BDO no solo optimizó su operación: también sentó un precedente de innovación para inspirar la transformación en otras empresas e industrias.