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Crea un cronograma de un proyecto más preciso con estos 7 pasos

Dos mujeres están sentadas y hablando de algo en una pantalla de un equipo

Independientemente de si está trabajando en un proyecto ágil o en cascada, la creación de una escala de tiempo inicial del proyecto presenta desafíos únicos.  

 

Por un lado, los proyectos en cascada suelen ser estrictos tanto en la estructura como en la programación, lo que pone una estimación inicial de alta calidad. Los proyectos ágiles, en cambio, dependen de la flexibilidad y de sprints de trabajo a veces intrincados, lo que significa que los administradores deben intentar tener en cuenta las inevitables oleadas de cambio. En cualquier caso, la creación de una escala de tiempo de proyecto razonable es un paso de creación o interrupción en las primeras fases de un proyecto.  

 

La siguiente lista de comprobación puede ayudar a los jefes de proyecto y propietarios a cubrir sus bases, desde la creación de la primera tarea de un proyecto hasta la planeación de rondas de aprobación y mitigación de riesgos del proyecto. 

1. ¿Cómo se divide mi objetivo final en tareas individuales? 

El primer paso para crear un calendario exhaustivo es empezar a segmentar el proyecto. Tome su objetivo final y trabaje hacia atrás para trazar las tareas individuales que deberán completarse para alcanzar ese fin. Comience solo con los puntos clave y luego haga barridos sucesivos por la línea de tiempo para construir momentos intermedios cada vez más granulares. 

En función de la metodología del proyecto, esos hitos más pequeños podrían agruparse en el tipo de secuencias que finalmente se convierten en sprints. Los proyectos en cascada dibujarán principalmente su marco de trabajo a partir de más puntos clave de macro.

2. ¿Cuánto tiempo se necesita para cada tarea? 

Una vez que tenga todas las tareas planificadas, empiece a calcular el tiempo que necesitará para completarlas. En función de la plataforma en la que vaya a crear la escala de tiempo, podría empezar a parecerse a un diagrama de Gantt tradicional , y eso es algo bueno. Los términos "escala de tiempo de administración de proyectos" y diagrama de Gantt se pueden usar a menudo indistintamente, aunque no todas las escalas de tiempo del proyecto tienen que estar en formato Gantt. 

Saber cuánto tiempo llevará cada tarea también puede ayudar a los administradores ágiles a evaluar el número total de sprints que requiere el proyecto. Incluso si la fecha de finalización del proyecto es su factor más importante, asegúrese de empezar a compilar las estimaciones de tiempo y trabajo de los equipos responsables de cada tarea. Más adelante, esto le ayudará a garantizar que puede medir las necesidades de escala de tiempo de un proyecto frente a la realidad de su ejecución

3. ¿Cuál es el principal entregable de cada tarea? 

Los pasos 1 y 2 consisten principalmente en crear y visualizar la escala de tiempo del proyecto. A partir de aquí, el proceso se centra más en el análisis y la planificación logística, es decir, en dar vida al programa con las realidades necesarias para cumplirlo. 

Empiece por identificar los principales entregables de cada tarea o sprint; use un proceso similar al del paso 1, haciendo barridos progresivos por el calendario para identificar entregables cada vez más granulares. Cuanto más precisa sea la lista de entregables, más responsables serán los equipos del proyecto en los objetivos acordados.  

4. ¿Cuáles son mis tareas dependientes? 

Un hombre sujeta una tableta y habla con cuatro personas, dos de las cuales llevan gafas de seguridad naranjas, en un entorno interior.

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La verdad universal de la administración de proyectos es que todos los proyectos están destinados a sufrir cambios. Los ámbitos, los recursos y las escalas de tiempo suelen mover destinos, y los jefes de proyecto solo pueden planear hasta ahora. 

 

Sin embargo, lo que pueden hacer es marcar tareas o objetivos que dependen de otros pasos del proceso. De este modo, todas las partes son conscientes de los efectos de los turnos. 

 

La mayoría de las herramientas de administración de proyectos permiten a los usuarios vincular una tarea a otra, lo que facilita la simulación del efecto dominó de una fecha límite incumplida. Aunque la naturaleza rígida de las escalas de tiempo de los proyectos en cascada da más importancia a este paso, la identificación de dependencias puede ayudar a los administradores ágiles a cristalizar aún más el trabajo que entra en cada sprint.   

5. ¿Qué tipo de horas y recursos hay disponibles para completar cada tarea? 

 En el paso 2, calculó el tiempo que llevaría completar las tareas principales del proyecto; ahora es el momento de utilizar las estimaciones de tiempo y recursos que compiló de los líderes de equipo. Saber que una determinada tarea debe llevar cinco días es una cosa. Sin embargo, un responsable de disciplina que no puede comprometer cinco días de horas de equipo es obviamente un factor complicador. La conciliación de esos dos puntos de datos le ayudará a identificar posibles puntos de fricción o necesidades externas del contratista.  

6. ¿Quién es responsable de ejecutar cada tarea? 

Parte de la asignación de recursos disponibles es asociar personas o equipos a tareas específicas. Este paso es algo más que tomar notas inteligentes: También ayuda a las partes interesadas y a los responsables de la toma de decisiones a tener una visión general de qué nivel de líderes de la empresa se necesitará para llevar a cabo el proyecto. 

Cuanto antes pueda fijar a las personas clave en función de los distintos entregables, mejor. Los líderes de equipo suelen ser más propensos a tomarse en serio la estimación de recursos si sus recursos específicos se van a adjuntar a la documentación esencial. Este paso también puede ayudar a identificar las áreas en las que las entregas de trabajo son especialmente atractivas para métodos ágiles y en cascada.

7. ¿Quién es responsable de aprobar cada tarea o grupo de tareas? 

Esto casi podría ser un subpunto del paso 6, pero hay una diferencia entre detallar quién realizará una tarea y quién aprobará el producto final. 

En muchos casos, es posible que las aprobaciones deban proceder de partes interesadas muy alejadas de la ejecución diaria o, como mínimo, de grupos multidisciplinares que tendrán que revisar secuencialmente. La creación de gráficos de los pasos de aprobación potencialmente complicados es un punto fundamental para muchos proyectos: las rondas de revisión que van más allá de su equipo asignado pueden detener un proyecto.  

Las escalas de tiempo del proyecto son una parte fundamental de cualquier plan de proyecto. No solo establecen los detalles específicos sobre la ejecución de un proyecto o iniciativa de producto, sino que su proceso de construcción también ayuda a evaluar el proyecto en su conjunto, con comentarios clave sobre la materia que pueden ayudar a las partes interesadas a establecer expectativas realistas sobre lo que se puede y no se puede hacer.  

Al igual que muchos documentos de proyecto, las escalas de tiempo están destinadas a someterse a revisiones planeadas y no planeadas. El truco es asegurarse de que esas revisiones se administran de la misma manera que se creó la programación original: a través de la información recopilada cuidadosamente. Independientemente de si usa una metodología ágil o en cascada, la calidad de esa información es el principal fundamento de lo confiable que será la escala de tiempo del proyecto.  

 

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