Tehisintellektipõhine meiliabiline Outlooki jaoks

Tehisintellektipõhine meiliabiline on tööriist, mis aitab inimestel sisendkaustu hallata. Ka tehisintellektipõhise meiligeneraatori ja meilide automatiseerimise tarkvarana teatud abiline oskab sõnumeid korraldada, vastuseid soovitada, olulisi meile prioriseerida, meilimustandeid koostada ja koguni teatud toiminguid (nt koosolekute ajastamist) automatiseerida.

Nii ettevõtted kui ka eraisikud kasutavad seda tarkvara suhtlemise sujuvamaks muutmiseks, sisendkausta tarbetust prahist puhtana hoidmiseks ning rutiinsetele meilitoimingutele kuluva aja vähendamiseks.

 Outlookis on palju tehisintellekti toega tööriistu, k.a Microsoft Copilot.

Tehisintellektipõhised meiliabilised aitavad meilisõnumite ja koosolekute haldamisel aega kokku hoida, muutes mitmesugused toimingud kiiremaks. Siit leiate ülevaate mõnest viisist, kuidas meiliautomaatika tarkvara seda teeb.

Selle asemel, et ise kümneid uusi meilisõnumeid läbi vaadata, laske tehisintellektil sortimistöö enda eest ära teha.

 

• Nutikas sortimine. Abiline vaatab uued meilisõnumid läbi ja korraldab need kategooriatesse – näiteks tööasjad, isiklikud kirjad, reklaamid ja reisimine. Sel moel leiate vajaliku teabe kiiresti üles.
• Kohandatud kaustad. Abiline loob meilisõnumite jaoks kaustad automaatselt, võttes arvesse teie harjumusi.
• Siltide lisamine meilisõnumitele. Abiline lisab meilisõnumitele sisust või saatjast lähtuvalt sildid, näiteks „Pakiline“ või „Järeltegevus“, et teil oleks ülesandeid lihtsam prioriseerida.
• Rämpsposti filtreerimine. Abiline oskab rämpsposti või väheolulised sõnumid välja filtreerida, et nendega tegelemine teie tööd ei segaks.

Samuti saate lasta teatud inimeste (nt teie ülemuse või teie lapse õpetajate) saadetud meilisõnumid tähtsaks märkida.

Tehisintellekt, mis aitab teil koosolekuid ja ülesandeid automaatselt ajastada ja korraldada ning neil silma peal hoida, teeb kalendri haldamise lihtsaks. Mida see teha oskab?

 

• Nutikas ajastamine. Abiline analüüsib teie kalendrit ja soovitab aegu, mis peaksid kõigile koosolekul osalejatele kõige paremini sobima, vältides konflikte ja võttes arvesse ka ajavööndeid.
• Mälu värskendamine. Selle asemel, et ise kalendrist taga otsida eelseisvat koosolekut või kohtumist, mille kohta mäletate vaid seda, et see on mingiks ajaks plaanitud, paluge tehisintellektil see üles otsida.
• Meeldetuletused. Abiline oskab teile eelseisvate ürituste, sündmuste ja ülesannete kohta meeldetuletusi saata, et need ei ununeks.

Näiteks saate tehisintellektipõhise meiliabilise abil häälestada korduva igakuise koosoleku – saate paluda sel kutsed välja saata, valida kõigile sobiv aeg ning pakkuda välja päevakord.

Tehisintellektipõhised meiliabilised teevad lihtsamaks nii meilisõnumite kirjutamise kui ka neile vastamise. Abiline saab teie jaoks koostada esimese mustandi ning tagada, et sõnum mõjuks selgelt ja professionaalselt. Teame ilmselt kõik, et vahel võib meilisõnumite kirjutamine tunduda keeruline ja koguni ebamugav, nii et ka väike abi on teretulnud. Tehisintellektipõhised abilised oskavad igapäevase suhtluse sujuvamaks muutmiseks teha päris palju.

 

• Automaatsed vastused. Sageli korduvatele küsimustele, näiteks „Kas saaksime koosoleku aega muuta?“, pakub tehisintellekt kiiresti loogilisi vastuseid, mille saate ühe klõpsuga ära saata.
• Tehisintellekti genereeritud mustandid. Paluge tehisintellektipõhisel meiliabilisel enda jaoks meilisõnum kirjutada, lähtudes vestluse kontekstist. Olenemata sellest, kas tegemist on lihtsa järeltegevuse või üksikasjalikuma kirjaga, säästab see nullist alustamisega võrreldes teie aega.
• Lihvitud sõnastus. Tehisintellekt hoiab grammatikal ja sõnastusel silma peal, et teie sõnumid kõlaksid selgelt. Soovi korral võite veel sammu edasi astuda ja tehisintellektile teada anda, millist tooni soovite oma sõnumi edasiandmiseks kasutada.

Näiteks saate lasta tehisintellektil soovitada läbimõeldud vastuseid tänusõnumitele ja sündmusekutsetele.

Tehisintellektipõhised abilised aitavad teil lisaks postkasti korrastamisele ka nutikamalt töötada. Kui abiline hoolitseb rutiinsete ülesannete eest ning teeb meilisõnumite haldamise ja prioriseerimise teie jaoks lihtsamaks, jääb teile rohkem aega keskenduda sellele, mis on tegelikult oluline. Siin on väike ülevaade sellest, millist lisaväärtust need pakuvad.

 

• Tõhusam töö. Selle asemel, et kulutada tunde meilisõnumite korraldamisele, korduvatele küsimustele vastamisele ja koosolekute plaanimisele, saate lasta tehisintellektil need ülesanded enda eest ära teha.
• Nutikam prioriseerimine. Tehisintellekt oskab esile tõsta meilisõnumid, millega peaksite tegelema esmajärjekorras (näiteks pakilised küsimused või olulised uudised), et päriselt tähtis teave ei jääks kahe silma vahele.
• Sujuv meilihaldus. Tehisintellekt paneb teie postkastis asjad paika, olgu selleks siis meilisõnumite teisaldamine asjakohastesse kaustadesse või meilimustandite koostamine.

Tehisintellekti populaarsuse kasvuga käib kaasas ka aina süvenev mure tehisintellekti turvalisuse ja andmete privaatsuse pärast. Õnneks on Microsoft ehitanud töökindlad privaatsus- ja turbemeetmed Copilotisse sisse.

Kontroll andmete üle ja andmete privaatsus. Copilot kasutab vastuste genereerimiseks üksnes seda teavet, mille olete talle andnud. Teie andmeid ei kasutata Copiloti aluseks olevate tehisintellektimudelite treenimiseks. See tähendab, et teie meilisõnumite sisu, kalendriteabe üksikasjad ja failid jäävad privaatseks ning neid ei kasutata tehisintellekti täiustamiseks.

Turvaline andmekäitlus. Copilot krüptib kõik andmed nii nende saatmise kui ka talletamise ajal. Turbemeetmete ühe osana hoitakse inimeste ja organisatsioonide andmeid eraldi. Microsoft peab kinni ka rahvusvahelistest andmeturbestandarditest, sealhulgas isikuandmete kaitse üldmäärusest (GDPR) ning Rahvusvahelise Standardiorganisatsiooni / Rahvusvahelise Elektrotehnika Komisjoni pilvkeskkondade privaatsuse suunistest.

Läbipaistvus ja järelevalve. Üksikisikud ja administraatorid otsustavad, kuidas Copilot andmetele juurde pääseb ja neid töötleb. Näiteks saate rakendada delikaatse teabe silte, et piirata, millele Copilot juurde pääseb, ning vaadata läbipaistvuse ja järelevalve tagamiseks auditilogidest Copilotiga toimunud teabevahetust.

Täpsemat teavet Copiloti privaatsussätete kohta organisatsioonidele leiate artiklist Microsoft 365 Copiloti andmed, privaatsus ja turve. Kui aga soovite üksikasjalikumat teavet Copiloti privaatsussätete kohta üksikisikutele, lugege artiklit Copilot Microsoft 365 rakendustes kodukasutuseks: teie andmed ja privaatsus. 

Copilot Outlookis reageerib loomulikus keeles juhistele, et olla abiks meilisõnumite, ajastamise ja kontoritööga tegelemisel. Siin on loend mõnega neist asjust, mida saate paluda Copilotil teha. (Mõned funktsioonid võivad erineda olenevalt sellest, kas kasutate tellimust Microsoft 365 Business, Microsoft 365 Personal või Microsoft 365 Family.)

• „Kirjuta meilisõnum, et tänada meeskonda esitluse eest.“
• „Paku näpunäiteid projektiettepaneku taotluse jaoks meilisõnumi kirjutamiseks.“
• „Koosta vastus sellele meilisõnumile, nõustudes pakutud graafikuga.“

• „Teisalda kõik meilisõnumid, mille on saatnud [nimi], kausta „Arved“.“
• „Otsi üles viimane eelarve aruandega seotud meilisõnum, mille saatis [nimi].“

• „Tee sellest meilivestlusest põhipunktidega kokkuvõte.“
• „Mis on projektiga [projekti nimi] seoses uudist?“

• „Ajasta järgmiseks nädalaks 30-minutine kohtumine [nimi] ja leia parim saadaolev aeg.“
• „Häälesta projektimeeskonna jaoks korduv igakuine koosolek.“
• „Millal on minu järgmine kohtumine [nimi]?“

• „Näita mulle meilisõnumeid ja Teamsi sõnumeid, kus mind sel nädalal @mainiti.“
• „Otsi üles fail, mille kohta [nimi] mulle eelmisel nädalal teemal [teema] sõnumi saatis.“

• „Häälesta minu automaatvastus [kuupäevavahemik] plaanitud reisi ajaks.“
• „Kas minu lugemata meilisõnumite hulgas on täna toiminguüksuseid?“

• „Kirjuta see meilisõnum ümber nii, et see mõjuks professionaalsemalt.“
• „Tee see meilisõnum laiema auditooriumi jaoks lihtsamaks.“