Pilvitallennus pienyrityksille

Eräs etätyöntekijöiden välttämättömistä työkaluista on mahdollisuus käyttää kaikkia työtiedostoja paikasta riippumatta. Monet pienyritykset
ovat valinneet ratkaisuksi pilvitallennuksen, mutta osa on vielä epävarma sen käyttötavoista ja vaihtoehdoista.

Nyt saat selville, onko pilvitallennus oikea
vaihtoehto omalle pienyrityksellesi.

Mikä on pilvitallennus pienyrityksille?

Pilvitallennus kuulostaa monimutkaiselta, sillä termiä
käytetään paljon mutta selitetään harvoin.

Pilvitallennus on palvelu, johon voi
tallentaa suojatusti asiakirjoja, laskentataulukoita, valokuvia ja muita tiedostoja. Mikä tärkeintä,
näitä tiedostoja voi käyttää paikasta riippumatta PC- tai Mac-tietokoneella, puhelimella ja verkkoselaimella.

Ennen pilvitallennusta monet työntekijät
tallensivat tiedostoja ja dataa tietokoneensa kiintolevylle, ulkoisille kiintolevyille
tai yrityksen palvelimelle. Tämän päivän yhdistetyssä maailmassa pilvitallennus
tarjoaa lukuisia etuja paikalliseen nähden. Voit esimerkiksi tallentaa, käyttää, muokata ja jakaa
tiedostoja paikasta ja laitteesta riippumatta. Lisäksi pilvitallennus suojaa
verkkohyökkäyksiltä ja tiedostojen tuhoamiselta vahingossa – vain muita etuja mainitaksemme.

Miten työntekijät käyttävät
pilvitallennusta?

Pilvitallennuspalvelut ovat helppokäyttöisiä ja usein
integroitavissa päivittäin käytettäviin ohjelmiin. Pilvitallennuksen käyttötarkoituksia:

  • Tiedostojen käyttäminen ja tallentaminen. Tiedostojen tallentaminen pilveen on yhtä turvallista ja saumatonta kuin tallentaminen tietokoneeseen. Pilveä käytetään datan suojaamiseen ja turvaamiseen, minkä lisäksi se estää tiedostojen kertymisen työpöydälle ja kiintolevylle. Esimerkiksi versiohistorian avulla tiimin jäsenet voivat jopa palauttaa aiemman version tiedostosta, jos se poistetaan tai sitä muutetaan vahingossa.
  • Tiedostojen jakaminen. Pilvitallennuspalvelujen ansiosta tiimin jäsenet voivat jakaa tiedostoja kollegojen tai asiakkaiden kanssa. Tiedostojen jakamisen ansiosta on mahdollista jakaa linkkejä tiedostoihin niiden lähettämisen sijaan. Näin ollen yrityksen ei tarvitse pelätä tukkivansa sähköpostia suurilla tiedostoilla. Lisäksi linkkejä voi suojata salasanalla, jolloin luottamukselliset tiedostot eivät päädy vääriin käsiin.
  • Tiedostojen järjesteleminen. Pilvitallennusjärjestelmät ovat usein käyttäjäystävällisiä. Tiimin jäsenet voivat luoda sisäkkäisiä kansioita tiedostojen tehokkaaseen järjestelemiseen, ja hakupalkkien ansiosta tiedostot löytyvät hetkessä. Sisäänrakennettu tekoäly ehdottaa tiedostoja työntekijöille sen perusteella, mitä tiedostoja he ja tiimin jäsenet ovat viimeksi käsitelleet. Tiimit voivat myös luoda ryhmäkansioita, jotta jokainen jäsen voi tarkastella ja käyttää tärkeimpiä asiakirjoja. Ryhmäkansioihin voi lisätä tiedostoja, kun ne ovat valmiita tarkistettaviksi.
  • Tiedostojen käyttäminen yhteistyössä. Työntekijät voivat muokata ja kommentoida asiakirjoja, laskentataulukkoja ja muita tiedostoja yhdessä reaaliaikaisesti. Se poistaa tarpeen lähetellä saman asiakirjan eri versioita edestakaisin. Pilvitallennusta käytettäessä tiedostoja on yksi ja se on aina ajan tasalla. Lisäksi tiedostojen omistajat voivat seurata muutoksia ja hylätä sellaisia, jotka eivät toimi.
  • Tiedostojen varmuuskopiointi. Tiedostojen tallentaminen pilvitallennustilaan tuo mielenrauhaa, sillä ne suojataan varmuuskopioinnilla.
  • Tiedostojen suojaaminen. Pilvitallennuspalveluissa käytetään useita tiedostojen suojausominaisuuksia, kuten salaus, epäilyttävän toiminnan seuranta, kiristysohjelmien havaitseminen ja salasanalla suojatut jakamislinkit. Yhdessä nämä ominaisuudet suojaavat tiedostojasi verkon uhilta.

Miksi
pilvitallennus on pakkohankinta pienyrittäjälle?

Pilvitallennus on pienyrittäjälle elintärkeä ratkaisu tuottavuuden ja tiedostojen suojaamisen kannalta. Tässä on muutamia sen eduista:

  • Etätyö. 70 prosenttia maailman ihmisistä työskentelee etänä vähintään kerran viikossa. Monet heistä ovat töissä pienyrityksissä. Pilvitallennuksen avulla pienyritysten tiimit voivat tallentaa, käyttää, jakaa ja käsitellä tiedostoja paikasta riippumatta.
  • Tuottavuus. Pienyrityksillä ei ole aikaa tuhlattavaksi. Pilvitallennus on luotettava ja aina käytettävissä, sillä sitä ei suljeta päivityksiä varten paikallisten palvelimien tapaan. Reaaliaikaiset yhteistyöominaisuudet ovat välttämättömiä etänä työskenteleville tiimeille, sillä silloin kaikki voivat työskennellä kuin samassa huoneessa fyysisestä välimatkasta riippumatta.
  • Kustannustehokkuus. Pilvitallennuksesta veloitetaan tyypillisesti työntekijäkohtaista ja kiinteää kuukausimaksua, joka on yleensä noin 5–15 euroa. Tätä kustannusta kannattaa verrata siihen, mitä maksaa palvelimen ostaminen, lisensoiminen, isännöiminen, päivittäminen ja ylläpitäminen. Lisäksi palvelin on suojattava hakkereilta ja haittaohjelmilta.
  • Tietoturva. 58 prosenttia kyberhyökkäyksistä kohdistuu pienyrityksiin. Pilvitallennus on ratkaisu uhkaavaan tilanteeseen, sillä useimmissa käytetään vankkoja tietoturvakeinoja haitallisten toimijoiden torjuntaan. Niitä ovat tiedostojen salaaminen, tietomurtojen valvonta ja kaksiosainen todentaminen. Huipputason tallennusympäristöt käyttävät jopa kiristysohjelmien tunnistusta ja tiedostojen palauttamista. Pilvitallennus tarjoaa enemmän mielenrauhaa kuin tiedostojen tallentaminen omaan koneeseen tai paikalliselle palvelimelle.
  • Suojaus. Pilvitallennus ei ole todellinen varmuuskopioratkaisu kaikille yrityksesi järjestelmille, mutta se toimii loistavasti kaikkien pilvessä säilytettävien tiedostojen varmuuskopioinnissa ja suojaamisessa.

Miten
voi arvioida pienyrityksille suunnattuja pilvitallennusvaihtoehtoja?

Pilvitallennuspalvelun
hankkijalle markkinoilla on paljon
valinnanvaraa.

Valitse palvelu, joka täyttää seuraavat ehdot:

  • Vahva tietoturva. Etsi
    pilvitallennusratkaisu, jonka ominaisuuksia ovat tietojen salaus sekä tallennuksen
    että siirron aikana, virustarkistus, versiohistoria ja valinnainen kaksiosainen todentaminen sisäänkirjautumisessa.
    Suojaaminen hakkereilta ja haittaohjelmilta on elintärkeää. Roolien ja käyttöoikeuksien
    hallinnalla on pystyttävä varmistamaan, että tiimin jäsenet näkevät vain heille tarkoitetut tiedostot.
  • Yhteiskäyttötyökalut.
    Työntekijät käyttävät pilvitallennusta mielellään töiden hoitamiseen työpaikalla, etänä
    ja liikkeellä ollessaan puhelimella. Siksi tallennuspalveluun tulisi kuulua tiedostojen jakaminen ja
    reaaliaikainen yhteistyö sekä sovellus, jolla tiedostoja voi käyttää ja muokata
    paikasta riippumatta.
  • Helppokäyttöisyys.
    Pilvitallennuspalvelun pitäisi olla myös helppokäyttöinen. Jos se ei ole intuitiivinen, sen käyttöä saatetaan vastustella.
  • Hinta. Useimpien palveluntarjoajien
    hinnoittelu asettuu välille 5 –12 euroa työntekijä/kuukausi. Tähän hintaan kuuluu
    yleensä pilvitallennuksen lisäksi joukko sovelluksia, kuten sähköposti, taulukkolaskenta,
    tekstinkäsittely, muistio ja chat- tai kokoussovellus.

Pitäisikö
hankkia henkilökohtainen vai yrityksen pilvitallennustili?

Palveluntarjoajan valitsemisen
jälkeen on edessä vielä yksi valinta: henkilökohtainen vai
yrityksen tili?

Yritystili
on parempi valinta, etenkin jos johdat pienyritystä.
Yritystileillä on esimerkiksi seuraavia lisäetuja:

  • järjestelmänvalvojan
    hallintatyökalut
  • parannetut
    yhteistyöominaisuudet
  • tehokkaampi
    tietoturva
  • lisää
    tai rajattomasti tallennustilaa
  • parempi
    tukipalvelu.

Yritystilillä saat varmasti suurimman hyödyn hankkimastasi pilvitallennuksesta.

Microsoft 365:n käytön aloittaminen

Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.

Osta nyt
Aiheeseen liittyvä sisältö
Yritysteknologia

Pilvitallennustila ja paikalliset palvelimet: yhdeksän muistettavaa asiaa

Lue lisää
Yritysteknologia

Maksuttomien videoneuvottelujen hyödyntäminen täysipainoisesti

Lue lisää
Yritysteknologia

Näytön jakaminen on helppoa myös maksuttomalla ohjelmalla, mutta teetkö sen oikein?

Lue lisää
Yritysteknologia

Telehoidosta vaihtoehto potilaille poikkeusoloissa

Lue lisää

Liiketoiminnan tiedot ja ideat -palveluun ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.