Pilvitallennus pienyrityksille
Pilvitallennustila pienyrityksille
Kun ihmiset työskentelevät etänä enemmän kuin koskaan, on tärkeää, että he voivat käyttää kaikkia työtiedostojaan milloin ja missä tahansa. Monet pienyritykset ovat suojanneet pilvitallennustilaa täyttääkseen tämän tarpeen. Jotkut yritykset eivät kuitenkaan ole vielä varmoja siitä, miten ne voivat käyttää pilvitallennusta, mitä etuja se tarjoaa tai mitä vaihtoehtoja kannattaa valita.
Lue lisää pienten yritysten pilvitallennuksesta ja siitä, mikä palvelu sopii sinulle
Mitä on pilvitallennustila?
Pilvitallennustila on palvelu, joka tallentaa turvallisesti asiakirjoja, laskentataulukoita, valokuvia ja muita tiedostoja eri etätallennusjärjestelmiin tai palvelinkeskuksiin. Lisäksi sen avulla voit käyttää näitä tiedostoja missä tahansa tietokoneen, puhelimen, tabletin tai Internet-selaimen kautta.
Yrityksille tarkoitettu pilvitallennustila tarjoaa myös skaalattavuuden tarvittaessa, mikä tarkoittaa sitä, että voit skaalata resurssien käyttöä ylös- tai alaspäin tarpeen mukaan, jolloin saat mahdollisia kustannussäästöjä, koska maksat vain siitä, mitä käytät.
Ennen pilvitallennustilan saatavuutta useimmat yritykset ja niiden työntekijät tallensivat tiedostoja ja tietoja tietokoneen kiintolevylle, ulkoisiin asemiin tai yrityspalvelimeen. Nykypäivän yhdistetyssä maailmassa pilvitallennustilan käyttö tarjoaa monia etuja paikalliseen tallennustilaan nähden. Ihmiset voivat esimerkiksi tallentaa, käyttää, muokata ja jakaa tiedostojasi millä tahansa laitteella, olivatpa he sitten toimistossa, kotona tai matkoilla, ja lisäksi se suojaa tiedostoja vahingossa tapahtuvalta katoamiselta ja verkkouhilta.
Kuinka suojattu pilvitallennustila on?
Yksi tärkeimmistä huolenaiheista pilvitallennusta käytettäessä on varmistaa, että tietosi ovat turvallisia ja suojattuja. Yksi tärkeimmistä huolenaiheista pilvitallennusta käytettäessä on varmistaa, että tietosi ovat turvassa.
Esimerkiksi parhaat pilvitallennuspalvelujen tarjoajat käyttävät vahvoja salausalgoritmeja varmistaakseen, että tietosi ovat suojattuja sekä siirron aikana että levossa. He käyttävät myös käyttöoikeuksien hallintamenetelmiä, kuten kaksiosaista todentamismenetelmää varmistaakseen, että vain valtuutetut käyttäjät voivat käyttää tietojasi. Lisäksi monet pilvitallennuspalvelujen tarjoajat tallentavat kopioita tiedoistasi useisiin fyysisiin sijainteihin suojautuakseen järjestelmävirheiden tai luonnonkatastrofien aiheuttamalta häviämiseltä tai vahingoittumiselta.
Vaikka mikään pilvipalvelu ei ole 100-prosenttisesti turvallinen, pilvitallennustilaa pidetään yleisesti erittäin turvallisena tapana tallentaa tietoja. Suojattu pilvitallennustila yrityksille:
- Varmistaa, että olet varmuuskopioinut kaikki tiedostosi ja tietosi.
- Pitää luottamukselliset tiedot suojattuina.
- Tarjoaa kätevän pääsyn tiedostoihin mistä tahansa Internet-yhteyden avulla.
- Mahdollistaa tiedostojen turvallisen jakamisen muiden organisaation käyttäjien kanssa linkin tai jaetun kansion kautta.
Miten pienyritykset käyttävät pilvitallennuspalveluja?
On monia tapoja käyttää pilvipalveluja pienyrityksille. Jotkut yritykset käyttävät sitä asiakirjojen ja tiedostojen tallentamiseen, kun taas toiset käyttävät sitä asiakastietojen tai varaston säilyttämiseen. Joka tapauksessa yritykset luottavat yleensä pilvitallennukseen varmuuskopioinnissa ja palautuksessa.
Pilvitallennuspalvelut ovat helppokäyttöisiä ja integroituvat usein ohjelmiin, joita yritykset ja niiden työntekijät käyttävät päivittäin. Yksi yleisimmistä pilvitallennustilan käyttötavoista yrityksille sisältää tiedostojen hallinnan. Pilvitallennustilaa käytetään esimerkiksi:
- Tiedostojen tallentamiseen ja käyttämiseen. Tiedostojen tallentaminen pilvipalveluun on yhtä turvallista ja saumatonta kuin niiden tallentaminen tietokoneeseen. Yritykset käyttävät pilvipalvelua tietojen suojaamiseen ja suojaamiseen. Pilvitallennustila estää myös tiedostojen kertymisen työpöydille ja kiintolevyille. Versiohistorian kaltaisten ominaisuuksien avulla työryhmän jäsenet voivat jopa palauttaa tiedoston aiemman version, jos he poistavat sen tai muuttavat sitä vahingossa.
- Jaa tiedostoja. Pilvipalveluiden avulla työntekijät voivat jakaa tiedostoja muiden tiimin jäsenten tai asiakkaiden kanssa. Tiedostojen jakaminen antaa organisaation työryhmille mahdollisuuden jakaa linkkejä tiedostoihin sähköpostitse itse tiedoston lähettämisen sijaan. Näin ollen yritysten ei tarvitse huolehtia siitä, että tiedostojen kokokoko estää sähköpostin lähettämisen. Lisäksi salasanoilla suojattujen linkkien avulla tiimit voivat varmistaa, että arkaluonteiset tiedostot ovat oikeissa käsissä.
- Järjestä tiedostot. Pilvitallennusjärjestelmät ovat usein käyttäjäystävällisiä. Työryhmän jäsenet voivat luoda kansioihin kansioita tiedostojen järjestämistä varten. Hakupalkkien avulla työntekijät voivat etsiä tiedostoja hetkessä. Sisäinen tekoäly ehdottaa nyt työntekijöille tiedostoja sen perusteella, minkä parissa he ja heidän tiimitoverinsa ovat viime aikoina tehneet töitä. Teams voi myös luoda ryhmäkansioita, jotta kukin työryhmän jäsen voi tarkastella ja käyttää avainasiakirjoja. Lisäksi ryhmän jäsenet voivat lisätä tiedostoja ryhmäkansioihin, kun ne ovat valmiita tarkasteltaviksi.
- Tiedostojen yhteiskäyttö. Työntekijät voivat muokata ja kommentoida asiakirjoja, laskentataulukoita ja muita tiedostoja yhdessä reaaliaikaisesti. Ei enää useiden versioiden lähettämistä asiakirjasta edestakaisin. Pilvitallennusjärjestelmässä on vain yksi asiakirja ja yksi totuuden lähde. Lisäksi tiedostojen omistajat voivat seurata muutoksia ja hylätä tarpeettomat muutokset.
- Varmuuskopioi tiedostot. Kun tiedostot on sijoitettu pilvitallennustilaan, kaikki organisaation jäsenet voivat olla rauhassa tietäen, että tärkeät tiedostot, tiedot ja tiedot varmuuskopioidaan.
- Suojaa tiedostot. Pilvitallennuspalveluihin sisältyy useita tiedostojen suojausominaisuuksia, kuten tiedostojen salaus, epäilyttävän toiminnan seuranta, lunnasohjelmien havaitseminen, virustarkistus ja salasanalla suojatut jakolinkit. Yhdessä nämä ominaisuudet suojaavat yritystiedostojasi verkkouhkilta.
Microsoft 365 Copilot
Säästä aikaa ja keskity tärkeimpiin asioihin Microsoft 365 yrityksille -palvelupaketin tekoälyn avulla.
Miksi pilvitallennus on välttämätön pienyrityksille?
Pienyritysten pilvitallennustila on erittäin tärkeää tuottavuuden ja tietosuojan kannalta. Tässä on joitakin etuja:
- Mahdollistaa etätyön. 70 prosenttia eri puolilla maailmaa ihmisistä työskentelee etänä vähintään kerran viikossa. Monet näistä ihmisistä työskentelevät pienyrityksille. Pienyritysten pilvitallennustilan avulla työryhmät voivat tallentaa, käyttää, jakaa ja käsitellä tiedostoja missä tahansa.
- Parantaa tuottavuutta. Pienyrityksillä ei ole aikaa hukattavaksi. Pilvitallennustila on luotettavaa ja aina käytettävissä. Sitä ei sammuteta päivityksiä varten, kuten paikallisia palvelimia. Yhteistyöominaisuudet ovat välttämättömiä etätyöryhmille. Reaaliaikaisen yhteismuokkauksen avulla työryhmän jäsenet voivat työskennellä aivan kuin he olisivat samassa huoneessa, vaikka he olisivatkin osavaltioita erillään.
- Pienentää kustannuksia. Pilvitallennustilalla on yleensä kiinteä kuukausimaksu työntekijää kohden välillä 5–15 Yhdysvaltain dollaria, ja se on usein osa tuottavuuspakettia. Vertaa tätä palvelimen ostamiseen, lisensointiin, isännöintiin, päivittämiseen ja ylläpitoon. Älä unohda, että sinun on suojattava palvelinta hakkereilta ja haittaohjelmahyökkäyksiltä.
- Tehostaa suojausta. 58 prosenttia kyberhyökkäyksistä pienyrityksille. Pienyritysten pilvipalvelut tarjoavat ratkaisun. Useimmilla niistä on vankat turvatoimet, jotka pysäyttävät pahantekijät. Näitä ovat esimerkiksi tiedostojen salaus, tunkeutumisen valvonta ja kaksiosainen todentaminen. Suosituimmat tallennusympäristöt tarjoavat jopa kiristysohjelmien tunnistuksen ja palautuksen. Pilvitallennustila tarjoaa enemmän mielenrauhaa kuin työpöydän tai paikallisen palvelimen tallennustila.
- Tarjoaa suojauksen. Vaikka pilvitallennus ei olekaan todellinen varmuuskopiointiratkaisu kaikille järjestelmille, se tekee erinomaista työtä varmuuskopioidessaan ja suojellessaan tärkeitä yritystietoja, kuten tiedostoja, taloustietoja ja jopa työntekijöiden ja asiakkaiden tietoja.
Miten arvioit pienyritysten pilvitallennustarpeita?
Pienyritysten pilvitallennustilan osalta on otettava huomioon muutama tärkeä tekijä, ennen kuin valitset palvelun. Sinun on ensin pohdittava, kuinka paljon tietoja sinulla on tällä hetkellä ja kuinka paljon odotat kasvavasi. Toiseksi kannattaa miettiä, kuinka monen henkilön on käytettävä pilvitallennusjärjestelmää säännöllisesti. Lopuksi kustannus on aina huomioitava, mutta onneksi markkinoilla on useita vaihtoehtoja.
Kun sinulla on nämä tiedot ja olet valmis valitsemaan palvelun, etsi sellainen , joka tarjoaa:
- Vahva suojaus. Etsi pilvitallennusta, jossa on salaus levossa ja siirron aikana, virustarkistus, versiohistoria ja valinnainen kaksiosainen todentamismenetelmäinen kirjautumisprosessi. Suojaus hakkereita ja haittaohjelmia vastaan on erittäin tärkeää. Tarkista lisäksi, että roolit ja käyttöoikeuksien hallinta varmistavat, että tiimin jäsenet näkevät vain heille tarkoitetut tiedostot.
- Yhteistyötyökaluja. Työntekijät voivat hyödyntää pilvitallennustilaa, jotta he voivat työskennellä toimistossa etäyhteyden kautta ja liikkeellä ollessaan puhelimillaan. Tallennuspalvelusi pitäisi tarjota tiedostojen jakaminen, reaaliaikainen yhteistyö ja sovellus, jonka avulla voit käyttää ja muokata tiedostoja missä tahansa.
- Helppokäyttöisyys. Pilvitallennuspalvelusi pitäisi olla helppokäyttöinen. Jos se ei ole intuitiivinen, työntekijät saattavat vastustaa sen käyttöä.
- Kustannustehokkuus. Useimmat palveluntarjoajat tarjoavat hinnoittelua, joka vaihtelee 5 ja 15 Yhdysvaltain dollarin välillä työntekijää kohti kuukaudessa. Tämä hinta sisältää yleensä paitsi pilvitallennustilan myös joukon sovelluksia, kuten sähköpostin, laskentaohjelmat, tekstinkäsittelyn, muistiinpanot ja chat- ja kokoussovellukset. Varmista, että otat nämä ominaisuudet huomioon arvioidessasi pienyritysten pilvipalveluja.
Pitäisikö sinun hankkia henkilökohtainen tai yrityksen pilvitallennustili?
Kun olet päättänyt pilvitallennustilan toimittajasta, edessäsi on toinen tärkeä kysymys: pitäisikö sinun hankkia henkilökohtainen vai yritystili?
Yritystili - kuten OneDrive - on parempi valinta. Nämä tilit tarjoavat lisäominaisuuksia, kuten:
- Järjestelmänvalvojan hallinta
- Parannetut yhteistyöominaisuudet
- Entistä parempi suojaus
- Lisätty tai rajoittamaton tallennustila
- Päivitetty tuki
Yritystili auttaa sinua varmasti saamaan kaiken irti pilvitallennustilasta ja varmistaa, että sinulla on tallennuskapasiteetti, skaalautuvuus ja ominaisuudet, joita tarvitaan yrityksesi tarpeiden täyttämiseen.
Tutustu muihin pienyritysten resursseihin
Paul Diamond on Microsoft OneDriven (kuluttajat ja pienyritykset) tuotemarkkinointipäällikkö. Hän on työskennellyt Amazonin, T-Mobilen, Grouponin ja Vistage Internationalin markkinoinnissa ja verkkokaupassa. Hän on myös toimittanut kirjat: Fishing's Greatest Misadventures, Surfing's Greatest Misadventures ja Cycling's Greatest Misadventures, jotka on julkaissut Casagrande Press.
Microsoft 365:n käytön aloittaminen
Tuttu Office ja yhteistyötä helpottavat työkalut, joilla työnteko on helpompaa sekä tehokkaampaa missä ja milloin vain.
Aiheeseen liittyvä sisältö
Yritysteknologia
Kuusi generatiivisen tekoälyn etua pienyrityksille
Liiketoiminnan tuottavuus
Tekoälyn käyttö tuottavuutta ja tehokkuutta varten työpaikalla
Yritysteknologia
Tekoäly ja tuottavuus: Näin työntekijän kokemusta voi parantaa tekoälytyökalujen avulla
Liiketoiminnan tuottavuus
Agile DevOps -opas pienille ja keskisuurille yrityksille
Liiketoiminnan tiedot ja ideat -palveluun ei sisälly ammattimaista vero- eikä rahoitusneuvontaa. Ota yhteys omaan vero- tai rahoitusneuvojaasi, jos haluat keskustella tilanteestasi.
Seuraa Microsoft 365:tä