This is the Trace Id: 3febd26e2f20f9df0d944076421d1b68
Siirry pääsisältöön Sisällönhallinta Digitaalinen resurssinhallinta Tiedostojen hallinta Yrityksen sisällönhallinta Sisällönhallinta suuressa mittakaavassa Tietojen säilytys Sisällönhallinnan yhteisökeskus Microsoft 365:n Copilot SharePoint Microsoft 365 -arkisto Microsoft 365 -varmuuskopio OneDrive Tuki Lisää Microsoft 365:tä
Nainen kirjoittaa älytaululle.
Johdanto

Tietojen säilytysstrategiat hallinnan tehostamiseksi

Varmista vaatimustenmukaisuus, suojaa kriittiset tiedot ja nopeuta palautumista tietojen menetyksen sattuessa. Opi hyödyntämään älykkäitä säilytyksen työkaluja koko organisaatiossasi.
Tutustu Microsoft 365 -arkistoon Tutustu Microsoft 365 -varmuuskopiointiin
Tietojen säilytys tarkoittaa kriittisten tietojen tallentamista määräajaksi, niiden suojaamista tietomurroilta sekä vaatimustenmukaisuuden ja liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamista.


Tietojen säilytys auttaa yrityksiä pysymään vaatimustenmukaisina, hallitsemaan riskejä ja toimimaan tehokkaasti. Se integroituu yrityksen sisällönhallintaan (ECM) ja asiakirjahallintajärjestelmään (DMS) optimoidakseen tietojen tallennuksen ja haun.
  • Määritä tietojen säilytysaika, jotta pysyt vaatimustenmukaisena ja vältät turhat tallennuskustannukset.
  • Hyödynnä ECM- ja DMS-järjestelmiä automatisoimaan tietojen hallintaa, jolloin säilytys ja haku sujuvat vaivattomasti.
  • Päivitä tietojen säilytysstrategioita säännöllisesti, jotta pysyt ajan tasalla uusista säädöksistä ja liiketoiminnan tarpeista.
  • Poista tiedot turvallisesti, kun niitä ei enää tarvita, suojaten näin arkaluonteisia tietoja ja vähentäen riskejä.
  • Kouluta henkilöstöä tietojen säilytyskäytännöistä, jotta jokainen ymmärtää roolinsa tietoturvan ja vaatimustenmukaisuuden varmistamisessa.
tausta
Tietojen säilytysten perusteet

Päätietojen säilytys

Suojaa tietosi

Pidä tiedot turvassa, vaatimustenmukaisina ja aina helposti saatavilla. 
Nainen istuu tuolilla ja käyttää kannettavaa tietokonetta.

Laadi selkeät käytännöt

Määritä, kuinka kauan tietoja säilytetään ja kuka voi käyttää, muokata tai poistaa niitä.
Mies istuu tuolilla ja käyttää kannettavaa tietokonetta

Tunne säilytysaika

Pysy vaatimustenmukaisena säilyttämällä tiedot lain edellyttämällä tavalla.
Nainen käyttää puhelinta

Arkistoi tiedot helppoa käyttöä varten

Tallenna käyttämättömät tiedot turvallisesti, valmiina tarkastuksia ja oikeudellisia tarpeita varten.
Mies käyttää kannettavaa tietokonetta

Poista luottavaisin mielin

Poista vanhentuneet tiedot turvallisesti tietoturvan varmistamiseksi.

Tietojen säilytyksen keskeiset näkökohdat

Tallenna tietosi älykkäästi, jotta varmistat paremman tietoturvan ja hallinnan


Tehokas tietojen säilytys on keskeinen osa organisaation tiedonhallintastrategiaa. Se takaa, että tiedot ovat suojattuja, säädösten mukaisia ja helposti saatavilla tarvittaessa.

Tietojen säilytyskäytäntö
Tietojen säilytyskäytäntö määrittelee, kuinka kauan tietoja säilytetään ja kuka voi käyttää, muokata tai poistaa niitä. Käytäntö sisältää metatietostandardit, hyväksymisprosessit ja määrittelee roolit esimerkiksi IT- ja vaatimustenmukaisuustiimeille. Käytäntöjen seuranta ja automatisointi varmistavat vaatimustenmukaisuuden ja vähentävät riskejä.

Tietojen säilytysaika
Säilytysaika määrittää, kuinka kauan tietoja on säilytettävä niiden arkaluonteisuuden ja lakisääteisten vaatimusten perusteella. Oikeiden säilytysaikojen määrittely auttaa yrityksiä pysymään vaatimustenmukaisina, hallitsemaan riskejä ja varmistamaan tärkeiden tietojen saatavuuden tarkastuksia ja oikeudellisia tarpeita varten.

Tietojen arkistointi
Tietojen arkistointi mahdollistaa tietojen pitkäaikaisen säilytyksen ja helpon haun. Keskitettyjen arkistojen, selkeän indeksoinnin ja metatietojen avulla organisaatiot pääsevät tehokkaasti käsiksi tietoihin valvontaa tai oikeudellisia tarpeita varten DMS- tai ECM-ratkaisujen avulla.

Tietojen hävittäminen
Säilytysajan päätyttyä tietojen turvallinen poisto varmistaa vanhentuneen sisällön luotettavan poistamisen. Varmuuskopioiden sovittaminen säilytyskäytäntöihin on olennaista, jotta arkaluonteisia tietoja ei säilytetä tarpeettoman pitkään ja vaatimustenmukaisuus sekä tietoturva säilyvät.
sininen taustakuva
Ratkaisut

Tietojen arkistointi- ja varmuuskopiointiratkaisut

Microsoft 365 tarjoaa kattavat ratkaisut tietojen suojaamiseen ja palautukseen, mukaan lukien pitkäaikainen arkistointi, varmuuskopiointi ja työkalut yhteistyöhön. 

Microsoft 365 -arkisto

Säilytä passiiviset tiedot SharePointissa kustannustehokkaan ja yhteensopivan kylmän tallennustilan avulla. Varmista vaatimustenmukaisuus samalla, kun pidät tietosi turvassa ja helposti saatavilla tulevaisuutta varten. 
Lue lisää

Microsoft 365 -varmuuskopio

Suojaa tietosi luotettavalla varmuuskopioratkaisulla, joka mahdollistaa nopean palautuksen ja varmistaa liiketoiminnan jatkuvuuden sekä kadonneiden tai vioittuneiden tietojen nopean palauttamisen. 
Lue lisää

Microsoft 365:n SharePoint

Jaa, hallitse ja löydä sisältö vaivattomasti SharePointin avulla, joka on integroitu Microsoft 365 -varmuuskopiointiin ja -arkistointiin varmistaen tietojesi tietoturvan ja saatavuuden. 
Lue lisää

Miksi tietojen säilytys on yrityksille tärkeää? 

Suojaa tietojesi tulevaisuus


Tietojen säilytys on keskeinen strategia vaatimustenmukaisuuden, tietoturvan ja toimintatehokkuuden varmistamiseksi. Selkeät säilytyskäytännöt auttavat yrityksiä pysymään suojattuna, palautumaan nopeasti ja hallitsemaan tietoja tehokkaasti.

Säädösten noudattaminen
Tietojen säilytys varmistaa, että organisaatiosi täyttää lakisääteiset vaatimukset, kuten HIPAA, GDPR ja SOX. Säilyttämällä tiedot määrätyn ajan ja tallentamalla ne turvallisesti pysyt vaatimustenmukaisena ja vältät kalliit seuraamukset.

Riskienhallinta ja tietosuoja
Oikeilla säilytysstrategioilla suojaudut tietojen menetykseltä, kiristyshaittaohjelmilta ja vahingossa tapahtuvilta poistoilta. Varmuuskopioratkaisut ja selkeät säilytysajat mahdollistavat nopean palautumisen häiriötilanteista pitäen tärkeät tiedot turvassa.

Tehokas sisällön tallennus ja haku
Selkeä säilytyskäytäntö tehostaa tiedon tallennusta, arkistointia ja hakua. Luokittelemalla tiedot ja määrittämällä säilytysajat säästät aikaa ja resursseja sekä varmistat nopean pääsyn olennaiseen sisältöön.

Parannettu sisällön hallinta
Selkeät tietojen säilytyskäytännöt lisäävät vastuullisuutta ja omistajuutta. Määritellyt roolit ja työnkulut takaavat johdonmukaisen hallinnan ja valvonnan, mikä parantaa tietoturvaa ja tehostaa toimintaa.

Tietojen säilytyksen vaatimustenmukaisuus

Täytä lakisääteiset vaatimukset ja suojaa liiketoimintasi
 

Vaatimustenmukaisuus on välttämätöntä, jotta tiedot tallennetaan, suojataan ja hävitetään asianmukaisesti. Säännökset määrittävät, kuinka kauan eri tietotyyppejä on säilytettävä, miten ne tulee suojata ja milloin ne on poistettava turvallisesti. Vaatimusten noudattamatta jättäminen voi johtaa sakkoihin, maineen menetykseen ja tietoturvariskeihin.

Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)
  • Soveltuu kaikille organisaatioille, jotka käsittelevät Euroopan unionin (EU) kansalaisten tietoja. 
  • Henkilötietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin alkuperäinen käyttötarkoitus sitä edellyttää. 
  • Organisaatioiden on määriteltävä ja dokumentoitava säilytysajat selkeässä käytännössä. 
  • Henkilötiedot on poistettava turvallisesti, kun niitä ei enää tarvita. 
California Consumer Privacy Act (CCPA) / California Privacy Rights Act (CPRA)
  • Koskee Kalifornian osavaltion lakia. 
  • Organisaatioiden on ilmoitettava tietojen säilytyskäytännöistään ja kerättävien henkilötietojen luokista. 
  • Kuluttajilla on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista. 
  • Organisaatioiden on toteutettava poistopyynnöt määräajassa. 
Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)
  • Koskee Yhdysvaltain liittovaltion lakia. 
  • Terveydenhuollon organisaatioiden on säilytettävä potilastiedot ja henkilötiedot (PHI) vähintään kuusi vuotta. 
  • PHI-tiedot on hävitettävä turvallisesti, kun niitä ei enää tarvita. 
Sarbanes-Oxley-laki (SOX)
  • Koskee Yhdysvaltain liittovaltion lakia. 
  • Julkisten yhtiöiden on säilytettävä talous- ja kirjanpitotiedot vähintään seitsemän vuotta. 
  • Tiedot on hävitettävä turvallisesti säilytysajan päätyttyä.
Federal Trade Commission (FTC) Act
  • Koskee Yhdysvaltain liittovaltion lakia. 
  • Tietoja on säilytettävä "kohtuullisen ajan" tarkoituksen täyttämiseksi. 
  • Tiedot on hävitettävä turvallisesti, kun niitä ei enää tarvita.
Graham-Leach-Bliley -säädös (GLBA)
  • Koskee Yhdysvaltain liittovaltion lakia. 
  • Rahoituslaitosten on säilytettävä tiedot (kuten asiakastiedot) vähintään viisi vuotta. 
  • Laitosten on varmistettava asiakastietojen turvallinen hävittäminen, kun niitä ei enää tarvita.
Occupational Safety and Health Administration (OSHA)
  • Koskee Yhdysvaltain liittovaltion lakia. 
  • Tietueiden tulee sisältää työntekijätiedot, tapahtuman tyyppi sekä annettu hoito. 
  • Työnantajien on säilytettävä työpaikan tapaturma- ja sairaustapauksia koskevat tiedot vähintään viiden vuoden ajan. 
  • Altistumistiedot vaarallisille aineille (kuten asbestille tai lyijylle) on säilytettävä 30 vuotta.
Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA)
  • Soveltuu Kanadan yksityiselle sektorille, lukuun ottamatta maakuntia, joissa on vastaavat säädökset. 
  • Henkilöillä on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa sekä pyytää niiden korjaamista. 
  • Henkilötietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin niiden keräämisen tarkoitus edellyttää. 
  • Organisaatioiden tulee laatia selkeät säilytyskäytännöt ja poistaa henkilötiedot turvallisesti, kun niitä ei enää tarvita.
 

Laadi oma tietojen säilytyskäytäntö

  1. Aloita tietojen kartoituksella
    Tunnista ja luokittele tiedot tyypin ja arkaluonteisuuden perusteella.
  2. Määritä säilytysajat
    Varmista vaatimustenmukaisuus (esim. HIPAA tai GDPR) ja erottele lyhyen ja pitkän aikavälin tarpeet.
  3. Aseta säännöt sekä tallennukselle että hävittämiselle
    Määrittele turvalliset tallennus-, arkistointi- ja poistomenettelyt.
  4. Määritä vastuut
    Selkeytä omistajuus ja vastuut eri tiimien välillä.
  5. Kouluta ja automatisoi
    Kouluta tiimejä ja automatisoi käytäntöjen noudattaminen, kuten hälytykset ja aikataulutetut poistot.
  6. Seuraa ja paranna suorituskykyä
    Tarkasta ja päivitä käytäntöjä säännöllisesti säädösten ja tarpeiden muuttuessa.
sininen taustakuva
Säilytyskäytäntö

Näin luot ja otat käyttöön tietojen säilytyskäytännön

Vahvan tietojen säilytyskäytännön käyttöönotto on ratkaisevaa vaatimustenmukaisuuden ja tietoturvan varmistamiseksi. Noudata näitä ohjeita, jotta organisaatiosi hallitsee tietojen säilytyksen, tallennuksen ja hävittämisen vähentäen riskejä ja täyttäen lakisääteiset vaatimukset.

Vaihe 1: Kartoitus olemassa olevista tiedoista

Tunnista organisaatiosi hallussa olevat tiedot ja luokittele ne tyypin ja arkaluonteisuuden mukaan. Tämä auttaa priorisoimaan tietojen säilyttämistä ja varmistamaan säädösten noudattamisen.

Vaihe 2: Määritä säilytysajat

Määritä säilytysajat lakisääteisten vaatimusten (kuten HIPAA, SOX ja GDPR) mukaisesti. Määrittele selkeästi lyhyen ja pitkän aikavälin tarpeet, jotta vältetään tarpeeton tietojen säilytys. 

Vaihe 3: Määritä tallennus-, arkistointi- ja hävitysmenettelyt

Määritä turvalliset menetelmät tietojen tallentamiseen, arkistointiin ja poistamiseen. Varmista, että varmuuskopiointijärjestelmät tukevat poistokäytäntöjä arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi. 

Vaihe 4: Roolien ja vastuiden määrittely

Määritä selkeästi, kuka vastaa tietojen säilytysprosessista IT-, vaatimustenmukaisuus- ja liiketoimintatiimien kesken. Määritä vastuuhenkilöt käytäntöjen noudattamisen varmistamiseksi.

Vaihe 5: Tiimien koulutus ja työnkulkujen integrointi

Kouluta tiimejä tietojen luokittelussa, tallennuksessa ja poistamisessa. Automatisoi käytäntöjen noudattaminen hälytysten ja aikataulutettujen poistojen avulla, jotta voit varmistaa johdonmukaisuuden. 

Vaihe 6: Seuranta, arviointi ja kehittäminen

Tee säännöllisiä tarkastuksia ja päivityksiä, jotta käytännöt pysyvät ajan tasalla uusien säädösten kanssa. Päivitä käytännöt tarpeen mukaan vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi.

Vahvan tietojen säilytysstrategian rakentaminen parempaa hallintaa varten

Määritä säännöt, jotka suojaavat tietojasi


Vahva tietojen säilytysstrategia on tärkeä vaatimustenmukaisuuden, liiketoiminnan jatkuvuuden, riskien vähentämisen ja kustannussäästöjen varmistamiseksi. Selkeiden käytäntöjen ja luotettavien järjestelmien avulla organisaatiot voivat hallita tietoja tehokkaasti, varmistaa vaatimustenmukaisuuden ja minimoida operatiiviset riskit.


Miksi vahvojen tietojen säilytyskäytäntöjen käyttöönotto on tärkeää
  • Vaatimustenmukaisuus – takaa säädösten, kuten HIPAA:n, GDPR:n ja SOX:n, noudattamisen. 
  • Liiketoiminnan jatkuvuus – suojaa kriittiset tiedot ja varmistaa toimintojen sujuvuuden häiriötilanteissa. 
  • Riskien vähentäminen – pienentää tietomurtojen ja tietojen menetyksen riskiä. 
  • Kustannussäästöt – auttaa välttämään turhat tallennus- ja käsittelykulut.
Tietojen säilytysstrategian keskeiset osa-alueet
  • Selkeät käytännöt – määrittele, kuinka kauan tietoja säilytetään, kuka niitä hallinnoi ja miten ne suojataan. 
  • Hallinta – rakenna prosessit käyttöoikeuksien hallintaan, valvontaan ja vastuullisuuteen. 
  • Turvallinen tallennus ja arkistointi – suojaa tiedot luotettavilla ja vaatimustenmukaisilla menetelmillä. 
  • Luotettavat varmuuskopiointistrategiat – varmista nopea tiedon palautus katoamisen tai vioittumisen sattuessa.
Säädösten muuttuessa yritysten on päivitettävä tietojen säilytyskäytännöt säännöllisesti, jotta ne voivat hallita tietoja laajassa mittakaavassa ja pysyä vaatimustenmukaisena. Ennakoiva ote takaa, että strategiasi pysyy tehokkaana ja lain vaatimusten mukaisena.

Resurssit

Kannettavaa tietokonetta käyttävä nainen.
Tietosäilö

Säilytä käyttämättömät tiedot SharePointissa

Varmista, että tietosi ovat turvassa, helposti saatavilla ja säädösten mukaisia, samalla kun minimoit kustannukset.
  • Kustannustehokas kylmäsäilytys käyttämättömille tiedoille
  • Säädösten noudattaminen
  • Helppo pääsy valvontaa ja oikeustoimiin liittyvää säilytystä varten
Lue lisää
Mies ja nainen keskustelevat käyttäen kannettavaa tietokonetta.
Ratkaisu

Sisällönhallintaratkaisut

Saat kattavat sisällönhallintaratkaisut liiketoimintatietojen järjestämiseen, tallentamiseen ja suojaamiseen.
Lue lisää
Mies ja nainen katsovat tablettia.
Blogi

Digitaalinen resurssinhallinta

Opi, miten digitaalinen resurssinhallinta auttaa yritystäsi tallentamaan ja järjestämään arvokasta sisältöä entistä tehokkaammin.
Lue blogia
Mies ostoslistan kanssa
Blogi

Pilvitallennus pienyrityksille

Tutustu pilvitallennuksen parhaisiin käytäntöihin, jotka auttavat pienyrityksiä säästämään kustannuksissa ja kasvamaan tehokkaasti.
Lue blogia
Kaksi miestä keskustelee.
Blogi

Suuryritysten tiedonhallinta

Opi keskeiset tiedonhallinnan käsitteet ja käytännöt, jotka auttavat suojaamaan ja hallitsemaan yrityksen tietoja tehokkaasti.
Lue blogia
Takaisin LISÄRESURSSIT-osioon

Usein kysytyt kysymykset

  • Tietojen säilytyskäytäntö on joukko sääntöjä ja ohjeita, jotka määrittävät, kuinka kauan organisaatio säilyttää tietoja, miten ne tallennetaan sekä milloin ne poistetaan tai arkistoidaan. Käytäntö varmistaa, että organisaatio täyttää lakisääteiset vaatimukset ja hallinnoi tietoja tehokkaasti säilyttämällä vain tarpeelliset tiedot sekä poistamalla vanhentuneen tai tarpeettoman sisällön turvallisesti.
  • Kun tiedot saavuttavat säilytysajan päätepisteen, ne tulee poistaa turvallisesti tai arkistoida. Turvallinen poisto estää arkaluonteisten tietojen pääsyn ulkopuolisille, kun taas arkistointi säilyttää tiedot vaatimustenmukaisuutta tai tulevaa tarvetta varten. Säännölliset auditoinnit ja automaattiset järjestelmät tukevat näiden käytäntöjen noudattamista ja varmistavat, ettei tietoja säilytetä tarpeettomasti.
  • Näin otat tietojen säilytyskäytännöt käyttöön lakisääteisen vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi:

    1. Nykyisten tietojen kartoittaminen – tunnista ja luokittele tiedot tyypin ja arkaluonteisuuden perusteella.
    2. Määritä säilytysajat – sovita ne voimassa oleviin säädöksiin, kuten HIPAA, GDPR tai SOX.
    3. Laadi tallennus- ja poistomenettelyt – määritä turvalliset tallennustavat, arkistointiprosessit ja poistokäytännöt. 
    4. Määritä roolit ja vastuut – selkeytä omistajuus IT-, vaatimustenmukaisuus- ja liiketoimintatiimien kesken.
    5. Tee säännöllisiä tarkistuksia – auditoi ja päivitä käytännöt säännöllisesti, jotta ne pysyvät ajan tasalla muuttuvien säädösten kanssa.
  • Sisällönhallinta tarkoittaa käytäntöjä ja prosesseja, jotka ohjaavat, miten organisaatiossa hallitaan, käytetään, tallennetaan ja poistetaan tietoja ja sisältöä. Se varmistaa, että sisältö on suojattua, säädösten mukaista ja saatavilla tarvittaessa. Hyvä hallinta edellyttää selkeitä rooleja, vastuita ja työnkulkuja tietojen turvalliseen hallintaan.
  • Sisällön varmuuskopiointi tarkoittaa tietojen kopioimista ja tallentamista, jotta ne voidaan palauttaa katoamisen tai vioittumisen varalta. Varmuuskopiointistrategiat takaavat, että tärkeä sisältö voidaan palauttaa järjestelmävirheiden, kyberhyökkäysten, kuten kiristyshaittaohjelmien, tai vahingossa tapahtuneen poistamisen jälkeen. Se on olennainen osa tietojen säilytysstrategioita liiketoiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi. 
  • Sisällön arkistointi tarkoittaa passiivisten tai vanhempien tietojen tallentamista, joita ei enää aktiivisesti käytetä, mutta jotka on säilytettävä vaatimustenmukaisuuden, lakisääteisten tai historiallisten syiden vuoksi. Arkistointi varmistaa, että tiedot tallennetaan turvallisesti ja ovat saatavilla tarkastuksia tai oikeustoimiin liittyvää säilytystä varten, ilman että ne vievät tarpeetonta tilaa aktiivisissa järjestelmissä. Se toteutetaan usein turvallisilla ja vaatimustenmukaisilla tallennusratkaisuilla, kuten SharePointilla tai pilvipohjaisilla alustoilla.

Seuraa Microsoft 365:tä

Surface Pro Surface Laptop Tutustu Copilotiin Microsoft 365 Tutustu Microsoftin tuotteisiin Windows 11 -sovellukset Tiliprofiili Latauskeskus Microsoft Storen tuki Palautukset Tilausseuranta Kierrätys Kaupalliset takuut Microsoft Education Laitteet opetukseen Microsoft Teams for Education Microsoft 365 Education Office Education Educator-koulutus ja -kehitys Tarjoukset opiskelijoille ja vanhemmille Azure opiskelijoille
Microsoftin tekoäly Microsoft Security Azure Dynamics 365 Microsoft 365 Microsoft Copilot Microsoft Teams Pienyritykset Microsoft-kehittäjät Microsoft Learn Marketplacen tekoälysovellusten tuki Microsoft Tech Community Microsoft Marketplace Microsoft Power Platform Ohjelmistoyritykset Visual Studio Työpaikat Tietoja Microsoftista Yritysuutiset Microsoftin tietosuoja Sijoittajat
Suomi (Suomi) Kuluttajien terveystietojen tietosuoja Ota yhteyttä Microsoftiin Tietosuoja Hallitse evästeitä Käyttöluvat Tavaramerkit Tietoja mainoksista EU Compliance DoCs