Mies istuu pöydän ääressä ja käyttää kannettavaa tietokonetta.

Mitä säädösten noudattaminen tarkoittaa?

Lue, miten tehokas säädöstenmukaisuusstrategia auttaa vähentämään taloudellisia seuraamuksia, oikeudellisia riskejä ja maineelle aiheutuvaa haittaa—ja samalla parantamaan luotettavuutta ja kilpailuetua markkinoilla.

Tutustu säädösten noudattamisen ratkaisuihin

Säädösten noudattamisen määritelmä

Säädösten noudattaminen tarkoittaa organisaation lakien, asetusten, ohjeiden ja liiketoimintaan liittyvien vaatimusten noudattamista.

Nämä säädökset toimivat sekä oikeudellisina velvoitteina että kehyksinä paremmalle riskienhallinnalle. Vaikutusalue on laaja, ja se koskee useita alueita, joihin kuuluvat:

Tietosuoja ja yksityisyys.
Kyberturvallisuus ja tietoturva.
Vastuullinen tekoäly ja algoritminen hallinta.
Taloudellinen eheys ja raportointi.
Ympäristö, yhteisö ja hallinto (ESG).
Työturvallisuus ja työolot.
Eettinen liiketoiminta ja korruption vastaisuus.
Toimitusketjun ja kaupan vaatimustenmukaisuus.

Keskeiset huomiot

Strateginen säädösten noudattaminen vähentää taloudellisia seuraamuksia, oikeudellisia riskejä ja mainehaittoja samalla, kun asiakasluottamusta ja toiminnallista joustavuutta kasvatetaan.
Organisaatioilla on useita vaatimustenmukaisuuskehyksiä eri lainkäyttöalueilla, mikä edellyttää koordinoituja hallintostrategioita erillisten lähestymistapojen sijaan.
Teknologiat, kuten tekoäly ja automaatio, muuttavat säädösten noudattamisen hallintaa auttaen organisaatioita sopeutumaan muuttuviin säädöksiin tehokkaammin.

Sääntelykehykset eri puolilla maailmaa

Tietoturvan ja tietosuojan maailmanlaajuinen sääntely-ympäristö on päällekkäisten lakien tilkkutäkki, jossa eri alueet laativat kehyksiä, jotka vastaavat niiden ainutlaatuisia prioriteetteja ja lähestymistapoja. Monikansalliset organisaatiot ovat monien – elleivät kaikkien – näiden säädösten alaisia.

Alla on yleiskatsaus tärkeimpiin säädöksiin, mutta se ei ole kattava luettelo. Jos haluat välttää yllättävät maksut, oikeudelliset ongelmat tai mainehaitat, varmista, että ymmärrät kaikki säädökset, jotka koskevat organisaatiosi tietosuojaa.

Yhdysvallat
Yhdysvallat käyttää alakohtaista lähestymistapaa tietosääntelyssä, ja useat keskeiset kehykset käsittelevät tiettyjä toimialoja ja tietotyyppejä:

Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) asettaa standardit arkaluonteisen potilastiedon suojaamiseksi, vaatimalla kattavilta tahoilta fyysisiä, verkon ja prosessien turvatoimia.

CMMC (Cybersecurity Maturity Model Certification)
Pakollinen puolustusalan urakoitsijoille, jotka työskentelevät Yhdysvaltain puolustusministeriön (DoD) kanssa. CMMC varmistaa NIST 800-171 -vaatimusten noudattamisen ja edellyttää kyberturvakäytäntöjä tietojen arkaluonteisuuden mukaan.

California Consumer Privacy Act (CCPA) antaa Kalifornian asukkaille erityisiä oikeuksia henkilötietoihinsa, mukaan lukien oikeuden tietää, mitä tietoja kerätään, ja pyytää niiden poistamista.

Sarbanes-Oxley Act (SOX) edellyttää tiukkoja taloudellisia ilmoitusvaatimuksia julkisilta yhtiöiltä, mukaan lukien taloustietojen asianmukainen hallinta ja suojaus.

NIST Cybersecurity Framework (CSF) tarjoaa yksityisen sektorin organisaatioille vapaaehtoisia ohjeita, joiden avulla ne voivat arvioida ja parantaa kykyään estää kyberhyökkäyksiä sekä reagoida niihin.

Euroopan unioni
EU on ottanut kattavamman lähestymistavan tietosuojaan kuin Yhdysvallat, laajojen säädösten avulla:

Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR): koskee organisaatioita, jotka käsittelevät EU-kansalaisten tietoja – riippumatta yrityksen sijainnista. Se asettaa tiukat vaatimukset tietojenkäsittelylle ja merkittävät seuraamukset noudattamatta jättämisestä.

Euroopan unionin tekoälyasetus: asettaa säännöt tekoälyn kehittämiselle ja käyttöönotolle varmistaen, että järjestelmät ovat turvallisia, läpinäkyviä ja kunnioittavat perusoikeuksia.

NIS2-direktiivi (verkko- ja tietoturvadirektiivi)
Vahvistaa kyberturvariskien hallintaa ja raportointivelvoitteita kriittisillä ja keskeisillä aloilla (esim. terveydenhuolto, energia, pankkitoiminta, ICT-palveluntarjoajat).

DORA (Digital Operational Resilience Act)
Kohdistuu rahoituspalvelualaan ja vaatii yrityksiä varmistamaan vahvan toimintavarmuuden ja ICT-riskien hallinnan – mukaan lukien kolmansien osapuolten palveluntarjoajien valvonta.

Maailmanlaajuiset standardit
Useat kehykset ylittävät maantieteelliset rajat ja niitä tulisi noudattaa kaikissa kansainvälisesti toimivissa yrityksissä.

ISO/IEC 42001 – Tekoälyn hallintajärjestelmän standardi
Ensimmäinen kansainvälinen standardi vastuullisen tekoälyn hallintaan, joka tarjoaa kehyksen tekoälyriskeille, läpinäkyvyydelle, oikeudenmukaisuudelle ja vastuullisuudelle.

Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS): koskee kaikkia tahoja, jotka käsittelevät luottokorttitietoja, ja asettaa vaatimukset turvalliselle maksutapahtumien käsittelylle.

ISO/IEC 27001: tarjoaa kansainvälisen standardin tietoturvan hallintajärjestelmille, auttaen kaikenlaisia organisaatioita toteuttamaan kattavia turvatoimia.

System and Organization Controls (SOC 2): American Institute of CPA:n (AICPA) kehittämä kehys, joka on saanut kansainvälistä tunnustusta palveluorganisaatioiden standardina, esittelee tietoturvaan, käytettävyyteen, käsittelyn eheyteen, luottamuksellisuuteen ja tietosuojaan liittyviä hallintatoimiaan. Vaikka SOC 2 -vaatimukset ovat lähtöisin Yhdysvalloista, ne ovat yleistyneet globaaliksi liiketoiminnan vaatimukseksi.

Säädösten noudattaminen ei ole vain tärkeää – se on korvaamatonta

Noudattaminen ei ole pelkkä muodollisuus, vaan tehokkaat noudattamisohjelmat tuovat merkittävää arvoa monilla organisaation osa-alueilla.

Lailliset velvoitteet
Lakiasioiden näkökulmasta sääntelyn noudattaminen on tietenkin pakollista. Kansalliset ja kansainväliset säädökset sekä toimialakohtaiset kehykset asettavat selkeät oikeudelliset velvoitteet arkaluonteisten tietojen käsittelylle. Noudattamatta jättäminen voi johtaa sääntelytoimiin, jotka vaihtelevat varoituksista merkittäviin taloudellisiin seuraamuksiin.

Kilpailuetu
Aikana, jolloin tietomurrot ovat uutisissa, vahvat vaatimustenmukaisuuskäytännöt luovat luottamusta asiakkaisiin, kumppaneihin ja sidosryhmiin. Tämä luottamus näkyy konkreettisina liiketoimintahyötyinä: asiakkaat jakavat tietoja helpommin, kumppanit haluavat tehdä yhteistyötä ja sijoittajat luottavat tulevaan menestykseen. Organisaatiot, jotka menestyvät sääntelyn noudattamisessa, voivat erottautua markkinoilla korostamalla vahvoja tietosuojahankkeitaan myyntivalttina.

Kun yritykset ja kuluttajat ovat yhä enemmän huolissaan tietosuojasta ja tietoturvasta, onnistuneen yhteensopivuuden osoittamisesta voi tulla tekijä, joka voi vaikuttaa ostopäätöksiin. Tämä strateginen asema muuttaa noudattamisen kustannuskeskeisyydestä tulonlähteeksi – erityisesti tiukasti säännellyillä aloilla, joissa asiakkaat etsivät aktiivisesti kumppaneita, joilla on todistetut vaatimustenmukaisuuden todistukset.

Toiminnallinen tehokkuus
Vaikka noudattamistoimenpiteiden toteuttaminen vaatii investointeja, prosessit johtavat usein parempiin toimintatapoihin. Vaatimustenmukaisuuskehykset kannustavat organisaatioita dokumentoimaan menettelytapoja, selventämään rooleja, luomaan yhdenmukaisia standardeja ja ottamaan käyttöön riskejä pienentävät hallintatoimet.

Säädösten noudattamisen edellyttämät toimet osoittavat usein tehottomuutta ja haavoittuvuuksia, joita ei muutoin korjata. Kun tarkastellaan järjestelmällisesti, miten tiedot virtaavat organisaatiossasi, saadaan näkyvyyttä toimintoihin, jotka voivat johtaa parannuksiin pelkän noudattamisen sijaan, mikä tekee siitä strategisen edun eikä pelkkää taakkaa.

Mitä tapahtuu, jos organisaatiosi ei ole vaatimusten mukainen?

Säädösten noudattamisen vaatimukset eivät ole koskaan olleet korkeammat. Kun organisaatiot keräävät, käsittelevät ja tallentavat yhä enemmän arkaluonteisia tietoja, seuraamukset tietojen riittämättömästä suojaamisesta kasvavat.

Taloudelliset seuraamukset
Sääntelyviranomaiset ympäri maailmaa ovat osoittaneet olevansa valmiita määräämään huomattavia sakkoja rikkomuksista.

Oikeudelliset riskit
Vaatimustenmukaisuuden laiminlyönnit aiheuttavat usein oikeusjuttuja, jotka ulottuvat lakisääteistä vaatimustenmukaisuutta pidemmälle, aiheuttavat lisää taloudellisia riskejä ja kuluttavat merkittävästi organisaation resursseja.

Mainehaitat
Maineen menetystä voi olla vaikea mitata, mutta seuraukset voivat olla tuhoisia. Kun vaatimustenmukaisuuden puutteet tulevat julkisiksi (erityisesti kuluttajatietojen tietomurtojen yhteydessä) luottamuksen heikkenemisellä voi olla pitkäaikaisia vaikutuksia. Asiakkaat voivat siirtyä kilpailijoiden palveluihin, kumppanit voivat harkita uudelleen yhteistyötä, ja luottamuksen rakentaminen vaatii usein vuosien osoitettua sitoutumista.

Toiminnalliset häiriöt
Sääntelyviranomaiset voivat asettaa rajoituksia liiketoiminnan harjoittamiselle, vaatia laajoja korjaustoimia tai määrätä jatkuvaa valvontaa, joka rajoittaa toiminnan joustavuutta. Nämä toimet vievät resursseja pois strategisista hankkeista ja ohjaavat ne vaatimustenmukaisuuden palauttamiseen.

Vaikutus uraan
Johtoryhmälle vaatimustenmukaisuuden laiminlyönnin seuraukset voivat olla henkilökohtaisia. Hallituksen jäsenet ja johtajat joutuvat tiukan tarkastelun kohteeksi vaatimustenmukaisuuden puutteiden vuoksi, mikä voi vahingoittaa heidän ammatillista mainettaan ja urakehitystään.

Nämä seuraukset yhdessä muodostavat vahvan perusteen ennakoivalle vaatimustenmukaisuudelle. On parempi käsitellä vaatimustenmukaisuuteen liittyvät ongelmat nyt kuin liian myöhään, jotta negatiivisten vaikutusten ketjua voidaan välttää.

Yleiset haasteet

Säädösten noudattaminen ei ole aina helppoa

Säädösten muutokset, toiminnan tehottomuus, kustannusten nousu—nämä ovat vain joitakin vaatimustenmukaisuuden haasteista.

Monimuotoiset sääntely-ympäristöt

Eri alueet ja maat soveltavat säädöksiä erilaisin vaatimuksin, valvontamenetelmin ja seuraamuksin. Monikansallisille yrityksille tämä tarkoittaa vaatimustenmukaisuuden ohjelmien kehittämistä, jotka täyttävät samanaikaisesti useita (joskus ristiriitaisia) sääntelykehyksiä.

Turvallisuuden ja säädösten noudattamisen tasapaino

Vaikka säädösten vaatimukset asettavat perustason turvallisuusodotukset, pelkkä minimivaatimusten täyttäminen ei välttämättä tarjoa riittävää suojaa kehittyviä uhkia vastaan. Vaatimustenmukaisuuden johtajat joutuvat usein tasapainoilemaan vahvojen turvallisuustoimien toteuttamisen ja sääntelyvaatimusten täyttämisen välillä.

Resurssirajoitukset

Laaja-alaisen vaatimustenmukaisuuden ohjelman rakentaminen vaatii erikoisosaamista, omistautuneita työntekijöitä ja teknologisia investointeja, jotka voivat rasittaa käytettävissä olevia resursseja. Sääntelyvaatimusten täyttäminen näissä rajoissa edellyttää luovia ratkaisuja, erityisesti pienemmille yrityksille.

Kehittyvät säädökset

Teknologian kehittyessä ja tietosuojan odotusten muuttuessa sääntelykehykset kehittyvät jatkuvasti vastauksena. Uusia säädöksiä syntyy, olemassa olevia tarkistetaan ja tulkinnat kehittyvät valvontatoimien kautta. Organisaatioiden on oltava valppaita ja ketteriä, jotta ne pysyvät mukana.

Sisäiset siilot

Siiloja syntyy helposti hajanaisista järjestelmistä ja prosesseista, jotka ovat kehittyneet ajan myötä. Näiden siilojen purkaminen ja yhtenäisten vaatimustenmukaisuuden ohjelmien toteuttaminen on merkittävä haaste, joka ulottuu teknisistä näkökohdista yrityskulttuuriin ja hallintoon.

Siirtyminen etätyöhön

Hybridi- ja etätyömallit vaikeuttavat vaatimustenmukaisuutta, kun hajautetut tiimit toimivat useissa lainkäyttöalueissa, joissa on erilaiset säädökset. Kotiverkot, henkilökohtaiset laitteet ja vaihtelevat fyysiset tietoturvaolosuhteet luovat myös epätasaisia suojaustasoja arkaluonteiselle tiedolle.

Tehokas säädösten noudattamisen strategia on ratkaiseva

Tehokkaan säädösten noudattamisen toteuttaminen edellyttää strategista lähestymistapaa, joka vaatii kestävien ja joustavien ohjelmien luomista. Parhaiden käytäntöjen noudattaminen auttaa tietoturvan ja vaatimustenmukaisuuden johtajia rakentamaan ohjelmia, jotka eivät ainoastaan täytä sääntelyvaatimuksia vaan myös vahvistavat organisaatioita.

Ota käyttöön riskiperusteinen lähestymistapa
Sen sijaan, että kaikki vaatimukset käsiteltäisiin samalla prioriteetilla, arvioi oma riskiprofiilisi ja tunnista alueet, jotka vaativat eniten huomiota. Aloita kattavilla riskinarvioinneilla, jotka arvioivat erilaisten vaatimustenmukaisuuden puutteiden todennäköisyyttä ja vaikutuksia, jotta voit kohdentaa resursseja tehokkaammin.

Rakenna säädösten noudattamiseen keskittyvä kulttuuri
Vaatimustenmukaisuuskulttuurin rakentaminen vaatii johdon sitoutumista ja johdonmukaista viestintää. Johtajien tulisi näkyvästi tukea vaatimustenmukaisuushankkeita sekä tunnistaa ja palkita vaatimustenmukaisia toimintatapoja. On tärkeää perustaa avoimet viestintäkanavat vaatimustenmukaisuuskysymyksille ja huolille, ottaa käyttöön rangaistukseton ilmoitusjärjestelmä mahdollisille rikkomuksille ja juhlistaa vaatimustenmukaisuuden onnistumisia julkisesti. Kun rikkomuksia tapahtuu, käytä niitä organisaation oppimismahdollisuuksina.

Nämä käytännöt auttavat muuttamaan säädösten noudattamisen velvollisuudesta jaetuksi organisaatioarvoksi. Jos haluat muuntaa yhteensopivuuden organisaationlaajuiseksi vastuuksi, tee muutakin kuin vuosittaisia tarkistuksia, jotta työntekijät saavat aidon käsityksen siitä, miten vaatimustenmukaisuus liittyy heidän päivittäiseen toimintaansa. Säännöllisten, roolikohtaisten koulutusten avulla työntekijät ymmärtävät paitsi henkilökohtaiset vastuunsa myös vaatimusten taustalla olevat syyt.

Hyödynnä uutta teknologiaa
Edistyneet vaatimustenmukaisuustyökalut tarjoavat nyt mahdollisuuksia automaattiseen valvontaan, keskitettyyn politiikan hallintaan ja reaaliaikaiseen raportointiin. Erityisen huomionarvoista on generatiivisen tekoälyn nousu säädöstenmukaisuusratkaisuissa, jotka analysoivat säädöstekstiä, tunnistavat asianmukaiset vaatimukset ja ehdottavat käyttöönottotapoja, jotka on räätälöity tiettyihin organisaatiokontekstiin.

Pidä säädösten noudattaminen kunnossa dokumentaation avulla
Luo kattavat tiedot käytännöistä, menettelyistä, valvontatoimista ja vaatimustenmukaisuuden toimenpiteistä auditointiketjun luomiseksi, joka todistaa huolellisuuden ja tukee vastauksia sääntelykyselyihin. Tämän dokumentaation tulee olla sekä kattavaa että helposti saatavilla, toimien sekä henkilöstön ohjeena että todisteena tarkastajille.

Tukeudu säädösten noudattamisen kypsyysmalleihin
Vaatimustenmukaisuuden kypsyysmallit ovat viitekehyksiä, jotka tarjoavat arvokasta ohjausta organisaation vaatimustenmukaisuuden kyvykkyyksien arviointiin ja kehittämiseen. Mallien, kuten Capability Maturity Model Integration (CMMI) ja Open Compliance and Ethics Group (OCEG) -viitekehyksen, avulla organisaatiot voivat arvioida nykytilaa hallinnon, riskinarvioinnin, valvontatoimien ja seurannan osalta. Kun tunnistat asemasi näillä kypsyysasteikoilla (yleensä ad hocista optimoituun), voit kehittää kohdennettuja toteutussuunnitelmia vaatimustenmukaisuusominaisuuksien kehittämiseksi strategisesti ja mitattavissa olevalla tavalla.

Säännöllisten tarkastelujaksojen perustaminen auttaa vaatimustenmukaisuuden ohjelmia kehittymään sekä säädösten että organisaation mukana. Jaksoittaiset arvioinnit tunnistavat puutteet, arvioivat olemassa olevien valvontatoimien tehokkuuden ja ottavat opit mukaan tapahtumista ja läheltä piti -tilanteista, luoden jatkuvan parantamisen kierteen, joka vahvistaa vaatimustenmukaisuuden asemaa ajan myötä.

Nousevat trendit säädösten noudattamisessa

Sääntelyvaatimustenmukaisuuden maisemaa muokkaavat teknologinen innovaatio, muuttuvat tietosuojan odotukset ja nousevat riskit. Eteenpäin katsoville tietoturvan ja vaatimustenmukaisuuden johtajille näiden trendien ymmärtäminen mahdollistaa ennakoivammat lähestymistavat vaatimustenmukaisuuden hallintaan.

Sääntelyn lisääntyminen
Seuraamalla GDPR:n polkua alueet ympäri maailmaa kehittävät omia sääntelykehyksiään erilaisine vaatimuksineen ja valvontamenetelmineen. Tämä luo haasteita monikansallisille organisaatioille, jotka joutuvat navigoimaan päällekkäisten ja joskus ristiriitaisten vaatimusten välillä.

Tietosijaintivaatimukset
Yhä useammat hallitukset määräävät, että tietyt tietotyypit on säilytettävä kansallisten rajojen sisällä, mikä heijastaa kasvavia huolia rajat ylittävistä tietovirroista ja niiden vaikutuksista kansalliseen turvallisuuteen ja taloudelliseen kilpailukykyyn. Organisaatiot tarvitsevat kehittyneempiä tietojen luokittelu- ja tallennusstrategioita.

Tekoälypohjainen vaatimustenmukaisuus
Tekoäly ja koneoppiminen mullistavat vaatimustenmukaisuuden hallinnan automatisoidun valvonnan, sääntelymuutosten havaitsemisen ja ennakoivan vaatimustenmukaisuusanalyysin avulla. Nämä teknologiat mahdollistavat ennakoivammat, riskeihin perustuvat lähestymistavat tunnistamalla mahdolliset vaatimustenmukaisuuden ongelmat ennen niiden ilmenemistä.

Tietosuojaa parantavat teknologiat (PET)
Teknologiat, kuten homomorfinen salaus, joka mahdollistaa laskennan salatulla datalla, ja hajautettu oppiminen, joka sallii mallin koulutuksen ilman arkaluonteisen datan keskittämistä, ovat yleistymässä tapoina täyttää sääntelyvaatimukset ja samalla hyödyntää dataa.

Laajennettu säädösten kohdistus
Säädökset alkavat olla muutakin kuin tietosuojaa ja käsittelevät algoritmista oikeudenmukaisuutta ja tekoälyn etiikkaa. Kun organisaatiot ottavat yhä enemmän käyttöön tekoälyjärjestelmiä päätöksenteossa, sääntelijät kehittävät kehyksiä varmistaakseen, että nämä järjestelmät toimivat läpinäkyvästi ja puolueettomasti. Tämä suuntaus edellyttää organisaatioilta uusien hallintorakenteiden ja valvontatoimien käyttöönottoa, jotka keskittyvät erityisesti algoritmien kehittämiseen ja käyttöönottoon.

Säädösten noudattamisen ratkaisut

Jotta vaatimustenmukaisuudesta tulisi rasitteen sijaan strateginen etu, organisaatiot tarvitsevat työkaluja, jotka tarjoavat näkyvyyttä, hallintaa ja sopeutumiskykyä.

Microsoft Security auttaa suojaamaan ja hallitsemaan tietoja monimuotoisessa tietovarannossa. Yhdistämällä tietoturvan, hallinnon, vaatimustenmukaisuuden ja tietosuojan Microsoft Security mahdollistaa nykyaikaisen tietojen suojauksen ja tukee vaatimustenmukaisuutta ja sääntelyvaatimuksia.

Nämä ratkaisut auttavat myös suojaamaan tekoälyinnovaatioita vähentämällä riskejä ja monimutkaisuutta, lisäämällä tiimin tuottavuutta ja suojaamalla tietoja – auttaen menestymään tekoälyn aikakaudella.

RESURSSIT

Lue lisää, miten voit parantaa säädösten noudattamisen valmiutta

Ratkaisu

Suojaa ja hallitse tietoja koko ympäristössäsi

Yhdistä tietoturva, hallinto, vaatimustenmukaisuus ja tietosuoja tekoälyn aikakaudella Microsoft Securityn avulla.

Lisätietoja

Mies istuu lattialla ja käyttää kannettavaa tietokonetta.

Blogi

Suojaa ja hallitse tietojasi tekoälyn aikakaudella Microsoft Purview’n avulla

Tutustu uusiin ominaisuuksiin, jotka auttavat yhdistämään tietoturvan, hallinnon ja vaatimustenmukaisuuden yhdeksi alustaksi.