Assistant de messagerie électronique d’IA dans Outlook

Un assistant IA pour les e-mails est un outil qui aide les utilisateurs à gérer leur boîte de réception. Également connu sous le nom de générateur d’e-mails IA ou de logiciel d’automatisation des e-mails, il peut organiser les messages, suggérer des réponses, prioriser les e-mails importants, rédiger des e-mails et même automatiser certaines tâches, comme la planification de réunions.

Les entreprises comme les particuliers utilisent ce logiciel pour optimiser la communication, réduire l’encombrement de la boîte de réception et passer moins de temps sur les tâches répétitives liées aux courriels.

Dans Outlook, il existe de nombreux outils assistés par l’IA, dont Microsoft Copilot.

Les assistants IA pour les e-mails facilitent la gestion des e-mails et des réunions en accélérant diverses tâches, réduisant ainsi le temps consacré à ces activités. Découvrez quelques-unes des principales façons dont les logiciels d’automatisation des e-mails y parviennent.

Plutôt que de trier vous-même des dizaines de nouveaux e-mails, laissez l’IA s’en charger grâce à :

 

• Tri intelligent. Analysez les nouveaux e-mails et organisez-les en catégories, telles que travail, personnel, promotions et voyages, afin de retrouver rapidement ce dont vous avez besoin.
• Dossiers personnalisés. Créez automatiquement des dossiers pour les e-mails en fonction de vos habitudes.
• Marquage des e-mails. Attribuez des étiquettes aux e-mails, telles que « Urgent » ou « Suivi », en fonction du contenu ou de l’expéditeur, afin de mieux hiérarchiser les tâches.
• Filtrage des courriers indésirables. Filtrez les spams ou les messages non prioritaires, afin de passer moins de temps à éliminer les distractions.

Par exemple, marquez les e-mails de certaines personnes comme prioritaires, comme ceux de votre responsable ou de l’enseignant de votre enfant.

La gestion de l'agenda devient un jeu d'enfant grâce à l'IA qui vous aide à planifier, organiser et suivre automatiquement les réunions et les tâches. Voici ce qu’elle peut faire :

 

• Planification intelligente. Analysez votre calendrier et obtenez des suggestions sur les meilleurs moments pour que tout le monde se réunisse en évitant les conflits et en tenant compte des différents fuseaux horaires.
• Vous rafraîchir la mémoire. Plutôt que de parcourir manuellement votre calendrier à la recherche de la réunion à venir dont vous savez qu’elle est programmée à un moment donné, demandez à l’IA de la trouver pour vous.
• Rappels. Restez sur la bonne voie en recevant des rappels pour vos événements et tâches à venir avant qu’ils ne passent à la trappe.

Par exemple, planifiez une réunion mensuelle récurrente avec un assistant IA pour les e-mails : demandez-lui d’envoyer les invitations, de choisir un horaire qui convient à tous et de suggérer un agenda.

Les assistants IA pour les e-mails facilitent la rédaction et la gestion des réponses. Ils peuvent rédiger des brouillons pour vous et vous aider à formuler des e-mails clairs et professionnels. Nous savons tous que la rédaction d’e-mails peut sembler fastidieuse, voire délicate, et qu’un peu d’aide fait toute la différence. Voici comment ils simplifient la communication au quotidien :

 

• Réponses automatisées. Pour les questions courantes, comme « Pouvons-nous reprogrammer ? », l’IA propose des réponses rapides et pertinentes que vous pouvez envoyer d’un simple clic.
• Brouillons générés par l’IA. Demandez à un assistant IA pour les e-mails de rédiger un message pour vous en fonction du contexte d’une conversation, qu’il s’agisse d’un simple suivi ou d’un message plus détaillé, vous évitant ainsi de repartir de zéro.
• Rédaction soignée. L’IA prend en compte la grammaire et la fluidité pour que vos e-mails restent clairs et naturels. Allez plus loin en indiquant à l’IA le ton que vous souhaitez adopter pour transmettre le message avec la bonne nuance.

Par exemple, l’IA peut suggérer des réponses pertinentes aux messages de remerciement et aux invitations à des événements.

Les assistants IA pour les e-mails vous aident non seulement à gérer votre boîte de réception, mais aussi à travailler plus intelligemment. En prenant en charge les tâches répétitives et en optimisant la gestion et la priorisation de vos e-mails, vous disposerez de plus de temps pour vous concentrer sur l’essentiel. Voici comment ils apportent de la valeur :

 

• Augmentation de la productivité. Plutôt que de passer des heures à organiser vos e-mails, répondre aux questions courantes et planifier des réunions, laissez l’IA gérer ces tâches automatiquement.
• Priorisation intelligente. L’IA peut mettre en avant les e-mails nécessitant votre attention en priorité, comme les demandes urgentes ou les mises à jour importantes, afin que vous ne manquiez aucune information essentielle.
• Gestion fluide des e-mails : Qu’il s’agisse de déplacer des e-mails dans les bons dossiers ou de rédiger des messages, l’IA veille au bon fonctionnement de votre boîte de réception.

À mesure que l’IA gagne en popularité, les préoccupations concernant la sécurité de l’IA et la confidentialité des données augmentent également. Heureusement, Microsoft a intégré de solides mesures de sécurité et de protection de la vie privée dans Copilot.

Contrôle et confidentialité des données. Copilot utilise uniquement les informations que vous lui fournissez pour générer des réponses et ne se sert pas de vos données pour entraîner ses modèles d’IA fondamentaux. Cela signifie que le contenu de vos e-mails, les détails de votre calendrier et vos fichiers restent privés et ne sont pas réutilisés pour améliorer l’IA.

Traitement sécurisé des données. Copilot crypte toutes les données lors de leur envoi et de leur stockage. Dans le cadre des mesures de sécurité, les données des personnes et des organisations sont conservées séparément. Microsoft respecte également les normes mondiales en matière de sécurité des données, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et les directives de l’Organisation internationale de normalisation (ISO)/Commission Électrotechnique Internationale (IEC) sur la confidentialité dans le cloud.

Transparence et contrôle. Les individus et les administrateurs décident de la manière dont Copilot accède aux données et les traite. Par exemple, appliquez des étiquettes de confidentialité pour restreindre l’accès de Copilot et consultez les journaux d’audit pour suivre les interactions avec Copilot afin de garantir transparence et conformité.

Pour plus de détails sur la confidentialité de Copilot pour les organisations, consultez la page Données, confidentialité et sécurité pour Microsoft 365 Copilot. Ou pour plus de détails sur la confidentialité de Copilot pour les particuliers, consultez la page Copilot dans Microsoft 365 Apps pour un usage personnel : vos données et votre confidentialité. 

Microsoft 365 Copilot pour Outlook répond à des requêtes en langage naturel pour faciliter la gestion des e-mails, la planification et la productivité. Voici une liste de choses que vous pouvez demander à Copilot. (Les fonctionnalités disponibles varient selon qu’il s’agit des abonnements de Microsoft 365 pour les entreprises ou de Microsoft 365 Personnel ou Famille.)

• « Rédige un e-mail pour remercier l’équipe de sa présentation. »
• « Obtiens des conseils pour rédiger une demande de proposition par e-mail. »
• « Rédige une réponse à cet e-mail en acceptant le calendrier proposé. »

• « Déplace tous les e-mails de [nom] vers le dossier ‘Factures’. »
• « Trouve le dernier e-mail de [nom] concernant le rapport budgétaire. »

• « Résume cette conversation en points clés. »
• « Où en est [nom du projet] ? »

• « Planifie une réunion de 30 minutes avec [nom] la semaine prochaine et trouve le meilleur créneau disponible. »
• « Planifie une réunion mensuelle récurrente pour l’équipe projet. »
• « Quand est ma prochaine réunion avec [nom] ? »

• « Affiche les e-mails et messages Teams où j’ai été @mentionné cette semaine. »
• « Trouve le fichier dont [nom] m’a parlé par e-mail la semaine dernière sur [sujet]. »

• « Configure mon message d’absence pour mon voyage prévu [période]. »
• « Ai-je des éléments d’action dans mes e-mails non lus aujourd’hui ? »

• « Réécris cet e-mail pour le rendre plus professionnel. »
• « Simplifie cet e-mail pour un public plus large. »