AI e-mail-asszisztens az Outlookban

Az AI e-mail-asszisztens egy olyan eszköz, amely segít az embereknek kezelni a postaládájukat. Az AI e-mail-íróként és e-mail automatizálási szoftverként is ismert eszköz képes rendszerezni az üzeneteket, válaszokat javasolni, fontos e-maileket rangsorolni, e-maileket szerkeszteni, sőt, bizonyos feladatokat, például találkozók ütemezését is automatizálni.

Vállalkozások és magánszemélyek egyaránt használják a szoftvert a kommunikáció leegyszerűsítésére, a postaládák zsúfoltságának minimalizálására, valamint a szoftvernek köszönhetően kevesebb időt töltenek az e-mailekkel kapcsolatos ismétlődő feladatokkal.

Az Outlook programban sok AI által támogatott eszköz van, köztük a Microsoft Copilot.

Az AI e-mail-asszisztensek a különböző feladatok felgyorsításával segítenek abban, hogy az e-mailek és a megbeszélések kezelése kevésbé legyen időigényes. Megnézheti, hogy miként segítenek ebben az e-mail automatizálási szoftverek.

Ahelyett, hogy több tucat új e-mailen kellene átrágnia magát, az AI a következőképpen végzi el a nehéz munkát Ön helyett:

 

• Intelligens válogatás. Megvizsgálja az új e-maileket, és kategóriákba rendezi őket, például munkahelyi, személyes, promóciós és utazási kategóriákba, így Ön gyorsan megtalálhatja, amire szüksége van.
• Egyéni mappák. Az Ön szokásai alapján automatikusan mappákat hoz létre az e-maileknek.
• E-mailek megjelölése. Felcímkézi az e-maileket például „Sürgős” vagy „Emlékeztető” címkékkel a tartalom vagy a feladó alapján, így Ön könnyebben rangsorolhatja feladatait.
• Levélszemét kiszűrése. Kiszűri a levélszemetet vagy az alacsony prioritású üzeneteket, így kevesebb időt kell töltenie a zavaró e-mailek válogatásával.

Például bizonyos személyektől érkező e-maileket kiemelt fontosságúnak jelöl, úgymint a menedzserétől vagy a gyermeke tanárától.

Megfeledkezhet a naptárkezelés időigényes feladatairól a mesterséges intelligenciának köszönhetően, amely segít automatikusan ütemezni, rendszerezni és nyomon követni a találkozókat és feladatokat. Íme minden, amiben segíthet:

 

• Intelligens ütemezés. Elemzi az Ön naptárát, és javaslatokat ad a legjobb időpontokra, amikor mindenki ráér, elkerülve a konfliktusokat és figyelembe véve a különböző időzónákat.
• Felfrissíti a memóriáját. Ahelyett, hogy manuálisan böngészné a naptárát, hogy megtalálja a közelgő találkozót, amelyről tudja, hogy nemsokára esedékes, kérje meg a mesterséges intelligenciát, hogy keresse meg Ön helyett.
• Emlékeztetők. Naprakész maradhat azáltal, hogy emlékeztetőket kap a közelgő eseményekről és feladatokról, mielőtt azok feledésbe merülnének.

Állítson be például egy havonta ismétlődő megbeszélést egy AI e-mail-asszisztenssel: kérje meg, hogy küldje el a meghívókat, válasszon ki egy olyan időpontot, amely mindenkinek megfelel, és javasoljon egy napirendet.

Az AI e-mail-asszisztensek megkönnyítik az e-mailek írását és megválaszolását. Első vázlatokat készíthetnek Ön helyett, és segíthetnek abban, hogy az e-mailek világosan és professzionálisan legyenek megírva. Tudjuk, hogy az e-mail írás sokszor nehézkes, sőt kényelmetlen is lehet, ezért egy kis segítség sokat jelenthet. Íme, hogyan segítenek a mindennapi kommunikáció leegyszerűsítésében:

 

• Automatikus válaszok. Az olyan gyakori kérdésekre, mint például „Tudnánk máskorra ütemezni?”, az AI gyors, logikus válaszokat javasol, amelyeket egyetlen kattintással elküldhet.
• Mesterséges intelligenciával létrehozott vázlatok. Megkérheti az AI e-mail-asszisztenst, hogy írjon Önnek egy e-mailt a beszélgetés kontextusa alapján (akár egy egyszerű visszajelzésről, akár valami részletesebbről van szó), így időt spórolhat, hiszen nem a semmiből kell megírnia egy üzenetet.
• Választékos írás. Az AI figyelembe veszi a nyelvtant és a szöveg gördülékenységét, így mindig választékos e-mailek születhetnek. Lépjen egy szintet: megadhatja az AI-nak a kívánt hangnemet, hogy az üzenete a legmegfelelőbb stílusban íródjon meg.

Engedje meg az AI-nak, hogy átgondolt válaszokat javasoljon köszönő üzenetekre és eseménymeghívásokra.

Az AI e-mail-asszisztensek nem csupán a postaládája ellenőrzésében segítenek, hanem segítségükkel okosabban is dolgozhat. Az ismétlődő feladatok kezelésével és az e-mailek kezelésének és rangsorolásának javításával több ideje lesz arra, hogy fontosabb dolgokra koncentráljon. Így segítenek értéket teremteni:

 

• Fokozott hatékonyság. Ahelyett, hogy órákat töltene e-mailek szervezésével, rutin kérdések megválaszolásával és találkozók ütemezésével, engedje meg a mesterséges intelligenciának, hogy automatikusan kezelje ezeket a feladatokat.
• Okosabb rangsorolás. A mesterséges intelligencia képes kiemelni azokat az e-maileket, amelyekkel elsőként kell foglalkoznia, például a sürgős kéréseket vagy a fontos híreket, így nem marad le a lényeges információkról.
• Zökkenőmentes e-mail-kezelés: Akár az e-mailek megfelelő mappákba helyezéséről, akár az üzenetek szerkesztéséről van szó, a mesterséges intelligencia gondoskodik arról, hogy a postaláda zökkenőmentesen működjön.

Ahogy a mesterséges intelligencia egyre népszerűbbé válik, úgy nőnek az AI-biztonsággal és az adatvédelemmel kapcsolatos aggodalmak is. Szerencsére a Microsoft erőteljes adatvédelmi és biztonsági intézkedéseket épített be a Copilotba.

Adatkezelés és adatvédelem. A Copilot az Ön által megadott információkat csak a válaszok létrehozásához használja fel, adatait nem veszi igénybe az alapvető AI-modellek képzéséhez. Ez azt jelenti, hogy az Ön e-mailjei, naptáradatai és fájljai bizalmasak maradnak, és nem kerülnek újrafelhasználásra a mesterséges intelligencia fejlesztéséhez.

Biztonságos adatkezelés. A Copilot minden adatot titkosít az elküldés és a tárolás során is. A biztonsági intézkedések részeként a személyek és a szervezetek adatait külön tárolják. A Microsoft az adatbiztonságra vonatkozó globális szabványokat is követi, például az általános adatvédelmi rendeletet és a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet/Nemzetközi Elektrotechnikai Bizottság felhőbeli adatvédelemre vonatkozó irányelveit.

Átláthatóság és felügyelet. A magánszemélyek és a rendszergazdák döntenek arról, hogy a Copilot hogyan fér hozzá az adatokhoz és hogyan dolgozza fel azokat. Például érzékenységi címkékkel korlátozhatja, hogy mihez férhet hozzá a Copilot, és auditnaplókkal követheti nyomon a Copilottal folytatott interakciókat az átláthatóság és a megfelelőség érdekében.

A Copilot szervezeti adatvédelmével kapcsolatos további információkért látogasson el a Microsoft 365 Copilot – Adatok, adatvédelem és biztonság oldalra. Vagy a Copilot egyéni felhasználókra vonatkozó adatvédelmével kapcsolatos további információkért látogasson el a Copilot a Microsoft 365 otthoni alkalmazásokban: az Ön adatai és adatvédelme oldalra. 

A Outlookban elérhető Copilot természetes nyelvű utasításokra reagál, hogy segítsen az e-mailekkel, az ütemezéssel és a termelékenységgel kapcsolatban. Íme néhány dolog, amit a Copilottól kérhet. (Az elérhető szolgáltatások eltérnek a Microsoft 365 Vállalati verzió- és a Microsoft 365 Egyszemélyes vagy Családi verzió-előfizetések között.)

• „Írj egy e-mailt, amelyben megköszönöd a csapatnak a bemutatót.”
• „Adj tippeket egy e-mailes ajánlatkérés megírásához.”
• „Válaszolj erre az e-mailre, és fogadd el a javasolt ütemtervet.”

• „A [név] által küldött összes e-mailt helyezd át a 'Számlák' mappába.”
• „Keresd meg a [név] legutóbbi e-mailjét a költségvetési jelentésről.”

• „Foglald össze ennek az e-mail-beszélgetésnek a legfontosabb pontjait.”
• „Mi a legújabb hír a [projekt neve] ügyében?”

• „Szervezz egy 30 perces találkozót [név] részvételével jövő hétre, és keresd meg a legjobb elérhető időpontot.”
• „Szervezz egy havonta ismétlődő megbeszélést a projektcsapat számára.”
• „Mikor lesz a következő találkozóm [név] részvételével?”

• „Mutasd az e-maileket és a Teams-üzeneteket, amelyekben ezen a héten @megemlítettek.”
• „Keresse meg a [név] által a múlt héten küldött fájlt a [téma] témában.”

• „Állítsd be a Nem elérhető státuszüzenetemet a tervezett utazásom ([dátumtartomány]) idejére.”
• „Van ma valamilyen teendőm az olvasatlan e-mailjeim között?”

• „Írd át ezt az e-mailt, hogy profibban hangozzon.”
• „Egyszerűsítsd le ezt az e-mailt egy szélesebb olvasóközönség számára.”