AI e-mail-generátor: Alakítsa át szövegeit

• Az AI e-mail-generátorok segítenek a gyorsabb és világosabb fogalmazásban az egyszerű utasítások választékos és professzionális üzenetekké alakításával.
• Az olyan funkciók, mint például a fogalmazási segéd és a nyelvtani támogatás megkönnyítik, hogy szövegei minden hallgatóság előtt magabiztosnak, professzionálisnak és a márka arculatának megfelelőnek hangozzanak.
• Ez a segítség különösen hasznos olyan szokványos feladatok esetén, mint az utánkövetés, az értekezletek összehívása, a köszönőlevelek írása és a problémás üzenetekre való válaszadás.
• Az AI-eszközök támogatják a nem anyanyelvi angol beszélőket azzal, hogy javítják az érthetőséget, a megfogalmazást és a hangnemet a hivatalos kommunikációban.
• Az AI használata csökkenti az ismétlődő feladatokra fordított időt, így olyan munkákra összpontosíthat, amelyek ember által hozott döntéseket és személyes odafigyelést igényelnek.
• A Microsoft Copilot az Outlookban beépített AI-segítséget kínál, mellyel vázlatolhatja, szerkesztheti és finomíthatja e-mailjeit a beérkezett üzenetek mappából való kilépés nélkül.
• Kipróbálhatja az AI által támogatott e-mail-írást a Microsoft 365 ingyenes próbaverziójával, amely a támogatott csomagok és régiók esetén magában foglalja a Copilothoz való hozzáférést.

Tegye gyorsabbá, könnyebbé és professzionálisabbá az e-mail-írást AI e-mail-generátorral. Akár új e-mail írásába kezd, akár a teljes beérkezett üzenetek mappáját kezeli, az alkalmazásba épített írássegéd megkönnyítheti a választékos üzenetek létrehozását.

Az AI e-mail-generátor az AI-alapú írássegédek intelligenciáját alkalmazza, hogy megkönnyítse, felgyorsítsa és stresszmentesebbé tegye az e-mailek írását. Írása áttekintésével a természetes nyelvfeldolgozás megérti, mit szeretne mondani, és valós idejű javaslatokat kínál.
Az e-mail-generátor segít az üzenetek választékos megfogalmazásában, a beérkezett üzenetek mappa rendszerezésében, és időt takarít meg a mindennapi e-mailek kezelésében.

Akár gyors utánkövető üzenetet ír, akár a teljes beérkezett üzenetek mappáját kezeli, az AI e-mail-generátorok intelligens segédei lesznek, így a felszabadult időben olyan feladatokra összpontosíthat, amelyek ember általi döntéshozatalt igényelnek.

A Microsoft 365 Copilot AI e-mail-generátor az Outlookban segít a választékos szakmai üzenetek létrehozásában. A beérkezett üzenetek mappa része, és az ön személyes hangja támogatására készült – nem pedig annak kiváltására.

Íme néhány példa, hogy miben segíthet:

  Intelligens vázlatok gyors létrehozása.

• Hirtelen ötletek átalakítása teljes e-mailekké. Gépeljen be néhány szót vagy egy rövid parancsot, és az AI ezekből jól felépített vázlatot hoz létre.
• Győzze le az írói blokkot. Nem kell többé az üres képernyőre meredve ülnie – a mesterséges intelligenciával lendületbe jön.
• Csiszolja a nyelvtant és gördülékenyebbé teszi a szöveget. Vázlata már a kezdetektől egyértelmű és professzionális lesz.

A hangvételt igazítsa az alkalomhoz.

• Egy kattintással kiválaszthatja az üzenet tónusát. Legyen szó hivatalos, barátságos, közvetlen vagy elmélkedő hangvételű levélről, a kívánt hangulat egyszerűen beállítható.
• Beszéljen az olvasó nyelvén. Az üzenet stílusát úgy alakítsa, hogy kapcsolódni tudjon a változatos célközönséghez – a munkatársaktól szolgáltatókig.
• Legyen magabiztos a küldés gombra kattintás előtt. Ha a mondanivalója hangvétele megfelel a szándékának, biztos lehet abban, hogy üzenete elér a címzetthez.

Gördülékeny integrációval maradjon a folyamatban.

• Használja ott, ahol már dolgozik. Az Outlook AI e-mail-segédjének köszönhetően nincs szükség további alkalmazásokra vagy alkalmazásváltásra.
• Csak így egyszerűen. E-mailek vázlatolása, szerkesztése és elküldése a munkafolyamat megszakítása nélkül.
• Maradjon választékos és szakmai. Könnyedén megtarthatja a konzisztens hangvételt és a magas színvonalat az összes üzenetében.

Minden üzenetét tegye a sajátjává.

• Tegye személyesebbé. A vázlatra mint kiindulási pontra gondoljon – a szerkesztésekkel majd saját stílusára szabja.
• Legyen valódi. A személyre szabás nagyban hozzájárul ahhoz, hogy üzenetei hitelesnek és átgondoltnak tűnjenek.
• Építsen erősebb kapcsolatokat. Az e-mailek testreszabása segít jobban kapcsolódni az olvasóhoz – akár egy oktatónak mond köszönetet, akár egy munkatárssal épít kapcsolatot.

Az AI e-mail-generátorok hasznosak – különösen, ha világosan, tiszteletteljesen vagy professzionálisan szeretne megszólalni. Íme, néhány mindennapi forgatókönyv, amelyeknél használhatja az AI-t a kommunikáció megkönnyítésére.

Íme néhány példa arra, hogy különböző iparágak hogyan használták az AI e-mail-generátorokat a valódi változás eléréséhez.
 

• A Joos, egy mobiltöltő berendezéseket gyártó vállalat az Egyesült Királyságon túlra terjeszkedik, így időzónákon átívelően kell kommunikálnia és együttműködnie. A Copilot az Outlookban alkalmazás használata után a Joos most azt tervezi, hogy a vállalat észak-amerikai és európai terjeszkedésével bevezeti a Microsoft 365-höz készült Copilotot.
  A munkavállalók az e-mail vázlat funkciót használják, hogy gyorsan és hatékonyan írjanak e-maileket az ügyfeleknek. Hasznát veszik az e-mailes coachingnak, amely segít nekik abban, hogy gyors munkavégzés közben is fenntartsák a barátságos és őszinte hangvételt. „A Copilot integrálása óta ügyfeleink profitálnak a gyorsabb e-mail válaszokból és a személyre szabottabb interakciókból, mivel a Copilot segítségével jobban megértjük és előre láthatjuk ügyfeleink igényeit” – mondja Jeannette Ikonga, ügyfélélményért & felelős vezető. „Közel sem kell annyi időt szánnunk az előkészítésre, mint eddig, hiszen a Copilot révén rengeteg időnk szabadult fel.”

• A fémmegmunkáló szerszámok és megmunkálási megoldások globális szintű piacvezetője, a Sandvik Coromant központja a svédországi Sandvikenben található. A Copilot az Outlookban alkalmazást nem csak az e-mailek összefoglalására használják.
  Silvana Zafarana, a globális értékesítési folyamatok szakértője elmondja: „A legnagyobb megbecsülés, amikor egy ügyfél teljes helyzetét meg kell értenünk. Mivel az Outlook oldalsávján minden megtalálható, az ügyfélreferensek tranzakciónként három percet takarítanak meg, naponta több alkalommal.”

• Az Afrika legnagyobb pénzügyi csoportjához tartozó First National Bank (FNB) a 13 nyelvet beszélő, sokszínű dél-afrikai lakosságot szolgálja ki. Sok munkavállaló jól beszél angolul, de nehezen ír professzionális, átgondolt e-maileket – ami kihívássá és időigényessé teszi a kommunikációt.
  Ezt a problémát a Copilot az Outlookban használatával oldják meg. „Néha annyira elfoglaltak vagyunk, hogy az e-mailekre adott válaszaink gépies hangvételűek; hiányzik belőlük a személyes emberi kapcsolat” – magyarázza Chris Prinsloo, az FNB képességfejlesztési vezetője. Így folytatja: „Mivel a Copilot következetesen emberi jellemzőkkel válaszol, ez egyre inkább beivódik, és mi is természetesebben kezdünk el így írni. És a fejlődést az ügyfelek is észreveszik. Furcsa — attól tartottunk, hogy a gépek elveszik a munkánkat, de ez az AI-eszköz valójában arra tanít bennünket, hogy empatikusabbak legyünk.”

Akár új felhasználója a Microsoft AI-nak vagy az Outlookba beépített e-mail-generátornak, akár csak kipróbálni szeretné a WriteNowAI-t az Outlookban, az alábbi egyszerű tippek segítenek abban, hogy a lehető legtöbbet hozza ki az e-mailekből.

• Egy rövid parancs segítségével gyorsabban megírhatja a professzionális e-mailek vázlatát.
• A hangvételt és a stílust az adott célközönséghez igazíthatja.
• Az eszközt közvetlenül a beérkezett üzenetek mappájában használhatja – nincs szükség extra beállításokra.