Archiviazione nel cloud per piccole imprese
Archiviazione nel cloud per piccole imprese
Con le persone che lavorano in remoto più che mai, è importante che possano accedere a tutti i file di lavoro in qualsiasi momento e ovunque. Molte piccole imprese si stanno rivolgendo all'archiviazione cloud sicura per soddisfare questa esigenza. Tuttavia, alcune aziende non sono ancora sicure di come usare l'archiviazione cloud, dei vantaggi offerti o delle opzioni da scegliere.
Continua a leggere per saperne di più sull'archiviazione cloud per le piccole imprese e sul servizio più adatto alle esigenze dell'utente
Che cos'è l'archiviazione nel cloud?
L'archiviazione cloud è un servizio che archivia in modo sicuro documenti, fogli di calcolo, foto e altri file in diversi sistemi di archiviazione remota o data center. Consente inoltre l'accesso ovunque a questi file tramite il computer, il telefono, il tablet o il browser Internet.
L'archiviazione cloud per le aziende offre anche la scalabilità on demand, il che significa che è possibile aumentare o ridurre l'uso delle risorse in base alle esigenze, offrendo potenziali risparmi sui costi poiché si paga solo per le risorse usate.
Prima della disponibilità dell'archiviazione cloud, la maggior parte delle aziende e dei dipendenti archivia file e dati nel disco rigido del computer, nelle unità esterne o in un server aziendale. Nel mondo connesso di oggi, l'uso dell'archiviazione cloud offre molti vantaggi rispetto all'archiviazione locale. Ad esempio, le persone possono salvare, accedere, modificare e condividere i file da qualsiasi dispositivo, sia che si trovino in ufficio, a casa o in viaggio, oltre a proteggere i file da perdite accidentali e minacce online.
Quanto è sicura l'archiviazione cloud?
Uno dei principali problemi quando si tratta di usare l'archiviazione cloud è garantire che i dati siano sicuri e sicuri. Quando si considera l'archiviazione cloud sicura per scopi aziendali, è importante cercare un provider che usi protocolli di sicurezza sicuri.
Ad esempio, i migliori provider di archiviazione cloud usano algoritmi di crittografia avanzata per garantire che i dati siano protetti sia in transito che inattivi. Usano anche misure di controllo di accesso, ad esempio l'autenticazione a due fattori, per assicurarsi che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai dati. Inoltre, molti provider di archiviazione cloud archiviano copie dei dati in più posizioni fisiche per proteggersi da perdite o danni da errori di sistema o calamità naturali.
Anche se nessun servizio cloud è sicuro al 100%, l'archiviazione cloud è ampiamente considerata un modo molto sicuro per archiviare i dati. Archiviazione cloud sicura per le aziende:
- Garantisce un backup di tutti i file e i dati.
- Mantiene protetti i dati riservati.
- Consente di accedere facilmente ai file da qualsiasi posizione con una connessione Internet.
- Consente la condivisione sicura dei file con altri utenti dell'organizzazione tramite un collegamento o una cartella condivisa.
In che modo le piccole imprese usano i servizi di archiviazione cloud?
Esistono molti modi per usare i servizi cloud per le piccole imprese. Alcune aziende lo usano per archiviare documenti e file, mentre altri lo usano per archiviare i dati o l'inventario dei clienti. In qualsiasi caso, le aziende si affidano in genere all'archiviazione cloud per i backup e il ripristino di emergenza.
I servizi di archiviazione cloud sono facili da usare e spesso integrati nei programmi che le aziende e i loro dipendenti usano quotidianamente. Uno degli usi più comuni dell'archiviazione cloud per le aziende include la gestione dei file. Ad esempio, l'archiviazione cloud viene usata per:
- Archiviare e accedere ai file. L'archiviazione dei file nel cloud è sicura e facile come l'archiviazione nel computer. Le aziende usano il cloud per garantire la sicurezza e la protezione dei dati. L'archiviazione cloud impedisce anche l'accumulo di file su desktop e dischi rigidi. Con funzionalità come la cronologia delle versioni, i membri del team possono anche recuperare una versione precedente di un file se lo eliminano o lo modificano per errore.
- Condividere file. I servizi cloud consentono ai dipendenti di condividere file con altri membri del team o con i clienti. La condivisione di file consente ai team all'interno di un'organizzazione di condividere i collegamenti ai file tramite posta elettronica anziché inviare il file stesso. Di conseguenza, le aziende non devono preoccuparsi delle dimensionidi un utente che bloccano il messaggio di posta elettronica. Inoltre, con i collegamenti protetti da password, i team possono garantire che i file sensibili vengano a portata di mano.
- Organizzare i file. I sistemi di archiviazione cloud sono spesso facili da usare. I membri del team possono creare cartelle all'interno delle cartelle per organizzare i file. Le barre di ricerca consentono ai dipendenti di individuare i file in un attimo. L'intelligenza artificiale predefinita suggerisce ora i file ai dipendenti in base a ciò a cui hanno lavorato di recente insieme ai membri del team. Teams può anche creare cartelle di gruppo in modo che ogni membro del team possa visualizzare e accedere ai documenti chiave. Infine, i membri del team possono aggiungere file alle cartelle del gruppo quando sono pronti per la revisione.
- Collaborare ai file. I dipendenti possono modificare e commentare documenti, fogli di calcolo e altri file insieme in tempo reale. Non è più possibile inviare più versioni di un documento. Con un sistema di archiviazione cloud sono disponibili un singolo documento e un'unica fonte di verità. Inoltre, i proprietari dei file possono tenere traccia delle modifiche e rifiutare eventuali modifiche indesiderate.
- Eseguire il backup dei file. Dopo aver inserito i file nell'archiviazione cloud, tutti gli utenti all'interno dell'organizzazione possono facilmente sapere che viene eseguito il backup di file, dati e informazioni importanti.
- Proteggere i file. I servizi di archiviazione cloud includono diverse funzionalità di protezione dei file, ad esempio crittografia dei file, monitoraggio di attività sospette, rilevamento ransomware, analisi di virus e collegamenti di condivisione protetti da password. Collaborando, queste funzionalità proteggono i file dell'azienda dalle minacce online.
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Perché l'archiviazione cloud è un must-have per le piccole imprese?
L'archiviazione cloud per le piccole imprese è essenziale per la produttività e la sicurezza dei dati. Ecco alcuni dei vantaggi:
- Abilita il lavoro remoto. Il 70% delle persone in tutto il mondo lavora in remoto almeno una volta alla settimana. Molte di queste persone lavorano per piccole imprese. L'archiviazione cloud per le piccole imprese consente ai team di archiviare, accedere, condividere e lavorare sui file ovunque si trovino.
- Migliora la produttività. Le piccole imprese non hanno tempo da perdere. L'archiviazione cloud è affidabile e sempre attiva. Non viene arrestato per gli aggiornamenti come potrebbero essere i server locali. Le funzionalità di collaborazione sono necessarie per i team remoti. La modifica in tempo reale consente ai membri del team di lavorare come se si trovino nella stessa stanza, anche se sono stati separati.
- Riduce i costi. L'archiviazione cloud ha in genere una tariffa mensile fissa per dipendente nell'intervallo di 5 USD e 15 USD e spesso fa parte di una famiglia di prodotti per la produttività. Confrontare questo aspetto con le spese per l'acquisto, la gestione delle licenze, l'hosting, l'aggiornamento e la gestione di un server. E non dimenticare che dovrai proteggere il server da pirati informatici e attacchi malware.
- Aumenta la sicurezza. Il 58% degli attacchi informatici è destinato alle piccole imprese. I servizi cloud per le piccole imprese offrono una soluzione. La maggior parte di essi ha misure di sicurezza solide che arrestano gli attori non validi. Questi includono la crittografia dei file, il monitoraggio delle intrusioni e l'autenticazione a due fattori. Le principali piattaforme di archiviazione offrono anche il rilevamento e il ripristino di ransomware. L'archiviazione cloud offre maggiore tranquillità rispetto all'archiviazione desktop o del server locale.
- Fornisce protezione. Anche se l'archiviazione cloud non è una vera soluzione di backup per tutti i sistemi, esegue un ottimo lavoro di backup e protezione di informazioni aziendali importanti, ad esempio file, dati finanziari e persino dati di dipendenti e clienti.
Come si valutano le esigenze di archiviazione cloud per le piccole imprese?
Per quanto riguarda l'archiviazione cloud per le piccole imprese, devi considerare alcuni fattori chiave prima di scegliere un servizio. Prima di tutto, devi considerare la quantità di dati attualmente disponibili e la quantità di dati che si prevede di aumentare. In secondo luogo, devi considerare quante persone devono accedere e usare regolarmente il sistema di archiviazione cloud. Infine, il costo è sempre una considerazione, ma fortunatamente sono disponibili diverse opzioni sul mercato.
Dopo aver creato queste informazioni e aver scelto un servizio, cercane uno che offra:
- Sicurezza avanzata. Cerca l'archiviazione cloud con crittografia dei dati inattivi e in transito, analisi dei virus, cronologia delle versioni e un processo di accesso facoltativo di autenticazione a due fattori. La difesa da pirati informatici e malware è essenziale. Verifica inoltre la presenza di ruoli e controlli delle autorizzazioni, che assicurano che i membri del team vedano solo i file destinati a loro.
- Strumenti per la collaborazione. I dipendenti possono usare l'archiviazione cloud per lavorare in ufficio, in remoto e in viaggio con i loro telefoni. Il servizio di archiviazione deve offrire la condivisione di file, la collaborazione in tempo reale e un'app che consente di accedere e modificare i file ovunque.
- Facilità d'uso. Il servizio di archiviazione cloud dovrebbe essere facile da usare. Se non è intuitivo, i dipendenti potrebbero non usarlo.
- Efficacia dei costi. La maggior parte dei provider offre prezzi che vanno da 5 USD a 15 USD per dipendente al mese. Questo costo include in genere non solo l'archiviazione cloud, ma anche un bundle di app come posta elettronica, fogli di calcolo, elaborazione di testo, note e app per chat/riunioni. Assicurati di prendere in considerazione queste funzionalità durante la valutazione dei servizi cloud per le piccole imprese.
Ti serve un account di archiviazione cloud personale o aziendale?
Dopo aver deciso di usare il provider di archiviazione cloud, otterrai un'altra domanda importante: devi ottenere un account personale o aziendale?
Un account aziendale, come OneDrive, è la scelta migliore. Questi account offrono funzionalità aggiuntive come:
- Controlli amministrativi
- Funzionalità di collaborazione avanzate
- Maggiore sicurezza
- Spazio di archiviazione aggiunto o illimitato
- Supporto aggiornato
Senza dubbio, un account aziendale consente di sfruttare al meglio l'archiviazione cloud e garantisce la capacità di archiviazione, la scalabilità e le funzionalità necessarie per soddisfare le esigenze aziendali.
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Paul Diamond è Product Marketing Manager per Microsoft OneDrive (consumer e piccole imprese). Ha lavorato nel marketing e nell'e-commerce per Amazon, T-Mobile, Groupon e Vistage International. È anche l'editore dei libri: Fishing’s Greatest Misadventures, Surfing’s Greatest Misadventures e Cycling’s Greatest Misadventures pubblicati da Casagrande Press.
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