Archiviazione cloud per le piccole imprese

Un aspetto essenziale per gli operatori remoti è la possibilità di accedere ovunque a tutti i file in uso. Molte piccole imprese passano
all’archiviazione cloud per soddisfare questa esigenza. Alcune aziende, tuttavia, non hanno ancora certezze in relazione all’utilizzo dell’archiviazione cloud né alle opzioni da scegliere.

Continua a leggere per scoprire se l’archiviazione cloud per le piccole
imprese è adatta a te.

Cos’è l’archiviazione cloud per le piccole imprese?

Il termine l’archiviazione cloud sembra complesso. Le persone lo utilizzano
spesso, ma raramente lo spiegano.

Per archiviazione cloud si intende un servizio che consente di
archiviare documenti, fogli di calcolo, foto e altri file in modo sicuro, nonché di configurare
l’accesso ovunque a tali file su PC, Mac, telefono o browser Internet.

Prima della disponibilità dell’archiviazione cloud, molti
utenti archiviavano file e dati sul disco rigido del proprio computer, su unità esterne
o su un server aziendale. Nel mondo connesso di oggi, l’archiviazione cloud offre molti
vantaggi rispetto all’archiviazione locale. È possibile, ad esempio, salvare, accedere, modificare e condividere
i tuoi file da qualsiasi dispositivo e ovunque, oltre a proteggere i file da
perdita accidentale e minacce online. E questo è solo l’inizio dell’elenco.

In che modo i dipendenti utilizzano
l’archiviazione cloud?

I servizi di archiviazione cloud sono facili da usare e sono spesso
integrati nei programmi che i dipendenti utilizzano quotidianamente. L’archiviazione cloud consente di eseguire queste operazioni:

• Archiviare i file e accedervi. In modo analogo all’archiviazione nel PC, l’archiviazione dei file nel cloud è sicura e semplice. I dipendenti utilizzano il cloud per mantenere i dati sicuri e protetti. L’archiviazione cloud impedisce inoltre l’accumulo di file su desktop e dischi rigidi. Grazie a funzionalità come la cronologia delle versioni, i membri del team possono anche recuperare una versione precedente di un file, qualora sia stato eliminato o modificato per errore.
• Condividere file. I servizi di cloud storage consentono ai membri del team di condividere file con altri dipendenti o con i clienti. La condivisione di file permette ai team di condividere collegamenti ai file tramite e-mail anziché inviare il file stesso. In particolare, le aziende non devono preoccuparsi del fatto che le dimensioni del file blocchino il messaggio e-mail. Grazie ai collegamenti protetti da password, inoltre, i team possono garantire che i file sensibili vengano ricevuti solo degli utenti appropriati.
• Organizzare file. I sistemi di archiviazione cloud sono spesso facili da usare. I membri del team possono creare cartelle all’interno di altre cartelle per organizzare i file. Le barre di ricerca consentono ai dipendenti di individuare i file in modo immediato. L’intelligenza artificiale integrata ora è in grado di suggerire i file in base a ciò su cui dipendenti e colleghi hanno lavorato di recente. I team possono anche creare cartelle di gruppo in modo che ciascun membro del team possa visualizzare i documenti chiave e accedervi, mentre i membri del team possono aggiungere file alle cartelle di gruppo quando sono pronti per la revisione.
• Collaborare sui file. I dipendenti possono modificare e commentare documenti, fogli di calcolo e altri file contemporaneamente in tempo reale. Non è più necessario inviare e ricevere più versioni di un documento. In un sistema di archiviazione cloud, sono presenti un singolo documento e un’unica fonte di verità. I proprietari dei file, inoltre, possono tenere traccia delle modifiche e revocare quelle eventualmente non desiderate.
• Eseguire il backup dei file. Dopo aver inserito in file nello spazio di archiviazione cloud, i dipendenti possono essere tranquilli sapendo che ne verrà eseguito il backup.
• Proteggere i file. I servizi di archiviazione cloud includono diverse funzionalità di protezione dei file, ad esempio la crittografia, il monitoraggio delle attività sospette, il rilevamento di ransomware, la scansione antivirus e i collegamenti di condivisione protetti da password. Nell’insieme, tali funzionalità proteggono i file dalle minacce online.

Perché
l’archiviazione cloud è uno strumento essenziale per le piccole imprese?

L’archiviazione cloud per le piccole imprese è un aspetto vitale per la produttività e la sicurezza dei file. Di seguito vengono indicati alcuni vantaggi.

• Possibilità di lavorare in remoto. Il settanta percento delle persone in tutto il mondo lavorano in remoto almeno una volta alla settimana e molte di queste lavorano per le piccole imprese. L’archiviazione cloud consente ai team di archiviare, accedere, condividere e utilizzare i file, indipendentemente da dove si trovino.
• Produttività . Per le piccole imprese il tempo è prezioso. L’archiviazione cloud è affidabile e sempre disponibile e non diventa inattiva in caso di aggiornamenti come potrebbe accadere ai server locali. Le funzionalità di collaborazione sono necessarie per i team remoti. La modifica in tempo reale consente ai membri del team di lavorare come se si trovassero nella stessa stanza, anche se sono separati.
• Convenienza. L’archiviazione cloud prevede in genere una tariffa mensile fissa per dipendente che varia tra 5 e 15 USD. Confronta questo costo con le spese di acquisto, licenze, hosting, aggiornamento e manutenzione di un server. E non dimenticare che devi difendere il server da hacker e attacchi di malware.
• Sicurezza. Il cinquantotto percento degli attacchi informatici colpisce le piccole imprese. In questo senso, i servizi di archiviazione cloud offrono una soluzione. Per fermare gli utenti malintenzionati, molti servizi dispongono di solide misure di sicurezza, ad esempio crittografia dei file, monitoraggio delle intrusioni e autenticazione a due fattori. Le migliori piattaforme di archiviazione offrono anche il rilevamento di ransomware e il ripristino. L’archiviazione cloud offre maggiore tranquillità rispetto all’archiviazione su desktop o su server locale.
• Protezione. Sebbene l’archiviazione cloud non sia una soluzione di backup effettiva per tutti i tuoi sistemi, svolge tuttavia un efficiente lavoro di backup e di protezione di tutti i file che contiene.

Come
valutare l’archiviazione cloud per le piccole imprese?

Quando cerchi
un servizio di archiviazione cloud, le opzioni
sul mercato sono numerose.

Scegli un servizio che offra i vantaggi seguenti:

• Sicurezza avanzata. Cerca
  un servizio di archiviazione cloud con crittografia dei dati inattivi e in transito, scansione antivirus,
  cronologia delle versioni e un processo di accesso con autenticazione a due fattori facoltativo.
  La difesa da hacker e malware è vitale. Verifica ruoli e autorizzazioni
  per garantire che i membri visualizzino solo i file a loro destinati.
• Strumenti di collaborazione.
  I dipendenti apprezzano la possibilità di utilizzare l’archiviazione cloud per svolgere il lavoro in ufficio, in modalità remota
  e in viaggio con i propri telefoni. Il tuo servizio di archiviazione deve pertanto offrire la condivisione di file,
  la collaborazione in tempo reale e un’app che consenta di accedere ai file e di modificarli
  ovunque.
• Facilità d’uso.
  Infine, il servizio di archiviazione cloud deve essere facile da usare. Se non è intuitivo, i tuoi dipendenti potrebbero non utilizzarlo volentieri.
• Convenienza. La maggior parte dei fornitori
  offre prezzi mensili compresi tra 5 e 12 USD per dipendente. Tale costo in genere
  include non solo l’archiviazione cloud, ma anche un pacchetto di app come e-mail, fogli di calcolo,
  elaboratore di testi, note e app per chat/riunioni.

È preferibile
un account di archiviazione cloud personale o aziendale?

Dopo la scelta di un fornitore,
devi affrontare un’altra domanda. È preferibile un account personale o
aziendale?

Un account
aziendale è la scelta migliore, soprattutto quando si gestisce una piccola
azienda. Gli account aziendali offrono ulteriori vantaggi, ad esempio i seguenti:

• Controlli
  di amministratore
• Funzionalità di collaborazione
  avanzate
• Maggiore
  sicurezza
• Spazio di archiviazione aggiunto
  o illimitato
• Supporto
  avanzato

Un account aziendale ti consente senza dubbio di ottenere il massimo dall’archiviazione cloud.