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Una donna che tiene un portatile

Una guida alla gestione dei documenti

Che si tratti di una piccola impresa o di una grande azienda, la gestione dei documenti è fondamentale per evitare che file e dati importanti vadano persi.
Esplora la gestione dei contenuti

Perché i sistemi di gestione dei documenti sono importanti

Un sistema di gestione documenti (DMS) ti aiuta ad archiviare, organizzare, monitorare e gestire i documenti digitali. È un elemento fondamentale nell’ambito aziendale e influisce su ogni aspetto, dalla produttività alla conformità.

Principali spunti di riflessione

  • La gestione dei documenti è il processo di archiviazione, organizzazione, tracciamento e gestione dei documenti sia cartacei che digitali.
  • Un sistema di gestione documenti (DMS) permette di trovare l’ultima versione di un file, condividere i documenti in modo sicuro, controllare chi può visualizzarli o modificarli e mantenere le tracce di audit.
  • Soluzioni di gestione documenti come SharePoint e OneDrive di Microsoft 365 possono rendere i flussi di lavoro più efficienti, offrire maggiore protezione per i documenti sensibili e migliorare la conformità normativa.

Che cos'è la gestione dei documenti?

La gestione dei documenti è il processo di archiviazione, organizzazione, tracciamento e gestione dei documenti sia cartacei che digitali, al fine di evitare la perdita di file, implementare il controllo delle versioni e altro ancora.

La gestione dei documenti è una componente fondamentale della gestione contenuto aziendale (ECM) dato che le aziende aumentano costantemente il volume dei documenti che producono.

Che cosa è un sistema di gestione documenti (DMS)?

Un sistema di gestione documenti (DMS) è una soluzione centralizzata, consultabile e sicura per organizzare, tracciare e aggiornare i documenti.

Puoi effettuare ricerche per parola chiave, assegnare tag ai file con metadati e decidere chi può visualizzare cosa. Molte soluzioni di gestione dei documenti si integrano anche con strumenti di gestione delle risorse digitali (DAM) per organizzare immagini, video e altri contenuti multimediali.

Per le aziende, ciò contribuisce a migliorare l'efficienza operativa e a garantire la conformità normativa, assicurando che i documenti siano sicuri e aggiornati.

Quali sono le funzionalità principali di un sistema di gestione dei documenti?

Un sistema di gestione documenti offre queste funzionalità:
 
  • Acquisizione dei documenti: carica i file direttamente nel sistema di gestione documenti inclusi i documenti cartacei scansionati.
  • Archiviazione e organizzazione: organizza i documenti in un archivio centralizzato usando metadati, indicizzazione e una denominazione coerente.
  • Recupero dei documenti: cerca i file per parola chiave, tag, autore o contenuto.
  • Sicurezza e controllo degli accessi: monitora gli accessi, imposta le autorizzazioni e utilizza la crittografia per proteggere i dati. 
  • Controllo delle versioni: mantieni tutto aggiornato con le modifiche più recenti e assicurati che tutti lavorino sullo stesso file.
  • Automazione dei flussi di lavoro: imposta regole per inviare automaticamente i documenti in revisione, approvazione o archiviazione.
  • Collaborazione: consenti ai team di modificare i documenti in tempo reale, lasciare commenti e condividere feedback.
Soluzioni Microsoft 365

Soluzioni di gestione documenti sicure ed efficienti su larga scala

Microsoft 365 ti offre tutto ciò che serve per gestire l’intero ciclo di vita dei documenti. 

SharePoint

Rende semplice condividere, gestire e trovare i documenti in tutta l’organizzazione. Puoi creare siti di team, organizzare i file con i metadati e collaborare in tempo reale.
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OneDrive

Accedi ai documenti e collabora da qualsiasi luogo. È la scelta ideale per singoli utenti o piccoli team che cercano flessibilità e condivisione sicura.
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 Archivio di Microsoft 365

Archivia i contenuti inattivi in modo conforme e facile da gestire, garantendo al contempo l'accessibilità dei dati storici.
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Quali sono i vantaggi di usare un sistema di gestione documenti?

Strumenti come SharePoint e OneDrive semplificano la gestione dei documenti garantendo al contempo la sicurezza e la conformità.

Maggiore efficienza
Un sistema di gestione documenti riduce il tempo dedicato alla ricerca dei file e al disbrigo delle approvazioni. Con Microsoft 365, i team possono automatizzare i flussi di lavoro, contrassegnare i documenti con metadati e accedere a tutto da un'unica piattaforma.

Collaborazione migliorata
I team possono modificare i documenti in modo collaborativo, lasciare commenti e tenere traccia delle modifiche in tempo reale, riducendo così gli errori e garantendo il corretto svolgimento dei progetti.

Sicurezza superiore
I file sensibili sono protetti grazie alla sicurezza integrata. Microsoft 365 include etichette di riservatezza e accesso condizionale.

Maggiore conformità normativa
Un sistema di gestione documenti aiuta a mantenere i registri di audit, i criteri di conservazione e l’archiviazione sicura. Microsoft 365 supporta il backup e la governance per garantire la conformità e l'accessibilità dei dati.
Processo

Il processo di gestione dei documenti in 6 passaggi

Come le organizzazioni gestiscono i documenti, dalla creazione allo smaltimento.

Creazione e acquisizione dei documenti

I documenti vengono creati in formato digitale o acquisiti da supporti cartacei tramite scansione.

Organizzazione e recupero

I file sono organizzati tramite tag di metadati e convenzioni di denominazione coerenti. Gli strumenti di ricerca e i filtri rendono semplice trovare ciò che serve.

Archiviazione e sicurezza

I documenti vengono conservati in un archivio centralizzato, protetto da crittografia e controlli di accesso. I registri di audit tracciano chi ha aperto o modificato ogni file.

Accesso, distribuzione e collaborazione

I file vengono condivisi in modo sicuro con gli utenti autorizzati. I team possono modificare insieme i documenti, commentare e tenere traccia delle modifiche in tempo reale.

Controllo delle versioni e approvazione

Le modifiche vengono tracciate automaticamente, così hai sempre accesso alla versione più aggiornata. I documenti possono essere inoltrati automaticamente per la revisione e l'approvazione.

Conservazione, archiviazione ed eliminazione

I documenti vengono conservati per il periodo richiesto, in base a criteri legali o aziendali. Successivamente, vengono archiviati per l'accesso a lungo termine oppure eliminati in modo sicuro.

Unificare tutto

Un sistema di gestione dei documenti mantiene i tuoi documenti sempre aggiornati e protetti. E se utilizzi già strumenti Microsoft come SharePoint, OneDrive o Teams, hai tutto ciò che ti serve per gestire i contenuti su larga scala.
Un uomo con gli occhiali e una camicia blu che guarda un portatile.
Attività iniziali

Microsoft SharePoint

Collabora e condividi i documenti in tutta sicurezza in tutta l'azienda.
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Una donna con gli occhiali e una giacca bianca che lavora al computer.
Soluzione

Gestisci i contenuti con Microsoft 365

Crea, gestisci e proteggi contenuti e dati con servizi di gestione basati su intelligenza artificiale in Microsoft 365.
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Soluzione

Scansiona e salva con OneDrive

Evita scanner ingombranti e trasforma i tuoi documenti, le ricevute, le lavagne e persino le carte d'identità in file PDF.
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Prodotto

Ottieni la massima tranquillità con Backup di Microsoft 365

Vai oltre il backup: mantieni la tua attività produttiva con il ripristino rapido.
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Un uomo e una donna che guardano un tablet.
Blog

Scopri gli editor di documenti

Scopri cos'è un editor di documenti e come scegliere quello più adatto alle tue esigenze specifiche.
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Domande frequenti

  • Un sistema elettronico di gestione documenti (DMS) è un software che ti aiuta ad archiviare, organizzare e gestire file digitali come documenti Word, PDF e fogli di calcolo. Consente di tenere tutto in un unico posto, facilita la ricerca dei documenti e offre funzionalità quali il controllo delle versioni, i permessi di accesso e le tracce di audit.
  • Microsoft 365. Comprende strumenti come SharePoint e OneDrive che aiutano le organizzazioni ad archiviare, organizzare, condividere e proteggere i documenti digitali.
  • La gestione dei documenti si concentra sull'organizzazione, l'archiviazione e l'accesso efficiente ai file tra i vari team e sistemi. Il controllo dei documenti garantisce che vengano utilizzate solo versioni approvate e aggiornate dei documenti, grazie all'applicazione di rigidi criteri di autorizzazione e al tracciamento delle versioni.  
  • Microsoft 365. Include SharePoint e OneDrive, che aiutano i team ad archiviare, organizzare e collaborare sui documenti in modo sicuro.
  • Inizia individuando le esigenze del tuo team: archiviazione sicura, controllo delle versioni o collaborazione. Cerca una soluzione che si integri con gli strumenti già in uso, supporti i requisiti di conformità e si adatti alla crescita della tua azienda. 

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