ソフトクリエイト、Microsoft 365 Copilot 活用による営業 DX で、 1 人あたり 90 分/日の時間削減を実現

SI 企業の営業部にとって、引き合いの多さは顧客との信頼関係の厚さの証明であり、自社サービスの品質の高さを示せる誇らしいものです。とはいえ対応できる人的リソースには限りがあり、顧客に精一杯尽くしたいと考えても工数がひっ迫してくると、当たり前に行われる基本プロセスの実行が十分に行えなくなる事態に直面することが多いです。ソフトクリエイト 営業本部 アカウント営業統括部  AC 第 1 営業部を率いる部長の相川和哉氏は、課題に直面していた当時を次のように振り返ります。

「お客様のご期待にお応えできず、信用や信頼を失う結果となってしまったことは、当社にとって非常に大きな課題であり、心苦しい思いでした。テクノロジーの進歩は加速していて営業担当にも高度な専門性が求められるだけでなく、お客様のビジネス環境を複合的に理解する力が必要な時代です。お客様を理解せずにセールスすると『モノ売り』に始終してしまい、ソリューション企業としてのソフトクリエイトの価値が出せません。当社の得意とする伴走型・支援型サービスの価値や質の高さをお客様へ十分にお伝えしたいと考え、営業部の課題解決方法を模索していました」（相川氏）

それらの課題に対し、相川氏は、営業のフェーズごとに現場の課題を整理し、個別に対策を取ることで理想的なあるべき営業モデルへの転換に取り組みました。

会議の事前準備　「探す・読む・まとめる作業を短縮し 1 日あたり 30 分の削減を実現」

会議の事前準備における課題は以下の2点に集約できます。
・事前の情報収集が不十分
・顧客理解にばらつきがあって会話が噛み合わない

この課題に対して相川氏はCopilotの「リサーチツール」と「 SFA 連携エージェント」を活用して、リサーチ業務および社内情報の要約・整理を効率的かつセキュアに実行しています。

具体的には、マイクロソフト から提供されているエージェント「リサーチツール」を使い、公知情報から業界動向・想定課題を整理し、SFA 連携により直近の取引・日報を Copilot で要約させ、探す・読む・まとめる作業に必要な準備工数を短縮しました。これにより、会議の事前準備に掛かる業務時間を 1 日あたり 30 分削減しています。

SFA 連携エージェントは相川氏の経験と、ソフトクリエイト内でマイクロソフト製品を専門に扱うチームの協力のもと作成されたエージェントです。 Copilot が日報や取引履歴にアクセスして社内情報を収集、プロンプト指示した情報を要約し表示するので営業ノウハウも生かせるベネフィットがあります。

Copilot は社内データを社外へ持ち出すことがなく、ユーザーが入力した情報を AI モデルの学習などにも利用しない設計になっているため、営業上の機密データをセキュアに活用できる点を相川氏は高く評価しています。同時に、社内ユーザーに対しても各自の権限に応じて、その情報を見せる・見せないが精密にコントロールされるため情報管理の点でも安心です。さらにソフトクリエイトはセキュリティ製品の Microsoft 365 E3 / Microsoft 365 E5 を導入しており、社内のセキュリティルールに則った AI 運用が徹底されています。こうした総合的な信頼性の高さも Copilot が安心・安全に使える AI として評価されているポイントです。

会議後の情報集約　「認識ズレの再確認・やり直しを削減　会議後の整理工数を約 30 分削減」

会議後の課題は、次の2点です。
・商談時(Teams)のヒアリング内容が整理されていない
・顧客の目的・ゴール認識が不一致

上記の課題に対して、使用されたツールは「 Teams の商談レコーディングデータ」と「 Copilot Chat 」です。さらに、得られた情報は相川氏がこれまでの営業ノウハウの結晶ともいえる「達成基準シート（PowerPointで作成）」へと集約して体系的に整理します。

具体的な活用手順は、
　1. ヒアリング内容を Teams のレコーディングデータを元に、 Copilot で整理・可視化(ヒアリングの質を“後工程で底上げ” )します。Teams と Copilot を連携させる際も、ユーザー側で特別な手順は必要ありません。
　 2. 会話内容を分析して「背景 / 目的 / 手段 / 達成基準」に構造化し、認識ズレをAIが洗い出します。認識のズレを次工程に持ち越さないことで、後々の手戻りのリスクを防ぎます。

の 2 段階の構成となっており、 Copilot だからこそ容易に実現できるものです。

 Teams 内に Copilot が入っているため、レコーディングデータ画面からスムーズに質問へと移行できますし、Copilot Chat と議論することで商談内容の構造化・振り返りが行われます。また、情報がさまざまなアプリに分散していても、マイクロソフトのアプリは相互に連携できることが、この解決策の品質向上に貢献しています。

こうして手順を整理することで、従来の営業スタイルにあった経験依存（属人化）から脱却し、目的とゴールが明確なヒアリング・認識合わせができるようになりました。

提案作成　「修正・差し戻し・上長レビュー待ちを削減　提案作成工数を約 30 分削減」

提案作成時の課題は、
・受注後の手戻り、要件見直しが発生
であり、ここを解消することがこの取り組みの最大の目的でもありました。

この課題に対して使用したツールは、相川氏が独自に作成した「提案書添削エージェント」です。

 Copilot はこのエージェントを通じて提案書のレビュー・添削を行っており、作成した PowerPoint ファイルを Copilot に読み込ませて内容の抜け漏れや曖昧表現、論点ズレを指摘させる使い方をしています。

このフェーズでのメリットは次のようになります。
・ Copilot という第三者視点でチェックできることで客観的な指摘を得られる
・商談で合意した目的や達成基準と提案内容のズレに対して、的確な指摘・補足を得られる
・提案の品質が安定し、修正・差し戻しや受注後の手戻りの大幅削減が実現した

この使い方におけるポイントは、Copilot ならば PowerPoint ファイルを直接読み込ませることができる点にあります。このような、マイクロソフトのアプリ同士のシームレスな連携が、作業効率の向上に貢献しています。