Outlook の AI メール アシスタント

AI メール アシスタントは、ユーザーの受信トレイ管理に役立つツールです。"AI メール ジェネレーター" や "メール自動化ソフトウェア" と呼ばれる場合もあります。メッセージの整理、返信の提案、重要なメールの優先順位付け、メールの下書きに加え、会議スケジュールの設定など、特定のタスクを自動化する機能さえ備えています。

企業でも個人でも、このソフトウェアを使用すると、コミュニケーションを効率化し、雑然とした受信トレイの中をできるだけ整理し、反復的なメール タスクに費やす時間を減らすことができます。

Outlook には、Microsoft Copilot をはじめとする多くの AI 支援ツールがあります。  

AI メール アシスタントは、さまざまなタスクをスピードアップし、メールや会議の管理にかかる時間を短縮するのに役立ちます。これをメール自動化ソフトウェアで実現する主な方法をいくつか見てみましょう。

何十通もの新着メールを整理する面倒な作業を、自分の手でするのではなく AI に任せましょう。

 

• スマートな並べ替え。必要なものをすばやく見つけられるよう、新着メールをスキャンして、仕事、個人、宣伝、旅行などのカテゴリに整理します。
• カスタム フォルダー。あなたの習慣に基づいてメール フォルダーを自動的に作成します。
• メールのタグ付け。タスクの優先順位付けがしやすいよう、内容や送信者に基づいて、メールに "緊急" や "フォローアップ" などのタグを付けます。
• 迷惑メール フィルター。気が散る余分な要素を手作業で選り分ける時間を減らすために、迷惑メールや優先度の低いメッセージを除外します。

たとえば、自分の上司や子供の先生など、特定の人からのメールに高優先度のフラグを付けることができます。

会議やタスクのスケジュール設定、運営、追跡管理を自動化するために AI を利用し、予定表管理の手間を省きましょう。この機能では以下のことができます。

 

• スマートなスケジュール設定。あなたの予定表を分析させ、他の予定との競合やタイム ゾーンの違いを考慮しながら、会議参加者全員にとって最も好都合な日程を提案させましょう。
• 記憶をリフレッシュ。次回の会議があることは覚えているのに日程の記憶が定かでないとき、自力であちこちの情報を探し回るよりも、AI に見つけさせましょう。
• リマインダー。イベントやタスクを見落としていて慌てることがないよう、事前にリマインダーを送らせましょう。

たとえば、月例会議を手配するときには、AI メール アシスタントに招待状を送信させたり、参加者全員にとって好都合な日程を選ばせたり、議題を提案させたりできます。

AI メール アシスタントを使用すると、メールの作成と返信を手軽に行えます。最初の文案を下書きさせることや、明確でビジネスにふさわしい体裁を備えたメールの作成をいつでも手伝わせることができます。面倒なメールや気が進まないメールを書かざるを得ないことは誰にでもありますが、そんなときは、ちょっとしたアシストが大いに役立ちます。日常的なコミュニケーションを効率化する具体的な AI メール アシスタントの活用法を以下に紹介します。

 

• 応答の自動化。"スケジュールを変更しませんか?" などといった、よくある用件に対して、簡潔で理にかなった返信文を AI に提案させ、そのままクリック 1 つで送信できます。
• AI による下書き生成。AI メール アシスタントに、やり取りの流れを踏まえたメール文面の作成を指示しましょう。単純なフォローアップであれ、もっと込み入った内容であれ、ゼロから書き始める手間を省いて時間を節約できます。
• 文章の洗練度アップ。AI が文法や言葉の流れを整え、明快な印象を与えるメールの作成をアシストします。さらに、使用する文体や口調を AI に示え、目的に応じた適切なスタイルの文面にすることもできます。

たとえば、感謝状やイベント招待状が来たときには、心のこもった返事をするよう AI に指示してみましょう。

AI メール アシスタントは、受信トレイの管理だけでなく、よりスマートな働き方の追求にも役立ちます。AI に反復的なタスクを処理させ、メールの管理方法や優先順位付け方法を改善することで、ユーザーは重要なことに専念する時間を増やすことができます。 AI が価値を生み出す効果は以下のようにして発揮されます。

 

• 生産性の向上。メールの整理や、日常的な質問への回答、会議のスケジュール設定などに多大な時間を費やすのをやめ、AI にタスクを自動処理させることができます。
• よりスマートな優先順位付け。最初に注目する必要があるメール (至急の依頼、重要な情報更新など) を AI に強調させることができ、見逃してはならない情報を確実に認識できます。
• シームレスなメール管理。AI にメールを適切なフォルダーに振り分けさせたり、メッセージの下書きを書かせたりすることで、受信トレイの利用がスムーズになります。

世の中では、AI の人気が高まるにつれて、AI のセキュリティとデータ プライバシーに関する懸念も大きくなっています。その点、Microsoft はプライバシーとセキュリティを守る堅牢な対策を Copilot に組み込んでいるから安心です。

データの制御とプライバシー。Copilot では、お客様自身から提供された情報のみを使用して応答が生成され、基礎となる AI モデルのトレーニングにお客様のデータは使用されません。つまり、お客様のメール内容、予定表の詳細、ファイルについては秘密が保たれ、それらが AI の改良のために流用されることはありません。

データの取り扱いの安全性。Copilot では、送信時にも保存時にもすべてのデータが暗号化されます。セキュリティ対策の一環として、ユーザーのデータと組織のデータは別々に保管されます。また、Microsoft は、データ セキュリティのグローバル標準である、一般データ保護規則 (GDPR) や、国際標準化機構 (ISO) / 国際電気標準会議 (IEC) のクラウド プライバシー関連ガイドラインなどに従います。

透明性と監視。Copilot によるデータへのアクセス方法と処理方法は、個人と管理者によって決定されます。たとえば、秘密度ラベルを適用して Copilot でのアクセス対象を制限することや、Copilot で行われている対話操作を監査ログで追跡把握し、透明性とコンプライアンスを確保することができます。

組織の Copilot プライバシーの詳細については、「Microsoft 365 Copilot のデータ、プライバシー、セキュリティ」をご覧ください。また、個人の Copilot プライバシーの詳細については、「家庭向け Microsoft 365 Apps の Copilot: お客様のデータとプライバシー」をご覧ください。 

Copilot in Outlook は、自然言語のプロンプトに応答して、メール、スケジュール設定、生産性向上をアシストします。以下は、Copilot に指示して実行させることができる操作の一部です。(利用できる機能は、Microsoft 365 for Business と Microsoft 365 for Personal または Family のサブスクリプションによって異なります。)

• "チーム宛てに、プレゼンテーションしてくれたことへの感謝を伝えるメールを書いてください。"
• "提案書の提出を求めるメールの書き方について、ヒントを挙げてください。"
• "このメールに対し、提案されたタイムラインに同意する内容で、返信の文案を作成してください。"

• "[名前] から届いたすべてのメールを '請求書' フォルダーに移動してください。"
• "予算レポートに関して [名前] から届いた最後のメールを見つけてください。"

• "このメール スレッドを要約し、重要なポイントを列挙してください。"
• "[プロジェクト名] についての最新情報は?"

• "来週、[名前] との 30 分のミーティング スケジュールを設定し、都合がつく最適な時間を見つけてください。"
• "このプロジェクト チームのために毎月の定例会議を設定してください。"
• "[名前] との次回のミーティングはいつですか?"

• "今週のメールと Teams メッセージのうち、私への @メンションが含まれているものを表示してください。"
• "[トピック] に関して、先週あたりに [名前] から私宛てにメールで送付されてきたファイルを見つけてください。"

• "[日付範囲] に私が出張している間の不在通知メッセージを設定してください。"
• "今日の未読メールに、何か実施項目は含まれていますか?"

• "このメールを、もっとプロらしい印象を与えるように書き直してください。"
• "このメールを、もっと幅広い対象者向けにシンプル化してください。"