DI el. pašto pagalbinė priemonė, skirta „Outlook“

DI el. pašto pagalbinė priemonė – tai įrankis, padedantis žmonėms valdyti savo pašto dėžutes. Ši priemonė dar vadinama DI el. laiškų generatoriumi ir el. pašto automatizacijos programine įranga, ji gali tvarkyti žinutes, siūlyti atsakymus, nustatyti svarbių el. laiškų pirmenybę, rengti el. laiškų juodraščius ir net automatizuoti tam tikras užduotis, pvz., planuoti susitikimų laiką.

Ir įmonės, ir asmenys naudojasi šia programine įranga, kad racionalizuotų komunikaciją, minimizuotų gautųjų nereikšmingų laiškų skaičių ir galėtų skirti mažiau laiko pasikartojančioms el. pašto užduotims.

 „Outlook“ programoje yra daug DI padedamų įrankių, įskaitant  „Microsoft Copilot“.

DI el. pašto pagalbinės priemonės padeda išeikvoti mažiau laiko el. laiškams ir susitikimams valdyti, nes paspartina įvairias užduotis. Štai keli pagrindiniai būdai, kuriais el. pašto automatizacijos programinė įranga tai atlieka.

Užuot patys rūšiavę dešimtis naujų el. laiškų, leiskite DI atlikti sunkiausius darbus:

 

• Išmanusis rūšiavimas. Nuskaitykite naujus el. laiškus ir tvarkykite juos skirstydami į kategorijas, pvz., darbo, asmeninius, reklaminius ir kelionių, kad greitai galėtumėte rasti, ko reikia.
• Tinkinami aplankai. Automatiškai kurkite aplankus el. laiškams pagal savo įpročius.
• El. laiškų žymėjimas. Žymėkite el. laiškus žymomis „Skubu“ ar „Tolesnė veikla“ pagal turinį arba siuntėją, kad būtų lengviau nustatyti užduočių pirmumą.
• Nepageidaujamo el. pašto filtravimas. Filtruokite pašto šiukšles ar nesvarbias žinutes, kad sugaištumėte mažiau laiko rankiodami dėmesį blaškančius laiškus.

Galite žymėti el. laiškus nuo tam tikrų asmenų, pvz., nuo savo vadovo ar vaiko mokytojo, didelio pirmumo žyma.

Nebevarkite tvarkydami kalendorių – pasitelkite DI, kuris padės automatiškai planuoti laiką, organizuoti ir sekti susitikimus bei užduotis. Štai, ką jis gali:

 

• Išmanusis planavimas. Analizuokite savo kalendorių ir gaukite rekomendacijas, kuriuo laiku geriausia visiems susitikti išvengiant nesutarimų ir atsižvelgiant į skirtingas laiko zonas.
• Prisiminkite. Užuot ranka ieškoję kalendoriuje būsimo susitikimo, kurį žinote esant suplanuotą kažkuriuo laiku, prašykite DI jį surasti už jus.
• Priminimai. Neatsilikite nuo plano – gaukite priminimus apie būsimus įvykius ir užduotis, kad jų nepraleistumėte.

Pavyzdžiui, nustatykite pasikartojantį mėnesinį susitikimą pasinaudodami DI el. pašto pagalbine priemone, pasirinkite visiems tinkamą laiką ir pasiūlykite dienotvarkę.

DI el. pašto pagalbinės priemonės padeda lengviau rašyti ir atsakyti į el. laiškus. Jos gali už jus sukurti pirmuosius juodraščius ir padeda aiškiai bei profesionaliai parengti el. laiškus. Visi žinome, kad el. laiškų rašymas gali būti varginantis ir nemalonus darbas, tad pagalba labai praverčia. Štai, kaip šios priemonės padeda racionalizuoti kasdienę komunikaciją:

 

• Automatizuoti atsakymai. Į įprastus klausimus, pvz., „Ar galime pakeisti suplanuotą laiką?“, DI greitai pasiūlo logiškus atsakymus, kuriuos galite išsiųsti vos spustelėję.
• DI sugeneruoti juodraščiai. Paprašykite DI el. pašto pagalbinės priemonės už jus parašyti el. laišką pagal pokalbio turinį – paprastą laišką dėl tolesnių veiksmų ar kokį nors išsamesnį, taip sutaupysite laiko ir nereikės pradėti nuo tuščio lapo.
• Išbaigtas tekstas. DI pasirūpina gramatika ir sklandumu, kad jūsų el. laiškai būtų nepriekaištingi. Tai ne viskas – taip pat galite nurodyti dirbtiniam intelektui, kaip norėtumėte perteikti tinkamiausią kalbėseną.

Pavyzdžiui, leiskite DI rekomenduoti protingus atsakymus į padėkos žinutes ir kvietimus į renginius.

DI el. pašto pagalbinės priemonės padeda ne tik valdyti gautuosius laiškus, bet ir sumaniau dirbti. Tvarkydami pasikartojančias užduotis ir geriau valdydami el. laiškus bei nustatydami jų pirmenybę, turėsite daugiau laiko svarbesniems dalykams. Štai, kuo jos vertingos:

 

• Padidinamas produktyvumas. Užuot valandų valandas tvarkę el. paštą, atsakinėję į įprastus klausimus ir planavę susitikimų laiką, leiskite DI sutvarkyti šias užduotis automatiškai.
• Sumanesnis prioritetų nustatymas. DI gali pažymėti, į kuriuos el. laiškus turite atkreipti dėmesį pirmiausia, pvz., skubias užklausas ar svarbią naujausią informaciją, kad nepraleistumėte reikšmingų dalykų.
• Sklandus el. pašto valdymas: Ar reikia perkelti el. laiškus į tinkamą aplanką, ar parengti žinučių juodraščius – DI pasirūpina, kad jūsų gautųjų laiškų dėžutėje nebūtų nesklandumų.

Vis labiau populiarėjant DI, didėja ir susirūpinimas dėl DI saugos ir duomenų privatumo. Laimė, „Microsoft“ yra įdiegusi į „Copilot“ tvirtas privatumo ir saugos priemones.

Duomenų valdymas ir privatumas. „Copilot“ naudoja tik tą informaciją, kurią pateikiate atsakymams generuoti, ir nenaudoja jūsų duomenų mokyti savo pagrindiniams DI modeliams. Tai reiškia, kad jūsų el. pašto turinys, kalendoriaus informacija ir failai lieka privatūs ir nėra naudojami kitoms reikmėms – tobulinti dirbtiniam intelektui.

Saugus duomenų tvarkymas. „Copilot“ šifruoja visus duomenis, kai jie siunčiami ir kai jie laikomi. Dėl saugimo žmonių ir organizacijų duomenys yra laikomi atskirai. „Microsoft“ taip pat laikosi pasaulinių duomenų saugos standartų, pvz., Bendrojo duomenų apsaugos reglamento ir Tarptautinės standartizacijos organizacijos (ISO) ar Tarptautinės elektrotechnikos komisijos rekomendacijų dėl debesų privatumo.

Skaidrumas ir priežiūra. Asmenys ir administratoriai nusprendžia, kaip „Copilot“ pasieks ir apdoros duomenis. Pavyzdžiui, taiko konfidencialumo lygio žymas, kad apribotų galimą „Copilot“ prieigą, ir peržiūri audito žurnalus sekdami bendravimo su „Copilot“ skaidrumą ir atitiktį.

Daugiau informacijos apie „Copilot“ privatumą organizacijoms rasite apsilankę Duomenys, privatumas ir sauga, skirti „Microsoft 365 Copilot“. Arba daugiau informacijos apie „Copilot“ privatumą asmenims rasite apsilankę „Copilot“ „Microsoft 365“ programose namams – jūsų duomenys ir privatumas. 

„Copilot“ programoje „Outlook“ atsako į natūralius kalbinius raginimus padėti tvarkyti el. paštą, planuoti laiką ir produktyviau veikti. Štai sąrašas kai kurių dalykų, kuriuos atlikti galite paprašyti „Copilot“. (Pasiekiamos funkcijos skiriasi tarp „Microsoft 365“ verslui ir „Microsoft 365“ asmeniniam arba šeimos naudojimui skirtų prenumeratų.)

• „Parašyk padėkos el. laišką komandai už jos pateiktį.“
• „Gauk patarimų, kaip el. paštu parašyti užklausą dėl pasiūlymo.“
• „Parenk atsakymo į šį el. laišką juodraštį – sutikimą su siūlomu laiko planu.“

• „Perkelk visus el. laiškus nuo [pavadinimas] į aplanką „Sąskaitos faktūros“.“
• „Rask paskutinį el. laišką nuo [pavadinimas] apie biudžeto ataskaitą.“

• „Apibendrink šią el. laiškų giją išskirdamas esminius punktus.“
• „Kas naujausio apie [projekto pavadinimas]?“

• „Suplanuok 30-ties minučių susitikimą su [pavadinimas] kitą savaitę ir rask geriausią galimą laiką.“
• „Nustatyk pasikartojantį mėnesinį projekto komandos susitikimą.“
• „Kada kitas mano susitikimas su [pavadinimas]?“

• „Parodyk el. laiškus ir „Teams“ žinutes, kuriose buvau @paminėtas šią savaitę.“
• „Rask failą [pavadinimas], atsiųstą man el. paštu maždaug praėjusią savaitę apie [tema].“

• „Nustatyk mano automatinį atsakymą mano kelionei, kuri planuojama [datos diapazonas].“
• „Ar šiandien turiu kokių nors veiksmų savo neperskaitytuose el. laiškuose?“

• „Perrašyk šį el. laišką, kad jis būtų profesionalesnis.“
• „Supaprastink šį el. laišką platesnei auditorijai.“