This is the Trace Id: 68d3c60b82849839a86b9c16ebade438
Pāriet uz galveno saturu Satura pārvaldība Digitālo līdzekļu pārvaldība Dokumentu pārvaldība Uzņēmuma informācijas satura pārvaldība Satura pārvaldība lielā mērogā Datu saglabāšana Satura pārvaldības kopienas centrmezgls Copilot pakalpojumam Microsoft 365 SharePoint Microsoft 365 arhīvs Microsoft 365 dublējums OneDrive Atbalsts Vairāk Microsoft 365
Sieviete tur klēpjdatoru

Dokumentu pārvaldības ceļvedis

Neatkarīgi no tā, vai esat mazs uzņēmums vai lieluzņēmums, dokumentu pārvaldība ir būtiska, lai svarīgi faili un dati nepazustu.
Izpētīt satura pārvaldību

Kāpēc dokumentu pārvaldības sistēmas ir svarīgas

Dokumentu pārvaldības sistēma (DMS) palīdz uzglabāt, organizēt, izsekot un pārvaldīt digitālos dokumentus. Tā ir uzņēmējdarbības pamats, kas ietekmē visu — no produktivitātes līdz atbilstībai normatīvajām prasībām.

Galvenie secinājumi

  • Dokumentu pārvaldība ir process, kurā tiek uzglabāti, organizēti, izsekoti un pārvaldīti gan papīra, gan digitālie dokumenti.
  • Dokumentu pārvaldības sistēma (DMS) ļauj atrast jaunāko faila versiju, droši kopīgot dokumentus, kontrolēt, kas tos var skatīt vai rediģēt, un uzturēt auditācijas pierakstus.
  • Tādi DMS risinājumi kā Microsoft 365 SharePoint un OneDrive palīdz padarīt darbplūsmas efektīvākas, nodrošina labāku sensitīvo dokumentu aizsardzību un uzlabo atbilstību normatīvajām prasībām.

Kas ir dokumentu pārvaldība?

Dokumentu pārvaldība ir process, kurā tiek glabāti, organizēti, izsekoti un pārvaldīti gan papīra, gan digitālie dokumenti, lai novērstu failu zudumu, ieviestu versiju kontroli un veiktu citas darbības.

Dokumentu pārvaldība ir būtiska uzņēmuma satura pārvaldības (ECM) sastāvdaļa, jo uzņēmumi arvien vairāk palielina radīto dokumentu apjomu.

Kas ir dokumentu pārvaldības sistēma (DMS)?

Dokumentu pārvaldības sistēma (DMS) ir centralizēts, meklējams un drošs risinājums dokumentu organizēšanai, izsekošanai un atjaunināšanai.

Varat meklēt pēc atslēgvārda, pievienot failiem metadatus un kontrolēt, kas ko redz. Daudzi DMS risinājumi integrējas arī ar digitālo līdzekļu pārvaldības (DAM) rīkiem, lai organizētu attēlus, videoklipus un citu multivides saturu.

Uzņēmumiem tā palīdz uzlabot darbības efektivitāti un nodrošināt normatīvo atbilstību, saglabājot dokumentus drošus un aktuālus.

Kādas ir dokumentu pārvaldības sistēmas galvenās funkcijas?

Dokumentu pārvaldības sistēmai ir tālāk norādītās funkcijas.
 
  • Dokumentu tveršana: augšupielādējiet failus tieši DMS, tostarp ieskenētus papīra dokumentus.
  • Glabāšana un organizēšana: organizējiet dokumentus centralizētā repozitorijā, izmantojot metadatu tagus, indeksēšanu un vienotu nosaukumu piešķiršanu.
  • Dokumentu izgūšana: meklējiet failus pēc atslēgvārda, taga, autora vai satura.
  • Drošība un piekļuves kontrole: sekojiet piekļuvei, iestatiet atļaujas un izmantojiet šifrēšanu datu aizsardzībai. 
  • Versiju kontrole: nodrošiniet, ka vienmēr ir pieejamas jaunākās izmaiņas, un pārliecinieties, ka visi strādā ar vienu un to pašu failu.
  • Darbplūsmas automatizācija: iestatiet noteikumus, lai dokumenti automātiski tiktu nosūtīti pārskatīšanai, apstiprināšanai vai arhivēšanai.
  • Sadarbība: ļaujiet komandām dokumentus koprediģēt reāllaikā, atstāt komentārus un dalīties ar atsauksmēm.
Microsoft 365 risinājumi

Droši un efektīvi DMS risinājumi lielā mērogā

Microsoft 365 nodrošina visu nepieciešamo, lai pārvaldītu visu dokumentu dzīves ciklu. 

SharePoint

Tas atvieglo dokumentu kopīgošanu, pārvaldību un atrašanu visā organizācijā. Varat izveidot komandu vietnes, organizēt failus ar metadatiem un sadarboties reāllaikā.
Papildinformācija

OneDrive

Piekļūstiet dokumentiem un sadarbojieties ar tiem no jebkuras vietas. Tas ir lieliski piemērots individuāliem lietotājiem vai mazām komandām, kurām nepieciešama elastība un droša koplietošana.
Papildinformācija

 Microsoft 365 arhīvs

Glabājiet neaktīvo saturu atbilstīgā un viegli pārvaldāmā veidā, vienlaikus saglabājot piekļuvi vēsturiskajiem datiem.
Papildinformācija

Kādi ir dokumentu pārvaldības sistēmas izmantošanas ieguvumi?

Tādi rīki kā SharePoint un OneDrive racionalizē dokumentu pārvaldību, vienlaikus nodrošinot drošību un atbilstību prasībām.

Lielāka efektivitāte
DMS samazina laiku, kas tiek tērēts failu meklēšanai un apstiprinājumu gaidīšanai. Izmantojot Microsoft 365, komandas var automatizēt darbplūsmas, pievienot dokumentiem metadatus un piekļūt visam vienuviet.

Paplašinātā sadarbība
Komandas var kopīgi rediģēt dokumentus, atstāt komentārus un reāllaikā sekot izmaiņām, tādējādi samazinot kļūdu skaitu un nodrošinot projektu norisi pēc plāna.

Labāka drošība
Sensitīvi faili tiek aizsargāti ar iebūvētajiem drošības līdzekļiem. Microsoft 365 ietver sensitivitātes etiķetes un nosacīto piekļuvi.

Uzlabota normatīvā atbilstība
DMS palīdz uzturēt audita žurnālus, saglabāšanas politikas un drošu glabāšanu. Microsoft 365 atbalsta satura dublēšanu un pārvaldību, lai nodrošinātu datu atbilstību un pieejamību.
Process

Dokumentu pārvaldības process 6 soļos

Kā organizācijas apstrādā dokumentus no izveides līdz iznīcināšanai.

Dokumentu izveide un tveršana

Dokumenti tiek izveidoti digitāli vai tverti no fiziskiem avotiem, izmantojot skenēšanu.

Organizēšana un izgūšana

Faili tiek sakārtoti, izmantojot metadatu atzīmes un vienotus nosaukumu piešķiršanas principus. Meklēšanas rīki un filtri ļauj viegli atrast nepieciešamo.

Glabāšana un drošība

Dokumenti tiek glabāti centralizētā repozitorijā, ko aizsargā šifrēšana un piekļuves vadības līdzekļi. Audita žurnāli fiksē, kurš piekļuva katram failam vai to rediģēja.

Piekļuve, izplatīšana un sadarbība

Faili tiek droši kopīgoti ar autorizētiem lietotājiem. Komandas var vienlaikus rediģēt, komentēt un reāllaikā sekot izmaiņām.

Versiju kontrole un apstiprināšana

Izmaiņas tiek izsekotas automātiski, tāpēc vienmēr ir pieejama jaunākā versija. Dokumentus var automātiski nosūtīt pārskatīšanai un apstiprināšanai.

Saglabāšana, arhivēšana un iznīcināšana

Dokumenti tiek saglabāti nepieciešamo laiku atbilstoši juridiskajām vai uzņēmuma politikām. Pēc tam tie tiek vai nu arhivēti ilgtermiņa piekļuvei, vai droši dzēsti.

Apvienojiet visu vienuviet

Dokumentu pārvaldības sistēma nodrošina, ka jūsu dokumenti ir aktuāli un droši. Un, ja jau izmantojat Microsoft rīkus, piemēram, SharePoint, OneDrive vai Teams, jums ir viss nepieciešamais, lai saturu pārvaldītu lielā mērogā.
Vīrietis ar brillēm zilā kreklā skatās klēpjdatorā.
Sākt darbu

Microsoft SharePoint

Droši sadarbojieties un kopīgojiet dokumentus visā uzņēmumā.
Papildinformācija
Sieviete ar brillēm baltā žaketē strādā pie datora.
Risinājums

Pārvaldiet saturu, izmantojot Microsoft 365

Veidojiet, pārvaldiet un aizsargājiet saturu un datus, izmantojot mākslīgā intelekta nodrošinātus satura pārvaldības risinājumus pakalpojumā Microsoft 365.
Papildinformācija
sievietes ar brillēm skatās uz ekrānu
Risinājums

Skenējiet un saglabājiet ar OneDrive

Atsakieties no masīvā skenera un pārvērtiet dokumentus, kvītis, baltās tāfeles un pat ID kartes par PDF failiem.
Papildinformācija
Vīrietis brillēs skatās klēpjdatorā.
Produkts

Iegūstiet sirdsmieru, izmantojot Microsoft 365 dublējumu

Vairāk nekā tikai dublēšana — nodrošiniet nepārtrauktu uzņēmējdarbību ar ātru atkopšanu.
Papildinformācija
Vīrietis un sieviete skatās planšetdatorā.
Emuārs

Lasīt par dokumentu redaktoriem

Uzziniet, kas ir dokumentu redaktors, un noskaidrojiet, kā izvēlēties piemērotāko redaktoru tieši jūsu vajadzībām.
Papildinformācija
Atpakaļ uz cilnes sadaļu RESURSI — izpētes atskaites

Bieži uzdotie jautājumi

  • Elektroniska dokumentu pārvaldības sistēma (DMS) ir programmatūra, kas palīdz glabāt, organizēt un pārvaldīt digitālos failus, piemēram, Word dokumentus, PDF failus un izklājlapas. Tā glabā visu vienuviet, atvieglo dokumentu atrašanu un piedāvā tādas funkcijas kā versiju kontrole, piekļuves atļaujas un auditācijas pieraksti.
  • Microsoft 365. Tajā ietilpst tādi rīki kā SharePoint un OneDrive, kas palīdz organizācijām glabāt, organizēt, kopīgot un aizsargāt digitālos dokumentus.
  • Dokumentu pārvaldība koncentrējas uz efektīvu failu organizēšanu, glabāšanu un piekļuvi tiem komandās un sistēmās. Dokumentu kontrole nodrošina, ka tiek izmantotas tikai apstiprinātas un aktuālas dokumentu versijas, ieviešot stingras piekļuves atļaujas un versiju izsekošanu.  
  • Microsoft 365. Tajā ietilpst SharePoint un OneDrive, kas palīdz komandām droši glabāt, organizēt dokumentus un sadarboties pie tiem.
  • Sāciet ar savas komandas vajadzību noteikšanu, piemēram, drošu glabāšanu, versiju kontroli vai sadarbību. Izvēlieties risinājumu, kas integrējas ar jau esošajiem rīkiem, atbalsta atbilstības prasības un aug līdz ar jūsu uzņēmumu. 

Sekot produktam Microsoft 365

Iepazīstiet Copilot Microsoft 365 Windows 11 lietotnes Konta profils Lejupielādes centrs Atgrieztie vienumi Pasūtījumu izsekošana Otrreizējā pārstrāde Commercial Warranties Microsoft Education Ierīces izglītībai Microsoft Teams izglītības iestādēm Microsoft 365 Education Office Education Pedagogu apmācība un attīstība Piedāvājumi skolēniem un vecākiem Azure skolēniem
Microsoft AI Microsoft drošība Azure Dynamics 365 Microsoft 365 Microsoft Advertising Microsoft Copilot Microsoft Teams Microsoft izstrādātājs Microsoft Learn Atbalsts mākslīgā intelekta tirgus programmām Microsoft tehniskā kopiena Microsoft Marketplace Microsoft Power Platform Programmatūras uzņēmumi Visual Studio Karjera Microsoft privātums Investori
Latviešu (Latvija) Patērētāju veselības konfidencialitāte Sazināties ar Microsoft Konfidencialitāte Pārvaldīt sīkfailus Izmantošanas noteikumi Prečzīmes Par mūsu reklāmām EU Compliance DoCs