Mākslīgā intelekta e-pasta palīgs programmai Outlook

Mākslīgā intelekta e-pasta palīgs ir rīks, kas palīdz personām pārvaldīt savas iesūtnes. Pazīstams arī kā mākslīgā intelekta e-pasta ģenerētājs un e-pasta automatizācijas programmatūra, tas organizē ziņojumus, piedāvā atbildes, nosaka prioritāti svarīgiem e-pasta ziņojumiem, izveido e-pasta ziņojumu melnrakstus un pat automatizē noteiktus uzdevumus, piemēram, sapulču ieplānošanu.

Gan uzņēmumi, gan privātpersonas lieto šo programmatūru, lai racionalizētu saziņu, samazinātu mazsvarīgos e-pasta ziņojumus iesūtnē un pavadītu mazāk laika pildot atkārtoti veicamos e-pasta uzdevumus.

Programmā Outlook ir pieejams plašs mākslīgā intelekta rīku klāsts, tostarp Microsoft Copilot.

Mākslīgā intelekta palīgi paātrina dažādu uzdevumu veikšanu, lai e-pasta un sapulču pārvaldība aizņemtu mazāk laika. Iepazīstieties ar dažiem no galvenajiem veidiem, kā to dara e-pasta automatizācijas programmatūra.

Tā vietā, lai pats šķirotu desmitiem jaunu e-pasta ziņojumu, ļaujiet mākslīgajam intelektam atvieglot jūsu darbu ar šiem līdzekļiem.

 

• Viedā kārtošana. Skenējiet jaunus e-pasta ziņojumus un organizējiet tos kategorijās, piemēram, darba, personiskie, reklāmas un ceļošana, lai varat ātri atrast nepieciešamo.
• Pielāgotas mapes. Automātiski izveidojiet mapes e-pasta ziņojumiem, pamatojoties uz jūsu paradumiem.
• E-pasta ziņojumu atzīmēšana. Atkarībā no satura vai sūtītāja pievienojiet etiķetes e-pasta ziņojumiem, piemēram “Steidzami” vai “Atbildēt”, lai ērtāk noteiktu uzdevumu prioritāti.
• Nevēlamā e-pasta filtrēšana. Filtrējiet surogātpastu vai zemas prioritātes ziņojumus, lai pavadītu mazāk laika novēršot traucēkļus.

Piemēram, atzīmējiet ar karodziņu e-pasta ziņojumus no noteiktām personām kā augstas prioritātes, piemēram, no sava vadītāja vai bērna skolotāja.

Risiniet kalendāra pārvaldības problēmas ar mākslīgo intelektu, kas palīdz automātiski ieplānot, organizēt un sekot līdzi sapulcēm un uzdevumiem. Lūk, ko var paveikt mākslīgais intelekts:

 

• Viedā ieplānošana. Analizējiet savu kalendāru un saņemiet ieteikumus par labāko laiku, kad visiem tikties sapulcē, vienlaikus izvairoties no konfliktiem un ņemot vērā dažādas laika joslas.
• Atmiņas atsvaidzināšana. Tā vietā, lai manuāli pārlūkotu kalendāru un mēģinātu atrast gaidāmo sapulci, kas kaut kad ir ieplānota, vaicājiet mākslīgajam intelektam to izdarīt jūsu vietā.
• Atgādinājumi. Sekojiet līdzi plānotajam, saņemot atgādinājumus par gaidāmajiem notikumiem un uzdevumiem, pirms tie ir aizmirsti.

Piemēram, iestatiet periodisku ikmēneša sapulci, izmantojot mākslīgā intelekta e-pasta palīgu – jautājiet tam nosūtīt uzaicinājumus, izvēlēties visiem piemērotu laiku un ierosināt dienas kārtību.

Mākslīgā intelekta e-pasta palīgs atvieglo e-pasta ziņojumu rakstīšanu un atbildēšanu uz tiem. Viņi var izveidot projektu melnrakstus un palīdzēt rakstīt skaidrus un profesionālus e-pasta ziņojumus. Ikvienam zināms, ka e-pasta ziņojumu rakstīšana var prasīt daudz pūļu un būt neērta, tāpēc neliela palīdzība ir ļoti noderīga. Lūk, kā tie darbojas, lai racionalizētu ikdienas saziņu:

 

• Automatizētās atbildes. Biežāk uzdotajiem jautājumiem, kā “Vai varam pārplānot?”, mākslīgais intelekts iesaka ātras, loģiskas atbildes, kuras var nosūtīt ar vienu klikšķi.
• Mākslīgā intelekta veidoti melnraksti. Jautājiet mākslīgā intelekta e-pasta palīgam jūsu vietā uzrakstīt e-pasta ziņojumu, pamatojoties uz sarunas kontekstu – neatkarīgi no tā, vai tā ir vienkārša atbilde vai detalizētāks ziņojums, – ietaupot jums laiku, kas būtu nepieciešams sākot no nulles.
• Noslīpēta rakstība. Mākslīgais intelekts ņem vērā gramatiku un teksta plūsmu, lai jūsu e-pasta ziņojumi būtu izteiksmīgi. Ejiet soli tālāk un pastāstiet mākslīgajam intelektam, kādu toni vēlaties izmantot, lai nodotu vispiemērotāko vēstījumu.

Piemēram, ļaujiet mākslīgajam intelektam ieteikt pārdomātas atbildes uz pateicības ziņojumiem un uzaicinājumiem uz pasākumiem.

Mākslīgā intelekta e-pasta palīgi ne tikai palīdz kontrolēt iesūtni, bet arī strādā viedāk. Veicot atkārtotus uzdevumus un uzlabojot e-pasta ziņojumu pārvaldību un prioritāšu noteikšanu, jums būs vairāk laika pievērsties svarīgajiem uzdevumiem. Lūk, kā palīgi nodrošina vērtību:

 

• Uzlabota produktivitāte. Tā vietā, lai stundām ilgi kārtotu e-pasta ziņojumus, atbildētu uz ikdienas jautājumiem un ieplānotu sapulces, ļaujiet mākslīgajam intelektam šos uzdevumus veikt automātiski.
• Viedāka prioritāšu noteikšana. Mākslīgais intelekts var iezīmēt e-pasta ziņojumus, kuriem vispirms jāpievērš uzmanība, piemēram, steidzamiem pieprasījumiem vai svarīgiem atjauninājumiem, lai jūs nepalaistu garām svarīgu informāciju.
• Nevainojama e-pasta pārvaldība: Neatkarīgi no tā, vai nepieciešama e-pasta ziņojumu pārvietošana uz attiecīgo mapi vai ziņojuma melnraksta izveide, mākslīgais intelekts nodrošinās, ka jūsu iesūtne darbojas nevainojami.

Tā kā mākslīgā intelekta popularitāte turpina pieaugt, palielinās arī bažas parmākslīgā intelekta drošību un datu konfidencialitāti. Par laimi, Microsoft pakalpojumā Copilot ir iebūvējis jaudīgus konfidencialitātes un drošības līdzekļus.

Datu vadība un konfidencialitāte. Copilot atbilžu ģenerēšanai izmanto tikai jūsu sniegto informāciju, tas neizmanto jūsu datus, lai apmācītu savus mākslīgā intelekta pamatmodeļus. Tas nozīmē, ka jūsu e-pasta saturs, kalendāra informācija un faili ir privāti un netiek izmantoti mākslīgā intelekta uzlabošanai.

Droša datu apstrāde. Copilot šifrē visus datus gan to nosūtīšanas, gan glabāšanas laikā. Drošības pasākumu ietvaros cilvēku un organizāciju dati tiek glabāti atsevišķi. Microsoft ievēro arī globālos datu drošības standartus, piemēram, Vispārīgo datu aizsardzības regulu un Starptautiskās Standartizācijas organizācijas/Starptautiskās elektrotehnikas komisijas mākoņa konfidencialitātes vadlīnijas.

Pārredzamība un pārraudzība. Privātpersonas un administratori izlemj, kā Copilot piekļūst datiem un apstrādā tos. Piemēram, lietojiet sensitivitātes etiķetes, lai ierobežotu to, kam Copilot var piekļūt, un skatiet audita žurnālus, lai pārredzamības un atbilstības nodrošināšanas nolūkiem izsekotu mijiedarbību ar Copilot.

Papildinformācijai par Copilot konfidencialitāti organizācijām, apmeklējiet sadaļu Microsoft 365 Copilot dati, konfidencialitāte un drošība. Vai papildinformācijai par Copilot konfidencialitāti privātpersonām, apmeklējiet sadaļu Copilot Microsoft 365 programmās mājas lietošanai: jūsu dati un konfidencialitāte. 

Copilot programmā Outlook reaģē uz dabiskās valodas uzvednēm, lai palīdzētu ar e-pasta ziņojumiem, ieplānošanu un produktivitāti. Šeit ir saraksts ar dažām darbībām, ko varat uzdot veikt Copilot. (Pieejamo iespēju klāsts Microsoft 365 darbam un Microsoft 365 individuālai lietošanai vai ģimenei abonementu versijās atšķiras.)

• “Uzrakstīt e-pasta ziņojumu ar pateicību komandai par prezentāciju.”
• “Iegūt padomus, kā uzrakstīt e-pasta pieprasījumu projekta priekšlikumam.”
• “Sagatavot atbildi uz šo e-pasta ziņojumu, apstiprinot ierosināto laika skalu.”

• “Pārvietot visus e-pasta ziņojumus no [nosaukums] uz mapi “Rēķini”.
• “Atrast pēdējo e-pasta ziņojumu no [vārds] par budžeta pārskatu.”

• “Apkopot šo e-pasta pavedienu atslēgas punktos.”
• “Kādas ir jaunākās ziņas par [projekta nosaukums]?”

• “Nākamnedēļ ieplānot 30 minūšu sapulci ar [vārds] un atrast labāko iespējamo laiku.”
• “Iestatīt periodisku ikmēneša sapulci projekta komandai.”
• “Kad ir mana nākamā sapulce ar [vārds]?”

• “Parādīt e-pasta un Teams ziņojumus, kuros šonedēļ biju @pieminēts.”
• “Atrast failu par [tēmu], par kuru man [vārds] pagājušo nedēļ atsūtīja e-pasta ziņojumu.”

• “Iestatīt manu ārpus biroja atrašanās paziņojumu plānotajam ceļojumam [datumu diapazons].”
• “Vai man šodien ir kādi darbību vienumi nelasītajos e-pasta ziņojumos?”

• “Pārrakstīt šo e-pasta ziņojumu profesionālāk.”
• “Vienkāršot šo e-pasta ziņojumu plašākai auditorijai.”