AI-e-mailassistent in Outlook

Een AI e-mailassistent is een hulpprogramma dat mensen helpt bij het beheren van hun postvak. Ook bekend als een AI e-mail generator en e-mail automatiseringssoftware, het kan berichten organiseren, antwoorden voorstellen, belangrijke e-mails prioriteren, e-mails opstellen en zelfs bepaalde taken automatiseren, zoals het plannen van Vergade­ringen.

Zowel bedrijven als particulieren gebruiken de software om communicatie te stroomlijnen, onoverzichtelijke postvakken te minimaliseren en minder tijd te besteden aan terugkerende e-mailtaken.

In Outlook zijn veel door AI ondersteunde hulpprogramma's beschikbaar, waaronder Microsoft Copilot.

AI-e-mailassistenten maken e-mail- en vergaderbeheer minder tijdrovend door verschillende taken te versnellen. Bekijk een aantal van de belangrijkste manieren waarop e-mailautomatiseringssoftware dit doet.

In plaats van zelf tientallen nieuwe e-mails door te nemen, kun je AI het zware werk voor je laten doen:

 

• Slim sorteren. Scan nieuwe e-mails en organiseer ze in categorieën, zoals werk, privé, promoties en reizen, zodat je snel kunt vinden wat je nodig hebt.
• Aangepaste mappen. Maak automatisch mappen aan voor e-mails op basis van je gewoontes.
• E-mail taggen. Label e-mails met tags als 'urgent' of 'opvolgen' op basis van de inhoud of afzender, zodat het makkelijker is om taken te prioriteren.
• Ongewenst filteren. Filter ongewenste berichten of berichten met een lage prioriteit, zodat je minder tijd kwijt bent aan het verwijderen van afleidingen.

Markeer bijvoorbeeld e-mails van bepaalde personen als hoge prioriteit, zoals je manager of de leraar van je kind.

Maak agendabeheer een stuk eenvoudiger met AI die je helpt om Vergade­ringen en taken automatisch te plannen, organiseren en bij te houden. Dit is wat het kan:

 

• Begin met plannen. Analyseer je agenda en krijg suggesties voor de beste tijden waarop iedereen kan afspreken, waarbij conflicten worden vermeden en rekening wordt gehouden met verschillende tijdzones.
• Fris je geheugen op. Vraag de AI om de vergadering voor je te vinden, in plaats van handmatig in je agenda te zoeken naar een vergadering waarvan je weet dat die op een bepaald moment gepland staat.
• Herinneringen. Blijf op schema door herinneringen te ontvangen voor aankomende gebeurtenissen en taken zodat je ze niet vergeet.

Zet bijvoorbeeld een terugkerende maandelijkse vergadering op met een AI-e-mailassistent, laat deze de uitnodigingen versturen, kies een tijdstip dat voor iedereen werkt en stel een agenda voor.

AI-e-mailassistenten maken het schrijven en beantwoorden van e-mails eenvoudiger. Ze kunnen eerste concepten voor je maken en je helpen om je e-mails duidelijk en professioneel te houden. Iedereen weet dat het schrijven van e-mails omslachtig en zelfs ongemakkelijk kan zijn, dus met een beetje hulp kom je een heel eind. Zo stroomlijnen ze de dagelijkse communicatie:

 

• Geautomatiseerde antwoorden. Voor veelvoorkomende vragen, zoals 'Kunnen we een nieuwe afspraak maken?', stelt AI snelle, logische antwoorden voor die je met één klik kunt versturen.
• Door AI gegenereerde concepten. Vraag een AI-e-mailassistent om een e-mail voor je te schrijven op basis van de context van een gesprek, of het nu gaat om een eenvoudige opvolging of iets uitgebreider, waardoor je niet helemaal vanaf het begin hoeft te beginnen.
• Gepolijst schrijven. AI houdt rekening met grammatica en stijl zodat je e-mails helder overkomen. Ga nog een stapje verder en vertel de AI welke toon je wilt gebruiken om de meest passende stem over te brengen.

Laat AI bijvoorbeeld doordachte antwoorden voorstellen op bedankberichten en uitnodigingen voor evenementen.

AI-e-mailassistenten helpen je niet alleen om je postvak te beheren, maar ook om slimmer te werken. Door terugkerende taken af te handelen en je e-mail beter te beheren en te prioriteren, heb je meer tijd om je op belangrijkere dingen te richten. Zo leveren ze waarde:

 

• Verhoogde productiviteit. In plaats van uren te besteden aan het organiseren van e-mails, het beantwoorden van standaardvragen en het plannen van Vergade­ringen, kun je AI deze taken automatisch laten afhandelen.
• Slimmere prioritering. AI kan de e-mails markeren die je eerst aandacht vereisen, zoals dringende verzoeken of belangrijke updates, zodat je geen belangrijke informatie mist.
• Naadloos e-mailbeheer: Of je nu e-mails naar de juiste mappen verplaatst of berichten opstelt, AI zorgt ervoor dat je postvak soepel draait.

Nu AI steeds populairder wordt, groeit ook de ongerustheid over AI-beveiliging en gegevensprivacy. Gelukkig heeft Microsoft solide ingebouwde privacy- en beveiligingsmaatregelen voor Copilot.

Gegevensbeheer en privacy. Copilot gebruikt alleen de informatie die je verstrekt om antwoorden te genereren en gebruikt je gegevens niet om AI-modellen te trainen. Dit betekent dat je e-mails, agendagegevens en bestanden privé blijven en niet opnieuw worden gebruikt om de AI te verbeteren.

Veilige gegevensverwerking. Copilot versleutelt alle gegevens tijdens het verzenden en bij het opslaan. Als onderdeel van de beveiligingsmaatregelen worden de gegevens van mensen en organisaties apart bewaard. Microsoft volgt ook wereldwijde standaarden voor gegevensbeveiliging, zoals de algemene verordening gegevensbescherming en richtlijnen van de Internationale Organisatie voor Standaardisatie/International Electrotechnical Commission voor cloudprivacy.

Doorzichtigheid en toezicht. Particulieren en beheerders bepalen hoe Copilot toegang krijgt tot gegevens en deze verwerkt. Pas bijvoorbeeld gevoeligheidslabels toe om te beperken waar Copilot toegang toe heeft en bekijk auditlogs om interacties met Copilot bij te houden voor transparantie en compliance.

Voor meer informatie over de privacy van Copilot voor organisaties, ga naar Gegevens, privacy en beveiliging voor Microsoft 365 Copilot. Of ga voor meer informatie over de privacy van Copilot voor particulieren naar Copilot in Microsoft 365-apps voor thuis: je gegevens en privacy. 

Copilot in Outlook reageert op vragen in natuurlijke taal om te helpen met e-mails, planning en productiviteit. Dit is een lijst met dingen die je Copilot kunt laten doen. (De beschikbare functies variëren tussen de abonnementen Microsoft 365 voor bedrijven en Microsoft 365 Persoonlijk of Gezin.)

• “Schrijf een e-mail waarin je het team bedankt voor hun presentatie.”
• “Krijg tips voor het schrijven van een e-mailverzoek voor een voorstel.”
• “Stel een antwoord op deze e-mail op, waarin je instemt met de voorgestelde tijdlijn.”

• “Verplaats alle e-mails van [naam] naar de map 'Facturen'.”
• “Zoek de laatste e-mail van [naam] over het budgetrapport.”

• “Vat deze e-mailthread samen in kernpunten.”
• “Wat zijn de laatste updates over [projectnaam]?”

• “Plan volgende week een vergadering van 30 minuten met [naam] en zoek de best beschikbare tijd.”
• “Zet een terugkerende maandelijkse vergadering op voor het projectteam.”
• “Wanneer is mijn volgende vergadering met [naam]?”

• “Laat e-mails en Teams-berichten zien waarin ik deze week werd @genoemd.”
• “Zoek het bestand waarover [naam] me vorige week e-mailde over [onderwerp].”

• “Stel mijn afwezigheidsbericht in voor mijn geplande reis van [datumbereik].”
• “Staan er vandaag nog actie-items in mijn ongelezen e-mails?”

• “Herschrijf deze e-mail om hem professioneler te laten klinken.”
• “Vereenvoudig deze e-mail voor een breder publiek.”