Trace Id is missing

Jak zarządzać zadaniami zespołowymi przy użyciu rozwiązania Kanban

Kobieta w prążkowanej koszuli i okularach pracująca na laptopie.

Jeśli chodzi o codzienne zarządzanie zadaniami zespołów, prostym, a jednocześnie potężnym narzędziem, które może mieć duży wpływ na produktywność, wydajność i wynik finansowy, jest tablica Kanban.

 

Rozwiązanie Kanban, po raz pierwszy spopularyzowane w latach 40. XX w. przez japońską firmę Toyota, ma długą historię używania fizycznych tablic w celu ułatwienia wizualizacji potencjalnych wąskich gardeł oraz zarządzania przepływem pracy i ulepszania go. Obecnie można również łatwo tworzyć tablice cyfrowe przy użyciu oprogramowania do zarządzania zadaniami, które oferuje wiele wygodnych funkcji i możliwość dostosowywania ułatwiających oszczędzanie czasu i automatyzowanie procesów.  

 

Metoda Kanban, korzystająca z iteracyjnych sekwencji pracy, nazywanych również przebiegami, zdobyła popularność w wielu firmach z branży IT stosujących elastyczne podejście do zarządzania projektami i tworzenia oprogramowania. Jednak zarządzanie codziennymi zadaniami za pomocą tablic Kanban może być korzystne dla firm każdej wielkości i działających w dowolnej branży.

Rozwiązanie Kanban  

Metoda Kanban, co po japońsku oznacza „tablica” lub „szyld”, używa tablic, na których poszczególne zadania są podzielone na kolumny, co pomaga skoncentrować się na pracy będącej w toku, nie tracąc jednak z oczu perspektywy większych projektów. 

 

Ogólnie rzecz biorąc, tablica Kanban składa się z dwóch głównych elementów: kart, które reprezentują zadania, i kolumn ilustrujących zadania na różnych etapach projektu. Kolumny zazwyczaj dzielą się na trzy sekcje — „Do wykonania”, „W toku” i „Gotowe”. Podczas pracy nad określonym projektem, takim jak tworzenie nowego oprogramowania, można również nadać kolumnom nazwy „Projekt”, „Programowanie” i „Testowanie”. 

 

Karty zadań, które zwykle zawierają listy kontrolne, przydziały i etykiety, rozkłada się między te trzy kolumny. W miarę postępu w realizacji zadania karty przesuwa się z lewej na prawą stronę tablicy, co ułatwia wizualizację ich stanu w przypływie pracy — od „Do wykonania” po „Gotowe”.  


 
Zarówno fizyczny, jak i cyfrowy proces Kanban sprzyja współpracy w zespole i produktywności, ponieważ uświadamia wszystkim członkom zespołu, jaki wpływ na cały projekt mają ich indywidualne starania. Niektóre zespoły organizują codzienne spotkania przy tablicy Kanban mające na celu przekazywanie informacji na temat aktualizacji stanu, zbieranie opinii i monitorowanie trendów.  

 

Tablica Kanban, aby można było uznać ją za prawidłową, musi zawierać ograniczoną liczbę elementów zadań, co zapobiega pracy ponad możliwości zespołu. Metoda Kanban ułatwia również ciągłe monitorowanie przepływu pracy, aby uniknąć wąskich gardeł, umożliwiając zespołowi oznaczanie elementów, które gromadzą się w kolumnie szybciej, niż ją opuszczają.

Fizyczne tablice Kanban

Fizyczne tablice Kanban doskonale nadają się dla zespołów, które dopiero poznają ideę Kanban. Są one czytelne i łatwe w zarządzaniu, nie wymagają połączenia internetowego, a w przypadku zespołów uzależnionych od siebie funkcjonalnie, które pracują nad tym samym projektem, mogą poprawić zaangażowanie i komunikację w miejscu pracy.

Jednak generalnie nie są one idealne w przypadku zadań wymagających bardziej szczegółowych opisów i informacji ogólnych. Na konkretnej karcie mieści się tylko tyle treści, na ile pozwala jej wielkość, natomiast tablice cyfrowe mogą przechowywać nieograniczoną liczbę notatek i komentarzy w miarę zwiększania się obciążenia pracą.   

Ponadto tablice fizyczne są mniej elastyczne, jeśli chodzi o śledzenie czasu zadań i dotrzymywanie konkretnych terminów. Tablice cyfrowe zawierają dostosowywalne opcje raportowania, które pozwalają na szybką ocenę postępów i przeglądanie danych historycznych dotyczących wydajności.  

Na koniec trzeba powiedzieć, że w przypadku pracy z zespołami zdalnymi, które rzadko bywają w biurze, skuteczne stosowanie fizycznych tablicy Kanban jest prawie niemożliwe. Dzięki tablicy cyfrowej członkowie zespołu mogą uzyskiwać dostęp do systemu zarządzania zadaniami w dowolnym czasie i z dowolnego urządzenia.

Mężczyzna pracujący na laptopie przy stole.

Proste zarządzanie projektami.

Wszyscy zarządzają projektami. Program Microsoft Project oferuje zaawansowane możliwości i proste zarządzanie, aby można było pomyślnie zrealizować dowolny projekt.
Dowiedz się więcej.

Cyfrowe tablice Kanban 

Jeśli tablica fizyczna pełna kolorowych notatek przestaje się sprawdzać, odpowiednią opcją dla zespołu może być zainwestowanie w oprogramowanie do zarządzania zadaniami, które wykorzystuje zasady i koncepcje wizualne metody Kanban. Ponadto opcja cyfrowa przynosi wiele korzyści, których nie mogą zapewnić tablice fizyczne, na przykład wizualizację danych, załączniki i historię kart.  
Widok tablicy programu Microsoft Planner

W trakcie poszukiwań rozwiązania z funkcją Kanban, zwracaj uwagę na te, które pomogą Ci tworzyć karty zadań o bogatej zawartości, w tym listy kontrolne, etykiety, i określone daty ukończenia. Powinno ono również pozwalać na synchronizację z programami, które często są przez Ciebie używane, umożliwiając dołączanie do poszczególnych kart dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji. Dzięki temu zespół będzie miał dostęp do wszystkich niezbędnych danych w jednym miejscu, bez konieczności przełączania aplikacji.  

Aby ułatwić sobie przesuwanie zadań do kolumny „Gotowe”, należy wziąć pod uwagę oprogramowanie umożliwiające automatyczne przekształcanie stanu zadań na wykresy kołowe i słupkowe. Pomogą one szybko zorientować się, które zadania są realizowane zgodnie z planem, a które nie. Pozwoli to na przykład na wprowadzanie poprawek i ponowne przydzielanie zadań w sytuacji, gdy jeden z członków zespołu regularnie nie dotrzymuje terminów.

Na koniec, w związku z tym, że coraz więcej firm przechodzi na pracowników wirtualnych, warto rozważyć skorzystanie z menedżerów zadań opartych na chmurze, które pomogą na bieżąco monitorować listę rzeczy do zrobienia z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu.

Zalety korzystania z rozwiązania Kanban

Tablice Kanban zapewniają solidną podstawę do spójnego i ustrukturyzowanego organizowania zadań . Są szczególnie atrakcyjne dla osób określanych mianem „wzrokowców” i wolą używać wykresów, grafów, diagramów i innych obrazów, aby interpretować informacje i pracować z nimi.  

Prawidłowo wykonane tablice Kanban usprawniają przepływ pracy i ograniczają liczbę przerw, które nieuchronnie pojawiają się w trakcie realizacji projektów i zadań. Dzieje się tak dlatego, że wszyscy członkowie zespołu koncentrują się na dostarczaniu wyników swojej pracy w stałym rytmie. Tablice Kanban pokazują, kiedy określone zadanie wstrzymuje projekt, co ułatwia zmianę kursu w razie potrzeby.  

Tablice Kanban skupiają się na zwiększaniu wydajności, ponieważ dzięki nim członkowie zespołu nie tracą czasu na niepotrzebne zadania — każde zadanie przyczynia się do osiągnięcia szerszego celu. W rezultacie Kanban może znacznie zwiększyć produktywność zadań zespołowych.

Wnioski

Jedną z najczęściej powtarzanych mantr we współczesnym miejscu pracy jest „Przestań zaczynać i zacznij kończyć”. Rozwiązanie Kanban polega na koncentracji na wykonaniu zadania. 

Jeśli zespół wciąż nie kończy zadań, teraz jest idealny czas na wypróbowanie metody Kanban. Skonfigurowanie tablicy i dopracowanie procesu do perfekcji może zająć trochę czasu, ale przy odrobinie determinacji i z myślą o ciągłym doskonaleniu przed Tobą i zespołem jeszcze wiele produktywnych dni.

Dowiedz się więcej o oprogramowaniu do zarządzania zadaniami opartym na metodzie Kanban.

 Zespół platformy Microsoft 365 koncentruje się na udostępnianiu zasobów ułatwiających rozpoczęcie, prowadzenie i rozwój firmy.

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.
Kup teraz

Powiązana zawartość

Technologie biznesowe

Dlaczego wideokonferencje są ważne dla Twojej firmy: 10 kluczowych korzyści

Przeczytaj więcej
Zarządzanie firmą

8 sposobów na zarządzanie zespołami zdalnymi i ułatwienie pracy

Przeczytaj więcej
Zarządzanie firmą

Jak używać współczesnej metodyki Scrum

Przeczytaj więcej
Zarządzanie firmą

Jak zarządzanie zadaniami może pomóc Twoim zespołom w przejściu na hybrydowe miejsce pracy

Przeczytaj więcej
Informacje i pomysły dla firm nie stanowią profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.

Obserwuj platformę Microsoft 365