Zbieramy i przetwarzamy Twoje dane osobowe w celach określonych poniżej, które mogą obejmować, ale nie są ograniczone do następujących. Nieudostępnienie danych osobowych na nasz wniosek może uniemożliwić nam przeprowadzenie tych zadań lub wywiązanie się z obowiązków prawnych. Zapoznaj się również z programem Microsoft Data Program (MDP) oraz uzupełnieniami do oświadczenia DPN dotyczącymi danych dotyczących nauki i umiejętności, aby uzyskać dodatkowe informacje na temat sposobu przetwarzania danych osobowych w związku z tymi działaniami.

Rekrutacja i zatrudnianie. W celu rekrutacji i zatrudnienia, w tym w celu kontaktowania się z Tobą w sprawie możliwości zatrudnienia w firmie Microsoft, rozpatrywania Twojej aplikacji o pracę na określone stanowiska, selekcji kandydatów, planowania i zarządzania rozmowami kwalifikacyjnymi, przeprowadzania legalnej weryfikacji i sprawdzania przeszłości oraz przygotowywania oferty zatrudnienia.

Zarządzanie stosunkiem pracy lub zatrudnieniem. W celu wdrożenia nowych pracowników oraz zarządzania zatrudnieniem lub stosunkiem pracy z Tobą.

Płace, wynagrodzenia i księgowość. W przypadku naszych działań dotyczących płac i wynagrodzeń, w tym sprawozdawczością podatkową, zarządzaniem wynagrodzeniami kapitałowymi i motywacyjnymi, zarządzaniem nagrodami, zwrotem kosztów i innymi zadaniami księgowymi.

Rejestracja świadczeń i zarządzanie nimi. W przypadku działań związanych z rejestracją i zarządzaniem świadczeniami dla pracowników (oraz osób pozostających na ich utrzymaniu i beneficjentów), w tym urlopami, innymi rodzajami zwolnień, ubezpieczeniami, opieką zdrowotną, udziałami kapitałowymi, emeryturami, rentami, opieką nad dziećmi, relokacją, usługami w zakresie podatków i podróży, usługami w zakresie inwestycji finansowych oraz świadczeniami i możliwościami dostępnymi za pośrednictwem programu Microsoft Give.

Planowanie i rozwój kariery. W przypadku działań związanych z planowaniem i rozwojem kariery, w tym oceną oraz przedstawianiem możliwości kariery w firmie Microsoft.

Szkolenie i doradztwo. W celu przeprowadzenia szkoleń oraz doradztwa zawodowego związanego z pełnioną funkcją, aby pomóc w nabyciu nowych umiejętności lub w ramach ogólnego rozwoju kariery zawodowej.

Zarządzanie wydajnością. W celu przeprowadzania działań związanych z zarządzaniem wydajnością i oceną, w tym przeglądem, wynagradzaniem i oceną poszczególnych pracowników pod kątem ich wydajności, oraz połączeń.

Zarządzanie ogólnymi zasobami ludzkimi (HR). W celu realizacji ogólnej administracji kadrowej, w tym obsługi pracowników, ogólnego zarządzania kadrami oraz miejscem pracy, prowadzenia globalnego rejestru pracowników i personelu zewnętrznego oraz badania nastrojów pracowników.

Powiadomienia alarmowe. W celu komunikowania się z Tobą lub wyznaczoną przez Ciebie osobą kontaktową w sytuacjach kryzysowych lub powiadamiania ich o wystąpieniu klęski żywiołowej lub innego zagrożenia życia/bezpieczeństwa, w tym w celu przekazywania informacji pracownikom i osobom wyznaczonym przez pracowników, sprawdzania obecności pracowników w sytuacjach kryzysowych oraz w celu przekazywania innych informacji niezbędnych do ochrony życia i bezpieczeństwa pracowników oraz innych osób.

Ocena równych szans i udogodnienia. W celu zarządzania i oceny naszych programów dotyczących równych szans zatrudnienia, różnorodności, integracji i dostępności, w tym monitorowania i zapewniania równego traktowania i równych szans, zapewniania udogodnień lub dostosowań związanych z pracą, a także w celu realizacji naszych globalnych inicjatyw na rzecz równych szans.

Zarządzanie zgodnością z przepisami prawa i zasadami oraz ich wymuszanie. W celu zarządzania naszymi programami i wymaganiami dotyczącymi zgodności z prawem oraz zasadami, w tym wypełniania naszych zobowiązań wynikających z umów, zezwoleń rządowych i obowiązujących zasad firmy Microsoft; prowadzenia wymaganej dokumentacji (np. informacji podatkowych byłych i obecnych pracowników); zbierania lub ujawniania danych osobowych na podstawie upoważnienia sądowego (np. nakaz sądowy, postępowanie administracyjne lub sądowe lub inne zgodne z prawem żądanie organu publicznego w Stanach Zjednoczonych lub jurysdykcji zagranicznej); przeprowadzanie zgodnych z prawem kontroli przeszłości; w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawa i regulacjami (np. dotyczących minimalnego wynagrodzenia, czasu pracy, podatków, zdrowia i bezpieczeństwa, przepisów antydyskryminacyjnych,  obowiązków sprawozdawczych wobec organów rządowych, globalnej migracji, procedur zgłaszania nieprawidłowości oraz praw osób, których dane dotyczą); oraz badanie potencjalnych naruszeń praw firmy Microsoft, wykonywanie tych praw lub ich obrona (w tym zasięganie porady prawnej, zwalczanie oszustw oraz ochrona życia i bezpieczeństwa pracowników i innych osób).

Sprawy dyscyplinarne i dochodzenia. W celu rozpatrywania spraw dyscyplinarnych i prowadzenia dochodzeń, w tym dochodzeń dotyczących niewłaściwych działań lub potencjalnych naruszeń naszych wewnętrznych zasad, uzyskiwania informacji dotyczących zdarzeń z udziałem pracowników oraz administrowania i egzekwowania działań dyscyplinarnych.

Transakcje korporacyjne. W celu przeprowadzenia i zarządzania transakcjami korporacyjnymi, w tym sprzedażą, cesją lub innym przeniesieniem całości lub części naszej działalności, lub przejęciem i integracją całości lub części innej działalności przez firmę Microsoft (np. integracja lub umożliwienie dostępu do informacji o poszczególnych pracownikach między firmą Microsoft a przejętą firmą).

Zarządzanie, monitorowanie, ochrona i ulepszanie naszych systemów. W przypadku działań związanych z zarządzaniem, monitorowaniem, ochroną i ulepszaniem naszych systemów informatycznych, usług,  sieci, aplikacji, urządzeń i innych aktywów, infrastruktury, technologii i zasobów („Systemy”), w tym zarządzaniem, mierzeniem, oceną i ochroną przed nieuprawnionym dostępem i wykorzystaniem poufnych danych firmy, pracowników i klientów lub Systemów; oraz ochroną naszych Systemów przed włamaniami (w tym poprzez wdrażanie, administrowanie, testowanie i aktualizowanie środków bezpieczeństwa cybernetycznego i ochrony danych) badania i ulepszanie programów używania własnych produktów firmy Microsoft (np. programu używania własnych produktów Elite) oraz przegląd danych przez ludzi i maszyny w celu szkolenia modeli sztucznej inteligencji oraz ulepszania uczenia maszynowego dla produktów i usług firmy Microsoft. Wykorzystujemy również dane biznesowe oraz inne dane dotyczące użytkowania w miejscu pracy, urządzenia i zawartości do celów analizy organizacyjnej i indywidualnej oraz uzyskania wglądu w dane w celu usprawnienia działalności biznesowej firmy Microsoft, bezpieczeństwa, możliwości menedżerów i doświadczeń pracowników.

Zarządzanie, monitorowanie, ochrona i ulepszanie naszych obiektów. W przypadku działań związanych z zarządzaniem, monitorowaniem, ochroną i ulepszaniem naszego kampusu, parkingów, budynków, powierzchni biurowych, sal konferencyjnych, usług cateringowych i kawiarni oraz innych przestrzeni fizycznych („Obiekty”), w tym monitorowaniem i administrowaniem dostępem do naszych Obiektów, analizowaniem zajętości i wykorzystania budynków oraz parkingów i transportu na terenie kampusu, planowaniem i przydzielaniem przestrzeni, świadczeniem i ulepszaniem usług dla pracowników oraz Obiektów, podejmowaniem środków na rzecz zdrowia i bezpieczeństwa osób korzystających z naszych Obiektów; obsługą i monitorowaniem systemów bezpieczeństwa fizycznego, takich jak CCTV, systemy kontroli dostępu za pomocą kart lub identyfikatorów oraz rejestry gości; rejestrowanie i zapisywanie godzin wjazdu i wyjazdu pojazdów prywatnych; oraz usługi powiadamiania o sytuacjach awaryjnych.

Badania naukowe. W przypadku działań związanych z badaniami naukowymi, w tym badaniami uznawanymi za leżące w interesie publicznym oraz badaniami mającymi na celu wniesienie wkładu w wiedzę ogólną, podlegają one odpowiednim kontrolom technicznym i organizacyjnym (np. anonimizacja i agregacja danych, przestrzeganie naszych standardów prywatności oraz przeprowadzanie przeglądów pod kątem zgodności z zasadami etyki i przepisami).

Personalizacja. W celu działań związanych z personalizacją, takich jak zrozumienie Twoich preferencji w celu poprawy jakości obsługi pracowników, w tym przechowywanie i przestrzeganie Twoich preferencji i ustawień oraz umożliwienie Tobie logowania się lub uzyskiwania dostępu oraz korzystania z naszych systemów i zasobów.

AI i zautomatyzowane decyzje. Z uwagi na to, że firma Microsoft udostępnia w swoich produktach środowiska obsługiwane przez sztuczną inteligencję, Twoje dane osobowe mogą być również przetwarzane przez sztuczną inteligencję w celu ułatwienia korzystania z niektórych funkcji i środowisk wdrożonych w dzierżawie firmy Microsoft — w tym funkcji Copilot AI, takich jak funkcje czatbota, funkcje podsumowania itp. W przypadkach, w których jest to dozwolone, technologie sztucznej inteligencji (AI) i uczenia maszynowego (ML) mogą być również wykorzystywane do przetwarzania Twoich danych w celach biznesowych opisanych w tej sekcji. Przetwarzanie Twoich danych przez firmę Microsoft będzie zgodne z jej zobowiązaniem do odpowiedzialnej sztucznej inteligencji. Możemy również wykorzystywać zautomatyzowane systemy podejmowania decyzji w celu identyfikowania trendów i awarii oraz monitorowania oraz zabezpieczania naszych Systemów i danych, świadczenia usług czatbotów oraz innych usług interaktywnych, a także monitorowania zgodności z naszymi zasadami i procedurami.

Ogólne operacje biznesowe. W celu prowadzenia ogólnej działalności biznesowej, w tym ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem (np. zarządzanie pracownikami i zadaniami biznesowymi), wdrażania oraz zarządzania aplikacjami i systemami biznesowymi oraz ułatwiania komunikacji i współpracy.

Komunikacja w miejscu pracy. W celu zapewnienia, wsparcia i utrzymania narzędzi oraz technologii komunikacji w miejscu pracy, w tym narzędzi wspierających komunikację za pośrednictwem poczty elektronicznej, czatu, telefonu i wideo (co obejmuje rejestrowanie lub przechowywanie takiej komunikacji, jak opisano szczegółowo w sekcji „Bezpieczeństwo i monitorowanie miejsca pracy” poniżej).

Możemy łączyć dane z różnych źródeł w powyższych celach.

Wykorzystanie danych osobowych do powyższych celów, takich jak ogólna działalność biznesowa, może obejmować środowiska wspierane przez sztuczną inteligencję wdrożone w dzierżawie firmy Microsoft, w tym funkcje AI Copilot, takie jak czatbot i funkcje podsumowujące. Przetwarzanie tych danych będzie zgodne z zobowiązaniem firmy Microsoft do odpowiedzialnego stosowania sztucznej inteligencji.

W przypadku uprawnionych pracowników (tj. pracowników zatrudnionych w niepełnym lub pełnym wymiarze godzin, stażystów, praktykantów lub naukowców wizytujących), którzy zarejestrują się w programie Microsoft Give, za Twoją zgodą wykorzystujemy dane osobowe w sposób opisany powyżej. Program Give to dobrowolny program korzyści, z którego uczestnicy mogą w dowolnym momencie zrezygnować (niezgoda na uczestnictwo) i wycofać swoją zgodę; jednak niezgoda na uczestnictwo i wycofanie się nie mają wpływu na wcześniejsze przetwarzanie danych osobowych. Więcej informacji na temat programu Microsoft Give można znaleźć tutaj.

Możemy również przetwarzać dane osobowe w innych uzasadnionych celach biznesowych, zgodnie z obowiązującym prawem, w zakresie niezbędnym do zarządzania zatrudnieniem lub stosunkiem pracy z Tobą.

W przypadkach wymaganych przez prawo będziemy prosić o zgodę na powyższe zastosowania; a gdy poprosimy o zgodę, zapewnimy, że zostanie ona udzielona w sposób świadomy i dobrowolny oraz że nie poniesiesz żadnych negatywnych konsekwencji w wyniku decyzji o nieudzielaniu lub cofnięciu zgody.

Ostatnia aktualizacja: Czerwiec 2024 r.

Niniejsze uzupełnienie dotyczy programu Microsoft Data Program (MDP) oraz związanych z działalnością firmy danych przetwarzanych przez MDP w celu debugowania, testowania, programowania oraz udoskonalania nowych i istniejących produktów i usług („Dane MDP”). Dane MDP mogą być używane do celów badań naukowych oraz do trenowania modeli sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego. MDP i warunki niniejszego uzupełnienia mają zastosowanie wyłącznie do pracowników firmy Microsoft, w tym byłych pracowników, jeśli byli zatrudnieni w momencie wyodrębniania danych. Dane pracowników zewnętrznych, gości i kandydatów są wyraźnie wyłączone z zakresu MDP. Więcej informacji na temat określonych warunków i zakresu programu MDP można uzyskać na stronie Dowiedz się więcej. Pracownicy mogą w dowolnym czasie wycofać się z uczestnictwa w celu ograniczenia swojego udziału w programie bez negatywnych skutków, klikając tutaj http://aka.ms/MDPOptOut.

W szczególności MDP ma przede wszystkim przetwarzać dane lub informacje przenoszone, tworzone, wymieniane lub przechowywane przez pracowników firmy Microsoft za pomocą systemów wewnętrznych, oprogramowania, usług i zasobów firmy Microsoft w ramach zatrudnienia. Firma Microsoft podejmie uzasadnione wysiłki w celu wdrożenia mechanizmów kontroli w celu wykluczenia danych niezwiązanych z działalnością firmy z zakresu MDP (jeśli to możliwe). Opracowane zostały narzędzia ograniczające zakres MDP do przetwarzania danych firmy Microsoft związanych z działalnością firmy (jak opisano na stronie Dowiedz się więcej), jednak MDP może przypadkowo przetwarzać zawartość osobistą pracowników, która jest tworzona, przechowywana lub przenoszona za pomocą systemów i zasobów będących własnością firmy Microsoft lub dostarczonych przez firmę Microsoft. W takim przypadku firma Microsoft będzie nadal podejmować uzasadnione wysiłki w celu udoskonalenia mechanizmów kontroli, aby zapewnić skuteczniejsze wykluczanie takich danych w przyszłości. Przetwarzanie danych przez MDP będzie zawsze zgodne z określonymi wymaganiami dotyczącymi MDP, a także z wewnętrznymi zasadami firmy Microsoft (w tym z Zasadami odpowiedzialnego korzystania z technologii i zasadami dostępu do danych biznesowych i niezwiązanych z działalnością biznesową firmy Microsoft), jak również z lokalnymi przepisami prawa.

Przykładowe źródła danych MDP mogą zawierać między innymi, ale nie tylko, informacje o wiadomościach e-mail i kalendarzu w usłudze Exchange, pliki przechowywane w usłudze OneDrive dla Firm, zawartość nagrań ze spotkań, nagrania głosu zebrane na urządzeniach służbowych, wiadomości w usługach Viva Engage (wcześniej znanej jako Yammer) i Teams, zawartość na stronach SharePoint, dane diagnostyczne z urządzeń służbowych, dane wyszukiwania, opinie o produktach i usługach oraz wewnętrzna linia aplikacji biznesowych takich jak aplikacje zaprogramowane w celu wspierania procesów sprzedażowych (np. MSX). Są to reprezentatywne i niewyczerpujące przykłady typów danych firmy Microsoft związanych z działalnością firmy, które MDP może wykorzystywać do przetwarzania danych. Aktualne dane na temat programu MDP można znaleźć na stronie Dowiedz się więcej.

Poza danymi dotyczącymi zawartości z wyżej wymienionych źródeł, firma Microsoft może także przetwarzać inne rodzaje danych z wyżej wymienionych źródeł w ramach MDP, w tym (ale nie tylko):

• Podstawowe dane demograficzne, w tym Twoje imię i nazwisko oraz alias itp.;

• Metadane powiązane z daną zawartością, na przykład informacje o dacie i godzinie, sygnały związane z autorstwem i zmienianiem danych, tytuły dokumentów i spotkań itp.; oraz

• Dane telemetryczne, takie jak dane związane z użytkowaniem produktów i funkcji, dane dotyczące powyższych typów zawartości i usług lub dane związane z urządzeniami, na przykład historia wersji oprogramowania, rodzaj urządzenia, wersji systemu operacyjnego itp.

Wykorzystywanie danych MDP przez firmę Microsoft jest oparte na uzasadnionym interesie związanym z wykorzystywaniem własnych danych dotyczących działalności firmy w celach związanych z prowadzeniem działalności, który to interes zdecydowanie przewyższa interes pracownika związany z prywatnością tego typu danych dotyczących działalności firmy. Firma Microsoft może przetwarzać pewne dane MDP na podstawie zgody pracownika w następującym zakresie: (1) interes pracownika związany z prywatnością może przewyższać interes firmy Microsoft związany z przetwarzaniem danych; (2) lokalne prawo wymaga, aby firma Microsoft otrzymała zgodę przed rozpoczęciem przetwarzania danych. W przypadku, gdy zgoda stanowi główną podstawę do przetwarzania danych w ramach MDP, firma Microsoft w każdym przypadku dopilnuje, aby zgoda była dobrowolna i całkowicie świadoma, a także odmowa lub późniejsze cofnięcie zgody nie miało negatywnych skutków dla pracowników, a także nie jest to związane z uzyskiwaniem żadnych korzyści w przypadku podjęcia decyzji o przystąpieniu do MDP lub przekazywania danych.