Облачное хранилище для малого бизнеса
Облачное хранилище для малого бизнеса
Поскольку люди все чаще работают удаленно, важно, чтобы они могли получить доступ ко всем своим рабочим файлам где угодно и когда угодно. Многие малые предприятия для удовлетворения этой потребности обращаются к безопасным облачным хранилищам. Однако некоторые компании до сих пор не знают, как использовать облачные хранилища, какие преимущества они дают или какие варианты следует выбирать.
Далее вы узнаете больше об облачных хранилищах для малого бизнеса и о том, какая служба вам подходит
Что такое облачное хранилище?
Облачное хранилище — это служба, которая обеспечивает безопасное хранение документов, электронных таблиц, фотографий и других файлов в разнесенных системах удаленного хранения или центрах обработки данных. Кроме того, она обеспечивает доступ к этим файлам в любом месте через компьютер, телефона, планшет или интернет-браузер.
Облачное хранилище для бизнеса также предлагает масштабируемость по требованию. Это означает, что вы можете по мере необходимости увеличивать или уменьшать использование ресурсов, что дает потенциальную экономию, поскольку вы платите только за то, что используете.
До распространения облачных хранилищ большинство компаний и их сотрудников хранили файлы и данные на жестких дисках своих компьютеров, внешних дисках или на сервере компании. В современном сетевом мире использование облачных хранилищ дает множество преимуществ по сравнению с локальными хранилищами. Например, люди могут сохранять свои файлы, получать к ним доступ, редактировать их и делиться ими с любого устройства, где бы они ни были: в офисе, дома или в дороге. Кроме того, это защищает файлы от случайных потерь и угроз в Интернете.
Насколько безопасно облачное хранилище?
Одна из главных задач при использовании облачных хранилищ — обеспечение безопасности и сохранности данных. Выбирая безопасное облачное хранилище для бизнеса, важно найти поставщика, который использует надежные протоколы безопасности.
Например, лучшие поставщики облачных хранилищ используют сложные алгоритмы шифрования, чтобы обеспечить защиту данных как при передаче, так и при хранении. Они также используют меры контроля доступа, такие как двухфакторная проверка подлинности, чтобы только авторизованные пользователи могли получить доступ к вашим данным. Кроме того, многие поставщики облачных хранилищ хранят копии ваших данных в нескольких физических расположениях для защиты от потери или повреждения в результате сбоев системы или стихийных бедствий.
Хотя ни одна облачная служба не является стопроцентно защищенным, облачные хранилища считаются очень безопасным способом хранения данных. Безопасное облачное хранилище для бизнеса:
- Обеспечивает резервное копирование всех файлов и данных.
- Поддерживает защиту конфиденциальных данных.
- Предоставляет удобный доступ к файлам из любого места, где есть подключение к Интернету.
- Обеспечивает безопасный обмен файлами с другими пользователями в организации с помощью ссылок или общих папок.
Как малый бизнес использует службы облачных хранилищ?
Есть множество способов использования облачных служб для малого бизнеса. Некоторые компании используют их для хранения документов и файлов, а другие — для хранения данных клиентов или инвентаризации. В любом случае компании, как правило, используют облачные хранилища для резервного копирования и аварийного восстановления.
Службы облачных хранилищ просты в использовании и часто интегрированы в программы, которые компании и их сотрудники используют ежедневно. Одно из самых распространенных применений облачных хранилищ для бизнеса — управление файлами. В частности, облачные хранилища используются для следующих целей.
- Хранение файлов и доступ к ним. Хранить файлы в облаке так же безопасно и удобно, как и на компьютере. Компании используют облако для обеспечения безопасности и защиты данных. Облачное хранилище также помогает избежать скопления файлов на настольных компьютерах и жестких дисках. Благодаря таким функциям, как журнал версий, сотрудники могут даже восстановить предыдущую версию файла, если она была случайно удалена или изменена.
- Общий доступ к файлам. Облачные службы позволяют сотрудникам делиться файлами с другими членами команды или с клиентами. Общий доступ к файлам позволяет командам в организации распространять ссылки на файлы по электронной почте, а не отправлять сам файл. Таким образом, уже не нужно беспокоиться о том, что файл большого размера заблокирует электронную почту. Кроме того, так как ссылки защищены паролями, команды могут быть уверены, что конфиденциальные файлы попадут в нужные руки.
- Упорядочение файлов. Облачные системы хранения часто удобны для пользователей. Члены команды могут создавать папки внутри папок для упорядочивания файлов. Панели поиска позволяют сотрудникам моментально находить файлы. Встроенный искусственный интеллект теперь предлагает сотрудникам файлы, исходя из того, над чем они и их коллеги недавно работали. Команды также могут создавать групповые папки, чтобы каждый член команды мог просматривать важные документы и получать доступ к ним. Наконец, члены команд могут добавлять файлы в групповые папки, когда они будут готовы к проверке.
- Совместная работа над файлами. Сотрудники могут вместе редактировать и комментировать документы, электронные таблицы и другие файлы в режиме реального времени. Больше не нужно пересылать многочисленные версии документов туда и обратно. В облачной системе хранения есть всего один документ и один источник истинности. Кроме того, владельцы файлов могут отслеживать изменения в них и отклонять любые нежелательные изменения.
- Резервное копирование файлов. После размещения файлов в облачном хранилище все сотрудники организации могут быть спокойны, зная, что резервные копии важных файлов, данных и информации сохраняются.
- Защита файлов. Службы облачного хранения располагают несколькими функциями защиты файлов, такими как шифрование файлов, отслеживание подозрительных действий, обнаружение программ-шантажистов, проверка на наличие вирусов и ссылки общего доступа, защищенные паролем. Действуя вместе, эти функции защищают файлы вашей компании от угроз в Интернете.
Microsoft 365 Copilot
Экономьте время и уделяйте внимание самому важному с помощью ИИ в Microsoft 365 для бизнеса.
Почему облачное хранилище — это то, что необходимо любому малому предприятию?
Облачные хранилища для малого бизнеса крайне важны для обеспечения продуктивности и безопасности данных. Вот некоторые из преимуществ:
- Делает возможной удаленную работу. 70 % людей по всему миру работают удаленно по крайней мере один раз в неделю. Многие из этих людей работают в малом бизнесе. Облачное хранилище для малого бизнеса позволяет командам хранить файлы, получать доступ к ним, делиться ими и работать с файлами, где бы они ни находились.
- Повышает продуктивность. У малого бизнеса не так много времени, чтобы тратить его попусту. Облачное хранилище надежно и всегда доступно. Оно не отключается для установки обновлений, как это может быть на локальном сервере. Функции совместной работы необходимы для удаленных команд. Совместное редактирование в режиме реального времени позволяет членам команды работать так, как будто они находятся в одной комнате, даже если они в разных странах.
- Снижает затраты. За пользование облачным хранилищем обычно взимается фиксированная ежемесячная плата в диапазоне от 5 до 15 USD на одного сотрудника, которая часто входит в пакет повышения продуктивности. Сравните это с расходами на покупку, лицензирование, хостинг, обновление и обслуживание сервера. И не забудьте, что вам придется защищать сервер от хакеров и вредоносных программ.
- Повышает безопасность. 58 процентов кибератак нацелены на малые предприятия. Облачные службы для малого бизнеса предлагают решение этой проблемы. Большинство из них имеют надежные меры безопасности, которые останавливают злоумышленников. К ним относятся шифрование файлов, мониторинг вторжений и двухфакторная проверка подлинности. Лучшие платформы хранения даже предлагают обнаружение программ-шантажистов и восстановление после атак. Облачное хранилище дает больше спокойствия и уверенности, чем хранилище на настольном компьютере или локальном сервере.
- Обеспечивает защиту. Хотя облачное хранилище — это не настоящее решение для резервного копирования всех ваших систем, оно отлично справляется с задачей резервного копирования и защиты важной информации компании, такой как файлы, финансовые данные и даже данные сотрудников и клиентов.
Как оценить потребности в облачном хранилище для малого бизнеса?
Когда речь идет об облачном хранилище для малого бизнеса, необходимо учесть несколько ключевых факторов, прежде чем выбирать службу. Во-первых, необходимо учесть текущий объем данных и планируемый рост. Во-вторых, надо подумать о том, скольким людям требуется регулярно получать доступ к облачной системе хранения и использовать ее. Наконец, всегда следует учитывать стоимость, но к счастью, на рынке есть несколько вариантов.
Когда эта информация будет получена и вы будете готовы к выбору службы, выбирайте такую, которая предлагает:
- Повышенную безопасность. Поищите облачные хранилища с шифрованием при хранении и при передача, с проверкой на вирусы, журналом версий и процессом входа с дополнительной двухфакторной проверкой подлинности. Защита от злоумышленников и вредоносных программ очень важна. Кроме того, проверьте, есть ли элементы управления ролями и разрешениями, чтобы члены команды видели только те файлы, которые предназначены для них.
- Инструменты для совместной работы. Сотрудникам удобно использовать облачные хранилища для работы в офисе, удаленно и в дороге с помощью телефонов. Служба хранилища должна предлагать общий доступ к файлам, совместную работу в режиме реального времени и приложение, которое позволяет получать доступ к файлам и редактировать их где угодно.
- Удобство использования. Служба облачного хранения должна быть простой и удобной в использовании. Если она не интуитивно понятна, ваши сотрудники могут уклоняться от ее использования.
- Экономическая эффективность. Большинство поставщиков предлагают цены в диапазоне от 5 до 15 USD на одного сотрудника в месяц. В эту стоимость обычно входит не только облачное хранилище, но и пакет приложений, таких как электронная почта, электронные таблицы, текстовый редактор, заметки и приложения для чатов и собраний. Обязательно учитывайте эти функции при оценке облачных служб для малого бизнеса.
Какая учетная запись нужна для облачного хранилища — личная или для бизнеса?
Когда вы определитесь с поставщиком облачного хранилища, у вас будет еще один важный вопрос: создавать личную учетную запись или учетную запись для бизнеса?
Учетная запись для бизнеса, такая как OneDrive, — лучший вариант. Такие учетные записи предлагают дополнительные возможности, например:
- Административные элементы управления
- Расширенные функции совместной работы
- Повышенная безопасность
- Хранилище увеличенного или неограниченного размера
- Поддержка на более высоком уровне
Несомненно, учетная запись для бизнеса поможет вам получить максимальную отдачу от облачного хранилища и обеспечит емкость, масштабируемость и функции, необходимые для удовлетворения потребностей вашего бизнеса.
Изучите дополнительные ресурсы для малого бизнеса
Пол Даймонд — менеджер по маркетингу продуктов для Microsoft OneDrive (для потребителей и малого бизнеса). Он работал в сфере маркетинга и электронной коммерции в компаниях Amazon, T-Mobile, Groupon и Vistage International. Он также является редактором следующих книг: "Fishing's Greatest Misadventures", "Surfing's Greatest Misadventures" и "Cycling's Greatest Misadventures", опубликованных издательством Casagrande Press.
Начало работы с Microsoft 365
Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия когда угодно, откуда угодно.
Ресурсы по теме
Технологии для бизнеса
Шесть преимуществ генеративного ИИ для малого бизнеса
Производительность бизнеса
Как использовать ИИ для повышения продуктивности и эффективности на работе
Технологии для бизнеса
ИИ и продуктивность: Как использовать инструменты ИИ для улучшения опыта сотрудников
Производительность бизнеса
Руководство по Agile DevOps для малого и среднего бизнеса
Раздел "Бизнес-аналитика и идеи" не представляет собой профессиональных рекомендаций по налогообложению и финансовым вопросам. Для решения таких вопросов обратитесь к специалисту по налогам или финансисту.
Следите за новостями о Microsoft 365