Облачное хранилище для малого бизнеса

Одним из важнейших инструментов, которые важны удаленным работникам, являются средства доступа к любым рабочим файлам в любом месте. Многие малые предприятия
обращаются к облачному хранению, чтобы удовлетворить эту потребность. Однако некоторые компании все еще не поняли, как они могут использовать облачное хранилище и какие варианты его реализации выбрать.

Прочитав этот материал, вы узнаете, подходит ли для вас облачное хранилище для малого
бизнеса.

Что такое облачное хранилище для малого бизнеса?

Облачное хранилище кажется чем-то непонятным. Люди используют этот
термин часто, но редко объясняют его смысл.

Облачное хранилище — это сервис, который позволяет надежно
хранить документы, таблицы, фотографии и другие файлы. Кроме того, он открывает
доступ к этим файлам из любого места с вашего ПК, Mac, телефона или из интернет-браузера.

До появления облачного хранилища многие
работники хранили файлы и данные на жестком диске своего компьютера, внешних дисках
или на корпоративном сервере. В современном связанном мире облачное хранилище имеет множество
преимуществ перед локальным хранением. Например, вы можете сохранять, открывать, редактировать и делать доступными для других
ваши файлы с любого устройства, находясь в любом месте. Кроме того, оно защищает ваши файлы от
случайной потери и угроз, исходящих из интернета. И это только начало.

Как работники используют
облачное хранилище?

Услуги облачного хранения просты в применении и часто
встроены в программы, которые работники постоянно используют. Облачное хранилище используется для следующего:

  • Хранение и получение доступа к файлам. Хранение файлов в облаке столь же безопасно и просто, как и их хранение их на вашем ПК. Работники используют облако для обеспечения безопасности и защиты данных. Облачное хранилище также предотвращает накопление файлов на рабочих компьютерах и жестких дисках. Благодаря таким функциям, как сохранение истории версий, участники рабочей группы могут восстановить предыдущую версию файла, если они случайно удалили или изменили ее.
  • Совместное использование файлов. Облачные сервисы хранения позволяют участникам группы обмениваться файлами с другими сотрудниками или клиентами. Обмен файлами дает возможность группам обмениваться ссылками на файлы по электронной почте вместо отправки самого файла. В частности, предприятиям не нужно беспокоиться о размере файла, который блокируется электронной почтой. Кроме того, благодаря ссылкам, защищенным паролями, группы могут гарантировать, что важные файлы не попадут не по адресу.
  • Организация хранения файлов. Облачные системы хранения обычно удобны в применении. Члены группы могут создавать папки внутри папок для лучшей организации иерархии файлов. Возможности поиска позволяют моментально находить требуемые файлы. Встроенный искусственный интеллект теперь предлагает файлы на основе знания того, над чем сотрудники из этой команды работали в последнее время. Команды могут также создавать групповые папки, чтобы каждый участник мог просматривать и получать доступ к ключевым документам. Члены команды могут добавлять файлы в групповые папки, когда эти файлы готовы к просмотру.
  • Совместная работа с файлами. Сотрудники могут редактировать и комментировать документы, электронные таблицы и другие файлы вместе в режиме реального времени. Больше не нужно получать несколько версий документа и возвращать их обратно. В облачной системе хранения данных всегда есть единая версия документа и единый источник правды. Кроме того, владельцы файлов могут отслеживать изменения и отменять любые нежелательные корректировки.
  • Резервное копирование файлов. После того, как работники поместят файлы в облачное хранилище, они могут не волноваться, будучи уверены, что всегда имеется резервная копия.
  • Защита файлов Услуги облачного хранения включают в себя несколько функций защиты файлов, таких как шифрование файлов, мониторинг подозрительной активности, обнаружение программ-вымогателей, сканирование на вирусы и ссылки для совместного доступа, защищенные паролем. Работая в комплексе, эти функции защищают ваши файлы от онлайн-угроз.

Почему
облачное хранилище является обязательным для малого бизнеса?

Облачное хранилище для малого бизнеса жизненно важно в обеспечении продуктивности работы и безопасности файлов. Вот некоторые из его преимуществ:

  • Возможность удаленной работы. Семьдесят процентов людей по всему миру работают удаленно не реже одного раза в неделю. Многие из этих людей работают в предприятиях малого бизнеса. Облачное хранилище для малого бизнеса позволяет участникам рабочих групп хранить, открывать, пересылать и работать с файлами, где бы они ни находились.
  • Продуктивность. Малый бизнес не может тратить время попусту. Облачное хранилище работает надежно и постоянно. Оно не отключается для обновлений, как локальные серверы. Возможности совместной работы являются жизненно важными для удаленных команд. Совместное редактирование в реальном времени позволяет членам группы работать так, как если бы они находились в одной комнате, даже если они на самом деле в разных странах.
  • Экономическая эффективность. Облачное хранилище обычно связано с фиксированной месячной платой в пределах 5-15 долларов за сотрудника. Сравните это с расходами на покупку, лицензирование, хостинг, обновление и обслуживание сервера. И не забывайте, что вам нужно защищать сервер от хакерских атак и от вредоносных программ.
  • Безопасность. Пятьдесят восемь процентов кибератак нацелены на малый бизнес. Облачные сервисы хранения предлагают решение для этого. Большинство из них имеют надежные меры безопасности, которые останавливают хакеров. К ним относятся шифрование файлов, мониторинг вторжений и двухфакторная аутентификация. Лучшие платформы хранения даже предлагают обнаружение программ-вымогателей и восстановление файлов. Облачное хранилище дает больше спокойствия, чем хранение на ПК или локальное хранилище на сервере.
  • Защита. Хотя облачное хранилище и не предназначено для резервного копирования всех ваших систем, оно обеспечивает идеальное резервное копирование и защиту всех файлов, которые вы храните в нем.

Как
вы проводите оценку облачного хранилища для малого бизнеса?

Когда вы выбираете
сервис облачного хранения, вы найдете много предложений
на рынке.

Выберите сервис, который предлагает следующее:

  • Надежная безопасность. Найдите
    облачное хранилище с шифрованием при хранении и пересылке, антивирусным сканированием,
    историей версий и возможностью применения входа в систему с двухфакторной аутентификацией.
    Защита от хакеров и вредоносных программ имеет критическое значение. Проверьте контроль выдачи ролей и разрешений
    , который гарантирует, что участники команды могут иметь доступ только к файлам, предназначенным для них.
  • Инструменты совместной работы.
    Работники любят использовать облачное хранилище для работы в офисе, удаленно
    и даже в транспорте со своих телефонов. Ваш сервис хранения должен обеспечивать общий доступ к файлам,
    совместную работу в режиме реального времени и приложение, которое позволяет вам получать доступ и редактировать файлы,
    где бы вы ни находились.
  • Простота использования.
    И, наконец, ваш облачный сервис хранения должен быть простым в использовании. Если он не является интуитивно понятным, ваши сотрудники могут отказаться от его использования.
  • Стоимость. Большинство провайдеров
    предлагает цену, которая варьируется от 5 до 12 долларов на сотрудника в месяц. Эта стоимость обычно
    включает в себя не только облачное хранилище, но и набор приложений, таких как электронная почта, электронные таблицы,
    текстовый редактор, заметки и чат / приложения для встреч.

Следует ли
вам приобрести личную или бизнес учетную запись облачного хранилища?

Вы столкнетесь с еще одним
вопросом после выбора провайдера. Лучше ли приобрести личную или
бизнес учетную запись?

Учетная запись
для бизнеса — лучший выбор. Это особенно справедливо, когда у вас небольшая
компания. Эти учетные записи предлагают дополнительные возможности, такие как:

  • административное
    управления
  • функции
    расширенного сотрудничества
  • усиленная
    безопасность
  • увеличенный
    или неограниченный объем хранения
  • улучшенная
    поддержка

Бизнес-аккаунт наверняка поможет вам получить максимальную отдачу от облачного хранилища.

Начало работы с Microsoft 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия в любой точке мира и в любое время.

Купить
Связанное содержимое
Технологии для бизнеса

Облачное хранилище против локальных серверов: 9 вещей, о которых следует помнить

Подробнее
Технологии для бизнеса

Извлеките максимум из бесплатных видеоконференций

Подробнее
Технологии для бизнеса

Бесплатное предоставление доступа к экрану легко организовать, но правильно ли вы это делаете?

Подробнее
Технологии для бизнеса

Использование телемедицины как вариант лечения пациентов в случае необходимости

Подробнее

Раздел "Бизнес-аналитика и идеи" не предоставляет профессиональных рекомендаций по налогообложению и финансовым вопросам. Для решения таких вопросов обратитесь к специалисту по налогам или финансисту.