ИИ-помощник для электронной почты в Outlook

ИИ-помощник для электронной почты — это инструмент, который помогает людям управлять своим почтовым ящиком. Этот инструмент, который также называют ИИ-генератором электронных писем и программой для автоматизации электронной почты, способен упорядочивать сообщения, предлагать ответы, выделять самые важные письма, составлять черновики и даже автоматизировать некоторые задачи, например планирование встреч.

С помощью этой программы компании и обычные пользователи оптимизируют коммуникацию, наводят порядок в письмах и экономят время на выполнении повторяющихся задач, связанных с электронной почтой.

В Outlook существует множество инструментов с поддержкой ИИ, в том числе Microsoft Copilot.

ИИ-помощники для электронной почты помогают сэкономить время на управлении электронной почтой и встречами, ускоряя выполнение различных задач. Рассмотрим некоторые из основных способов автоматизировать работу с электронной почтой.

Вместо того чтобы самостоятельно разбирать десятки новых писем, поручите сделать это искусственному интеллекту.

 

• Умная сортировка. Анализируйте новые письма и распределяйте их по категориям, таким как работа, личные дела, акции и путешествия, чтобы быстро находить нужное.
• Настраиваемые папки. Автоматически создавайте папки для писем на основе своих привычек.
• Расстановка тегов для писем. Помечайте электронные письма тегами "Срочно" или "Дальнейшие действия" в зависимости от их содержания или отправителя, чтобы было проще определять приоритеты задач.
• Фильтрация нежелательной почты. Отфильтровывайте спам и низкоприоритетные сообщения, чтобы не тратить на них время и не отвлекаться.

Например, можно отмечать как приоритетные письма от определенных людей, таких как руководитель или школьный учитель вашего ребенка.

Избавьтесь от хлопот, связанных с управлением календарем, с помощью искусственного интеллекта, помогающего автоматически планировать, организовывать и отслеживать собрания и задачи. Ниже описаны его возможности.

 

• Интеллектуальное планирование. Анализируйте свой календарь и получайте предложения по оптимальному времени для собраний, чтобы избегать конфликтов и учитывать часовой пояс.
• Эффективный поиск. Вместо того чтобы вручную просматривать календарь в поисках предстоящего собрания, время которого вы не помните, попросите ИИ найти его за вас.
• Напоминания. Оставайтесь в курсе происходящего благодаря напоминаниям о предстоящих событиях и задачах, пока они не ускользнули от внимания.

Например, ИИ-помощник для электронной почты позволяет назначить повторяющееся ежемесячное собрание: попросите его разослать приглашения, выбрать удобное для всех время и предложить повестку дня.

ИИ-помощники для электронной почты упрощают составление писем и ответов на них. Они могут создавать для вас начальные варианты и делать текст понятным и профессиональным. Все мы знаем, что написание электронных писем бывает обременительной и не всегда приятной задачей, поэтому небольшая помощь будет очень кстати. Вот как эти инструменты помогают упростить повседневное общение.

 

• Автоматические ответы. На такие стандартные вопросы, как "Можно ли перенести встречу?", искусственный интеллект предлагает быстрые и логичные ответы, которые можно отправить одним щелчком мыши.
• Создание черновиков с помощью ИИ. Попросите ИИ-помощника для электронной почты написать для вас письмо, исходя из контекста разговора — будь то простые дальнейшие действия или что-то более подробное, чтобы сэкономить время и не начинать разговор с нуля.
• Идеальный текст. ИИ учитывает грамматику и стиль изложения, чтобы сделать письмо четким и понятным. Сделайте еще один шаг вперед и сообщите ИИ, какой тон следует выбрать, чтобы лучше всего донести вашу мысль.

Например, попросите ИИ предложить вдумчивые ответы на письма с благодарностями и приглашения на мероприятия.

ИИ-помощники для электронной почты помогают не только управлять почтовым ящиком, но и работать эффективнее. Сэкономив усилия на выполнении повторяющихся задач, улучшив управление электронной почтой и расстановку приоритетов, вы высвободите время для более важных вещей. Преимущества описаны ниже.

 

• Повышение продуктивности. Чтобы не тратить часы на упорядочивание писем, ответы на стандартные вопросы и планирование собраний, поручите ИИ автоматическое выполнение этих задач.
• Более разумная расстановка приоритетов. ИИ может выделять письма, требующие первоочередного внимания, например срочные запросы или важные обновления, чтобы вы не упустили ничего важного.
• Удобное управление электронной почтой. Будь то распределение писем по папкам или подготовка сообщений, ИИ поможет вам эффективнее управлять почтовым ящиком.

По мере роста популярности искусственного интеллекта растут и опасения по поводу безопасности ИИ и конфиденциальности данных. К счастью, корпорация Майкрософт встроила в Copilot надежные средства защиты конфиденциальности и безопасности.

Контроль данных и конфиденциальность. Copilot использует предоставляемую вами информацию только для генерации ответов и не задействует ваши данные для обучения своих базовых моделей ИИ. Это означает, что содержимое ваших электронных писем, календаря и файлов остается конфиденциальным и не используется для улучшения ИИ.

Безопасная обработка данных. Copilot шифрует все данные на этапе пересылки и хранения. Для большей безопасности данные людей и организаций хранятся отдельно. Майкрософт также следует мировым стандартам безопасности данных, таким как Общий регламент по защите данных и рекомендации Международной организации по стандартизации/IEC по защите конфиденциальности облачных вычислений.

Прозрачность и надзор. Решение о доступе Copilot к данным и их обработке принимают пользователи и администраторы. Например, можно ограничивать доступ Copilot к данным с помощью меток конфиденциальности и отслеживать взаимодействие с Copilot с помощью журналов аудита для повышения прозрачности и соответствия нормативным требованиям.

Узнать больше о конфиденциальности в Copilot для организаций можно на странице Данные, Конфиден­циальность и безопасность для Microsoft 365 Copilot. Дополнительные сведения о конфиденциальности Copilot для частных лиц приведены на странице Copilot в приложениях Microsoft 365 для дома: ваши данные и конфиденциальность. 

Copilot в Outlook отвечает на запросы на естественном языке, помогая вам с электронной почтой, планированием и продуктивной работой. Вот список задач, которые можно поручить Copilot. (Доступные функции различаются между подписками Microsoft 365 для бизнеса, Microsoft 365 персональный и Microsoft 365 для семьи.)

• "Написать письмо с благодарностью команде за презентацию".
• "Получить советы по написанию электронного письма с запросом предложения".
• "Составить ответ на это письмо, соглашаясь с предложенным графиком".

• "Перенести все письма от [имя пользователя] в папку счетов".
• "Найти последнее письмо от [имя пользователя] об отчете по бюджету".

• "Обобщить эту цепочку писем по ключевым пунктам".
• "Какие последние новости по [название проекта]?"

• "Запланировать 30-минутную встречу с [имя пользователя] на следующей неделе и подобрать для нее оптимальное время".
• "Запланировать ежемесячное собрание для команды проекта".
• "Когда состоится моя следующая встреча с [имя пользователя]?"

• "Показать электронные письма и сообщения в Teams, в которых меня @упоминали на этой неделе".
• "Найти файл от [имя пользователя] на прошлой неделе по теме [тема]".

• "Настроить сообщение об отсутствии на рабочем месте для поездки, запланированной на [диапазон дат]".
• "Есть ли у меня сегодня какие-нибудь поручения в непрочитанных электронных письмах?"

• "Переписать это письмо в более профессиональном ключе".
• "Упростить это письмо для более широкой аудитории".