E-mailový AI asistent pre Outlook

E-mailový AI asistent je nástroj, ktorý pomáha ľuďom spravovať poštové schránky. Je známy aj ako generátor e-mailov s umelou inteligenciou a softvér na automatizáciu e-mailov a dokáže organizovať správy, navrhovať odpovede, priorizovať dôležité e-maily, písať návrhy e-mailov a dokonca automatizovať určité úlohy, ako napríklad plánovanie schôdzí.

Firmy aj jednotlivci používajú tento softvér na zjednodušenie komunikácie, minimalizáciu nepotrebných položiek a na to, aby mohli venovať menej času opakujúcim sa e-mailovým úlohám.

V Outlooku existuje mnoho nástrojov s asistenciou AI, medzi ktoré patrí aj Microsoft Copilot.

E-mailoví AI asistenti pomáhajú urýchliť rôzne úlohy, vďaka čomu je správa e-mailov a schôdzí menej časovo náročná. Pozrite si niektoré hlavné postupy, akými to softvér na automatizáciu e-mailov dosiahne.

Namiesto toho, aby ste sami museli zoraďovať desiatky nových e-mailov, nechajte umelú inteligenciu, aby to urobila za vás:

 

• Inteligentné zoraďovanie. Nechajte si skontrolovať nové e-maily a usporiadať ich do kategórií, ako sú pracovné, osobné, propagačné a cestovné, vďaka čomu rýchlo nájdete, čo hľadáte.
• Vlastné priečinky. Nechajte si automaticky vytvárať priečinky pre e-maily na základe vašich zvykov.
• Označovanie e-mailov. Nechajte si e-maily na základe obsahu alebo odosielateľa označiť značkami ako „Naliehavé“ alebo „Na sledovanie“, aby ste mohli ľahšie určiť prioritu úloh.
• Filtrovanie nevyžiadanej pošty. Nechajte si odfiltrovať nevyžiadanú poštu alebo správy s nízkou prioritou, aby ste venovali menej času odstraňovaniu rušivých správ.

Nechajte si napríklad označiť príznakom e-maily od určitých ľudí ako prioritné, napríklad od svojho manažéra alebo učiteľa svojho dieťaťa.

Zbavte sa starostí so správou kalendára vďaka umelej inteligencii, ktorá vám pomôže automaticky plánovať, organizovať a sledovať schôdze a úlohy. Takto vám môže pomôcť:

 

• Inteligentné plánovanie. Nechajte si zanalyzovať kalendár a dostávajte návrhy na najlepšie časy schôdzí, pri ktorých sa vyhnete konfliktom a zároveň sa zohľadnia rôzne časové pásma.
• Osvieženie pamäti. Namiesto toho, aby ste manuálne hľadali v kalendári blížiacu sa schôdzu, o ktorej viete, že je naplánovaná, no neviete, kedy presne, požiadajte umelú inteligenciu, aby ju našla za vás.
• Pripomenutia. Udržiavajte si prehľad o nadchádzajúcich udalostiach a úlohách, aby ste na ne nezabudli alebo ich nezmeškali.

Nastavte si napríklad schôdze, ktoré sa opakujú každý mesiac, pomocou e-mailového AI asistenta – požiadajte ho, aby odosielal pozvánky, vybral čas, ktorý vyhovuje všetkým, a navrhol agendu.

E-mailoví AI asistenti uľahčujú písanie e-mailov a odpovedanie na ne. Môžu pre vás vytvárať prvotné návrhy a pomôcť vám udržať text e-mailov jasný a profesionálny. Všetci vieme, že písanie e-mailov môže byť otravné a niekedy aj nepríjemné. Trochu pomoci sa preto vždy zíde. Takto vám AI asistenti môžu pomôcť zjednodušiť každodennú komunikáciu:

 

• Automatické odpovede. Na bežné otázky, ako napríklad „Môžeme zmeniť termín?“, umelá inteligencia navrhne rýchle a logické odpovede, ktoré môžete odoslať jedným kliknutím.
• Koncepty generované umelou inteligenciou. Požiadajte e-mailového AI asistenta, aby za vás napísal e-mail na základe kontextu konverzácie – či už ide o jednoduchú následnú správu, alebo niečo podrobnejšie – a ušetril vám tak čas, ktorý by ste museli venovať napísaniu správy úplne od začiatku.
• Lepšie formulovanie textu. Umelá inteligencia berie do úvahy gramatiku a plynulosť, aby vaše e-maily zneli profesionálne. Choďte ešte o krok ďalej a povedzte umelej inteligencii, aký tón má použiť, aby zneli ešte vhodnejšie.

Nechajte napríklad umelú inteligenciu navrhovať premyslené odpovede na ďakovné správy alebo pozvánky na udalosti.

E-mailoví AI asistenti vám pomôžu nielen mať pod kontrolou doručenú poštu, ale aj pracovať inteligentnejšie. Ak vyriešite opakujúce sa úlohy a zlepšíte spôsob správy e-mailov a určovania priorít v súvislosti s nimi, budete mať viac času, aby ste sa mohli sústrediť na dôležitejšie veci. Takto prinášajú pridanú hodnotu:

 

• Lepšia produktivita. Namiesto toho, aby ste trávili hodiny organizovaním e-mailov, odpovedaním na bežné otázky a plánovaním schôdzí, nechajte umelú inteligenciu, aby tieto úlohy vyriešila automaticky.
• Inteligentnejšie určovanie priorít. Umelá inteligencia dokáže zvýrazniť e-maily, ktoré si vyžadujú vašu pozornosť ako prvé, napríklad súrne žiadosti alebo dôležité aktuality, takže vám neuniknú kľúčové informácie.
• Bezproblémová správa e-mailov: Umelá inteligencia sa postará o bezproblémové fungovanie doručenej pošty – od presúvania e-mailov do správnych priečinkov až po vytváranie konceptov správ.

S rastúcou popularitou umelej inteligencie rastú aj obavy o jej zabezpečenie a o ochranu údajov. Microsoft našťastie do Copilota zabudoval rozsiahle opatrenia na ochranu osobných údajov a zvýšenie zabezpečenia.

Ovládanie údajov a ochrana osobných údajov. Copilot používa na generovanie odpovedí len informácie, ktoré mu poskytnete, a nepoužíva vaše údaje na trénovanie svojich základných modelov AI. To znamená, že obsah vašich e-mailov, podrobnosti kalendára a vaše súbory zostanú súkromné a nebudú opätovne použité na zlepšovanie umelej inteligencie.

Zabezpečené narábanie s údajmi. Copilot všetky údaje počas odosielania a ukladania šifruje. V rámci bezpečnostných opatrení sa údaje osôb a organizácií uchovávajú oddelené. Microsoft zároveň dodržiava globálne normy týkajúce sa zabezpečenia údajov, ako je všeobecné nariadenie o ochrane údajov, a usmernenia od ISO (International Organization for Standardization či komisie International Electrotechnical Commission týkajúce sa ochrany osobných údajov v cloude.

Transparentnosť a dohľad. Jednotlivci a správcovia rozhodujú o tom, aký prístup bude mať Copilot k ich údajom a ako ich bude spracúvať. Pomocou označení citlivosti môžete napríklad obmedziť, k čomu má Copilot prístup, a v záujme transparentnosti a dodržiavania súladu si môžete pozrieť denníky auditu a v nich sledovať interakcie s Copilotom.

Ďalšie podrobnosti o ochrane osobných údajov a Copilotovi pre organizácie nájdete v téme Údaje, ochrana osobných údajov a zabezpečenie pre službu Microsoft 365 Copilot. Prípadne ďalšie podrobnosti o ochrane osobných údajov a Copilotovi pre jednotlivcov nájdete v téme Copilot v aplikáciách Microsoft 365 pre domácnosti: vaše údaje a ochrana osobných údajov. 

Copilot v Outlooku reaguje na príkazy v prirodzenom jazyku a pomáha s e-mailami, plánovaním a produktivitou. Tu je zoznam niekoľkých vecí, o ktoré môžete Copilota požiadať. (Dostupné funkcie sa líšia v závislosti od predplatného Microsoft 365 Business a Microsoft 365 Personal alebo Family.)

• „Napíš e-mail s poďakovaním tímu za prezentáciu.“
• „Daj mi tipy na napísanie e-mailu, v ktorom žiadam o ponuku.“
• „Vytvor koncept odpovede na tento e-mail, v ktorom budem súhlasiť s navrhovanou časovou osou.“

• „Presuň všetky e-maily od [meno] do priečinka Faktúry.“
• „Nájdi posledný e-mail od [meno] týkajúci sa zostavy o rozpočte.“

• „Zhrň mi túto postupnosť e-mailov do kľúčových bodov.“
• „Aké sú najnovšie informácie o [názov projektu]?“

• „Naplánuj 30-minútovú schôdzu s [meno] na budúci týždeň a nájdi najlepší dostupný čas.“
• „Vytvor schôdzu projektového tímu, ktorá sa bude opakovať každý mesiac.“
• „Kedy mám ďalšiu schôdzu s [meno]?“

• „Ukáž mi e-maily a správy v aplikácii Teams, kde sa niekto o mne tento týždeň @zmienil.“
• „Nájdite súbor [názov], ktorý mi prišiel minulý týždeň na tému [téma].“

• „Nastav mi správu Mimo pracoviska k mojej plánovanej ceste [rozsah dátumov].“
• „Mám dnes v neprečítaných e-mailoch nejaké úlohy?“

• „Prepíš tento e-mail tak, aby znel profesionálnejšie.“
• „Zjednoduš tento e-mail, aby bol vhodný pre širšie publikum.“