Pomočnik z UI za e-pošto za aplikacijo Outlook

Pomočnik z UI za e-pošto je orodje, ki ljudem pomaga upravljati mape »Prejeto«. Znan tudi kot generator e-pošte z umetno inteligenco in programska oprema za avtomatizacijo e-pošte, lahko organizira sporočila, predlaga odgovore, daje prednost pomembnim e-poštnim sporočilom, osnutke e-poštnih sporočil in celo avtomatizira določena opravila, kot je načrtovanje sestankov.

Podjetja in posamezniki uporabljajo programsko opremo za učinkovitejšo komunikacijo in zmanjšanje nereda v mapi »Prejeto« ter porabijo manj časa za ponavljajoča se e-poštna opravila.

V aplikaciji Outlookso na voljo številna orodja s pomočjo umetne inteligence, vključno s storitvijo Microsoft Copilot.

Pomočniki z UI za e-pošto pomagajo skrajšati upravljanje e-pošte in sestankov, saj pospešujejo različna opravila. Oglejte si nekaj glavnih načinov, kako programska oprema za avtomatizacijo e-pošte to počne.

Namesto da sami razvrščate na desetine novih e-poštnih sporočil, naj UI namesto vas opravi težko delo z:

 

• Pametno razvrščanje. Preglejte nova e-poštna sporočila in jih razvrstite v kategorije, kot so služba, osebno, promocije in potovanja, da boste lahko hitro našli, kar potrebujete.
• Mape po meri. Samodejno ustvarite mape za e-pošto glede na svoje navade.
• Označevanje e-pošte. Označite e-poštna sporočila z oznakami, kot sta »Nujno« ali »Nadaljevanje«, glede na vsebino ali pošiljatelja, da boste opravila lažje razvrstili po prednosti.
• Filtriranje neželene pošte. Filtrirajte neželeno pošto ali sporočila z nizko prioriteto, da porabite manj časa za odstranjevanje motenj.

Na primer, označite e-poštna sporočila določenih oseb kot prednostna, kot je vaš direktor ali otrokov učitelj.

Rešite se težav pri upravljanju koledarja z umetno inteligenco, ki vam pomaga samodejno načrtovati, organizirati in slediti sestankom in opravilom. Tukaj je tisto, kar lahko naredi:

 

• Pametno načrtovanje. Analizirajte svoj koledar in pridobite predloge za najustreznejše ure za srečanje vseh, pri tem pa se izognite neskladjem in upoštevajte različne časovne pasove.
• Osveževanje pomnilnika. Namesto da ročno brskate po svojem koledarju in poskušate najti prihajajoči sestanek, za katerega veste, da je enkrat načrtovan, prosite UI, da ga najde namesto vas.
• Opomniki. Ostanite na tekočem tako, da prejemate opomnike za prihajajoče dogodke in opravila, preden se izmuznejo.

Na primer, nastavite ponavljajoči se mesečni sestanek s pomočnikom z UI za e-pošto – prosite ga, naj pošlje vabila, izbere čas, ki ustreza vsem, in predlaga dnevni red.

Pomočniki z UI za e-pošto olajšajo pisanje in odgovarjanje na e-pošto. Za vas lahko ustvarijo prve osnutke in vam pomagajo, da bodo vaša e-poštna sporočila jasna in profesionalna. Vsi vemo, da je pisanje e-pošte lahko okorno in celo neprijetno, zato majhna pomoč veliko pripomore. Tukaj je opisano, kako si prizadevajo za učinkovitost vsakodnevne komunikacije:

 

• Samodejni odzivi. Za pogosta vprašanja, kot je »Ali lahko prestavimo?«, UI predlaga hitre, logične odgovore, ki jih lahko pošljete s samo enim klikom.
• Osnutki, ustvarjeni z umetno inteligenco. Prosite pomočnika z UI za e-pošto, da vam napiše e-pošto na podlagi konteksta pogovora – ne glede na to, ali gre za preprosto nadaljevanje ali kaj bolj podrobnega – in vam tako prihrani čas začenjanja iz nič.
• Izpiljeno pisanje. Umetna inteligenca skrbi za slovnico in koherenco, da vaša e-poštna sporočila zvenijo jedrnato. Pojdite še korak dlje in povejte umetni inteligenci o tonu, ki ga želite uporabiti za posredovanje najprimernejšega sporočila.

Na primer, naj UI predlaga premišljene odgovore na zahvalna sporočila in vabila na dogodke.

Pomočniki z UI za e-pošto vam ne pomagajo le nadzorovati mape »Prejeto«, ampak tudi delo opravljajo pametneje. Z obravnavanjem ponavljajočih se opravil in izboljšanjem upravljanja in razvrščanja e-poštnih sporočil boste imeli več časa, da se osredotočite na pomembnejše stvari. S tukaj naštetim zagotavljajo vrednost:

 

• Izboljšanje storilnosti. Namesto da ure in ure urejate e-pošto, odgovarjate na rutinska vprašanja in načrtujete sestanke, pustite, da UI te naloge opravi samodejno.
• Pametno določanje prioritet. UI lahko izpostavi e-poštna sporočila, ki najprej potrebujejo vašo pozornost, na primer nujne zahteve ali pomembne posodobitve, tako da ne zamudite ključnih informacij.
• Brezhibno upravljanje e-pošte: Ne glede na to, ali gre za premikanje e-pošte v prave mape ali pisanje osnutkov sporočil, umetna inteligenca poskrbi, da vaša mapa »Prejeto« deluje pregledno.

Priljubljenost umetne inteligence narašča, zato naraščajo tudi skrbi glede varnosti umetne inteligence in zasebnosti podatkov. Na srečo je Microsoft v Copilot vgradil robustne ukrepe za zasebnost in varnost.

Nadzor podatkov in zasebnost. Copilot uporablja samo informacije, ki jih posredujete, za ustvarjanje odgovorov in ne uporablja vaših podatkov za usposabljanje svojih temeljnih modelov UI. To pomeni, da vsebina vaše e-pošte, podrobnosti koledarja in datoteke ostanejo zasebne in niso spremenjene za izboljšanje umetne inteligence.

Varno ravnanje s podatki. Copilot šifrira vse podatke med pošiljanjem in shranjevanjem. V okviru varnostnih ukrepov se podatki o ljudeh in organizacijah hranijo ločeno. Microsoft prav tako sledi svetovnim standardom za varnost podatkov, kot so Splošna uredba o varstvu podatkov in smernice Mednarodne organizacije za standardizacijo/Mednarodne komisije za elektrotehniko za zasebnost v oblaku.

Preglednost in nadzor. Posamezniki in skrbniki se odločijo, kako Copilot dostopa do podatkov in jih obdeluje. Uporabite na primer oznake občutljivosti, da omejite, do česa lahko Copilot dostopa, in si oglejte nadzorne dnevnike, da sledite interakcijam s Copilotom za preglednost in skladnost.

Za več podrobnosti o zasebnosti funkcije Copilot za organizacije obiščite mesto Podatki, zasebnost in varnost za Microsoft 365 Copilot. Za več podrobnosti o zasebnosti funkcije Copilot za posameznike obiščite mesto Copilot v programih Microsoft 365 za domačo uporabo: vaši podatki in zasebnost. 

Copilot v aplikaciji Outlook se odziva na pozive v naravnem jeziku za pomoč pri e-pošti, razporejanju in storilnosti. Tukaj je seznam nekaterih stvari, ki jih lahko zahtevate od storitve Copilot. (Razpoložljive funkcije se razlikujejo med naročninami Microsoft 365 Business in Microsoft 365 Personal ali Family.)

• »Napiši e-poštno sporočilo in se zahvali ekipi za njihovo predstavitev.«
• »Pridobi nasvete za pisanje e-poštne zahteve za projektni predlog.«
• »Pripravi odgovor na to e-poštno sporočilo, kjer se strinjam s predlagano časovnico.«

• »Premakni vsa e-poštna sporočila od [ime] v mapo „Računi“.«
• »Poišči zadnje e-poštno sporočilo od [ime] o poročilu o proračunu.«

• »Povzemi to nit e-poštnih sporočil v ključnih točkah.«
• »Kaj je novega pri [ime projekta]?«

• »Načrtuj 30-minutni sestanek z [ime] naslednji teden in poišči najprimernejši čas, ki je na voljo.«
• »Nastavi ponavljajoči se mesečni sestanek projektne skupine.«
• »Kdaj imam naslednji sestanek z [ime]?«

• »Prikaži e-poštna sporočila in sporočila v Teams, kjer sem bil ta teden @omenjen.«
• »Poišči datoteko o [temi], ki mi jo je prejšnji teden poslal [ime] po e-pošti.«

• »Nastavi mi sporočilo o odsotnosti za čas načrtovanega potovanja [datumski obseg].«
• »Ali imam danes v svojih neprebranih e-poštnih sporočilih kaj elementov za dejanja?«

• »Preoblikuj to e-poštno sporočilo, da bo zvenelo bolj profesionalno.«
• »Poenostavi to e-poštno sporočilo za širše občinstvo.«