Kako da odaberete najefikasniji dijagram toka

Šta je to dijagram toka? 

Dijagrami toka omogućavaju korisnicima da vizuelno prikažu postupak ili sistem pomoću oblika ili kombinacije oblika i reči. To mogu biti brze, rukom crtane slike ili robusni, računarski generisani dijagrami koji razlažu složene ideje u pregledne, lako razumljive delove. Osim toga, stručnjaci i laici iz doslovno bilo koje oblasti mogu da koriste dijagrame toka. 

Oni su posebno korisni u različitim situacijama uključujući:  

  • Dokumentovanje i analiziranje procesa 
  • Razvoj računarskog softvera ili mreža 
  • Komunikaciju ili standardizaciju procesa 
  • Identifikovanje ponavljanja, teškoća ili neefikasnosti u procesima 
  • Kreiranje plana ili strukture za novi projekat, odeljenje ili preduzeće 
  • Planiranje rada na projektu sa više učesnika 
  • Razumevanje kako se korisnici kreću na veb sajtu ili u prodavnici 
  • Ilustrovanje procesa proizvodnje 
  • Kreiranje novog proizvoda ili usluge 

 Prednosti dijagrama toka 

Pored mogućnosti da funkcionišu u skoro svim scenarijima, dijagrami toka nude širok spektar prednosti, uključujući:  

Vizuelni prikaz informacija 

Dijagram toka može da bude koristan jer pruža vizuelni prikaz toga kako proizvod ili usluga treba da funkcionišu, kako projekat treba da teče ili kako mreža treba da funkcioniše pre nego što je napravite. Time što omogućava identifikovanje zavisnosti, efikasnosti, potrebe za zaposlenima i druge promenljive koje kasnije mogu da utiču na projekat, dijagrami toka mogu da vam uštede vreme i novac. 

Dokumentacija 

Alatka za dijagram toka omogućava da sačuvate sve datoteke u digitalnom obliku, distribuirate ih praktično trenutno i čak kreirate biblioteku sa predlošcima dijagrama toka. Na taj način će datoteke uvek biti dostupne, vaši timovi će imati ažurne podatke, kompanija će raditi usklađeno i nećete morati ponovo da izmišljate točak kada sledeći put budete pravili sličan dijagram. 

Pojednostavljena komunikacija 

Dijagrami toka čine svaki detalj jasnijim, što može pomoći timovima da brže razumeju zadatke na kojima rade, kada i ko ih obavlja. Ove informacije mogu da znače manje sastanaka, rešavanje manje pitanja i pružaju svima više vremena za rad. Dijagrami toka su korisni i za informativna uputstva ili čak uvođenje u posao zaposlenih. U suštini, dijagrami toka daju kontekst skupovima uputstava i donose veću efikasnost u zadatke koji se ponavljaju.  

Jednostavno izvođenje 

Predlošci dijagrama toka na mreži olakšavaju brz početak rada. A uz jednostavno prilagođavanje, racionalizovanu saradnju i ugrađenu kontrolu verzija, možete da kreirate upravo ono što treba vašoj organizaciji, tražite ulazne podatke na svakom nivou i uvek ćete znati gde su najnovije i najveće datoteke.   

Vrste dijagrama toka  

Iako dijagrami toka mogu da se koriste za objašnjavanje skoro svega, većina ljudi ih koristi iz jednog od tri razloga: za informisane odluke, prikaz procesa ili za vizuelni prikaz podataka, zbog čega većina predložaka dijagrama toka spada u jednu od ove tri kategorije. Zato, hajde da pogledamo svaku od ovih vrsta dijagrama toka, kao i kada i zašto treba da ih koristite.  

1. Stablo odluke 

Razmišljajte o stablu odluke kao o dijagramu toka u stilu “uzrok – posledica”. Time što omogućava da kreirate mapu mogućih ishoda na osnovu određenog skupa izbora, stablo odluke vam može pomoći da jasno uočite putanju i odmerite svoje mogućnosti. 

Stabla odluke obično počinju od pojedinačnog čvora (pitanje), zatim se granaju na dve mogućnosti (odluke), zatim te mogućnosti vode do dodatnih čvorova (mogući ishodi). Zbog svoje prirode, stabla odluke su posebno dobra za isticanje verovatnoće i prednosti, a mogu da se koriste čak i za pravljenje algoritama koji pomažu u predviđanju ishoda. 

2. Procesni dijagram toka 

Time što vam omogućava da pravite dijagrame i analizirate tok aktivnosti prilikom pravljenja proizvoda ili usluge, procesni dijagram toka vam može pomoći da otkrijete praznine i ponavljanja u procesu, utvrdite gde su potrebni određeni resursi, oprema ili ljudstvo, otkrijete potencijalne zastoje ili problematične oblasti, kao i mogućnosti za efikasan rad.  

Pored skiciranja načina na koji aktivnost treba da funkcioniše ili pripreme proizvoda odnosno usluge, procesni dijagrami toka mogu da se koriste za uvođenje u posao novih zaposlenih, obučavanje postojećih timova ili kao pomoć spoljnim dobavljačima ili savetnicima da razumeju vaše poslovanje i svoje mesto u njemu. 

3. Dijagram toka podataka 

Kada treba da zaronite u svoje podatke, dijagram toka podataka može da pomogne. Korišćenjem simbola i kratkih oznaka teksta za prikazivanje ulaznih, izlaznih podataka, mesta skladištenja i putanja, oni mogu da sažmu informacije u grafičku prezentaciju onog što može biti teško izraziti rečima. A budući da tehnički timovi i učesnici koji nisu tehnička lica mogu da ih koriste, oni su sjajna opcija kada treba da predstavite podatke široj publici.  

dijagram toka podataka prikazan u beležnici
Primer: Dijagram toka podataka

Saveti za dijagram toka 

Pravljenje dijagrama toka, posebno kada koristite predložak, jeste jednostavno, ali ako pravite velike dijagrame toka to zahteva više osmišljavanja. Zato, hajde da pogledamo neke savete za kreiranje dijagrama toka koji ne samo da je informativan, već izgleda fantastično. 

  • Uverite se da su dijagrami čitki. Kada kreirate dijagram toka imajući u vidu krajnjeg korisnika, to znači da raspored i elementi pomažu publici da zna šta prvo treba da vidi, pa šta za tim sledi. Kada prilagodite podešavanja po potrebi, koristite odgovarajuće formulacije, jasne naslove i izbegavate žargon, dijagram može da bude prilagođen korisniku. (Savet: Kada niste sigurni, testirajte dijagram na nekome ko ne poznaje vaš projekat.) 
  • Budite dosledni. Kada koristite oblike, fontove, boje i konvencije imenovanja dosledno u celom dijagramu toka, vaša publika može lakše da ih prati.  
  • Koristite kontrast. Dosledno korišćenje boja je suštinski važno, ali ne želite da koristite istu boju ili skup boja za svaki oblik. Korišćenjem različitih boja možete bolje da istaknete korake ili radnje. A ako koristite boje fonta koje se ističu od pozadine, dijagram će moći lakše da se čita. 
  • Koristite alatku za dijagram toka na mreži. Pomoću predložaka, ugrađene kontrole verzije, jednostavne saradnje i opcije za uređivanje u bilo kom trenutku, sve to vam može pomoći da testirate dizajn i kreirate i upravljate dijagramima prema svom rasporedu.   

Integrišite dijagram toka 

Kad god treba da donesete odluku, objasnite proces ili delite podatke sa direktorom, ugrađivanje dijagrama toka u druge poslovne aplikacije i alatke za komunikaciju može dodatno da poboljša produktivnost. Korišćenjem alatke za dijagram toka i produktivnost, možete da preuzmete sadržaj za dijagrame iz svih izvora podataka, uključujući dokumente, datoteke i sajtove društvenih medija.  

Pored toga, možete da integrišete dijagrame toka u alatke za poslovno obaveštavanje (BI), što omogućava vama i vašem timu da ostvarite interakciju da podacima i ispričate bolju priču. Pomoću ugrađenih dijagrama toka i BI alatki, podatke možete da pretvorite u zanimljive vizuelne prikaze, kreirate interaktivne izveštaje, granularno istražite podatke i dobijete uvide koji omogućavaju brzo odlučivanje na osnovu informacija.  

Ima toliko novih načina za kreiranje dijagrama toka i uvođenja inovacija u preduzeće. Da biste saznali više, pogledajte ovaj postupni vodič za automatizaciju dijagrama toka iz strukturiranih podataka u unakrsnim tabelama i zaronite u moderne alatke za dijagram toka.  

Prvi koraci uz Visio

Vizuelizujte i komunicirajte ideje, informacije i procese sa praktično bilo kog mesta, na bilo kom uređaju, uz pomoć programa Visio.

Kupite odmah
Srodan sadržaj
Produktivnost

Pet načina za integrisane aplikacije kalendara na mreži povećavaju produktivnost

Pročitajte više
Produktivnost

Najbolji saveti za produktivnost u udaljenoj ili mobilnoj kancelariji

Pročitajte više
Produktivnost

Saveti za vođenje efikasnih sastanaka sa osobljem

Pročitajte više

Poslovni uvidi i ideje ne obuhvataju profesionalne poreze ili finansijske savete. Trebalo bi da se obratite vlastitom poreskom ili finansijskom stručnjaku da biste porazgovarali o ovoj situaciji.