Upravljanje sadržajem na velikoj skali

Za efikasno upravljanje sadržajem fokusirajte se na organizaciju, skladištenje, kontrolu pristupa, saradnju, usaglašenost i zadržavanje podataka.

Organizacija digitalnog sadržaja
Upravljanje digitalnim resursima obuhvata tekstualne dokumente, slike, audio, video i multimedijalne datoteke. Organizujte sadržaj tako da timovi brzo i intuitivno mogu da pronađu potrebne informacije i rade efikasnije.
 

• Koristite označavanje metapodataka kako biste omogućili lako pretraživanje datoteka.
• Kreirajte strukture fascikli koje odražavaju način rada vaših timova.
• Primenite dosledna pravila imenovanja.

Slučaj upotrebe: Marketinški tim mora brzo da pronađe materijale za kampanju. Uz Microsoft Search, mogu lako da pronađu označeni sadržaj u usluzi SharePoint i usluzi OneDrive koristeći ključne reči, tipove fajlova ili autore.

Skladištenje i rezervna kopija sadržaja
Poslovni sadržaj treba bezbedno čuvati i redovno praviti rezervne kopije kako bi se zaštitio od gubitka podataka ili ransomver napada. Skladište je mesto gde sadržaj svakodnevno boravi, dok rezervna kopija služi za slučaj da nešto pođe po zlu.
 

• Izaberite rešenja u oblaku, lokalna ili hibridna rešenja za skladištenje podataka, u skladu sa vašim potrebama.
• Odvojite skladištenje od rezervnih kopija kako biste izbegli pojedinačne tačke otkazivanja.
• Planirajte oporavak posle katastrofe i zaštitu od ransomver napada
• Obezbedite kontinuitet poslovanja kroz putanju za vraćanje pristupa i daljinski pristup.

Slučaj upotrebe: Pravni tim deli osetljive datoteke putem usluge OneDrive sa spoljnim savetnikom. Microsoft 365 rezervna kopija garantuje da se te datoteke mogu povratiti u slučaju slučajnog brisanja ili napada.

Upravljanje sadržajem i smernice za zadržavanje
Upravljanje podrazumeva kontrolu pristupa i osigurava da samo ovlašćeni korisnici mogu pristupati ili menjati sadržaj. Smernice za zadržavanje podataka pomažu organizacijama da ostanu usaglašene sa propisima.
 

• Dodeljujte pristup na osnovu poslovne funkcije kako biste zaštitili osetljive informacije i smanjili rizik.
• Definišite periode zadržavanja podataka u skladu sa tipom sadržaja i pravnim ili poslovnim zahtevima.
• Automatizujte arhiviranje i bezbedno brisanje kako biste smanjili manuelni rad i osigurali doslednost.

Slučaj upotrebe: Finansijski tim mora da zadrži poreske dokumente u trajanju od sedam godina. Microsoft Purview primenjuje oznake za zadržavanje podataka, a smernice za zadržavanje podataka obezbeđuju sigurno arhiviranje i odlaganje.

Saradnja
Timovi moraju da sarađuju u realnom vremenu, bez obzira na lokaciju, uređaj ili rešenja proizvoda.
 

• Omogućite koautorstvo i kontrolu verzija dokumenata.
• Primenite tokove odobravanja za reviziju dokumenata.
• Centralizujte projektne datoteke.

Slučaj upotrebe: Proizvodni tim koristi SharePoint za zajednički rad na planovima lansiranja, uz automatizovane tokove rada za dodelu zadataka i praćenje napretka.

Distribucija i upravljanje
Sadržaj treba da se bezbedno i efikasno deli između timova i aplikacija. To zahteva implementaciju sistema za upravljanje tokovima rada i integraciju
 

• Koristite kontrolu pristupa i dozvola prilikom internog i eksternog deljenja.
• Integrišite sadržaj u prilagođene aplikacije za direktno upravljanje datotekama u sistemu Microsoft 365.
• Automatizujte tokove distribucije, uključujući usmeravanje, odobravanje i objavljivanje sadržaja.

Slučaj upotrebe: Softverska kompanija razvija aplikaciju za sadržaj koja čuva korisničke vodiče u sistemu Microsoft 365. Uz SharePoint Embedded, upravljaju dozvolama i ažuriranjima bez potrebe za izradom pozadinskog sistema.

Arhiviranje i uklanjanje sadržaja
Arhiviranje čuva sadržaj radi usaglašenosti i istorijske evidencije. Uklanjanje sprečava da zastareli sadržaj zatrpava sisteme ili predstavlja rizik.
 

• Arhivirajte sadržaj u skladu sa pravilima zadržavanja podataka.
• Sigurno uklonite sadržaj po završetku njegovog životnog ciklusa.
• Održavajte evidenciju revizije radi usaglašenosti sa propisima.

Slučaj upotrebe: Zdravstvena ustanova arhivira medicinske kartone koristeći Microsoft 365 Archive, obezbeđujući dugoročno čuvanje i bezbedno uklanjanje

1. korak: Strateško planiranje
 

• Odredite svoje poslovne ciljeve, poput unapređene saradnje, usaglašenosti ili skalabilnosti.
• Vršite nadzor nad postojećim tokovima posla vezanim za sadržaj i ključnim izazovima u procesu.
• Odredite korisničke uloge, vlasništvo nad sadržajem i zahteve usaglašenosti.
   

2. korak: Izbor pravih alatki
 

• Istražite rešenja koja podržavaju centralizovano upravljanje, kontrolu verzija i distribuciju sadržaja.
• Izaberite sistem za upravljanje sadržajem (CMS) kao što je SharePoint za timsku saradnju, rešenje za skladištenje datoteka poput OneDrive i alatku za dugoročno čuvanje kao što je Microsoft 365 arhiva.
   

3. korak: Planirajte svoje upravljanje sadržajem i smernice za zadržavanje podataka
 

• Kreirajte pravila za imenovanje datoteka, dozvole i zadržavanje podataka.
• Razumite regulatorne standarde i usaglasite svoje procese sa njima.
• Uspostavite sistem vlasništva nad sadržajem i standarde kvaliteta radi doslednosti.
   

4. korak: Primena i integracija
 

• Podesite biblioteke, repozitorijume i kontrole pristupa.
• Integrišite se sa postojećim tokovima rada i aplikacijama.
   

5. korak: Obučite timove, pratite i optimizujte
 

• Organizujte obuke o pretrazi, saradnji i tokovima posla kako biste podstakli usvajanje rešenja.
• Podstičite doslednu primenu metapodataka i kontrole verzija
• Pratite metrike korišćenja i usaglašenosti.
• Automatizujte procese zadržavanja podataka, pravljenja rezervnih kopija i arhiviranja gde god je moguće.
• Neprestano prilagođavajte rešenja kako se menjaju potrebe i zahtevi usaglašenosti.