This is the Trace Id: 59cd3effa1a441f5e0ca2b4fdf01f6e1
Pređi na glavni sadržaj Upravljanje sadržajem Upravljanje digitalnim resursima Upravljanje dokumentima Upravljanje poslovnim sadržajima Upravljanje sadržajem na visokom nivou Zadržavanje podataka Centar zajednice za upravljanje sadržajem Copilot za Microsoft 365 SharePoint Microsoft 365 arhiva Microsoft 365 rezervna kopija OneDrive Podrška Više o usluzi Microsoft 365
Žena piše na pametnoj tabli.
Uvod

Strategije zadržavanja podataka za poboljšano upravljanje

Budite usaglašeni, zaštitite ključne podatke i obezbedite brz oporavak u slučaju gubitka podataka. Saznajte više o pametnim alatkama za zadržavanje podataka koje možete koristiti u celoj organizaciji.
Istražite uslugu Microsoft 365 arhiva Otkrijte rešenje Microsoft 365 rezervna kopija
Zadržavanje podataka je proces skladištenja ključnih podataka tokom određenog perioda, pružanje zaštite od bezbednosnih pretnji i omogućavanje usaglašenosti i kontinuiteta poslovanja.


Zadržavanje podataka pomaže preduzećima da održe usaglašenost, upravljaju rizicima i posluju efikasnije. Integriše se sa upravljanjem poslovnim sadržajem (ECM) i sistemima za upravljanje dokumentima (DMS) kako bi se optimizovalo skladištenje i preuzimanje podataka.
  • Definišite period čuvanja podataka kako biste ostali usaglašeni i izbegli nepotrebne troškove skladištenja.
  • Automatizujte upravljanje podacima koristeći ECM i DMS sisteme, što pojednostavljuje čuvanje i preuzimanje podataka.
  • Redovno proveravajte i ažurirajte strategije zadržavanja podataka kako biste pratili nove propise i potrebe poslovanja.
  • Bezbedno uklonite podatke kada više nisu potrebni kako biste zaštitili osetljive informacije i smanjili rizike.
  • Obučite zaposlene o smernicama zadržavanja podataka kako bi svi razumeli svoju ulogu u održavanju bezbednosti i usaglašenosti.
pozadina
Osnove zadržavanja podataka

Savladajte zadržavanje podataka

Zaštita podataka

Održavajte podatke bezbednim, usaglašenim i uvek dostupnim. 
Žena sedi na stolici i koristi laptop.

Postavite jasne smernice

Definišite koliko dugo zadržavate podatke i ko ima pravo pristupa, uređivanja ili brisanja.
Muškarac sedi na stolici i koristi laptop

Znajte period zadržavanja podataka

Ostanite usaglašeni zadržavajući podatke onoliko dugo koliko zakon zahteva.
žena koristi telefon

Arhivirajte za lak pristup

Bezbedno skladištite neaktivne podatke, spremne za revizije ili pravne potrebe.
muškarac koristi laptop

Izbrišite sa samopouzdanjem

Bezbedno uklonite zastarele podatke kako biste održali bezbednost.

Ključni elementi zadržavanja podataka

Pametno skladištite podatke za bolju bezbednost i kontrolu


Efektivno zadržavanje podataka je ključni element strategije upravljanja podacima u svakoj organizaciji. Ovo obezbeđuje zaštitu podataka, usaglašenost sa propisima i lak pristup kada je potrebno.

Smernice za zadržavanje podataka
Smernice za zadržavanje podataka definiše pravila o periodu zadržavanja i o tome ko može da pristupi, uređuje ili briše podatake. Obuhvata standarde metapodataka, tokove odobravanja i dodelu uloga timovima poput odeljenja za IT i usaglašenost. Nadzor i automatizacija ovih smernica garantuju usaglašenost i smanjuju rizik.

Period zadržavanja podataka
Period zadržavanja određuje koliko dugo podaci moraju biti zadržani, na osnovu njihove osetljivosti i zakonskih zahteva. Pravilno definisani periodi zadržavanja pomažu preduzećima da ostanu usaglašena, upravljaju rizicima i obezbede dostupnost ključnih podataka za revizije i pravne potrebe.

Arhiviranje podataka
Arhiviranje podataka omogućava čuvanje istih za dugoročnu upotrebu i lako preuzimanje. Korišćenjem centralizovanih depoa, jasnog indeksiranja i metapodataka, organizacije mogu efikasno da pristupaju podacima po potrebi za revizije ili pravne potrebe, uz pomoć DMS i ECM rešenja.

Uklanjanje podataka
Kada istekne period zadržavanja, bezbedno brisanje podataka garantuje bezbedno uklanjanje zastarelog sadržaja. Usaglašavanje rezervnih kopija sa smernicama zadržavanja je ključno da bise sprečilo nepotrebno zadržavanje osetljivih podataka, što garantuje usaglašenost i bezbednost.
plava pozadina
Rešenja

Rešenja za arhiviranje i pravljenje rezervne kopije podataka

Microsoft 365 pruža moćna rešenja za zaštitu i oporavak podataka, uključujući dugoročno arhiviranje, rezervne kopije podataka i alatke za saradnju. 

Microsoft 365 arhiva

Skladištite neaktivne podatke u usluzi SharePoint uz ekonomično i usaglašeno hladno skladištenje. Ostanite usaglašeni, dok istovremeno održavate bezbednost i dostupnost podataka za budućnost. 
Saznajte više

Microsoft 365 rezervna kopija

Zaštitite svoje podatke pouzdanim rešenjima za rezervne kopije koja omogućavaju brz oporavak, što garantuje kontinuitet poslovanja i brzo vraćanje izgubljenih ili oštećenih podataka. 
Saznajte više

SharePoint u sistemu Microsoft 365

Delite, upravljajte i lako pronalazite sadržaj uz SharePoint, integrisan sa rešenjima Microsoft 365 Rezervne kopije i Arhiva da biste omogućili bezbedne i dostupne podatke. 
Saznajte više

Zašto je zadržavanje podataka ključno za velike organizacije? 

Zaštitite budućnost svojih podataka


Zadržavanje podataka je ključna strategija za usaglašenost, zaštitu i efikasnost poslovanja. Jasno definisane smernice zadržavanja pomažu preduzećima da ostanu bezbedna, brzo se oporave i efektivno upravljaju podacima.

Usaglašenost sa propisima
Zadržavanje podataka omogućava vašoj organizaciji da ispuni zakonske zahteve poput HIPAA, GDPR i SOX. Zadržavanjem podataka tokom propisanog perioda i bezbednim skladištenjem istih, ostajete usaglašeni i izbegavate skupe kazne.

Upravljanje rizicima i zaštita podataka
Pravilne strategije zadržavanja štite vas od gubitka podataka, ransomver napada i slučajnih brisanja. Rešenja za rezervne kopije i jasno definisani periodi zadržavanja omogućavaju brz oporavak od prekida u radu, čuvajući bezbednost ključnih podataka.

Efikasno skladištenje i preuzimanje sadržaja
Jasne smernice za zadržavanje pojednostavljuju skladištenje, arhiviranje i preuzimanje podataka. Kategorizacija podataka i definisanje perioda zadržavanja štede vreme i resurse, dok omogućavaju brz pristup ključnom sadržaju.

Poboljšano upravljanje sadržajem
Jasne smernice za zadržavanje podataka poboljšavaju odgovornost i jasnoću vlasništva. Definisane uloge i tokovi rada obezbeđuju dosledno upravljanje i nadzor, što vodi ka boljoj bezbednosti i efikasnijem poslovanju.

Zahtevi za usaglašenost u vezi sa zadržavanjem podataka

Ispunite pravne standarde i zaštitite svoje preduzeće
 

Usaglašenost je neophodna za pravilno skladištenje, zaštitu i uklanjanje podataka. Propisi određuju koliko dugo se različite vrste podataka moraju zadržati, kako se trebaju zaštititi i kada ih treba bezbedno obrisati. Nepoštovanje ovih propisa može dovesti do novčanih kazni, štete po ugled i bezbednosnih rizika.

Opšta uredba o zaštiti podataka (GDPR)
  • Odnosi se na sve organizacije koje obrađuju podatke državljana Evropske unije (EU). 
  • Lični podaci smeju se zadržavati samo onoliko dugo koliko je neophodno za prvobitnu svrhu. 
  • Organizacije moraju jasno definisati i dokumentovati periode zadržavanja u smernicama. 
  • Lični podaci moraju biti bezbedno obrisani čim više nisu potrebni. 
Kalifornijski zakon o privatnosti potrošača (CCPA) / Kalifornijski zakon o pravima privatnosti (CPRA)
  • Odnosi se na zakon države Kalifornija. 
  • Organizacije moraju javno objaviti svoje smernice za zadržavanje podataka i kategorije ličnih podataka koje prikupljaju. 
  • Potrošači imaju pravo da zatraže brisanje svojih ličnih podataka. 
  • Organizacije moraju da ispune zahteve za brisanje u propisanim rokovima. 
Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)
  • Odnosi se na savezni zakon SAD-a. 
  • Zdravstvene organizacije moraju da zadrže medicinsku dokumentaciju i zaštićene zdravstvene informacije (PHI) najmanje šest godina. 
  • PHI podaci moraju biti bezbedno uništeni čim više nisu potrebni. 
Zakon Sarbanes–Oxley (SOX)
  • Odnosi se na savezni zakon SAD-a. 
  • Javna preduzeća su obavezna da zadrže finansijske i računovodstvene evidencije najmanje sedam godina. 
  • Nakon isteka perioda zadržavanja, zapisi moraju biti bezbedno uništeni.
Zakon Federalne trgovinske komisije (FTC)
  • Odnosi se na savezni zakon SAD-a. 
  • Podaci se moraju zadržati tokom "razumnog perioda" kako bi se ispunila njihova svrha. 
  • Podaci moraju biti bezbedno uništeni čim više nisu potrebni.
Zakon Finansijske modernizacije iz 1999 (GLBA)
  • Odnosi se na savezni zakon SAD-a. 
  • Finansijske ustanove moraju da zadrže zapise (kao što su informacije o klijentima) najmanje pet godina. 
  • Ustanove su dužne da osiguraju bezbedno uništavanje podataka o klijentima kada više nisu potrebni.
Organizacija za bezbednost i zdravlje na radu (OSHA)
  • Odnosi se na savezni zakon SAD-a. 
  • Zapisi moraju da sadrže podatke o zaposlenima, vrsti incidenta i pruženoj nezi. 
  • Poslodavci su obavezni da vode evidenciju o povredama i bolestima na radnom mestu najmanje pet godina. 
  • Zapisi o izloženosti opasnim materijama (kao što su azbest ili olovo) moraju se čuvati 30 godina.
Zakon o zaštiti ličnih podataka i elektronskih dokumenata (PIPEDA)
  • Odnosi se na privatne organizacije u Kanadi (osim u provincijama sa sličnim zakonima). 
  • Pojedinci imaju pravo da pristupe svojim ličnim podacima i da zahtevaju ispravke. 
  • Lični podaci se moraju zadržati samo onoliko dugo koliko je neophodno da se ispune svrhe zbog kojih su prikupljeni. 
  • Organizacije moraju da uspostave jasne smernice za zadržavanje i da bezbedno unište lične podatke kada više nisu potrebni.
 

Kreirajte sopstvene smernice za zadržavanje podataka

  1. Prvo izvršite reviziju podataka
    Identifikujte i klasifikujte podatke prema tipu i osetljivosti.
  2. Definišite periode zadržavanja
    Uskladite ih sa zahtevima usaglašenosti (kao što su HIPAA ili GDPR) i razlikujte kratkoročne od dugoročnih potreba.
  3. Postavite pravila za skladištenje i uništavanje
    Definišite procedure za bezbedno skladištenje, arhiviranje i brisanje podataka.
  4. Dodelite uloge
    Jasno definišite vlasništvo i odgovornost u svim timovima.
  5. Obučite i automatizujte
    Edukujte timove i automatizujte sprovođenje smernica (poput upozorenja i zakazanog brisanja).
  6. Nadgledajte da biste unapredili performanse
    Redovna provera i ažuriranje smernica u skladu sa promenama propisa i potreba.
plava pozadina
Smernice za zadržavanje

Kako kreirati i primeniti smernice za zadržavanje podataka

Primena pouzdanih smernica za zadržavanje podataka je ključna za usaglašenost i bezbednost podataka. Pratite sedeće korake kako bi vaša organizacija upravljala zadržavanjem, skladištenjem i uništavanjem podataka, na način koji smanjuje rizike i ispunjava zakonske zahteve.

1. korak: Proverite postojeće podatke

Identifikujte koje podatke vaša organizacija poseduje i klasifikujte ih prema tipu i osetljivosti. Ovo pomaže u rangiranju podataka za zadržavanje i osigurava usaglašenost sa propisima.

2. korak: Definišite periode zadržavanja

Postavite periode zadržavanja u skladu sa zakonskim zahtevima (kao što su HIPAA, SOX i GDPR). Jasno definišite kratkoročne i dugoročne potrebe kako biste izbegli nepotrebno zadržavanje podataka. 

3. korak: Uspostavite procedure za skladištenje, arhiviranje i uništavanje podataka

Uspostavite bezbedne metode za skladištenje, arhiviranje i brisanje podataka. Pobrinite se da sistemi za rezervne kopije budu usklađeni sa smernicama za uništavanje radi zaštite osetljivih informacija. 

4. korak: Dodelite uloge i odgovornosti

Razjasnite ko je odgovoran za proces zadržavanja podataka u timovima za IT, usaglašenost i poslovanje. Dodelite odgovornost da biste obezbedili sprovođenje smernica.

5. korak: Obučite timove i integrišite procese u radne tokove

Obučite timove o klasifikaciji, skladištenju i uklanjanju podataka. Automatizujte sprovođenje smernica pomoću upozorenja i zakazanih brisanja da biste obezbedili doslednost. 

6. korak: Nadgledajte, proveravajte i unapređujte

Sprovodite redovne provere i preglede kako biste održali ažurnost smernica sa novim propisima. Ažurirajte smernice po potrebi kako biste ostali usaglašeni.

Izgradnja jake strategije zadržavanja podataka za poboljšano upravljanje

Postavite pravila koja štite vaše podatke


Jaka strategija za zadržavanje podataka je ključna za usaglašenost, kontinuitet poslovanja, smanjenje rizika i uštedu troškova. Primena jasnih smernica i pouzdanih sistema omogućava organizacijama efektivno upravljanje podacima, usaglašenost i smanjenje operativnih rizika.


Zašto primeniti jake prakse za zadržavanje podataka
  • Usaglašenost – garantuje poštovanje propisa kao što su HIPAA, GDPR i SOX. 
  • Kontinuitet poslovanja – štiti ključne podatke da bi obezbedio nesmetan rad tokom prekida. 
  • Smanjenje rizika – umanjuje rizik curenja i gubitka podataka. 
  • Ušteda troškova – izbegava nepotrebne troškove skladištenja i obrade.
Ključni elementi strategije zadržavanja podataka
  • Jasne smernice – definišu period zadržavanja podataka, ko upravlja njima i kako su zaštićeni. 
  • Upravljanje – uspostavlja procese za kontrolu pristupa, revizije i odgovornost. 
  • Bezbedno skladištenje i arhiviranje – štite podatke pouzdanim i usaglašenim metodama skladištenja. 
  • Pouzdane strategije rezervnih kopija – omogućavaju brzo vraćanje podataka u slučaju gubitka ili oštećenja.
Kako se propisi menjaju, preduzeća moraju redovno da ažuriraju smernice za zadržavanje podataka kako bi upravljala podacima na viskom nivou i ostala usaglašena. Proaktivan pristup garantuje da vaša strategija ostane efektivna i u skladu sa zakonskim zahtevima.

Resursi

Žena koja koristi laptop.
Skladištenje podataka

Čuvajte neaktivne podatke u usluzi SharePoint

Pobrinite se da su vaši podaci bezbedni, lako dostupni i usaglašeni sa propisnim zahtevima, istovremeno umanjujući troškove.
  • Ekonomično hladno skladište za neaktivne podatke
  • Usaglašenost sa propisnim standardima
  • Lak pristup za revizije i pravne zabrane
Saznajte više
Muškarac i žena razgovaraju međusobno koristeći laptop.
Rešenje

Rešenja za upravljanje sadržajem

Nabavite sveobuhvatna rešenja za upravljanje sadržajem koja organizuju, skladište i štite vaše poslovne podatke.
Saznajte više
Muškarac i žena gledaju u tablet.
Blog

Upravljanje digitalnim resursima

Proučite kako upravljanje digitalnim sredstvima može da pomogne vašem preduzeću da efikasnije skladišti i organizuje vredan sadržaj.
Pročitajte blog
Muškarac sa spiskom namernica
Blog

Skladište u oblaku za mala preduzeća

Istražite najbolje prakse za skladištenje u oblaku koje pomažu malim preduzećima da smanje troškove i efektivno skaliraju poslovanje.
Pročitajte blog
Dva muškarca razgovaraju.
Blog

Upravljanje podacima za velike organizacije

Savladajte ključne koncepte i prakse upravljanja podacima kako biste efektivno zaštitili i upravljali podacima preduzeća.
Pročitajte blog
Nazad na odeljak „DODATNI RESURSI“

Najčešća pitanja

  • Smernice za zadržavanje podataka su skup pravila i uputstva o tome koliko dugo organizacija zadržava podatke, kako ih skladišti i kada ih briše ili arhivira. Ove smernice garantuju da se organizacija usaglašava sa zakonskim zahtevima i da efikasno upravlja podacima, time što zadržava samo neophodne informacije i bezbedno uklanja zastareli ili nepotrebni sadržaj.
  • Kada podaci stignu do kraja perioda zadržavanja, treba ih bezbedno obrisati ili arhivirati. Bezbedno brisanje sprečava pristup osetljivim informacijama, dok se arhiviranje može koristiti za očuvanje podataka koji su potrebni za usaglašenost ili buduću upotrebu. Redovne revizije i automatizovani sistemi pomažu u sprovođenju ovih praksi i garantuju da se podaci ne čuvaju duže nego što je neophodno.
  • Kako biste sproveli smernice za zadržavanje podataka u skladu sa zakonskim zahtevima:

    1. Proverite postojeće podatke – identifikujte i klasifikujte ih prema tipu i osetljivosti.
    2. Definišite periode zadržavanja – uskladite rokove zadržavanja sa relevantnim propisima (kao što su HIPAA, GDPR ili SOX).
    3. Uspostavite procedure skladištenja i uklanjanja – definišite bezbedne metode skladištenja, procese arhiviranja i prakse brisanja podataka. 
    4. Dodelite uloge i odgovornosti – jasno odredite vlasništvo između timova za IT, usaglašenost i poslovanje.
    5. Sprovodite redovne provere – periodično revidirajte i ažurirajte smernice kako biste pratili promene u propisima.
  • Upravljanje sadržajem obuhvata smernice i procese koji regulišu kako se upravlja, pristupa, skladište i brišu podaci i sadržaj u okviru organizacije. Ovo garantuje zaštitu sadržaja, usaglašenost sa propisima i dostupnost kada je potrebna. Dobro upravljanje podrazumeva definisanje jasnih uloga, odgovornosti i tokove rada za bezbedno upravljanje podacima.
  • Rezervna kopija sadržaja je proces kreiranja i skladištenja kopija podataka radi zaštite od gubitka ili oštećenja. Strategije rezervnih kopija garantuju da se važan sadržaj može brzo vratiti u slučaju gubitka podataka usled kvara sistema, kibernetičkih napada (poput ransomvera) ili slučajnog brisanja. Ovo je ključni element strategija zadržavanja podataka za očuvanje kontinuiteta poslovanja. 
  • Arhiviranje sadržaja podrazumeva skladištenje neaktivnih ili starijih podataka koji se više ne koriste aktivno, ali moraju biti sačuvani zbog usaglašenosti, iz pravnih ili istorijskih razloga. Arhiviranje garantuje bezbedno skladištenje podataka i njihovu dostupnost za revizije ili pravne zabrane, bez nepotrebnog zauzimanja prostora u aktivnim sistemima. Često se koriste bezbedna i usaglašena rešenja za skladištenje, kao što je SharePoint ili platforme koje su zasnovane na oblaku.

Pratite Microsoft 365

Microsoft Copilot Microsoft 365 Aplikacije za Windows 11 Profil naloga Centar za preuzimanje Praćenje porudžbine Microsoft Education Uređaji za obrazovanje Microsoft Teams za obrazovanje Microsoft 365 Education Office Education Obuka i razvoj predavača Ponude za studente i roditelje Azure za studente
Microsoft AI Microsoft Security Azure Dynamics 365 Microsoft 365 Microsoft Advertising Microsoft Copilot Microsoft Teams Microsoft projektant Microsoft Learn Microsoft Tech zajednica Microsoft Marketplace Microsoft Power Platform Softverska preduzeća Visual Studio Zaposlenje Privatnost u kompaniji Microsoft Investitori
Srpski (Rep. Srbija i Rep. Crna Gora) Zaštita privatnosti potrošača Obratite se korporaciji Microsoft Privatnost Upravljanje kolačićima Uslovi korišćenja Žigovi O našim oglasima