This is the Trace Id: da66386df33566023079104a075be401
Pređi na glavni sadržaj Upravljanje sadržajem Upravljanje digitalnim resursima Upravljanje dokumentima Upravljanje poslovnim sadržajima Upravljanje sadržajem na visokom nivou Zadržavanje podataka Centar zajednice za upravljanje sadržajem Copilot za Microsoft 365 SharePoint Microsoft 365 arhiva Microsoft 365 rezervna kopija OneDrive Podrška Više o usluzi Microsoft 365
Žena drži laptop

Vodič za upravljanje dokumentima

Bez obzira na to da li ste malo preduzeće ili velika organizacija, upravljanje dokumentima je neophodno kako bi se izbegao gubitak važnih datoteka i podataka.
Istražite upravljanje sadržajem

Zašto su sistemi za upravljanje dokumentima važni

Sistem za upravljanje dokumentima (DMS) pomaže vam da čuvate, organizujete, pratite i upravljate digitalnim dokumentima. Ovo je temelj poslovanja i utiče na sve, od produktivnosti do usaglašenosti sa propisima.

Glavni zaključci

  • Upravljanje dokumentima je proces čuvanja, organizovanja, praćenja i upravljanja papirnim i digitalnim dokumentima.
  • Sistem za upravljanje dokumentima (DMS) omogućava vam da pronađete najnoviju verziju datoteke, delite dokumente bezbedno, kontrolišete ko može da ih pregleda ili uređuje, kao i da vodite evidenciju nadzora.
  • DMS rešenja, kao što su SharePoint i OneDrive u sistemu Microsoft 365, pomažu tokovima rada da budu efikasniji, pružaju bolju zaštitu osetljivih dokumenata i poboljšavaju usaglašenost sa propisima.

Šta je upravljanje dokumentima?

Upravljanje dokumentima je proces čuvanja, organizovanja, praćenja i upravljanja papirnim i digitalnim dokumentima kako bi se izbegao gubitak datoteka, omogućila kontrola verzija i još mnogo toga.

Upravljanje dokumentima je ključni deo upravljanja poslovnim sadržajem (ECM) kako preduzeća skaliraju količinu dokumenata koje kreiraju.

Šta je sistem za upravljanje dokumentima (DMS)?

Sistem za upravljanje dokumentima (DMS) je centralizovano i bezbedno rešenje koje se može pretraživati za organizovanje, praćenje i ažuriranje dokumenata.

Možete da pretražujete po ključnoj reči, označite datoteke metapodacima i kontrolišete ko vidi šta. Mnoga DMS rešenja se takođe integrišu sa alatkama za upravljanje digitalnim sredstvima (DAM) radi organizovanja slika, video zapisa i drugog multimedijalnog sadržaja.

Za preduzeća, ovo poboljšava operativnu efikasnost i usaglašenost sa propisima, time što održava bezbednost i ažurnost dokumenata.

Koje su ključne funkcije sistema za upravljanje dokumentima?

Sistem za upravljanje dokumentima poseduje sledeće funkcije:
 
  • Snimanje dokumenata: Otpremite datoteke direktno u DMS, uključujući i skenirane papirne dokumente.
  • Skladištenje i organizacija: Organizujte dokumente u centralizovanom depou uz označavanje metapodacima, indeksiranje i dosledno imenovanje.
  • Preuzimanje dokumenata: Pretražujte datoteke po ključnoj reči, oznaci, autoru ili sadržaju.
  • Bezbednost i kontrola pristupa: Pratite pristup, podesite dozvole i koristite šifrovanje za zaštitu podataka. 
  • Kontrola verzija: Održavajte ažurnost sadržaja sa najnovijim izmenama i pobrinite se da svi rade na istoj datoteci.
  • Automatizacija toka rada: Podesite pravila da se dokumenti automatski šalju na proveru, odobrenje ili arhiviranje.
  • Saradnja: Omogućite timovima da u realnom vremenu uređuju dokumente zajedno, ostavljaju komentare i dele povratne informacije.
Microsoft 365 rešenja

Bezbedna i efikasna DMS rešenja na prilagodljivom nivou

Microsoft 365 vam pruža sve što vam je potrebno da upravljate celim životnim ciklusom dokumenta. 

SharePoint

Olakšava deljenje, upravljanje i pronalaženje dokumenata u celoj organizaciji. Možete da podesite timske sajtove, organizujete datoteke pomoću metapodataka i sarađujete u realnom vremenu.
Saznajte više

OneDrive

Pristupajte dokumentima i sarađujte na njima sa bilo koje lokacije. Odlično je za pojedince ili male timove kojima su potrebni fleksibilnost i bezbedno deljenje.
Saznajte više

 Microsoft 365 arhiva

Neaktivan sadržaj skladištite na način koji je u saglasnosti sa propisima i jednostavan za upravljanje, uz očuvanje pristupa istorijskim podacima.
Saznajte više

Koje su pogodnosti korišćenja sistema za upravljanje dokumentima?

Alatke kao što su SharePoint i OneDrive pojednostavljuju upravljanje dokumentima, dok istovremeno održavaju bezbednost i usaglašenost sa propisima.

Bolja efikasnost
DMS smanjuje vreme koje se troši na pretragu datoteka i čekanje na odobrenja. Uz sistem Microsoft 365, timovi mogu da automatizuju tokove rada, označavaju dokumente metapodacima i pristupaju svemu sa jednog mesta.

Napredna saradnja
Timovi mogu u realnom vremenu da zajedno uređuju dokumente, ostavljaju komentare i prate izmene – što smanjuje greške i pomaže da projekti napreduju po planu.

Bolja bezbednost
Osetljive datoteke su zaštićene zahvaljujući ugrađenim bezbednosnim funkcijama. Microsoft 365 uključuje oznake osetljivosti i uslovni pristup.

Poboljšana usaglašenost sa propisima
DMS sistem pomaže sa evidencijom nadzora, smernicama zadržavanja i bezbednim skladištenjem. Microsoft 365 podržava rezervne kopije sadržaja i upravljanje, kako bi vaši podaci ostali usaglašeni i dostupni.
Proces

Proces upravljanja dokumentima u 6 koraka

Kako organizacije upravljaju dokumentima od njihovog kreiranja do uklanjanja.

Kreiranje i prikupljanje dokumenata

Dokumenti se kreiraju digitalno ili se prikupljaju iz fizičkih izvora putem skeniranja.

Organizacija i preuzimanje

Datoteke se organizuju pomoću oznaka metapodataka i doslednih pravila imenovanja. Alatke za pretragu i filteri olakšavaju vam da pronađete ono šta vam treba.

Skladištenje i bezbednost

Dokumenti se skladište u centralizovanom depou, zaštićeni šifrovanjem i kontrolom pristupa. Evidencija nadzora prati ko je pristupio svakoj datoteci ili je izmenio.

Pristup, distribucija i saradnja

Datoteke se bezbedno dele sa ovlašćenim korisnicima. Timovi mogu u realnom vremenu zajedno da uređuju, komentarišu i prate izmene.

Kontrola verzija i odobravanje

Izmene se automatski prate, tako da uvek imate pristup najnovijoj verziji. Dokumenti mogu automatski da se proslede na proveru i odobrenje.

Zadržavanje, arhiviranje i uklanjanje

Dokumenti se čuvaju tokom propisanog perioda, u skladu sa zakonskim ili poslovnim smernicama. Nakon toga, mogu se arhivirati za dugoročan pristup ili biti bezbedno obrisani.

Sve objedinjeno na jednom mestu

Sistem za upravljanje dokumentima održava ažurnost i bezbednost vaših dokumenata. A ako već koristite Microsoft alatke kao što su SharePoint, OneDrive ili Teams, imate sve što vam je potrebno za upravljanje sadržajem na prilagodljivom nivou.
Muškarac s naočarima u plavoj majici gleda u laptop.
Prvi koraci

Microsoft SharePoint

Bezbedno sarađujte i delite dokumente širom svog preduzeća.
Saznajte više
Žena koja nosi naočare i belu jaknu radi za računarom.
Rešenje

Upravljajte sadržajem uz Microsoft 365

Kreirajte, upravljajte i obezbedite sadržaj i podatke pomoću usluga za upravljanje sadržajem koje koriste veštačku inteligenciju širom sistema Microsoft 365.
Saznajte više
žene sa naočarima koje gledaju u ekran
Rešenje

Skenirajte i sačuvajte uz OneDrive

Izbegnite glomazni skener i pretvorite dokumente, račune, bele table, pa čak i lične dokumente, u PDF dokumente.
Saznajte više
Čovek koji nosi naočare gleda u laptop.
Proizvod

Budite bezbrižni uz uslugu Microsoft 365 rezervna kopija

Idite dalje od čuvanja rezervne kopije –održite rad svog preduzeća uz brzo vraćanje podataka u prethodno stanje.
Saznajte više
Muškarac i žena gledaju u tablet.
Blog

Pročitajte više o uređivačima dokumenata

Otkrijte šta je uređivač dokumenata i kako da izaberete pravo rešenje za svoje specifične potrebe.
Saznajte više
NAZAD NA RESURSE – Odeljak sa karticama za izveštaje istraživanja

Najčešća pitanja

  • Elektronski sistem za upravljanje dokumentima (DMS) je softver koji vam pomaže da skladištite, organizujete i upravljate digitalnim datotekama kao što su Word dokumenti, PDF datoteke i unakrsne tabele. Sve drži na jednom mestu, olakšava pronalaženje dokumenata i donosi funkcije poput kontrole verzija, dozvola za pristup i evidencije nadzora.
  • Microsoft 365. Obuhvata alatke kao što su SharePoint i OneDrive, koje organizacijama pomažu da skladište, organizuju, dele i zaštite digitalne dokumente.
  • Upravljanje dokumentima fokusira se na efikasno organizovanje, skladištenje i pristup datotekama u raznim timovima i sistemima. Kontrola dokumenata obezbeđuje da se koriste samo odobrene, ažurne verzije dokumenata, kroz stroge dozvole za pristup i praćenje verzija.  
  • Microsoft 365. Obuhvata SharePoint i OneDrive, koji timovima pomažu da dokumente bezbedno skladište, organizuju i sarađuju na njima.
  • Počnite tako što ćete definisati potrebe svog tima – poput bezbednog skladištenja, kontrole verzija ili saradnje. Potražite rešenje koje se integriše sa vašim postojećim alatkama, podržava zahteve usaglašenosti i prilagođava se nivou vašeg preduzeća. 

Pratite Microsoft 365

Microsoft Copilot Microsoft 365 Aplikacije za Windows 11 Profil naloga Centar za preuzimanje Praćenje porudžbine Microsoft Education Uređaji za obrazovanje Microsoft Teams za obrazovanje Microsoft 365 Education Office Education Obuka i razvoj predavača Ponude za studente i roditelje Azure za studente
Microsoft AI Microsoft Security Azure Dynamics 365 Microsoft 365 Microsoft Advertising Microsoft Copilot Microsoft Teams Microsoft projektant Microsoft Learn Microsoft Tech zajednica Microsoft Marketplace Microsoft Power Platform Softverska preduzeća Visual Studio Zaposlenje Privatnost u kompaniji Microsoft Investitori
Srpski (Rep. Srbija i Rep. Crna Gora) Zaštita privatnosti potrošača Obratite se korporaciji Microsoft Privatnost Upravljanje kolačićima Uslovi korišćenja Žigovi O našim oglasima