AI pomoćnik za e-poštu u aplikaciji Outlook

AI pomoćnik za e-poštu je alatka koja ljudima pomaže da upravljaju svojim prijemnim sandučetom. Ova alatka, takođe poznata kao AI generator e-pošte i softver za automatizaciju e-pošte, može da organizuje poruke, predlaže odgovore, daje prioritet važnim e-porukama, piše radne verzije e-poruka, pa čak i da automatizuje određene zadatke, kao što je zakazivanja sastanaka.

Preduzeća i pojedinci koriste ovaj softver kako bi unapredili komunikaciju, smanjili pretrpanost u prijemnom sandučetu i trošili manje vremena na ponavljajućim zadacima vezanim za e-poštu.

Usluga Outlooksadrži mnogobrojne alatke potpomognute veštačkom inteligencijom, uključujući Microsoft Copilot.

AI pomoćnici za e-poštu pomažu da trošite manje vremena na upravljanju e-poštom i sastancima, tako što ubrzavaju obavljanje različitih zadataka. Pogledajte neke od glavnih načina na koje softver za automatizaciju e-pošte to postiže.

Umesto da sami sortirate desetine novih e-poruka, prepustite da AI (veštačka inteligencija) obavlja teži deo posla kroz:

 

• Pametno sortiranje. Skenirajte nove e-poruke i organizujte ih u kategorije, kao npr. posao, lične poruke, promocije i putovanja, kako biste brzo mogli da pronađete ono što vam je potrebno.
• Prilagođene fascikle. Automatski kreirajte fascikle za e-poštu na osnovu svojih navika.
• Označavanje e-pošte. Označite e-poruke oznakama kao što su „Hitno“ ili „Praćenje“ na osnovu sadržaja ili pošiljaoca, kako biste lakše mogli da odredite prioritetne zadatke.
• Filtriranje neželjene e-pošte. Filtrirajte bezvrednu poštu ili poruke niskog prioriteta kako biste proveli manje vremena uklanjajući smetnje.

Primera radi, označite e-poruke od određenih osoba, poput vašeg menadžera ili nastavnika vašeg deteta, kao poruke visokog prioriteta.

Olakšajte upravljanje kalendarom uz AI koja vam pomaže da automatski planirate, organizujete i pratite sastanke i zadatke. Evo šta AI može da obavlja:

 

• Pametno planiranje. Analizirajte svoj kalendar i primajte predloge o terminima za sastanke koji najbolje odgovaraju svima, pri tome izbegavajući preklapanje rasporeda i uzimajući u obzir različite vremenske zone.
• Osvežite svoju memoriju. Umesto da ručno pretražujete svoj kalendar pokušavajući da pronađete predstojeći sastanak za koji znate da je zakazan u neko vreme, tražite od AI da isti pronađe umesto vas.
• Podsetnici. Ostanite u toku tako što ćete primati podsetnike za predstojeće događaje i zadatke pre nego što iste izgubite iz vida.

Primera radi, preko AI pomoćnika za e-poštu dogovorite mesečni sastanak s periodičnim održavanjem – tražite od njega da pošalje pozivnice, odabere vreme koje odgovara svima i predloži dnevni red.

AI pomoćnici za e-poštu čine da pisanje e-poruka i odgovaranje na iste bude jednostavnije. Ovi pomoćnici mogu za vas da prave početne radne verzije i pomognu da vaše e-poruke budu jasne i zvuče profesionalno. Svi znamo da pisanje e-poruka može da bude naporno i čak neprijatno, tako da malo pomoći može puno da znači. Evo kako ovi pomoćnici unapređuju svakodnevnu komunikaciju:

 

• Automatski odgovori. Za česta pitanja, kao što je: „Da li možemo da pomerimo sastanak za drugo vreme?“, AI predlaže brze, logične odgovore koje možete da pošaljete jednim klikom.
• Radne verzije koje generiše AI. Zatražite od AI pomoćnika za e-poštu da za vas napiše e-poruku na osnovu konteksta razgovora – bilo da je u pitanju jednostavno praćenje aktivnosti ili nešto detaljnije – čime vam štedi vreme jer ne morate da pišete sve iz početka.
• Doterano pisanje. AI vodi računa o gramatici i toku razgovora kako bi vaše e-poruke zvučale kristalno jasno. Idite korak dalje i recite AI kakav ton želite da koristite kako bi vaša e-poruka zvučala najprikladnije.

Primera radi, dopustite da AI predloži ljubazne odgovore na poruke zahvalnosti i pozivnice na događaje.

AI pomoćnici za e-poštu ne samo da vam pomažu da kontrolišete svoje prijemno sanduče, već i da radite pametnije. Dok oni za vas rukuju ponavljajućim zadacima i poboljšavaju način na koji upravljate i određujete prioritete za e-poštu, vama ostaje više vremena da se fokusirate na važnije stvari. Evo kako oni obezbeđuju vrednost:

 

• Povećana produktivnost. Umesto da provodite sate organizujući e-poštu, odgovarajući na rutinska pitanja i zakazujući sastanke, prepustite veštačkoj inteligenciji da automatski obavlja sve ove zadatke.
• Pametno određivanje prioriteta. Kako ne biste propustili ključne informacije, AI može da istakne prioritetne e-poruke koje zahtevaju vašu pažnju, poput hitnih zahteva ili važnih ažuriranja.
• Besprekorno upravljanje e-poštom: Bilo da je u pitanju premeštanje e-poruka u odgovarajuće fascikle ili pisanje poruka, AI će se pobrinuti da u vašem prijemnom sandučetu sve funkcioniše besprekorno.

Uz porast popularnosti AI raste i zabrinutost oko AI bezbednosti i privatnosti podataka. Na sreću, korporacija Microsoft je u Copilot ugradila snažne mere za privatnost i bezbednost.

Kontrola podataka i privatnost. Za generisanje odgovora, Copilot koristi samo informacije koje vi pružite i ne koristi vaše podatke za obučavanje svojih osnovnih AI modela. To znači da sadržaj iz vaše e-pošte, detalji iz kalendara i vaše datoteke ostaju privatni i neće se koristiti u svrhu poboljšanja AI.

Bezbedno rukovanje podacima. Copilot šifruje sve podatke dok se šalju i kada su uskladišteni. Kao deo bezbednosnih mera, lični podaci i podaci koji pripadaju organizacijama se čuvaju odvojeno. Microsoft takođe prati globalne standarde za bezbednost podataka, kao što su Opšta uredba o zaštiti podataka i smernice Međunarodne organizacije za standardizaciju/Međunarodne elektrotehničke komisije za privatnost u oblaku.

Transparentnost i nadzor. Pojedinci i administratori odlučuju na koji način Copilot pristupa podacima i kako ih obrađuje. Primera radi, primenjuju oznake o osetljivosti kako bi ograničili pristup funkciji Copilot i prikazuju evidencije nadzora kako bi pratili interakcije sa funkcijom Copilot po pitanju transparentnosti i usaglašenosti.

Više detalja o privatnosti funkcije Copilot za organizacije pronađite u članku Podaci, privatnost i bezbednost za Microsoft 365 Copilot.. A više detalja o privatnosti funkcije Copilot za pojedince pronađite u članku Copilot u Microsoft 365 aplikacijama za kućnu upotrebu: vaši podaci i privatnost. 

Copilot u aplikaciji Outlook odgovora na odzive na prirodnom jeziku i pomaže u radu s e-poštom, planiranjem i povećanjem produktivnosti. U nastavku pročitajte primere onoga što možete zatražiti da funkcija Copilot obavi za vas. (Dostupne funkcije se razlikuju između pretplata na Microsoft 365 za preduzeća i Microsoft 365 za ličnu upotrebu ili porodicu.)

• „Napiši e-poruku u kojoj se zahvaljujem timu na njihovoj prezentaciji.“
• „Pronađi savete za pisanje e-poruke sa zahtevom za ponudu.“
• „Napiši radnu verziju odgovora na ovu e-poruku i navedi da se slažeš s predloženim vremenskim okvirom.“

• „Premesti sve e-poruke od [ime] u fasciklu ‚Fakture‘.“
• „Pronađi poslednju e-poruku od [ime] u vezi sa izveštajem o budžetu.“

• „Rezimiraj ovaj niz e-poruka kroz ključne tačke.“
• „Koje su najnovije informacije u vezi sa projektom [naziv projekta]?“

• „Zakaži 30-minutni sastanak sa [ime] sledeće sedmice i pronađi najbolji termin koji je na raspolaganju.“
• „Dogovori mesečni sastanak s periodičnim održavanjem za tim na projektu.“
• „Kada imam sledeći sastanak sa [ime]?“

• „Prikaži e-poruke i Teams poruke za ovu sedmicu gde se @spominje moje ime.“
• „Pronađi datoteku o [tema] koja mi je poslata u e-poruci od [ime] prošle sedmice.“

• „Podesi moj automatski odgovor za planirano putovanje u periodu od [opseg datuma].“
• „Da li imam ikakve stavke radnji u svojim nepročitanim e-porukama danas?“

• „Parafraziraj ovu e-poruku tako da zvuči profesionalnije.“
• „Pojednostavi ovu e-poruku tako da bude jasnija široj publici.“