This is the Trace Id: f4d6cd1390260a2fd123ae705f98969a

แอปพลิเคชันการประมวลผลเอกสารคืออะไร

ผู้ชายสูงอายุกำลังทำงานบนแล็ปท็อป

แอปพลิเคชันการประมวลผลเอกสารใช้การเรียนรู้ของเครื่องและปัญญาประดิษฐ์ (AI) เพื่อแยกข้อมูลจากเอกสารและแบบฟอร์ม แอปจะนำข้อมูล เช่น ข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และใบสั่งส่งในรูปแบบอีเมลหรือเอกสารกระดาษ มาแปลงเป็นดิจิทัลและจัดเก็บในรูปแบบฐานข้อมูลที่มีโครงสร้าง ข้อมูลดังกล่าวจะถูกนำเข้าสู่ระบบเป้าหมาย เช่น ระบบการจัดการทรัพยากรองค์กร (ERP) หรือระบบจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ประสิทธิภาพที่แอปพลิเคชันการประมวลผลเอกสารมอบให้สามารถสร้างผลกระทบอย่างมากต่อวิธีที่ธุรกิจประหยัดเงิน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และปลดปล่อยพนักงานจากงานที่ซ้ำซากที่มีสร้างมูลค่าต่ำและมีแนวโน้มเกิดข้อผิดพลาดสูง

 

การหาวิธีแก้ปัญหาสำหรับการแปลงเอกสารกระดาษจำนวนมากให้เป็นดิจิทัลคือความท้าทายที่ธุรกิจหลายแห่งจะต้องเผชิญในช่วงใดช่วงหนึ่ง แอปพลิเคชันการประมวลผลเอกสารมอบประสิทธิภาพที่ยอดเยี่ยมในพื้นที่นี้โดยไม่เพียงแต่ขจัดงานที่ใช้แรงงานมากในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองเท่านั้น แต่ยังมอบข้อมูลเชิงลึกแก่ธุรกิจเกี่ยวกับวิธีการที่จะใช้ประโยชน์จากข้อมูลของตนให้ได้มากขึ้นด้วย

Power Automate ช่วยทำให้เวิร์กโฟลว์การประมวลผลของคุณง่ายขึ้น

ลดงานที่ซ้ำซ้อน ไม่ต้องคอยลงมือทำเอง ด้วย Power Automate ซึ่งเป็นโซลูชันแบบ Low-Code ที่จะช่วยให้กระบวนการทางธุรกิจที่ซับซ้อนเป็นไปโดยอัตโนมัติ เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารที่ได้รับการปรับปรุงและมีความเรียบง่าย

การประมวลผลเอกสารทำงานอย่างไร

 

การประมวลผลเอกสารสร้างขึ้นบนพื้นฐานของการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR), การเรียนรู้ของเครื่อง และกระบวนการทำงานอัตโนมัติโดยหุ่นยนต์ (RPA) สามองค์ประกอบนี้สามารถตีความและเข้าใจข้อมูลได้คล้ายกับมนุษย์

 

  • OCR จะจดจำข้อความที่ตีพิมพ์ เขียน หรือพิมพ์จากเอกสารหรือรูปภาพที่สแกน โดยระบุพื้นที่สว่างและมืดในเนื้อหาที่สแกน และค้นหาตัวอักษรหรือตัวเลข จากนั้นจึงจัดประเภทตามรูปแบบหรือฟีเจอร์
  • การเรียนรู้ของเครื่องจะสร้างอัลกอริทึมที่เรียนรู้จากรูปแบบและบริบทในเอกสาร เมื่อประมวลผลข้อมูลมากขึ้นเรื่อยๆ การเรียนรู้ของเครื่องจะเรียนรู้จากรูปแบบการใช้ทั้งหมดที่พบ ทำให้มีความฉลาดและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการตัดสินใจ
  • RPA ใช้บอทที่ดำเนินการกับกฎและคำแนะนำที่ได้รับเพื่อทำงานที่ต้องทำซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ การใช้ความสามารถในการรู้จำข้อความขั้นสูง RPA สามารถประมวลผลข้อมูลจากหลายแหล่งได้อย่างรวดเร็ว

 

เมื่อใช้ OCR, การเรียนรู้ของเครื่อง และ RPA ร่วมกัน การประมวลผลเอกสารจะเป็นไปตามขั้นตอนต่อไปนี้

คอลเลกชัน

 

ข้อมูลจากแหล่งที่มาต่างๆ เช่น เอกสารที่เป็นกระดาษ ไฟล์ PDF อีเมล และแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์จะถูกสแกนและแปลงเป็นดิจิทัล

 

การประมวลผลเบื้องต้น

 

คุณภาพและความถูกต้องของข้อมูลที่สแกนได้รับการปรับปรุงในส่วนต่างๆ เช่น การแก้ไขมุมเอียง การลดสัญญาณรบกวนโดยการกำจัดจุดหรือเครื่องหมายในพื้นหลัง และครอบตัดพื้นที่ภายนอกที่ไม่ต้องการออกจากภาพ

 

การจัดประเภท

 

เอกสารจะถูกแยกออกเป็นหมวดหมู่ต่างๆ ตามรูปแบบ เนื้อหา และประเภท ซึ่งช่วยปรับปรุงการดึงข้อมูลและการเก็บถาวรของข้อมูล

 

การแยก

 

ขั้นตอนสำคัญในกระบวนการที่ OCR ดึงข้อมูลจากเอกสารและกำหนดประเภทที่ต้องแปล (เช่น ชื่อ ตัวเลข วันที่ ข้อความที่เขียนด้วยลายมือ)

 

การตรวจสอบความถูกต้อง

 

RPA จะตรวจสอบและรับรองความถูกต้องของข้อมูลทั้งหมดก่อนที่จะย้ายไปยังระบบ ฐานข้อมูล และสตรีมงานที่เกี่ยวข้อง ข้อผิดพลาดใดๆ จะถูกตั้งค่าสถานะในขั้นตอนนี้เพื่อการตรวจสอบและแก้ไขด้วยตนเอง

 

การทำงานร่วมกัน

 

เมื่อเรียกใช้กระบวนการอื่นๆ ทั้งหมดแล้ว ข้อมูลจะถูกส่งไปยังฐานข้อมูลและที่เก็บที่เกี่ยวข้องผ่านส่วนติดต่อการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน

การวิเคราะห์เอกสารการเรียนรู้เชิงลึกคืออะไร

 

คู่มือการเรียนรู้เชิงลึกจะรวมเข้ากับการประมวลผลเอกสารโดยอิงจากความสามารถของโครงข่ายประสาทในการรับรู้รูปแบบในข้อมูล โดยเฉพาะสำหรับการวิเคราะห์เอกสารและเค้าโครง การระบุข้อความ และการดึงข้อมูลเอกสาร คล้ายกับวิธีที่สมองของมนุษย์เรียนรู้ โครงข่ายประสาทจะรวบรวมข้อมูลในหลายชั้นโดยการได้รับข้อมูลและความรู้มากขึ้นเรื่อยๆ ทำให้ฉลาดขึ้นเรื่อยๆ

 

การวิเคราะห์เอกสารการเรียนรู้เชิงลึกใช้ความสามารถในการขับเคลื่อน AI ที่คล้ายกับมนุษย์ผ่านอัลกอริทึมโครงข่ายประสาทที่แตกต่างกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งโครงข่ายประสาทแบบคอนโวลูชันและแบบวนซ้ำ โครงข่ายประสาทแบบคอนโวลูชันกรองผ่านรูปภาพเพื่อตรวจหาองค์ประกอบทุกอย่างภายใน ขณะที่โครงข่ายประสาทแบบวนซ้ำสามารถจดจำจุดข้อมูล ซึ่งจะมีผลต่อความสามารถในการคาดการณ์ผลลัพธ์ในอนาคต

ประโยชน์ของการประมวลผลเอกสารอัตโนมัติ

 

การประมวลผลเอกสารอัตโนมัติช่วยปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจและเพิ่มประสิทธิภาพของทีมโดยการมอบความเร็ว ความเที่ยงตรง และความสามารถในการปรับขนาด โดยสามารถมีผลกระทบอย่างกว้างขวางต่ออุตสาหกรรมต่างๆ เช่น กฎหมาย อสังหาริมทรัพย์ การดูแลสุขภาพ และการธนาคารในการปรับปรุงกระบวนการและผลกำไร

 

ประโยชน์หลักของการประมวลผลเอกสารอัตโนมัติ ได้แก่

 

การดึงข้อมูลอย่างรวดเร็ว:

 

เมื่อเอกสารถูกแปลงเป็นดิจิทัลแล้ว เอกสารจะสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลาสำหรับทุกคนที่ได้รับอนุญาตให้ดูเอกสาร

 

การรักษาความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวที่ได้รับการปรับปรุง

 

ธุรกิจสามารถเข้ารหัสไฟล์และกำหนดระดับการรักษาความปลอดภัยเพื่อปกป้องข้อมูลของตนจากผู้ใช้ที่ไม่ได้ตั้งใจ

 

การประหยัดเวลาและต้นทุน:

 

การกำจัดกระบวนการที่ใช้เวลานานและมีค่าใช้จ่ายสูงในการจัดการไฟล์กระดาษช่วยให้พนักงานมีเวลามากขึ้นในการทุ่มเทให้กับวัตถุประสงค์ที่สำคัญทางธุรกิจและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

 

การลดความเสี่ยงด้านข้อผิดพลาดของมนุษย์:

 

ระบบเอกสารอัตโนมัติจะปรับปรุงความถูกต้องและคุณภาพของเอกสารได้อย่างมาก โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

 

การทำงานร่วมกันที่เพิ่มขึ้น:

 

พนักงานในทีมต่างๆ ในแผนกต่างๆ สามารถแชร์และใช้งานเอกสารร่วมกัน โดยรับทราบสถานะแบบเรียลไทม์

 

เทมเพลตมาตรฐาน:

 

ระบบเอกสารอัตโนมัติช่วยให้สามารถสร้างมาตรฐานของเทมเพลตและโครงสร้างที่สามารถนำไปใช้กับเวิร์กโฟลว์ได้อย่างต่อเนื่อง

วิธีเลือกโซลูชันซอฟต์แวร์การประมวลผลเอกสาร

 

การเลือกโซลูชันการประมวลผลเอกสารขึ้นอยู่กับปัจจัยเฉพาะตามความต้องการของคุณ หนึ่งในข้อพิจารณาที่สำคัญที่สุดคือคุณต้องการให้โซลูชันของคุณทำงานในคลาวด์หรือในตำแหน่งที่ตั้งของคุณ ระบบที่ใช้คลาวด์จะโฮสต์โดยผู้ให้บริการโดยมีค่าบริการและบันทึกข้อมูลทั้งหมดของคุณโดยอัตโนมัติ ทำให้ทุกอย่างสามารถเข้าถึงได้ออนไลน์ โซลูชันในสถานที่หมายความว่าคุณจะใช้เซิร์ฟเวอร์และการจัดเก็บข้อมูลของคุณเอง ทำการบำรุงรักษาเอง และทำการสำรองข้อมูลด้วยตัวเอง

 

ข้อควรพิจารณาที่สำคัญอื่นๆ ในการเลือกโซลูชันการประมวลผลเอกสาร ได้แก่

 

การค้นหา:

 

กฎที่ดีคือต้องมีตัวเลือกการค้นหาที่หลากหลาย เช่น ชื่อและประเภทไฟล์ เนื้อหา และวันที่แก้ไข ความสามารถในการกำหนดเมตาเดต้าและแท็กเพื่อจัดระเบียบไฟล์ทั้งหมดของคุณก็ถือเป็นเรื่องดีเช่นกัน

 

โครงสร้างไฟล์แบบเรียบง่าย:

 

สิ่งสำคัญคือโครงสร้างไฟล์จะต้องใช้งานง่ายและสมเหตุสมผลสำหรับผู้ใช้ทุกคน

 

การรักษาความปลอดภัย:

 

ระบบควรอนุญาตให้คุณจำกัดการเข้าถึงเอกสารสำคัญและตั้งค่าการอนุญาตโดยผู้ใช้

 

ความเรียบง่าย:

 

พนักงานทุกคนควรสามารถใช้ระบบได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ทำให้เกิดความสับสนและไม่รบกวนงานประจำวันของพวกเขา

 

การรวม:

 

ตรวจสอบว่าคุณสามารถใช้ระบบกับโปรแกรมที่คุณใช้อยู่แล้วได้ เช่น อีเมลไคลเอ็นต์และซอฟต์แวร์ความสัมพันธ์ลูกค้า

 

เริ่มต้นใช้งานการแปลงการประมวลผลเอกสารของคุณตอนนี้

Microsoft Power Automate เป็นโซลูชันการเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ที่ใช้ง่ายซึ่งช่วยให้พนักงานของคุณสร้างโซลูชันการประมวลผลเอกสารได้ ลดงานที่ทำด้วยตนเองซ้ำๆ และใช้เวลานาน และสร้างเวลามากขึ้นให้กับทีมของคุณเพื่อมุ่งเน้นไปที่งานเชิงกลยุทธ์ด้วยแพลตฟอร์มเดียวสำหรับการทำงานอัตโนมัติ

คำถามที่ถามบ่อย

  • แอปพลิเคชันการประมวลผลเอกสารเป็นโซลูชันอัตโนมัติสำหรับการแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษจำนวนมากให้เป็นแบบดิจิทัล
  • การประมวลผลเอกสารขึ้นอยู่กับการเรียนรู้ของเครื่องและปัญญาประดิษฐ์ ซึ่งทำงานเพื่อดึงข้อมูลจากเอกสารและจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล
  • การวิเคราะห์เอกสารด้วยการเรียนรู้เชิงลึกพึ่งพาความสามารถของโครงข่ายประสาท ซึ่งเรียนรู้และสะสมความรู้ในลักษณะเดียวกับที่สมองของมนุษย์ทำ ยิ่งเครือข่ายเหล่านี้ได้รับข้อมูลและเรียนรู้มากเท่าไร ก็จะยิ่งฉลาดขึ้นเมื่อประมวลผลข้อมูลมากขึ้นเท่านั้น
  • ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น ความเสี่ยงของความผิดพลาดจากมนุษย์ที่ลดลง และความสามารถในการปรับขนาดที่ดีขึ้นคือข้อดีบางประการของการประมวลผลเอกสารอัตโนมัติ
  • เริ่มต้นด้วยการประเมินเวิร์กโฟลว์เอกสารปัจจุบันของคุณและกำหนดสิ่งที่คุณต้องการปรับปรุง สิ่งสำคัญบางประการที่คุณต้องการจากโซลูชันการประมวลผลเอกสารได้แก่ ความสามารถในการสแกน ที่เก็บข้อมูลบน Cloud ฟังก์ชันการค้นหา การควบคุมเวอร์ชันเอกสาร และความสามารถในการจัดการสิทธิ์

ติดตาม Power Platform

ไทย (ไทย) ความเป็นส่วนตัวด้านสุขภาพของผู้บริโภค ติดต่อ Microsoft ความเป็นส่วนตัว จัดการคุกกี้ ข้อตกลงการใช้งาน เครื่องหมายการค้า เกี่ยวกับโฆษณาของเรา