This is the Trace Id: 8ee42fe6edbb368799b23668bff312e0
Ana içeriğe atla İçerik Yönetimi Dijital varlık yönetimi Belge Yönetimi Kurumsal İçerik Yönetimi Büyük Ölçekte İçerik Yönetimi Veri Saklama İçerik Yönetimi topluluk merkezi Microsoft 365 için Copilot SharePoint Microsoft 365 Arşivi Microsoft 365 Yedeklemesi OneDrive Destek Daha Fazla Microsoft 365
Elinde dizüstü bilgisayar olan bir kadın

Belge yönetimine ilişkin kılavuz

İster küçük işletme ister büyük bir kuruluş olun, önemli dosya ve verilerin kaybolmasını önlemek için belge yönetimi son derece önemlidir.

Belge yönetim sistemleri neden önemli?

Belge yönetim sistemi (DMS) dijital belgeleri depolamanıza, düzenlemenize, izlemenize ve yönetmenize yardımcı olur. Bu, işin temel taşlarından biridir ve üretkenlikten uyumluluğa kadar her alanı etkiler.

Önemli çıkarımlar

  • Belge yönetimi, hem kağıt hem de dijital belgeleri depolama, düzenleme, izleme ve yönetme sürecidir.
  • Belge yönetim sistemi (DMS), bir dosyanın en son sürümünü bulmanıza, belgeleri güvenli şekilde paylaşmanıza, kimlerin görüntüleyip düzenleyebileceğini denetlemenize ve denetim kayıtlarını korumanıza olanak tanır.
  • Microsoft 365’teki SharePoint ve OneDrive gibi DMS çözümleri, iş akışlarını daha verimli hale getirmeye, hassas belgeler için daha iyi güvenlik sağlamaya ve mevzuata uyumluluğu artırmaya yardımcı olur.

Belge yönetimi nedir?

Belge yönetimi, kayıp dosyaları önlemek, sürüm denetimi uygulamak ve daha fazlasını yapmak için hem kağıt hem de dijital belgeleri depolama, düzenleme, izleme ve yönetme sürecidir.

Şirketlerin ürettiği belge hacmi gittikçe arttığından, belge yönetimi kurumsal içerik yönetiminin (ECM) temel bir parçasını oluşturur.

Belge yönetim sistemi (DMS) nedir?

Belge yönetim sistemi (DMS), belgeleri düzenlemek, izlemek ve güncelleştirmek için merkezi, arama yapılabilir ve güvenli bir çözümdür.

Anahtar sözcükle arama yapabilir, dosyaları meta verilerle etiketleyebilir ve kimin neyi göreceğini denetleyebilirsiniz. Birçok DMS çözümü resimleri, videoları ve diğer multimedya içerikleri düzenlemek için dijital varlık yönetimi (DAM) araçlarıyla da bütünleştirilir.

İşletmeler için, belgeleri güvenli ve güncel tutarak operasyonel verimliliğe ve mevzuata uyumluluğa yardımcı olur.

Belge yönetim sisteminin başlıca özellikleri nelerdir?

Belge yönetim sisteminde şu özellikler bulunur:
 
  • Belge yakalama: Taranan kağıt belgeler de dahil olmak üzere dosyaları doğrudan DMS'ye yükleyin.
  • Depolama ve organizasyon: Meta veri etiketleme, dizin oluşturma ve tutarlı adlandırma kullanarak belgeleri merkezi bir depoda düzenleyin.
  • Belge alma: Dosyaları anahtar sözcüğe, etikete, yazara veya içeriğe göre arayın.
  • Güvenlik ve erişim denetimi: Erişimi izleyin, izinleri ayarlayın ve belgeleri korumak için şifreleme kullanın. 
  • Sürüm denetimi: Öğeleri en son değişikliklerle güncelleştirin ve herkesin aynı dosya üzerinde çalıştığından emin olun.
  • İş akışı otomasyonu: Belgelerin gözden geçirme, onaylama veya arşivleme için otomatik olarak gönderilmesini sağlayacak kurallar oluşturun.
  • İşbirliği: Ekiplerin belgeleri gerçek zamanlı olarak birlikte düzenlemesine, yorum bırakmasına ve geri bildirim paylaşmasına olanak tanıyın.
Microsoft 365 çözümleri

Büyük ölçekte güvenli ve verimli DMS çözümleri

Microsoft 365, belge yaşam döngüsünün tamamını ele almak için ihtiyaç duyduğunuz her şeyi getirir. 

SharePoint

Kuruluşunuz genelinde belgeleri paylaşmayı, yönetmeyi ve bulmayı kolaylaştırır. Ekip sitelerini ayarlayabilir, dosyaları meta verilerle düzenleyebilir ve gerçek zamanlı olarak işbirliği yapabilirsiniz.

OneDrive

Her yerden belgelere erişin ve belgeler üzerinde işbirliği yapın. Esnekliğe ve güvenli paylaşıma ihtiyacı olan bireyler veya küçük ekipler için idealdir.

 Microsoft 365 Arşivi

Geçmiş verilerini erişilebilir tutarken, etkin olmayan içeriği uyumlu ve kolay yönetilebilir bir yolla depolayın.

Bir belge yönetim sistemi kullanmanın avantajları nelerdir?

SharePoint ve OneDrive gibi araçlar, her şeyi güvenli ve uyumlu tutarken belge yönetimini de kolaylaştırır.

Daha yüksek verimlilik
Bir DMS, dosyaları aramaya ve onayları takip etmeye harcanan süreyi azaltır. Microsoft 365'le, ekipler iş akışlarını otomatikleştirebilir, belgeleri meta verilerle etiketleyebilir ve her şeye tek bir noktadan erişebilir.

Gelişmiş işbirliği
Ekipler belgeleri birlikte düzenleyebilir, yorumlar bırakabilir ve değişiklikleri gerçek zamanlı olarak izleyebilir; böylece hatalar azalır ve projeler plana uygun ilerler.

Daha güçlü güvenlik
Hassas dosyalar, yerleşik güvenlikle korunur. Microsoft 365, duyarlılık etiketleri ve koşullu erişim özelliklerini içerir.

Gelişmiş mevzuat uyumluluğu
Bir DMS denetim günlüklerini, saklama ilkelerini ve güvenli depolamayı yönetmenize yardımcı olur. Microsoft 365, verilerinizin uyumlu ve erişilebilir kalmasını sağlamak için içerik yedekleme ve idare özelliklerini destekler.
İşlem

6 adımda belge yönetim süreci

Kuruluşların belgeleri oluşturma aşamasında imha aşamasına kadar nasıl yönettiği.

Belge oluşturma ve yakalama

Belgeler dijital olarak oluşturulur veya tarama yoluyla fiziksel kaynaklardan yakalanır.

Organizasyon ve geri alma

Dosyalar, meta veri etiketleri ve tutarlı adlandırma kurallarıyla düzenlenir. Arama araçları ve filtreler, ihtiyacınız olanı kolayca bulmanızı sağlar.

Depolama ve güvenlik

Belgeler merkezi bir depoda saklanır, şifreleme ve erişim denetimleriyle korunur. Denetim günlükleri, her dosyaya kimin eriştiğini veya dosyayı kimin düzenlediğini izler.

Erişim, dağıtım ve işbirliği

Dosyalar, yetkili kullanıcılarla güvenli bir şekilde paylaşılır. Ekipler birlikte düzenleme yapabilir, yorum ekleyebilir ve değişiklikleri gerçek zamanlı olarak izleyebilir.

Sürüm denetimi ve onaylama

Değişiklikler otomatik olarak izlenir; böylece her zaman en son sürüme erişirsiniz. Belgeler gözden geçirme ve onaylama için otomatik olarak yönlendirilebilir.

Saklama, arşivleme ve imha

Belgeler yasal ilkelere veya işletme ilkelerine göre gerekli süre boyunca saklanır. Sonrasında ise uzun süreli erişim için arşivlenir ya da güvenli bir şekilde silinir.

Her şeyi bir araya getirme

Belge yönetim sistemi, belgelerinizi güncel ve güvende tutar. Üstelik SharePoint, OneDrive veya Teams gibi Microsoft araçlarını zaten kullanıyorsanız, içeriği büyük ölçekte yönetmek için ihtiyacınız olan her şeye sahipsiniz.
Mavi tişörtlü ve gözlüklü bir adam dizüstü bilgisayara bakıyor.
Kullanmaya başlayın

Microsoft SharePoint

İşletmeniz genelinde belgeleri güvenli bir şekilde birlikte düzenleyin ve paylaşın.

Sık sorulan sorular

  • Elektronik belge yönetim sistemi (DMS) Word belgeleri, PDF'ler ve elektronik tablolar gibi dijital dosyaları depolamanıza, düzenlemenize ve yönetmenize yardımcı olur. Her şeyi tek bir yerde toplar, belgeleri kolayca bulmanızı sağlar ve sürüm denetimi, erişim izinleri ve denetim kayıtları gibi özellikler ekler.
  • Microsoft 365. Kuruluşların dijital belgeleri depolamasına, düzenlemesine, paylaşmasına ve güvence altına almasına yardımcı olan SharePoint ve OneDrive gibi araçları içerir.
  • Belge yönetimi, dosyaların ekipler ve sistemler genelinde verimli bir şekilde düzenlenmesine, depolanmasına ve erişilmesine odaklanır. Belge denetimi, katı izinler ve sürüm takibi uygulayarak yalnızca onaylı ve güncel belge sürümlerinin kullanılmasını sağlar.  
  • Microsoft 365. Ekiplerin belgeleri güvenli bir şekilde depolamasına, düzenlemesine ve bunlar üzerinde işbirliği yapmasına yardımcı olan SharePoint ve OneDrive’ı içerir.
  • Başlangıç olarak ekibinizin güvenli depolama, sürüm denetimi veya işbirliği gibi ihtiyaçlarını belirleyin. Mevcut araçlarınızla bütünleştirilen, uyumluluk gereksinimlerini destekleyen ve işletmenizle birlikte ölçeklenebilen bir çözüm arayın. 

Microsoft 365’i takip edin

Türkçe (Türkiye) Tüketici Durumu Gizliliği Microsoft'a başvurun Gizlilik Tanımlama bilgilerini yönetin Kullanım Şartları Ticari Markalar Reklamlarımız hakkında