Phần mềm tự động hóa quy trình là gì?

Phần mềm tự động hóa quy trình có thể được chia thành ba cấp độ. Vì mỗi cấp độ mang lại những khả năng khác nhau, các tổ chức thường tiến dần qua các giai đoạn này khi nhu cầu tự động hóa phát triển.

Chiến lược tự động hóa quy trình kinh doanh truyền thống (BPA) sử dụng tập lệnh hoặc các hướng dẫn được định sẵn để thực hiện những tác vụ lặp lại, dựa trên quy tắc, chẳng hạn như tạo báo cáo, chuyển dữ liệu giữa các hệ thống hoặc quản lý tệp. Lợi ích của BPA bao gồm tiết kiệm thời gian, kiểm soát chi phí và giảm lỗi. Giải pháp này phù hợp nhất với các quy trình tĩnh, dễ dự đoán. 

Phần mềm tự động hóa quy trình kỹ thuật số (DPA) là bước tiến tiếp theo của BPA. Phần mềm này kết nối các quy trình làm việc giữa các hệ thống và nhóm, cho phép điều phối quy trình đầu cuối. Các công cụ này còn mang lại lợi ích gia tăng là tăng khả năng quan sát và phân tích. Ví dụ: Phần mềm tự động hóa quy trình tài chính có thể đơn giản hóa đáng kể việc tuân thủ, các chu kỳ phê duyệt và báo cáo.

Tự động hóa robot cho quy trình (RPA) là một dạng tự động hóa kỹ thuật số sử dụng các bot phần mềm để tự động hóa những tác vụ lặp lại, dựa trên quy tắc. 

Tự động hóa quy trình bằng trợ lý ảo, được hiện thực hóa nhờ những tiến bộ trong AI dựa trên trợ lý ảo, đại diện cho giai đoạn tiếp theo của tự động hóa. Giải pháp này sử dụng các trợ lý ảo có sự hỗ trợ của AI để tự động thực thi tác vụ nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh đã xác định. Các trợ lý ảo AI trong những công cụ tự động hóa quy trình bằng trợ lý ảo như Microsoft Copilot Studio có thể lập kế hoạch, suy luận và hành động trên dữ liệu cũng như ứng dụng. Cách tiếp cận này mang đến sự linh hoạt, khả năng thích ứng và ra quyết định tự chủ cho hoạt động của doanh nghiệp, giúp hệ thống phản hồi linh hoạt trước những thay đổi của môi trường.

Triển khai phần mềm tự động hóa quy trình doanh nghiệp bao gồm một số bước then chốt. Một khung triển khai hiệu quả nên bao gồm:

• Đánh giá. Đánh giá các quy trình hiện có để xác định cơ hội tự động hóa, các ràng buộc và mục tiêu kinh doanh.
• Thiết kế. Xác định quy trình ở trạng thái tương lai và lựa chọn phương pháp, công cụ cũng như mô hình quản trị tự động hóa phù hợp.
• Triển khai. Triển khai giải pháp tự động hóa vào môi trường sản xuất và tích hợp với các hệ thống hiện có.
• Thử nghiệm. Xác thực rằng các quy trình tự động hoạt động đúng như kỳ vọng trong điều kiện thực tế.
• Tối ưu hóa liên tục: Giám sát hiệu suất, thu thập phản hồi và tinh chỉnh các giải pháp tự động hóa theo thời gian.

Các công cụ như Microsoft Power Automate có thể phối hợp với Copilot Studio bằng cách cho phép chatbot kích hoạt các quy trình làm việc tự động trên nhiều ứng dụng và hệ thống.

Quá trình triển khai thường bắt đầu với tự động hóa quy trình kỹ thuật số, vốn chuẩn hóa quy trình làm việc và tích hợp dữ liệu trên các hệ thống. Sau đó, tổ chức có thể tiến xa hơn đến tự động hóa bằng trợ lý ảo bằng cách lồng ghép khả năng suy luận dựa trên AI và ra quyết định tự chủ vào các quy trình kỹ thuật số. Cách tiếp cận kết hợp này giúp doanh nghiệp hiện đại hóa một cách an toàn, tận dụng tự động hóa để nâng cao hiệu quả đồng thời sẵn sàng cho các năng lực được tăng cường bằng AI.

Tự động hóa quy trình và chuyển đổi kỹ thuật số luôn song hành, vì cả hai đều tập trung vào việc kết nối con người, hệ thống và dữ liệu. Đây là một phần cốt lõi của mọi nỗ lực chuyển đổi kỹ thuật số, vì giúp các tổ chức tăng tốc công việc, giảm thao tác thủ công và tạo ra trải nghiệm nhất quán hơn trên toàn doanh nghiệp.

Với các giải pháp như Microsoft 365 Copilot dành cho tổ chức lớn, các nhóm có thể đơn giản hóa quy trình hàng ngày để liên tục cải tiến theo thời gian. Khi quy trình ngày càng được kết nối và dễ đo lường hơn, tổ chức sẽ có được những thông tin chuyên sâu cần thiết để xác định điểm nghẽn, thử nghiệm cách tiếp cận mới và mở rộng những điểm đã phát huy hiệu quả.

Việc số hóa quy trình giúp tăng tốc độ phản hồi của doanh nghiệp và nâng cao khả năng quan sát vận hành. Phần mềm tự động hóa quy trình giúp xóa bỏ các xilô và xây dựng hoạt động thống nhất, dựa trên dữ liệu.

Các trợ lý ảo AI mở rộng tự động hóa bằng cách tự động thực thi tác vụ và tối ưu hóa các quy trình như phê duyệt tài chính, đào tạo nhập môn nhân sự và xử lý yêu cầu CNTT. Copilot Studio cho phép triển khai các trợ lý ảo một cách an toàn trên Microsoft 365 và các hệ thống kết nối.

Khi áp dụng tự động hóa, các tổ chức thường gặp những thách thức như sự kháng cự trước thay đổi, các xilô dữ liệu và mô hình quản trị chưa rõ ràng. Những vấn đề này có thể được giải quyết thông qua việc lập kế hoạch, đồng bộ với các bên liên quan và xác định rõ các chỉ số thành công.

Thúc đẩy sự cộng tác giữa các nhóm CNTT và kinh doanh sẽ giúp mở rộng mức độ áp dụng trên toàn tổ chức. Sự hỗ trợ từ lãnh đạo, đào tạo và giao tiếp thường xuyên là những yếu tố nền tảng để duy trì các sáng kiến của bạn và chuyển đổi tự động hóa.

Quản trị là yếu tố then chốt để mở rộng tự động hóa một cách có trách nhiệm. Duy trì tính minh bạch, quyền riêng tư dữ liệu và tuân thủ trong các quy trình làm việc tự động là điều tối quan trọng đối với thành công của các sáng kiến tự động hóa.

Tự động hóa nâng cao tính chính xác, tốc độ và khả năng tuân thủ trên nhiều chức năng doanh nghiệp – và những lợi ích này còn được khuếch đại hơn nữa. Dưới đây là một vài ví dụ về cách mọi người trong tổ chức của bạn có thể tiết kiệm thời gian với AI và tự động hóa quy trình.

Phần mềm tự động hóa quy trình tài chính xử lý phê duyệt hóa đơn, theo dõi chi phí và đối soát với sự giám sát của con người ở mức tối thiểu.

Phần mềm tự động hóa quy trình kỹ thuật số tích hợp với các hệ thống nhân sự để nâng cao trải nghiệm của nhân viên mới, tạo thêm các tùy chọn đào tạo nhập môn tự phục vụ và giảm các tác vụ quản trị thủ công.

Tự động hóa nâng cao độ tin cậy và giảm thời gian ngừng hoạt động bằng cách kích hoạt quy trình làm việc dựa trên cảnh báo hệ thống hoặc hành động của nhân viên.

Phần mềm tự động hóa quy trình tiếp tục phát triển cùng với những tiến bộ trong AI, phân tích dữ liệu và phát triển ít viết mã. Trong tương lai, chúng ta sẽ thấy nhiều hơn các quy trình tự động hóa bằng trợ lý ảo, quy trình thích ứng và các hệ thống tự tối ưu. Các trợ lý ảo có thể tiếp nối đà của tự động hóa quy trình truyền thống bằng cách bổ sung thông tin, tính tự chủ và khả năng thích ứng.

Các trợ lý ảo AI đang bắt đầu thực thi các quy trình làm việc nhiều bước với sự can thiệp của con người ở mức tối thiểu. Sự chuyển dịch này sẽ làm thay đổi mô hình hoạt động trên nhiều ngành.

Tự động hóa sẽ ngày càng tích hợp với các công nghệ như IoT, chuỗi khối và phân tích dự đoán, tạo nên những hệ thống kết nối chặt chẽ và thông minh hơn.