Bảng tính là gì?
Bảng tính sắp xếp, phân tích và hiển thị dữ liệu theo hàng và cột bằng cách sử dụng các hàm, công thức, bảng và biểu đồ có thể tùy chỉnh.
Định nghĩa chương trình bảng tính trực tuyến
Chương trình bảng tính trực tuyến là chương trình trên nền điện toán đám mây cung cấp những tính năng tốt nhất của ứng dụng máy tính cùng với khả năng cộng tác theo thời gian thực và quyền truy nhập mở rộng trên thiết bị di động, máy tính và web.
Giống như chương trình bảng tính trên máy tính, phiên bản trực tuyến cũng cung cấp khả năng xây dựng nhiều bảng tính hay trang tính trong một sổ làm việc. Các chương trình như phiên bản trực tuyến của Microsoft Excel tự động lưu thay đổi và cho phép đồng nghiệp luôn làm việc với phiên bản tệp mới nhất của bạn.
Công dụng phổ biến của các chương trình bảng tính trực tuyến
Chương trình bảng tính trực tuyến hỗ trợ một loạt tác vụ, từ lập ngân sách và kế toán cá nhân đến phân tích và báo cáo thống kê cho doanh nghiệp. Tìm hiểu cách chương trình bảng tính có thể giúp công việc của bạn trở nên rõ ràng và hiệu quả hơn.
-
Chia sẻ và cộng tác trong các dự án chung
Làm việc cùng lúc với đồng nghiệp trong cùng một sổ làm việc. Đặt quyền đối với sổ làm việc thành cho phép chỉnh sửa, rồi chọn tên hoặc địa chỉ email của người cần có quyền truy nhập. Bạn sẽ thấy nội dung chỉnh sửa và thay đổi trong vài giây – các chương trình như Excel thậm chí sẽ đánh dấu công việc của từng người theo màu sắc để có được sự minh bạch cao nhất. Làm việc trên trình duyệt web, máy tính hoặc ứng dụng dành cho thiết bị di động của bạn và biết rằng nhóm của bạn đang có được phiên bản tệp cập nhật nhất.
-
Lập mô hình và dự báo
Dự báo doanh số bán hàng trong tương lai, xu hướng hay rất nhiều các điểm dữ liệu kinh doanh khác bằng cách tạo dự báo trong bảng tính. Nhập dữ liệu lịch sử, dựa theo thời gian của bạn – trong Excel, sử dụng nút Trang tính dự báo – và xem kết quả trên trang tính mới.
-
Lập ngân sách và kế toán
Nhập và xuất dữ liệu tài chính, tạo ngân sách, lập báo cáo tài chính và tạo bảng cân đối kế toán trong sổ làm việc của bạn. Dễ dàng thực hiện các phép tính phức tạp trong bảng cân đối kế toán, báo cáo chi phí và bảng theo dõi chi phí.
-
Tạo biểu đồ và báo cáo
Báo cáo về dữ liệu theo cách hiệu quả, thu hút trực quan nhất bằng cách sử dụng các biểu đồ trong trang tính của bạn. Chương trình trang tính cung cấp một loạt các biểu đồ, bảng và đồ thị, đồng thời có thể tự động đề xuất tùy chọn thích hợp nhất cho dữ liệu của bạn.
-
Lưu trữ, sắp xếp và phân tích dữ liệu
Lưu trữ tập hợp lớn dữ liệu cá nhân hoặc doanh nghiệp, được sắp xếp trên sổ làm việc. Các hàm và công thức cài sẵn thúc đẩy hoạt động phân tích có hiệu quả, nhanh chóng cung cấp thông tin chuyên sâu về dữ liệu của bạn. Các chương trình như Excel còn cung cấp nút Phân tích dữ liệu, với công dụng đề xuất hình ảnh trực quan phù hợp nhất cho sổ làm việc của bạn. Chương trình bảng tính cũng có thể giúp bạn hiểu rõ dữ liệu lớn và hành động phù hợp.
-
Quản lý dự án
Tạo dòng thời gian, ngân sách và bản đánh giá dự án, tất cả trong sổ làm việc của bạn. Phần mềm bảng tính giúp bạn tạo hình ảnh trực quan để theo dõi mục tiêu và lập báo cáo về các dự án cũng như sáng kiến.
Công cụ, thành phần và tính năng của bảng tính trực tuyến
Chương trình bảng tính trực tuyến cung cấp tất cả các lợi ích và tính năng của chương trình tiêu chuẩn, đồng thời tạo điều kiện cho việc cộng tác theo thời gian thực giữa nhiều người dùng. Các tùy chọn như Excel sẽ tự động lưu công việc của bạn vào đám mây và cho phép bạn tiếp tục làm việc trong ứng dụng trên máy tính nếu bạn không thể truy nhập internet. Excel cung cấp một loạt các tính năng và công cụ như sau:
Công thức và hàm
Sử dụng các công thức và hàm cài sẵn của chương trình hoặc tạo công thức và hàm của riêng bạn để tính toán và giải quyết vấn đề. Sắp xếp và lọc, tổng hợp các tập dữ liệu, tra cứu giá trị chính và tạo số liệu thống kê, tất cả trong sổ làm việc của bạn.
Các hàm phổ biến trong bảng tính để phân tích dữ liệu
- SUM: Tự động cộng các ô được chọn với nhau.
- AVERAGE: Tính giá trị trung bình của các ô được chọn.
- VLOOKUP: Xác định các điểm dữ liệu cụ thể trong một dải ô hoặc hàng.
- MAX và MIN: Trả về điểm lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong tập hợp các giá trị.
- IF: so sánh lô-gic giữa một giá trị nào đó và giá trị bạn mong đợi.
- CONCATENATE: Nối nhiều chuỗi văn bản thành một chuỗi.
- VALUE: Chuyển đổi dữ liệu từ định dạng văn bảng sang định dạng số.
- SUMPRODUCT: Nhân các dải ô và tính tổng các tích.
Bảng, biểu đồ và đồ thị
Trực quan hóa dữ liệu bằng đồ họa tùy chỉnh, giúp tạo tác động tối đa đến người xem. Chương trình bảng tính sẽ cung cấp các biểu đồ hình tròn, đường, cột hoặc thanh, đồ thị vùng và đồ thị phân tán, cùng các tùy chọn theo mẫu khác. Công cụ Phân tích Nhanh trong Excel có thể giúp bạn lựa chọn biểu đồ phù hợp nhất cho dữ liệu của mình.
Bảng Pivot
Là một trong những chức năng bảng tính phổ biến nhất, bảng pivot phân tích và quản lý các tập dữ liệu lớn, trình bày một cách hiệu quả các mẫu hình, xu hướng và phát hiện chính.
Định dạng có điều kiện
Tạo quy tắc định dạng có điều kiện để xác định định dạng ô dựa trên giá trị của các ô đó và thấy rõ mẫu hình cũng như xu hướng trong tập dữ liệu của bạn.
Tác vụ tự động
Tiết kiệm thời gian bằng cách cho phép phần mềm bảng tính của bạn tự động điền ô, cập nhật giá trị ô và áp dụng tính năng định dạng tự động. Các chức năng như tạo macro trong Excel cho phép bạn tùy chỉnh tính năng tự động hóa và tăng tốc độ nhập dữ liệu.
Mẫu có thể tùy chỉnh
Bạn không biết chính xác nên bắt đầu từ đâu? Excel cung cấp nhiều mẫu có thể tùy chỉnh cho mọi nhu cầu, từ bảng theo dõi dự án và hóa đơn đơn giản đến bảng chấm công hàng tuần. Nếu không, bạn có thể tải mẫu cao cấp cho những tài liệu như báo cáo chi phí, bảng theo dõi thẻ tín dụng, công cụ lập kế hoạch phân công và máy tính công thức dinh dưỡng.
Sử dụng bảng tính dành cho doanh nghiệp và cá nhân
Sử dụng bảng tính cho cá nhân
Từ việc lập ngân sách và đặt mục tiêu cho đến lịch hàng ngày và danh sách việc cần làm, trang tính có thể giúp các nhiệm vụ hàng ngày trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Hãy xem xét các trường hợp sử dụng cá nhân sau đây:
- Thanh toán hóa đơn, lập ngân sách và theo dõi thẻ tín dụng
- Lập kế hoạch dự án hoặc sự kiện
- Lịch biểu hộ gia đình
- Danh mục đầu tư chứng khoán và theo dõi đầu tư
- Theo dõi bài tập về nhà
- Biểu đồ việc nhà
- Lập kế hoạch bữa ăn và công thức nấu ăn
- Cây phả hệ và dữ liệu lịch sử
- Danh sách gửi thư
- Sắp xếp các loại thuốc
- Lập kế hoạch du lịch
- Danh sách liên hệ
Sử dụng bảng tính cho doanh nghiệp
Chương trình bảng tính trực tuyến còn cung cấp các tính năng và công cụ quý giá dành cho doanh nghiệp. Dù tổ chức của bạn lớn hay nhỏ thì chức năng cộng tác của các chương trình này kết hợp với khả năng sắp xếp và phân tích dữ liệu mạnh mẽ sẽ cho phép nhóm của bạn làm việc hiệu quả để dự đoán và báo cáo về dữ liệu. Các trường hợp sử dụng khác trong doanh nghiệp bao gồm:
- Theo dõi tồn kho
- Kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động
- Phân tích dữ liệu
- Quản lý dự án
- Quản lý sự kiện
- Lập ngân sách và dự báo
- Báo cáo bán hàng
- Theo dõi chi phí
- Nhật ký thời gian
Cách tạo bảng tính
Rất dễ để bắt đầu một bảng tính mới. Trong chương trình như Excel, hãy làm theo các bước sau:
- Tạo sổ làm việc trống mới Bảng tính sẽ mở ra và bạn sẽ nhìn thấy dải băng màu xám có các công cụ để sắp xếp và thay đổi dữ liệu của mình. Ngay bên dưới, thanh công thức sẽ hiển thị nội dung của ô được chọn.
- Nhập dữ liệu vào các hàng và cột trong khu vực làm việc của bảng tính. Cân nhắc đặt tên các hàng và cột này để phân biệt rõ ràng.
- Xem xét các hàm và công thức áp dụng được cho dữ liệu của bạn và thực thi những hàm và công thức cần thiết cho dự án của mình.
- Tùy chỉnh trang tính của bạn. Định dạng dữ liệu trong tab bố cục trang.
- Tạo mọi biểu đồ hoặc bảng pivot giúp truyền tải dữ liệu đến người xem của bạn.
Khám phá thông tin chi tiết hơn về các tác vụ Excel cơ bản tại đây và xem video đào tạo về một loạt chủ đề xoay quanh bảng tính.
Tìm hiểu thêm về bảng tính
Dữ liệu lớn dẫn đến quyết định lớn
Tìm hiểu cách hiểu rõ dữ liệu lớn sau khi thu thập.
Mẹo cộng tác theo thời gian thực
Tìm hiểu cách nhân viên từ xa có thể làm việc cùng nhau hiệu quả giống như thể đang ngồi cạnh nhau.
Hướng dẫn về biểu đồ Gantt
Tìm hiểu lợi ích mà biểu đồ Gantt mang lại cho các dự án của bạn.
Câu hỏi thường gặp
-
Bảng tính là công cụ dữ liệu mạnh mẽ có chức năng sắp xếp, phân tích và hiển thị dữ liệu theo hàng và cột bằng cách sử dụng các hàm, công thức, bảng và biểu đồ có thể tùy chỉnh.
-
Bảng tính hỗ trợ một loạt các dự án của doanh nghiệp và cá nhân, từ tính toán cơ bản, ngân sách và các tác vụ kế toán khác cho đến quản lý dự án, quản trị kinh doanh, phân tích thống kê và báo cáo.
-
Hầu hết các phần mềm bảng tính đều cung cấp công thức và tính năng tự động hóa được tích hợp sẵn, khả năng tạo biểu đồ và bảng pivot tùy chỉnh cũng như khả năng tự động hóa các tác vụ để đỡ tốn công sức vào những tác vụ lặp lại.
-
Để tạo bảng tính, hãy mở phần mềm bảng tính và bắt đầu một sổ làm việc mới. Nhập dữ liệu của bạn vào hàng và cột tương ứng, áp dụng hàm và công thức mà bạn muốn thực hiện, đồng thời trình bày dữ liệu một cách trực quan bằng mọi biểu đồ hoặc bảng pivot liên quan.
Theo dõi Microsoft