Trợ lý email AI cho Outlook

Trợ lý email AI là công cụ giúp mọi người quản lý hộp thư đến. Còn được gọi là trình tạo email AI và phần mềm tự động hóa email, trợ lý email AI có thể sắp xếp thư, gợi ý thư trả lời, ưu tiên các email quan trọng, soạn thảo email và thậm chí tự động hóa một số tác vụ nhất định, như lên lịch họp.

Cả doanh nghiệp và cá nhân đều sử dụng phần mềm này để tối ưu hoạt động giao tiếp, giảm bớt thư rác trong hộp thư đến và tiết kiệm thời gian cho các tác vụ email lặp đi lặp lại.

Trong Outlook, có nhiều công cụ hỗ trợ AI, bao gồm Microsoft Copilot.

Trợ lý email AI giúp việc quản lý email và cuộc họp bớt tốn thời gian hơn bằng cách đẩy nhanh các tác vụ khác nhau. Hãy xem xét một số phương thức chính để phần mềm tự động hóa email thực hiện điều này.

Thay vì tự mình phân loại hàng chục email mới, hãy để AI thực hiện công việc nặng nhọc này thay bạn thông qua các tính năng:

 

• Phân loại thông minh. Quét email mới và sắp xếp theo các danh mục như công việc, cá nhân, khuyến mãi và du lịch để bạn có thể nhanh chóng tìm thấy những nội dung mình cần.
• Tạo thư mục tùy chỉnh. Tự động tạo thư mục cho email dựa trên thói quen của bạn.
• Gắn thẻ email. Đánh nhãn email bằng các thẻ như "Khẩn cấp" hoặc "Theo dõi" dựa trên nội dung hoặc người gửi để dễ dàng ưu tiên các tác vụ hơn.
• Lọc thư rác. Lọc thư rác hoặc thư có mức ưu tiên thấp để bạn tiết kiệm được thời gian loại bỏ những thứ gây mất tập trung.

Ví dụ: Gắn cờ thể hiện mức ưu tiên cao cho email gửi từ một số người, chẳng hạn như quản lý của bạn hoặc giáo viên của con bạn.

Việc quản lý lịch không còn rắc rối vì đã có AI giúp bạn tự động lên lịch, sắp xếp cũng như theo dõi các cuộc họp và tác vụ. AI có thể làm những việc sau:

 

• Lên lịch thông minh. Phân tích lịch của bạn và nhận gợi ý về thời điểm họp thuận tiện nhất cho tất cả mọi người mà vẫn tránh trùng lịch và tính đến sự khác biệt về múi giờ.
• Giúp bạn nhớ lại. Thay vì phải tự mình xem lịch để tìm cuộc họp sắp tới mà bạn biết đã được lên lịch vào lúc nào đó, hãy yêu cầu AI tìm cuộc họp đó giúp bạn.
• Gửi lời nhắc. Đảm bảo theo đúng tiến độ bằng cách nhận lời nhắc về các sự kiện và tác vụ sắp tới trước khi bạn lãng quên.

Ví dụ: Thiết lập một cuộc họp định kỳ hàng tháng nhờ trợ lý email AI – yêu cầu trợ lý này gửi lời mời, chọn thời gian phù hợp với mọi người và gợi ý lịch công tác.

Trợ lý email AI giúp việc soạn và trả lời email trở nên dễ dàng hơn. Trợ lý này có thể tạo bản nháp đầu tiên cho bạn và đảm bảo email của bạn vừa rõ ràng lại vừa chuyên nghiệp. Chúng ta đều biết rằng việc soạn email có thể rất rườm rà và thậm chí là không thoải mái, vì vậy chỉ cần một chút trợ giúp cũng có thể giúp ích rất nhiều. Để hợp lý hóa hoạt động giao tiếp hàng ngày, trợ lý email AI hoạt động như sau:

 

• Phản hồi tự động. Đối với những câu hỏi thường gặp, như "Chúng ta có thể lên lịch lại không?", AI sẽ gợi ý những câu trả lời nhanh chóng, hợp lý mà bạn có thể gửi chỉ bằng một cú bấm chuột.
• Bản nháp do AI tạo. Hãy yêu cầu trợ lý email AI viết email cho bạn dựa trên ngữ cảnh của cuộc trò chuyện (cho dù đó là một email theo dõi đơn giản hay một email chi tiết hơn) giúp bạn tiết kiệm thời gian, không cần bắt đầu từ đầu.
• Trau chuốt câu chữ. AI xử lý cả ngữ pháp và độ trôi chảy để đảm bảo email của bạn thật súc tích. Hãy tiến thêm một bước nữa và cho AI biết tông giọng bạn muốn sử dụng để truyền tải giọng điệu phù hợp nhất.

Ví dụ: Hãy để AI gợi ý cách trả lời đầy ân cần cho thư cảm ơn và lời mời tham gia sự kiện.

Trợ lý email AI không chỉ giúp bạn kiểm soát hộp thư đến mà còn giúp bạn làm việc thông minh hơn. Có trợ lý AI xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại đồng thời cải thiện cách quản lý và ưu tiên email, bạn sẽ có thêm thời gian để tập trung vào những việc quan trọng hơn. Trợ lý email AI mang lại giá trị thông qua những cách sau:

 

• Tăng năng suất. Thay vì mất hàng giờ để sắp xếp email, trả lời các câu hỏi định kỳ và lên lịch họp, hãy để AI tự động xử lý các tác vụ này.
• Ưu tiên thông minh hơn. AI có thể làm nổi bật các email cần bạn chú ý trước tiên, như yêu cầu khẩn cấp hoặc thông tin cập nhật quan trọng, để bạn không bỏ lỡ thông tin cốt yếu.
• Quản lý email liền mạch: Dẫu đó là việc di chuyển email đến đúng thư mục hay soạn thảo thư, AI đều đảm bảo hộp thư đến của bạn hoạt động trơn tru.

Khi AI ngày càng trở nên phổ biến, mối lo ngại về bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu trong AI cũng tăng theo. May mắn thay, Microsoft đã tích hợp các biện pháp bảo mật và quyền riêng tư mạnh mẽ vào Copilot.

Kiểm soát dữ liệu và quyền riêng tư. Copilot chỉ sử dụng thông tin bạn cung cấp để tạo phản hồi và không sử dụng dữ liệu của bạn để đào tạo các mô hình AI cơ bản. Điều này nghĩa là nội dung email, thông tin chi tiết về lịch và tệp của bạn vẫn được đảm bảo riêng tư và không được chuyển đổi mục đích sử dụng thành cải thiện AI.

Xử lý dữ liệu an toàn. Copilot mã hóa mọi dữ liệu trong khi gửi và khi lưu trữ. Là một phần của các biện pháp bảo mật, dữ liệu của cá nhân và của tổ chức được lưu giữ riêng biệt. Microsoft cũng tuân thủ các tiêu chuẩn toàn cầu về bảo mật dữ liệu, như Quy định Chung về Bảo vệ Dữ liệu và nguyên tắc của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế/Ủy ban Kỹ thuật điện Quốc tế đối với quyền riêng tư trên đám mây.

Minh bạch và giám sát. Các cá nhân và người quản trị sẽ quyết định cách Copilot truy nhập và xử lý dữ liệu. Ví dụ: Áp dụng nhãn mức nhạy cảm để hạn chế những nội dung Copilot có thể truy nhập, xem nhật ký kiểm tra để theo dõi các tương tác với Copilot nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ.

Để biết thêm chi tiết về quyền riêng tư của Copilot dành cho tổ chức, hãy truy nhập Dữ liệu, quyền riêng tư và bảo mật dành cho Microsoft 365 Copilot. Hoặc để biết thêm thông tin chi tiết về quyền riêng tư của Copilot dành cho cá nhân, hãy truy nhập Copilot trong ứng dụng Microsoft 365 dành cho gia đình: dữ liệu và quyền riêng tư của bạn. 

Copilot trong Outlook phản hồi các yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên để hỗ trợ việc gửi email, lên lịch và tăng năng suất. Dưới đây là danh sách một số việc bạn có thể yêu cầu Copilot thực hiện. (Các tính năng khả dụng sẽ khác nhau giữa Microsoft 365 dành cho Doanh nghiệp và Microsoft 365 dành cho Cá nhân hoặc Gia đình.)

• "Viết email cảm ơn nhóm vì bản trình bày của họ."
• "Nhận mẹo soạn email yêu cầu cho một đề xuất."
• "Soạn thảo thư trả lời cho email này, đồng ý với dòng thời gian đề xuất."

• "Di chuyển tất cả email từ [name] sang thư mục "Hóa đơn"."
• "Tìm email gần nhất từ [name] về báo cáo ngân sách."

• "Tóm tắt chuỗi email này thành những ý chính."
• "Có tin tức gì mới nhất về [project name]?"

• "Lên lịch họp 30 phút với [name] vào tuần tới và tìm thời gian phù hợp nhất."
• "Tổ chức cuộc họp định kỳ hàng tháng cho nhóm dự án."
• "Khi nào cuộc họp tiếp theo của tôi với [name] sẽ diễn ra?"

• "Hiện những email và tin nhắn Teams mà tôi được @đề cập đến trong tuần này."
• "Tìm tệp mà [name] đã gửi email cho tôi vào tuần trước về [topic]."

• "Đặt thư Thông báo Vắng mặt cho chuyến đi đã lên kế hoạch của tôi vào [date range]."
• "Tôi có mục hành động nào trong các email chưa đọc hôm nay không?"

• "Viết lại email này sao cho chuyên nghiệp hơn."
• "Đơn giản hóa email này để tiếp cận được nhiều đối tượng hơn."