Trình tạo email bằng AI: Biến đổi cách bạn viết

• Trình tạo email bằng AI giúp bạn viết nhanh và rõ ràng hơn bằng cách biến yêu cầu đơn giản thành thư chỉn chu, chuyên nghiệp.
• Các tính năng như điều chỉnh giọng điệu và hỗ trợ ngữ pháp giúp bạn dễ diễn đạt tự tin, chuyên nghiệp và thỏa yêu cầu thương hiệu hơn cho đối tượng bất kỳ.
• Tính năng này đặc biệt hữu ích với các nhiệm vụ phổ biến như theo dõi, yêu cầu họp, thư cảm ơn và trả lời thư phức tạp.
• Các công cụ AI hỗ trợ người dùng không nói tiếng Anh bản địa bằng cách cải thiện tính rõ ràng, cách diễn đạt và giọng điệu trong tình huống giao tiếp trang trọng.
• Sử dụng AI giúp tiết kiệm thời gian thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại để bạn tập trung vào công việc cần đến phán đoán và sự chú ý của con người.
• Microsoft Copilot trong Outlook cung cấp khả năng trợ giúp từ AI tích hợp sẵn, cho phép bạn soạn, chỉnh sửa và tinh chỉnh email ngay trong hộp thư đến.
• Bạn có thể thử viết email bằng AI với bản dùng thử miễn phí Microsoft 365, bao gồm cả quyền truy nhập vào Copilot trong các gói và khu vực được hỗ trợ.

Viết email nhanh chóng, dễ dàng và chuyên nghiệp hơn nhờ trình tạo email bằng AI. Cho dù bạn đang bắt đầu viết email mới hay đang xử lý hộp thư đến đầy ắp, trình viết tích hợp sẵn trong ứng dụng có thể giúp bạn dễ dàng soạn thư chỉn chu hơn.

Trình tạo email bằng AI áp dụng trí tuệ từ trợ lý viết lách hoạt động trên nền tảng AI để giúp việc soạn email trở nên dễ dàng, nhanh chóng và bớt căng thẳng hơn. Bằng cách xem xét nội dung bạn viết, công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên sẽ hiểu bạn muốn truyền tải thông điệp gì và đưa ra gợi ý theo thời gian thực.
Trình tạo email giúp bạn soạn thư chỉn chu, đảm bảo hộp thư đến ngăn nắp và tiết kiệm thời gian xử lý email hằng ngày.

Cho dù bạn đang viết thư theo dõi nhanh hay xử lý hộp thư đến đầy ắp, trình tạo email bằng AI là trợ lý thông minh giúp bạn có thêm thời gian để tập trung vào công việc đòi hỏi phán đoán của con người.

Trình tạo email bằng AI của Microsoft 365 Copilot trong Outlook giúp bạn soạn thư chỉn chu, chuyên nghiệp. Trình tạo này được tích hợp ngay trong hộp thư đến và được thiết kế để hỗ trợ, chứ không thay thế giọng văn tự nhiên của bạn.

Sau đây là một số ví dụ về cách trình tạo có thể hỗ trợ bạn:

Bắt đầu nhanh với bản thảo thông minh.

• Biến ý tưởng nhanh thành email hoàn chỉnh. Nhập vài từ hoặc yêu cầu ngắn, rồi AI sẽ biến thành một email có cấu trúc đầy đủ.
• Vượt qua tình trạng bí ý tưởng. Không còn phải nhìn trang trống vô định – AI giúp bạn bắt đầu.
• Trau chuốt ngữ pháp và mạch văn. Bản thảo của bạn sẽ rõ ràng và chuyên nghiệp ngay từ đầu.

Điều chỉnh giọng điệu phù hợp với ngữ cảnh.

• Chọn giọng điệu chỉ bằng một lần bấm. Dù bạn muốn thể hiện sự trang trọng, thân thiện, thẳng thắn hay sâu sắc, việc thiết lập tông giọng phù hợp cũng rất dễ dàng.
• Dùng ngôn từ phù hợp với người đọc. Điều chỉnh cách hành văn sao cho phù hợp với các nhóm đối tượng khác nhau, từ đồng nghiệp đến nhà cung cấp dịch vụ.
• Tự tin trước khi nhấn gửi. Khi giọng điệu phù hợp với ý định của bạn, bạn có thể chắc chắn rằng thông điệp được truyền tải đúng cách.

Đảm bảo quy trình trôi chảy nhờ thành phần tích hợp liền mạch.

• Sử dụng ngay tại chỗ bạn đang làm. Trợ lý email AI cho Outlook có nghĩa là bạn không cần thêm ứng dụng hay chuyển đổi.
• Giữ mọi thứ đơn giản. Soạn, chỉnh sửa và gửi email mà không bị gián đoạn.
• Luôn chỉn chu và chuyên nghiệp. Dễ dàng duy trì giọng văn nhất quán và chất lượng cao trong tất cả thư.

Biến mọi bức thư trở thành của riêng bạn.

• Thêm dấu ấn cá nhân. Coi bản thảo như điểm khởi đầu – chỉnh sửa để nội dung phản ánh đúng bạn hơn.
• Luôn chân thực. Cá nhân hóa giúp thư của bạn tạo cảm giác chân thành và có chiều sâu.
• Xây dựng kết nối mạnh mẽ hơn. Tùy chỉnh email giúp bạn kết nối hiệu quả hơn với người đọc – dù bạn đang cảm ơn giáo viên hay tạo dựng mối quan hệ với đồng nghiệp.

Trình tạo email bằng AI rất hữu ích – đặc biệt là khi bạn muốn diễn đạt rõ ràng, tôn trọng hoặc chuyên nghiệp. Sau đây là một số tình huống hằng ngày mà bạn có thể sử dụng AI để giao tiếp dễ dàng hơn.

Dưới đây là một số ví dụ về cách các ngành công nghiệp khác nhau đã sử dụng trình tạo email bằng AI để tạo ra sự khác biệt thực sự.
 

• Joos, một công ty cung cấp dịch vụ sạc thiết bị di động, đang mở rộng hoạt động ra ngoài Vương quốc Anh và cần giao tiếp, cộng tác xuyên múi giờ. Thông qua việc sử dụng Copilot trong Outlook, Joos dự định sử dụng Copilot cho Microsoft 365 để mở rộng sang Bắc Mỹ và châu Âu.
  Nhân viên sử dụng tính năng soạn email để nhanh chóng và hiệu quả trong việc viết email cho khách hàng. Họ tận hưởng dịch vụ huấn luyện qua email, giúp đảm bảo rằng họ vẫn duy trì được giọng điệu thân thiện và chân thực, ngay cả khi làm việc trong môi trường nhanh chóng. Jeannette Ikonga, Giám đốc bộ phận Thành công khách hàng & Trải nghiệm khách hàng cho biết: "Kể từ khi tích hợp Copilot, khách hàng của chúng tôi đã phản hồi email nhanh hơn và trải nghiệm tương tác cá nhân hóa hơn, vì Copilot giúp chúng tôi hiểu và dự đoán tốt hơn nhu cầu của họ. Chúng tôi không còn phải dành quá nhiều thời gian chuẩn bị vì Copilot đã giúp chúng tôi tiết kiệm được rất nhiều thời gian."

• Sandvik Coromant, một đơn vị hàng đầu toàn cầu về công cụ cắt kim loại và giải pháp gia công cơ khí, có trụ sở tại Sandviken, Thụy Điển. Họ sử dụng Copilot trong Outlook không chỉ để tóm tắt email.
  Silvana Zafarana, Chuyên gia toàn cầu về Quy trình bán hàng, cho biết: "Giá trị lớn nhất là khi chúng tôi cần hiểu rõ toàn bộ tình huống của một khách hàng. Với mọi thông tin hiển thị ở pa nen trong Outlook, các quản lý tài khoản tiết kiệm được khoảng ba phút cho mỗi giao dịch và điều này lặp lại nhiều lần trong ngày."

• First National Bank (FNB), thuộc tập đoàn tài chính lớn nhất châu Phi, phục vụ cộng đồng đa dạng tại Nam Phi nơi có đến 13 ngôn ngữ được sử dụng. Nhiều nhân viên nói tiếng Anh tốt, nhưng vẫn gặp khó khăn khi viết email chuyên nghiệp, chu đáo, khiến việc giao tiếp vừa khó khăn vừa tốn thời gian.
  Họ giải quyết vấn đề này bằng cách sử dụng Copilot trong Outlook. Chris Prinsloo, Trưởng bộ phận Năng lực tại FNB, giải thích: "Đôi khi, chúng tôi quá bận nên phản hồi email khô khan, thiếu cảm xúc và sự kết nối với con người." Ông nói thêm: "Vì Copilot luôn phản hồi theo phong cách đậm chất con người, nên điều đó dần trở thành thói quen và chúng tôi bắt đầu viết tự nhiên hơn. Khách hàng cũng nhận ra điểm cải thiện này. Thật kỳ lạ – trước đây chúng tôi sợ máy móc sẽ lấy mất việc làm, nhưng công cụ AI này thực sự đang dạy chúng tôi cách thấu cảm hơn."

Dù bạn mới sử dụng Microsoft AI, trình tạo email tích hợp sẵn trong Outlook, hay muốn dùng thử WriteNowAI trong Outlook, thì sau đây là một số mẹo đơn giản giúp bạn tận dụng email.

• Soạn email chuyên nghiệp chỉ qua một yêu cầu.
• Tùy chỉnh giọng điệu và phong cách cho phù hợp với đối tượng.
• Sử dụng công cụ trực tiếp trong hộp thư đến của bạn – không cần thiết lập thêm.