Outlook 的 AI 电子邮件助手

AI 电子邮件助手是一种帮助人们管理收件箱的工具。它也称作 AI 电子邮件生成器和邮件自动化软件，可以整理信息、建议回复内容、优先处理重要邮件、起草邮件，甚至还能自动化执行某些任务，例如安排会议。

企业和个人都可以使用这款软件来简化沟通流程、减少收件箱的杂乱，并减少在重复性邮件任务上花费的时间。

在 Outlook 中，有许多 AI 辅助工具，包括 Microsoft Copilot。

AI 电子邮件助手通过加快各种任务的执行速度，帮助减少在电子邮件和会议管理上所花费的时间。让我们看一看电子邮件自动化软件是如何实现这一目标的。

与其自己手动筛选数十封新邮件，不如让 AI 通过以下方式帮你完成繁重的工作：

 

• 智能分类。扫描新的电子邮件并将它们分类为工作、个人、促销和旅行等类别，以便快速找到所需邮件。
• 自定义文件夹。根据你的习惯自动为电子邮件创建文件夹。
• 电子邮件标记。根据电子邮件内容或发件人为邮件打上“紧急”或“跟进”等标签，这样更容易确定任务的优先级。
• 垃圾邮件筛选。筛选掉垃圾邮件或低优先级信息，从而减少排除干扰所花费的时间。

例如，将来自特定人员（如你的经理或你孩子的老师）的邮件标记为高优先级。

利用 AI 自动安排、整理和跟踪会议和任务，从而告别繁琐的日历管理。其功能如下：

 

• 智能日程安排。分析你的日程安排，并为你提供最佳会议时间的建议，同时避免时间冲突并考虑不同时区。
• 帮你回忆。与其手动翻阅日历并试图找到已安排在某个时间即将召开的会议，不如让 AI 为你查找。
• 提醒。在即将发生的事件和任务被遗忘之前收到提醒，让工作保持正轨。

例如，设置一个每月重复的会议，让 AI 电子邮件助手发送邀请、选择一个对所有人都合适的时间，并提出议程建议。

AI 电子邮件助手让撰写和回复邮件变得更加容易。它们可以为你创建初稿，并帮助你保持邮件清晰且专业。我们都知道写邮件可能会让人觉得很麻烦，甚至不舒服，所以一点小小的帮助就会带来很大的便利。以下是它们简化日常沟通的方法：

 

• 自动响应。对于诸如“我们能重新安排时间吗？”之类的常见问题，AI 会提供快速且合乎逻辑的建议回复，一键即可发送。
• AI 生成的草稿。让 AI 电子邮件助手基于对话的上下文为你撰写邮件 - 无论是一次简单的跟进还是更详细的内容，从而节省从头开始撰写的时间。
• 润色写作。AI 会考虑语法和行文流畅度，让你的邮件内容听起来简洁明了。更进一步，你可以告诉 AI 你想要使用的语气，以传达最合适的声音。

例如，让 AI 针对感谢信和活动邀请为你提供有深意的回复建议。

AI 电子邮件助手不仅能帮助你掌控收件箱，还能让你的工作更高效。通过处理重复性任务以及改进你管理和优先处理邮件的方式，你将有更多时间专注于更重要的事情。 以下说明它们如何创造价值：

 

• 提高工作效率。不需要花费数小时整理邮件、回复常规问题和安排会议，直接交给 AI 自动处理。
• 更智能的优先级排序。AI 可以突出显示需要你首先关注的邮件，如紧急请求或重要更新，这样你就不会错过关键信息了。
• 无缝的电子邮件管理：无论是将电子邮件移动到正确的文件夹中，还是起草信息，AI 都能确保你的收件箱运行顺畅。

随着 AI 越来越受欢迎，人们对 AI 安全和数据隐私的担忧也随之增加。幸运的是，Microsoft 已将强大的隐私和安全措施融入 Copilot 中。

数据控制和隐私。Copilot 仅使用你提供的信息来生成回复，并且不会使用你的数据来训练其基础 AI 模型。这意味着电子邮件内容、日历详细信息和文件将保持私密，不会被重新用于改进 AI。

安全的数据处理。Copilot 在数据传输和存储时都会对数据进行加密。作为安全措施的一部分，个人和组织的数据是分开保存的。Microsoft 还遵循全球数据安全标准，如《一般数据保护条例》以及国际标准化组织/国际电工委员会的云隐私指南。

透明度和监督。个人和管理员可以决定 Copilot 如何访问和处理数据。例如，应用敏感度标签来限制 Copilot 可以访问的内容，并查看审计日志以跟踪与 Copilot 的交互，确保透明度和合规性。

有关组织使用 Copilot 的隐私的更多详细信息，请访问智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶® 的数据、隐私和安全性。或者，要了解有关个人使用 Copilot 的隐私的更多详细信息，请访问 Microsoft 365 家庭应用版中的 Copilot：数据和隐私。 

Outlook 中的 Copilot 可以响应自然语言提示，协助处理电子邮件、日程安排和提高工作效率。以下是一些你可以让 Copilot 完成的任务列表。（可用功能因 Microsoft 365 商业版和 Microsoft 365 个人版或家庭版订阅而异。）

• “写一封邮件感谢团队的演示汇报。”
• “获取撰写提案请求电子邮件的技巧。”
• “起草一封回复此电子邮件的草稿，同意所提议的时间表。”

• “将所有来自[姓名]的邮件移动到‘收据’文件夹。”
• “查找[姓名]关于预算报告的上一封邮件。”

• “将此邮件对话的主要内容概括成要点。”
• “[项目名称]的最新进展如何？”

• “安排与[姓名]下周进行 30 分钟的会议，并找出最合适的时间。”
• “为项目团队设置每月一次的定期会议。”
• “我与[姓名]的下一次会议是什么时候？”

• “显示本周 @提及我的邮件和 Teams 消息。”
• “查找[姓名]上周就[主题]给我发送邮件中提到的文件。”

• “为我计划在[日期范围]内的旅行设置自动回复邮件。”
• “我今天的未读电子邮件中是否有任何拟办事项？”

• “将这封邮件改写得更加专业。”
• “简化这封邮件，以便让更广泛的受众理解。”