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AI 邮件生成器：转变你的写作

使用智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®，在 Outlook 中更快地撰写精美电子邮件。
创建免费帐户 了解 Microsoft Copilot
一位女士正在使用笔记本电脑工作

AI 电子邮件生成器

AI 电子邮件生成器可让用户更快、更轻松地撰写。应用内生成器可以帮助创建精美的初稿，或用更少的精力管理已满的收件箱。

要点

  • AI 电子邮件生成器有助于更快、更清晰地撰写，将简单的提示转化为精美、专业的邮件。
  • 语气调整和语法支持等功能让用户更容易在任何受众面前显得自信、专业且符合品牌形象。
  • 它特别适用于随访、会议请求、感谢信和回复棘手邮件等常见任务。
  • AI 工具支持非母语英语使用者，改善正式沟通中的清晰度、措辞和语气。
  • 使用 AI 减少在重复任务上花费的时间，使你能够专注于需要人类判断和个人关注的工作。
  • Outlook 中的 Microsoft Copilot 提供内置 AI 帮助，让你在不离开收件箱的情况下草拟、编辑和完善电子邮件。
  • 可以通过 Microsoft 365 免费试用版来体验 AI 电子邮件写作功能，该试用版允许在支持的计划和区域中访问 Copilot。

AI 电子邮件生成器

使用 AI 电子邮件生成器更快、更轻松、更专业地撰写电子邮件。无论是开始撰写新电子邮件还是管理已满的收件箱，应用内写作工具都可以帮助你以更少的精力创建精美邮件。

什么是 AI 电子邮件生成器？

AI 电子邮件生成器利用 AI 支持的智能写作助手，帮助你更轻松、更快速且更减压地撰写电子邮件。通过审查你的书写，自然语言处理能够理解你想要表达的内容，并提供实时建议。
电子邮件生成器帮助你撰写精美的邮件，整理收件箱，并在日常电子邮件上节省时间。

使用 AI 电子邮件生成器的好处

无论是撰写快速随访邮件还是处理已满的收件箱， AI 电子邮件生成器 都是智能助手，帮助你节省时间，让你专注于需要人类判断的工作。

克服写作障碍

万事开头难。AI 电子邮件生成器提供建议，帮助激发创意。可以快速生成完整的初稿。
这在以下情况下特别有用：
  • 不确定如何表达某些内容时。
  • 正在撰写一封敏感或高风险的邮件。
  • 想给人留下深刻印象，但不知道从何开始。

节省时间和提高效率

使用 AI 电子邮件写作工具的一个最实用的优势是，在节省时间的同时不会牺牲质量。
这在以下情况下非常有帮助：
  • 正在处理大量电子邮件。 
  • 需要快速但深思熟虑地回复。 
  • 想要简化日常沟通。

沟通的一致性

一致性很重要，尤其是当团队代表企业或品牌来分享邮件时。AI 定制邮件生成器可帮助调整语气、结构和风格，确保发送给客户、合作伙伴或同事的电子邮件保持精美和专业。
它帮助你的组织：
  • 在各部门之间保持一致的声音。
  • 将常见回复或外展服务标准化。
  • 避免因发生变化而导致混淆或错过邮件。

提高清晰度

AI 电子邮件生成器帮助你清晰阐述邮件、简化语气和避免措辞别扭，从而使写作变得更容易。无论是跟进项目、处理客户服务，还是进行首次介绍，都可以自信地写作。
清晰的沟通会带来以下好处： 
  • 减少误解或后续随访工作。
  • 更自信地做出决策。
  • 建立更强大、更高效的关系。

Microsoft 365 AI 电子邮件的功能

Outlook 中的智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶® AI 电子邮件生成器可帮助你创建精美、专业的邮件。它直接内置于你的收件箱中，旨在支持你的自然表达，而不是取代它。

以下是它可以提供的帮助示例：

  通过智能草稿快速起步。
  • 将想法快速转化为完整邮件。输入几个词或一个简短提示，AI 就会将其转化为结构良好的草稿。
  • 克服写作障碍。不再盯着空白屏幕，AI 让你行动起来。
  • 消除语法错误和提高流畅性。你的草稿从一开始就会显得清晰而专业。
让语气与当下情景相匹配。
  • 只需点击一下即可选择语气。 无论是要显得正式、友好、直接还是深思熟虑，都可以轻松营造适宜的氛围。
  • 用读者的语言交流。调整风格，从同事到服务提供商，与不同的受众建立联系。
  • 在点击“发送”之前充满自信。当语气与意图相匹配时，便可确保你的邮件以你想要的方式传达。
通过无缝集成保持流畅。
  • 在你已经工作的地方使用它。使用 Outlook 的 AI 电子邮件助手，无需额外应用或切换。
  • 保持简单。 草拟、编辑和发送电子邮件，而不打断流程。
  • 保持精美和专业。在所有邮件中保持一致的高质量声音很容易。
让每条邮件都有你的风格。
  • 添加你的个人特色。把草稿当作起点，进行编辑，使其具有你的风格。
  • 保持真实。个性化有助于让你的邮件显得真诚而周到。
  • 建立更强的联系。 定制电子邮件可帮助你更好地与读者建立联系，无论是感谢老师还是联系同事。

AI 电子邮件生成器的用例

AI 电子邮件生成器非常有用，特别是在你想要显得清晰、尊重或专业时。这里有一些日常场景，你可以使用 AI 来帮助简化沟通。

联系关键联系人

无论你是在请求老师开会、报告维护问题，还是联系公司寻求支持，都可以撰写规整、精美的电子邮件，使其更易于理解且更有效。
可以在以下情况下使用它：
  • 请求文档或预约。
  • 报告维护问题。
  • 询问有关账单、服务或学校活动的问题。

用英语撰写正式电子邮件


如果英语不是你的母语，那么撰写正式电子邮件可能很困难。AI 电子邮件生成器可以调整语气、建议措辞并修正语法，让你的邮件显得清晰、自然。
如果你正在执行以下活动，则它非常有帮助：
  • 与雇主、学校或官员沟通。
  • 撰写求职申请电子邮件。
  • 进行礼貌的请求或随访。

小心、清晰地回应

当情感介入时，找到合适的词语可能很困难。AI 电子邮件生成器可帮助你在遇到敏感邮件时善意、礼貌地作出回应。
当你需要执行以下操作时，使用它非常有效：
  • 对投诉或关切进行回复。
  • 对误解进行道歉或解释。
  • 确认反馈或请求。

支持学生撰写电子邮件

了解如何写一封得体的电子邮件是学生的一项宝贵技能。稍经指点，儿童和青少年就可以使用 AI 电子邮件书写工具，撰写礼貌、周到、结构良好的邮件。
你可以用它来：
  • 请求帮助或任务说明。
  • 请求会议或谈话时间。
  • 感谢老师或教练的支持。

AI 电子邮件写作的实际影响

以下是不同行业如何使用 AI 电子邮件生成器来真正发挥作用的一些示例。
 
  • Joos，一家移动充电公司，正在向英国以外的地区扩展，需要跨时区进行沟通和协作。使用 Outlook 中的 Copilot，Joos 计划在北美和欧洲扩展时使用 Microsoft 365 的 Copilot。
    员工使用草拟电子邮件功能，快速高效地撰写给客户的电子邮件。他们受益于电子邮件辅导，确保在快速工作时仍能保持友好和真诚的语气。“自从整合了 Copilot，我们的客户实现了更快的电子邮件回复和更加个性化的互动，因为 Copilot 使我们能够更好地了解和预见客户的需求，”客户成功与客户体验负责人 Jeannette Ikonga 说。“我们不必花费那么多时间来准备，因为 Copilot 给了我们很多时间。”
  • 全球金属切削工具和加工解决方案的领导者 Sandvik Coromant，总部位于瑞典桑德维肯。他们使用 Outlook 中的 Copilot 不仅仅是为了总结电子邮件。
    全球销售流程专家 Silvana Zafarana 解释道：“最大的价值在于我们需要了解客户的整体情况。借助 Outlook 侧边栏上的工具，客户经理在每次交易中可节省三分钟，一天内可节省多次。”
  • First National Bank (FNB) 是非洲最大的金融集团的一部分，服务于南非一个讲 13 种语言的多元化人群。许多员工英语说得很好，但发现撰写专业、周到的电子邮件很困难，这使得沟通既具挑战性又耗时。
    他们使用 Outlook 中的 Copilot 来解决这个问题。“有时我们太忙了，以至于电子邮件的回复可能显得很机械，缺乏人情味和联系，”FNB 的能力负责人 Chris Prinsloo 解释道。他继续说道：“因为 Copilot 一直以这些人类特性作出回应，它正在逐渐深入人心，我们开始以更自然的方式写作。客户也注意到了这种改善。这很奇怪，我们曾担心机器会取代我们的工作，但这个 AI 工具实际上教会了我们如何更具同理心。”

Microsoft AI 入门

无论你是刚接触 Microsoft AI 或 Outlook 中内置的电子邮件生成器，还是想尝试 Outlook 中的 WriteNowAI，以下简单技巧都可帮助你充分利用电子邮件。

访问和使用该工具的逐步指南

  • 打开 Outlook 并登录到你的 Microsoft 365 帐户。
  • 单击“新建邮件”以开始撰写新的电子邮件。
  • 单击“使用 AI 撰写草稿” 以打开 AI 助手。
  • 输入一个简短的提示 来描述你的邮件，例如“请求下周开会。”
  • 审查并编辑草稿以符合你的风格。
  • 调整语气 （如果可用），使其显得正式、友好或直接。
  • 当你准备好时发送电子邮件。

开始免费试用 AI 电子邮件

详细了解 Microsoft Copilot 和免费试用，具体取决于你的计划和区域。尝试使用 AI 工具、探索关键功能以及了解如何将其融入工作流是毫无风险的流程。
通过试用，你可以使用免费的 AI 电子邮件生成器来：
  • 只用一个提示更快地草拟专业电子邮件。
  • 调整语气和风格以适应你的受众。
  • 直接在收件箱中使用该工具，无需额外设置。

如何注册以及可以期待什么

  • 转到 Microsoft 365 网站 ，查找 AI 电子邮件生成器的免费试用优惠（通常适用于新用户）。
  • 选择一个计划，该计划包括 Outlook 和 Copilot。
  • 登录或创建一个账户，只需一分钟。 
  • 打开 Outlook ，查找“使用 Copilot 撰写草稿”或“AI 建议”。
尝试撰写真实的电子邮件，如随访、请求或回复，看看它如何融入你的日常工作。

常见问题解答

  • Microsoft 通常提供免费试用，其中包括访问 AI 支持的高效办公工具，如 Copilot，具体取决于你的区域和计划。
  • 智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶® 直接集成到 Outlook 中，可以帮助撰写电子邮件、建议回复和实现任务自动化，如安排会议。当 Copilot 生成电子邮件内容时，用户通常会手动审查和发送邮件。它在 Microsoft 365 生态系统中无缝工作，使其易于使用，无需切换工具。
  • 要开始使用，可打开 Microsoft 365 中的 Outlook 并创建新邮件。单击“"使用 Copilot 撰写草稿"”，然后输入一个快速提示，例如“确认会议。” Copilot 将为你生成一份精美的草稿。然后你可以审查邮件，进行个性化设置，必要时调整语气，然后发送，所有这些操作都无需离开你的收件箱。
  • 使用 Outlook 中的 Copilot，你可以获得 AI 支持的写作和回复电子邮件支持。使用基于你收到的邮件的智能建议，它可帮助你快速草拟经深思熟虑的专业回复。你将节省时间，同时保持回复清晰、精美且准确无误。
  • Outlook 中的内置签名工具使你能够快速、轻松地创建专业的电子邮件签名。可以根据你的风格或组织自定义签名，包括你的姓名、职称、联系信息和品牌。这有助于使你的沟通保持一致、精美和专业。
  • 使用电子邮件生成器很简单，只需几个快速提示。首先输入几个关键想法或关于你想说的内容的简短提示。然后 AI 将根据你的输入创建一个精美的草稿。你可以在那里审查邮件，个性化设置以适应你的风格，然后发送，从而节省时间和精力。

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