專為小型企業打造的雲端儲存空間
專為小型企業打造的雲端儲存空間
隨著人們的遠端工作越來越多，讓他們能夠隨時隨地存取所有工作檔案非常重要。許多小型企業都轉向使用安全的雲端儲存空間來滿足此需求。不過，有些企業仍然不確定如何使用雲端儲存空間、它提供哪些好處，或可選擇哪些選項。
請繼續閱讀以深入了解適合小型企業的雲端儲存空間 ，以及適合您的服務
什麼是雲端儲存空間?
雲端儲存空間 是一種服務，可安全地跨不同的遠端儲存系統或資料中心儲存文件、試算表、相片和其他檔案。此外，它讓您可以隨時隨地透過電腦、手機、平板電腦或網際網路瀏覽器存取這些檔案。
適用於企業的雲端儲存空間也提供按需求擴充的能力，這表示您可以根據需要擴充或減少資源的使用量，為您節省潛在的成本，因為您只需為您所使用的資源付費。
在提供雲端儲存空間之前，大部分企業及其員工會先將檔案和資料儲存在電腦的硬碟、外部磁碟機或公司伺服器上。在現今的連線世界中，使用雲端儲存比起本機儲存有許多好處。例如，人們可以從任何裝置儲存、存取、編輯和共用您的檔案，不論他們是在辦公室、家中或旅行，此外，它還能保護檔案，避免意外遺失和線上威脅。
雲端儲存空間的安全性如何?
使用雲端儲存空間時，主要的顧慮之一就是確保您的資料安全無虞。在考慮雲端儲存空間用於商業用途的安全性時，務必要找使用強大安全性通訊協定的提供者。
例如，最佳的雲端儲存空間提供者會使用強式加密演算法來確保您的資料在傳輸和待用時都受到保護。他們也會採用存取控制措施，例如雙重要素驗證，以確保只有授權的使用者可以存取您的資料。此外，許多雲端儲存空間提供者會將資料複本儲存在多個實體位置，以防範系統故障或自然災害造成的遺失或損壞。
雖然沒有 100% 安全的雲端服務，但雲端儲存空間被廣泛視為儲存資料非常安全的方式。適合企業的安全 雲端儲存空間：
- 確保您擁有所有檔案和資料的備份。
- 保護機密資料。
- 只要有網際網路連線，就能從任何地方方便地存取檔案。
- 透過連結或共用資料夾，啟用與組織其他人的安全檔案共用。
小型企業如何使用雲端儲存空間服務?
專為小型企業打造的雲端儲存空間 的使用方式有很多 。有些公司會使用它來儲存文件和檔案，而有些公司則使用它來儲存客戶資料或庫存。無論如何，企業通常仰賴雲端儲存空間進行備份和災害復原。
雲端儲存空間服務 容易使用，而且通常會整合到企業及其員工每天使用的程式中。適合企業的雲端儲存空間最常見的用途之一包括檔案管理。例如，雲端儲存空間可用來：
- 儲存並存取檔案。 將檔案儲存到雲端就像將檔案儲存在電腦上一樣安全且順暢。企業使用雲端來保護資料的安全。雲端儲存空間也可以防止檔案在桌面電腦和硬碟上堆積。團隊成員甚至可以透過版本歷程記錄等功能，在意外刪除或變更檔案時復原先前的版本。
- 共用檔案。 雲端服務允許員工與其他團隊成員或客戶共用檔案。 檔案共用 讓組織內的團隊能夠透過電子郵件共用檔案的連結，而不是傳送檔案本身。因此，企業不必擔心 檔案大小會阻擋電子郵件傳送。此外，有了受密碼保護的連結，團隊可以確保敏感性檔案落在正確的人手中。
- 整理檔案。雲端儲存空間系統通常很方便使用。團隊成員可以在資料夾內建立資料夾以整理檔案。搜尋列可讓員工快速找到檔案。內建的人工智慧現在會根據員工及其團隊成員最近的工作內容，向他們建議檔案。團隊也可以建立群組資料夾，讓每位團隊成員都能檢視和存取重要的文件。最後，當檔案準備好要檢閱時，團隊成員可以將檔案加入群組資料夾。
- 在檔案上共同作業。員工可以即時一起編輯和評論文件、試算表和其他檔案。不再需要來回傳送多個版本的文件。有了雲端儲存空間系統，只有一份檔案和單一的真實來源。此外，檔案擁有者可以追蹤變更，並拒絕任何不想要的調整。
- 備份檔案。 一旦將檔案放入雲端儲存空間，組織內的每個人都可以高枕無憂，因為他們知道重要的檔案、資料和資訊都已備份。
- 保護檔案。 雲端儲存服務包含多種檔案保護功能，例如檔案加密、可疑登入活動監控、勒索軟體偵測、病毒掃描和受密碼保護的共用連結。這些功能可共同合作，保護您的商務檔案免受線上威脅。
為什麼必須擁有專為小型企業打造的雲端儲存空間?
專為小型企業打造的雲端儲存空間對於生產力和資料安全性至關重要。以下是一些好處：
- 啟用遠端工作。 全球 70% 的人員 每週至少一次遠端工作。這些人中有許多是在小型企業工作。專為小型企業打造的雲端儲存空間可讓團隊隨時隨地儲存、存取、共用及處理檔案。
- 提升生產力。小型企業沒有時間浪費。雲端儲存空間可靠且永遠正常運作。它不會像內部部署伺服器一樣因更新而「關機」。遠端團隊需要共同作業的功能。即時共同編輯讓團隊成員即使相隔數個州，也能像在同一個房間一樣工作。
- 降低成本。雲端儲存空間通常會為每位員工收取固定的月費，介於 USD$5 至 USD$15 之間，而且通常是 生產力套件的一部分。將這筆收費與購買、授權、托管、升級及維修伺服器的費用進行比較。別忘了，您還需要防衛伺服器，避免駭客和惡意程式碼的攻擊。
- 提升安全性。 58% 的攻擊以小型企業為目標。專為小型企業打造的雲端儲存空間提供了一個解決方案。大部分都有強大的安全性措施，可阻止不良的執行者。其中包括檔案加密、入侵監視和雙重要素驗證。熱門儲存平台甚至提供勒索軟體偵測和復原。雲端儲存空間比桌面或本地伺服器儲存空間更讓人安心。
- 提供保護。雖然雲端儲存空間不是您所有系統真正的備份解決方案，但是它能妥善地備份和保護重要的公司資訊 (例如檔案、財務資料，甚至是員工和客戶資料)。
如何評估專為小型企業打造的雲端儲存空間?
關於專為小型企業打造的雲端儲存空間，在選擇服務之前，您需考慮幾個關鍵因素。首先，您必須考慮目前有多少資料，以及預期會有多少成長。第二，您需要考慮有多少人需要定期存取和使用雲端儲存系統。最後，成本永遠是一個考慮因素，但幸運的是，市面上有多種選擇。
一旦您獲得這些資訊，並準備好選擇服務，請尋找可提供以下服務的 選項：
- 強式安全性。尋找具有待用和傳輸中加密功能、病毒掃描、版本歷史以及選擇性雙重要素驗證登入流程的雲端儲存空間。防禦駭客和惡意程式碼非常重要。此外，請檢查角色和權限控制，以確保團隊成員只能看到適合他們的檔案。
- 共同作業工具。員工可享受使用雲端儲存空間的便利性，無論是在辦公室、遠端或隨身使用手機完成工作。您的儲存空間服務應該提供檔案共用、即時共同作業，以及可讓您隨時隨地存取和編輯檔案的應用程式。
- 易於使用。您的雲端儲存空間服務應該容易使用。如果不夠直覺，您的員工可能會抗拒使用。
- 成本效益。大部分提供者提供的價格為每位員工每月 USD$5 至 USD$15 不等。這種成本通常不只包括雲端儲存空間，也包含電子郵件、試算表、文字處理、筆記和聊天/會議應用程式等一系列應用程式。在評估 專為小型企業打造的雲端儲存空間時，請務必考慮這些功能。
您應該取得個人還是商務雲端儲存空間帳戶嗎?
決定雲端儲存空間提供者之後，您就會發現另一個重要的問題：您應該取得個人還是商務帳戶?
商業帳戶 (如 OneDrive) 是更好的選擇。這些帳戶提供額外功能，例如：
- 管理員控件
- 增强共同作業功能
- 提升安全性
- 新增或無限制的儲存空間
- 升級的支援
毫無疑問，企業帳戶可協助您充分利用雲端儲存空間，並確保您擁有所需的儲存容量、可擴縮性和功能，以滿足您的業務需求。
Paul Diamond 是 Microsoft OneDrive (消費者和小型企業) 的產品行銷經理。他曾在 Amazon、T-Mobile、Groupon 和 Vistage International 從事行銷和電子商務工作。他也是以下書籍的編輯：《Fishing’s Greatest Misadventures》、《Surfing’s Greatest Misadventures》和《Cycling’s Greatest Misadventures》(由 Casagrande Press 出版)。
商業見解與構想不會構成專業的稅務或財務建議。您應該連絡您的稅務或財務專家以討論您的情況。
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