適用於 Outlook 的 AI 電子郵件助理

AI 電子郵件助理是協助管理收件匣的工具。它也被稱為 AI 電子郵件產生器和電子郵件自動化軟體，可以用來整理訊息、建議回覆、確定電子郵件重要優先順位、建立電子郵件草稿，甚至自動執行某些工作，例如排程會議。

企業和個人都能使用這種軟體來簡化通訊，最小化收件匣待過濾郵件，並減少花費在重複性電子郵件工作上的時間。

在 Outlook，有許多人工智能輔助工具，包括 Microsoft Copilot。

AI 電子郵件助理透過加快許多不同的工作，以協助減少電子郵件和會議管理的時間。查看電子郵件自動化軟體運作的主要方式。

與其自己排序幾十封新進電子郵件，不如讓 AI 為您完成繁重的工作：

 

• 智慧型排序。掃描新進電子郵件並進行分類，例如工作、個人、促銷和旅行，以便您快速尋找所需內容。
• 自訂資料夾。根據您的習慣自動為電子郵件建立資料夾。
• 電子郵件標記。根據內容或寄件者，使用「緊急」或「跟進」等標籤標記電子郵件，以便輕鬆地確定工作的優先順位。
• 垃圾郵件篩選。篩選垃圾郵件或低優先順位郵件，減少您花費在清除干擾的時間。

例如，將來自某些人的電子郵件標記為高優先順位，例如您的經理或小孩的老師。

使用 AI 協助您自動排程、整理和追蹤會議與工作，消除行事曆管理的麻煩。以下是可以執行的操作：

 

• 智慧型排程。分析您的行事曆，了解每個人的開會最佳時間以提供建議，同時避免衝突並考慮不同的時區。
• 重新整理記憶體。與其手動查看行事曆來找出您知道排程在某個時間即將舉行的會議，不如讓 AI 為您找到它。
• 提醒。在即將到來的活動和工作悄悄溜走之前，透過接收到的相關提醒按預定完成。

例如，使用 AI 電子郵件助理設定每月定期會議 - 要求它傳送邀請，選擇適合所有人的時間，並建議日程。

AI 電子郵件助理使得編寫和回覆電子郵件變得更加容易。他們可以為您建立首次草稿，並協助您保持電子郵件的清晰和專業。我們都知道編寫電子郵件令讓人感到麻煩，甚至不自在，所以提供一點協助便大有助益。以下是簡化日常溝通的方法：

 

• 自動化的回應。對於常見問題，例如「我們可以重新排程嗎？」，AI 會快速提出符合邏輯的回覆，您只需按一下即可傳送。
• AI 生成的草稿。詢問 AI 電子郵件助理根據對話情境為您編寫電子郵件草稿，無論是簡單的跟進，還是更詳細的內容，從頭開始就節省您的時間。
• 優美的文字。AI 會考慮文法和流程，讓您的電子郵件看起來清晰明瞭。更進一步，您可以告訴 AI 想用什麼語氣來傳達最合適的心聲。

例如，讓 AI 對感謝訊息和活動邀請草擬深思熟慮的回覆。

AI 電子郵件助理不僅可以協助您控制收件匣，還可以更智慧地工作。透過處理重複性工作，並改進電子郵件的管理和優先順位，您將有更多時間專注於更重要的事情。 以下是提供價值的方式：

 

• 提高生產力。無需花費數小時整理電子郵件、回覆日常問題和排程會議，而是讓 AI 自動來處理這些工作。
• 更智慧地排序順位。AI 可以醒目提示需要您優先注意的電子郵件，例如緊急請求或重要更新，這樣您就不會錯過重要資訊。
• 無縫的電子郵件管理：無論是將電子郵件移動到正確的資料夾，還是起草郵件訊息，AI 都能確保您的收件匣順利運行。

隨著 AI 的日益普及，人們對於 AI 安全性和資料隱私權的擔憂也越來越大。幸運的是，Microsoft 已在 Copilot 中建置了強大的隱私權和安全性措施。

資料控制和隱私權原則。Copilot 僅使用您提供的資訊來生成回應，而不會使用來訓練基礎 AI 模型。這意味著您的電子郵件內容、行事曆詳細資料和檔案都會保持私人用途，不會再使用於改進 AI。

安全的資料處理。Copilot 在傳送和儲存時，都會對所有資料進行加密。作為安全性措施的一部分，人員和組織的資料都會分開儲存。Microsoft 還遵循了資料安全性的全球標準，例如「一般資料保護規定」和國際標準組織/國際電子電機委員會針對雲端隱私權的準則。

透明度和監督。由個人和系統管理員來決定 Copilot 如何存取和處理資料。例如，套用敏感度標籤來限制 Copilot 可存取的內容，並查看稽核記錄以追蹤與 Copilot 的互動，以實現透明度和合規性。

適用於組織的 Copilot 隱私權更多詳細資訊，請瀏覽 Microsoft 365 Copilot 的資料、隱私權和安全性。或關於 Copilot 個人隱私權的更多詳細資訊，請瀏覽 Microsoft 365 家用版應用程式中的 Copilot：您的資料和隱私權。 

Copilot in Outlook 透過回應自然語言提示，來協助處理電子郵件、排程和生產力。以下是您可以詢問 Copilot 執行的待辦事項清單。（Microsoft 365 商務版和 Microsoft 365 個人版或家庭版訂閱之間的可用功能有所不同。）

• 「寫一封電子郵件感謝進行簡報的團隊。」
• 「取得編寫提案請求電子郵件的提示。」
• 「建立這個電子郵件的回覆草稿，內容為同意提案的時程表。」

• 「將所有來自 [寄件者] 的電子郵件移動到『發票』資料夾。」
• 「尋找 [寄件者] 傳送關於預算報表的上一封電子郵件。」

• 「摘要電子郵件對話的主要重點。」
• 「[專案名稱] 的最新訊息是什麼？」

• 「排程下周與 [名稱] 舉行 30 分鐘會議，並尋找最佳可用時間。」
• 「為專案團隊設定一次定期的月份會議。」
• 「我下次與 [名稱] 的會議在什麼時候？」

• 「顯示我本周 @提及 的電子郵件和 Teams 訊息。」
• 「尋找上周 [名稱] 就 [主題] 傳送給我的電子郵件檔案。」

• 「為我已規劃 [日期範圍] 的旅行設定自動回覆訊息。」
• 「我今天未讀的電子郵件中是否有任何動作項目？」

• 「重寫這封電子郵件，讓它看起來更專業。」
• 「為更廣泛的受眾簡化這封電子郵件內容。」