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AI 電子郵件產生器：轉換您的寫作

使用 Microsoft 365 Copilot 在 Outlook 中更快速地撰寫精心推敲的電子郵件。
建立免費帳戶 探索 Microsoft Copilot
一名女性正在使用她的膝上型電腦

AI 產生的電子郵件

人工智慧電子郵件產生器使寫作更快速、更輕鬆。應用內產生器可以幫助您創建精緻的初稿，或更省力地管理完整的收件匣。

重點摘要

  • 人工智慧電子郵件產生器幫助您更快速且更清晰地撰寫，將簡單的提示轉化為精緻、專業的訊息。
  • 如語調調整和文法支援等功能，使您更容易在任何受眾面前表現得自信、專業且符合品牌形象。
  • 這特別適用於如跟進、會議請求、感謝信和回覆棘手訊息等常見任務。
  • 通過改善正式溝通中的清晰度、措辭和語調，人工智慧工具支持非母語英語使用者。
  • 使用人工智慧減少花費在重複任務上的時間，讓您能專注於需要人工判斷和個人關注的工作。
  • Microsoft Copilot in Outlook 提供內建的人工智慧協助，讓您無需離開收件匣即可撰寫、編輯和完善電子郵件。
  • 您可以透過 Microsoft 365 免費試用體驗人工智慧電子郵件撰寫，該試用包括對支援計劃和地區的 Copilot 存取。

AI 產生的電子郵件

使用人工智慧電子郵件產生器使電子郵件撰寫更快速、更輕鬆且更專業。無論您是開始撰寫新電子郵件還是管理完整的收件匣，應用內撰寫工具都能幫助您以更少的精力創建精心的訊息。

什麼是 AI 電子郵件產生器？

人工智慧電子郵件產生器利用 AI 支援寫作助手的智慧，幫助您更輕鬆、更快速且更少壓力地撰寫電子郵件。通過檢視您的寫作，自然語言處理了解您想表達的內容並提供即時建議。
電子郵件產生器幫助您撰寫精緻的訊息，保持收件匣井井有條，並節省花在日常電子郵件的時間。

使用 AI 電子郵件產生器的好處

無論您是在撰寫快速的跟進訊息，還是處理滿滿的收件匣， AI 電子郵件產生器 是能夠釋放您時間的智慧助手，讓您能專注於需要人工判斷的工作。

克服寫作障礙

開始使用通常是最困難之處。人工智慧電子郵件產生器提供建議，幫助您激發創意。它們可以快速生成完整的初稿。
這在以下情況下特別有用：
  • 您不確定如何表達某些內容。
  • 您正在撰寫一封敏感或高風險的訊息。
  • 您想給人留下良好的印象，但不知道從何開始。

節省時間和提高效率

使用人工智慧電子郵件撰寫工具的最實用優勢之一是它節省時間，而不會犧牲質量。
這在以下情況下非常有幫助：
  • 您正在管理大量電子郵件。 
  • 您需要迅速但深思熟慮地回應。 
  • 您希望簡化日常溝通。

溝通的一致性

一致性很重要，尤其是當團隊代表企業或品牌分享訊息之時。人工智慧電子郵件產生器幫助對齊語調、結構和風格，確保發送給客戶、合作夥伴或同事的電子郵件保持精緻和專業。
這有助於您的組織：
  • 在各部門之間保持一致的聲音。
  • 標準化常見的回應或聯繫方式。
  • 避免導致混淆或錯過訊息的變化。

改善清晰度

人工智慧電子郵件產生器透過幫助您澄清訊息、簡化語氣和避免尷尬的措辭，使寫作變得更容易。無論您是在跟進專案、處理客戶服務還是進行首次介紹，都能自信地寫作。
清晰的溝通導致： 
  • 減少誤解或後續跟進。
  • 更有信心地決策。
  • 更強大、更具生產力的關係。

Microsoft 365 AI 電子郵件的功能

Microsoft 365 Copilot 的 AI 電子郵件產生器在 Outlook 幫助您創建精緻的專業訊息。它直接內建於您的收件箱中，旨在支持您的自然語音，而不是取代它。

以下是它可以幫助您的示例：

  利用智能草稿快速起步。
  • 將靈感構想轉化為完整的電子郵件。輸入幾個字或簡短提示，人工智慧會將其轉換為條理分明的草稿。
  • 克服寫作障礙。不再盯著空白螢幕 — 人工智慧讓您開始動作。
  • 潤飾語法和流暢度。您的草稿從一開始就會顯得清晰且專業。
讓您的語氣與時刻相符。
  • 只需點擊即可選擇您的語氣。 無論您想要聽起來正式、友好、直接還是深思熟慮，設置正確的氛圍都很簡單。
  • 用讀者的語言交流。調整您的風格以與不同的受眾建立聯繫，從同事到服務提供者。
  • 在按下發送前感到自信。當您的語氣與意圖相符時，您可以確保您的訊息以您想要的方式傳達。
保持流暢，無縫整合。
  • 在您已經工作的地方使用它。OutlookAI 電子郵件助手無需額外的應用程式或切換。
  • 保持簡單。 草擬、編輯並發送電子郵件，而不打斷您的流程。
  • 保持精美和專業。我在所有訊息中保持一致且高品質的聲音是很容易的。
讓每條訊息都展示出您的風格。
  • 添加您的個人風格。將草稿視為起點 — 進行編輯，使其接近您的口氣。
  • 保持真實。個性化能讓您的訊息感覺更真誠和周到。
  • 建立更強的連結。 自訂您的電子郵件有助於您與讀者更好地連結——無論是感謝老師還是與同事建立聯繫。

AI 電子郵件產生器的使用案例

AI 郵件產生器非常有用，特別是在您想要清晰、尊重或專業表達的時候。這裡有幾個日常場景，您可以使用 AI 來幫助簡化溝通。

聯繫關鍵聯絡人

無論您是向老師請求會議、報告維護問題，還是聯繫公司尋求支援，您都可以結構化和精練的方式撰寫電子郵件，使其更易於理解且更有效。
您可以在以下情況下使用它：
  • 請求文件或約會。
  • 報告維護問題。
  • 詢問有關帳單、服務或學校活動的問題。

用英語撰寫正式電子郵件


如果英語不是您的母語，撰寫正式電子郵件可能會很困難。AI 電子郵件產生器可以調整語氣、建議措辭並修正語法——讓您的訊息聽起來清晰自然。
如果您屬於以下情況，這將非常有幫助：
  • 與雇主、學校或官員溝通。
  • 撰寫求職申請電子郵件。
  • 提出禮貌的請求或跟進。

以關懷和清晰的方式回應

當牽涉到情緒時，難以措辭達意。AI 電子郵件產生器可以幫助您在敏感訊息中以善意和禮貌作出回應。
當您有以下需要時，使用它是有效的：
  • 回覆投訴或關切。
  • 道歉或解釋誤解。
  • 確認反饋或請求。

學生電子郵件寫作的支持

學習如何撰寫尊重的電子郵件對學生來說是一項寶貴的技能。在少許指導下，孩子和青少年可以使用 AI 電子郵件寫作工具來撰寫禮貌、結構良好的訊息，展現周到。
您可以用它來：
  • 請求幫助或澄清任務。
  • 請求會議或交談的時間。
  • 感謝老師或教練的支持。

人工智慧電子郵件寫作的實際影響

以下是不同產業如何使用 AI 電子郵件產生器來幫助實現真正改變的一些例子。
 
  • Joos，一家移動充電公司，正在擴展到英國以外的地區，需要跨時區進行溝通和協作。使用 Copilot in Outlook，Joos 計劃在北美和歐洲擴展時使用 Microsoft 365 的 Copilot。
    員工使用撰寫電子郵件功能，快速有效地撰寫給客戶的電子郵件。他們正在受益於電子郵件輔導，以幫助確保即使在快速工作時他們也能保持友好和真誠的語氣。「自從整合了 Copilot，我們的客戶受益於更快的電子郵件回覆和更個性化的互動，因為 Copilot 使我們能夠更好地理解和預測客戶的需求，」客戶體驗&客戶成功部門負責人 Jeannette Ikonga 如是說。「我們不必花那麼多時間準備，因為 Copilot 給了我們很多時間。」
  • Sandvik Coromant 是一家全球領先的金屬切削工具和加工解決方案公司，總部位於瑞典桑德維肯。他們使用 Copilot in Outlook 不僅僅是為了總結電子郵件。
    全球銷售流程專家 Silvana Zafarana 解釋說：「其最大的價值在於我們需要了解客戶的整體情況。透過所有內容集中在 Outlook 的側邊欄中，客戶經理每天多次每筆交易節省三分鐘的時間。」
  • 第一國家銀行（FNB）是非洲最大的金融集團的一部分，為南非多元化的人口提供服務，該地區使用 13 種語言。許多員工英語說得很好，但發現撰寫專業、周到的電子郵件很困難——這使得溝通既具挑戰性又耗時。
    他們通過使用 Copilot in Outlook 來解決這個問題。「有時我們太忙了，以至於電子郵件的回應可能帶有就事論事的語氣，缺乏人性化的觸感和連結，」FNB 的能力負責人 Chris Prinsloo 解釋道。他繼續說：「因為 Copilot 一直以來都展現出這些人性特徵，它正在逐漸扎根，我們開始以更自然的方式寫作。客戶也注意到了這一改善。這很奇怪——我們曾擔心機器會取代我們的工作，但這個 AI 工具實際上教會了我們更具同理心。」

開始使用 Microsoft AI

無論您是 Microsoft AI 的新手，還是想要嘗試 Outlook 中內建的電子郵件產生器 WriteNowAI，以下是一些簡單的提示，幫助您充分利用電子郵件。

訪問和使用該工具的逐步指南

  • 開啟 Outlook 並登入您的 Microsoft 365 帳戶。
  • 點擊[新建郵件。]開始撰寫新電子郵件
  • 點擊[使用 AI 草擬] 以開啟 AI 助理。
  • 輸入一個簡短的提示 描述您的訊息，例如「請求下週開會。」
  • 檢查並編輯草稿以符合您的風格。
  • 調整語氣 （如果可用）以使其聽起來正式、友好或直接。
  • 當您準備好時，發送您的電子郵件。

開始免費試用 AI 電子郵件

深入了解有關 Microsoft Copilot 和 免費試用，具體取決於您的計劃和地區。這是一種無風險的方式來嘗試 AI 工具，探索關鍵功能，並查看它們如何融入您的工作流程。
通過試用，您可以使用免費的 AI 電子郵件產生器來：
  • 更快地草擬專業電子郵件，只需一個提示。
  • 調整語氣和風格以適應您的受眾。
  • 直接在您的收件箱中使用該工具——無需額外設置。

如何註冊以及可以期待什麼

  • 前往 Microsoft 365 網站 ，尋找 AI 郵件產生器的免費試用優惠（通常針對新用戶）。
  • 選擇一個計劃 ，該計劃包括 Outlook 和 Copilot。
  • 登錄或創建一個帳戶—— 這只需一分鐘。
  • 打開 Outlook 並尋找[使用 Copilot 草擬]或[AI 建議。]
通過撰寫實際的電子郵件，如跟進、請求或回覆，來予以嘗試，看看它如何融入您的日常工作。

常見問題集

  • Microsoft 通常提供免費試用，其中包括在免費試用期間訪問AI 支援的生產力工具，具體取決於您的地區和計劃。
  • Microsoft 365 Copilot 直接集成到 Outlook 中，可以幫助撰寫電子郵件、建議回覆，並自動化任務，如安排會議。當 Copilot 生成電子郵件內容時，使用者通常會手動檢查和發送訊息。它在 Microsoft 365 生態系統中無縫運作，使其易於使用，無需切換工具。
  • 如要開始，請在 Microsoft 365 中打開 Outlook 並創建一封新郵件。點擊"[與 Copilot 撰寫草稿]," 然後輸入一個簡短的提示——例如，「確認會議。」 Copilot 將為您生成一份精緻的草稿。然後，您可以檢查訊息，根據需要進行個性化調整，調整語氣，然後發送——所有這些都無需離開您的收件箱。
  • 使用 Outlook 中的 Copilot，您可以獲得 AI 驅動的電子郵件撰寫和回覆支持。它幫助您快速草擬深思熟慮的專業回覆，根據您收到的訊息提供智能建議。您將節省時間，同時保持回覆清晰、精練且切中要點。
  • Outlook 中的內建簽名工具使您能夠快速創建專業的電子郵件簽名。您可以根據自己的風格或組織自定義簽名，包括您的姓名、職稱、聯繫信息和品牌。這有助於保持您的溝通一致、精練且專業。
  • 使用電子郵件產生器非常簡單，只需幾個快速提示。首先輸入幾個關鍵想法或關於您想說的內容的簡短提示。然後，AI 將根據您的輸入創建一個精練的草稿。從那裡，您可以檢查訊息，根據您的風格進行個性化調整，然後發送——節省時間和精力。

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