Mailassistent til Outlook med kunstig intelligens

En mailassistent med kunstig intelligens er et værktøj, der hjælper personer med at administrere deres indbakker. Det kendes også som en mailgenerator med kunstig intelligens og mailautomatiseringssoftware og kan organisere meddelelser, foreslå svar, prioritere vigtige mails, lave udkast til mails og endda automatisere visse opgaver, som planlægning af møder.

Både virksomheder og enkeltpersoner kan bruge softwaren til at strømline kommunikation, reducere rod i indbakken og bruge mindre tid på gentagne mailopgaver.

I Outlook er der mange værktøjer med assistance fra kunstig intelligens, herunder Microsoft Copilot.

Mailassistenter med kunstig intelligens kan hjælpe med at gøre mail- og mødehåndtering mindre tidskrævende ved at sætte fart på forskellige opgaver. Se nærmere på nogle af de generelle måder, hvorpå mailautomatiseringssoftware gør dette.

I stedet for selv at gennemgå massevis af nye mails selv, kan du få kunstig intelligens til at gøre det hårde arbejde for dig via:

 

• Smart sortering. Scan nye mails, og organiser dem i kategorier, f.eks. arbejde, personligt, kampagner og rejse, så du hurtigt kan finde det, du har brug for.
• Brugerdefinerede mapper. Opret automatisk mapper til mails baseret på dine vaner.
• Mailtagging. Forsyn mails med mærker, f.eks. "Haster" eller "Opfølgning" baseret på indholdet eller afsenderen, så det er nemmere at prioritere opgaver.
• Filtrering af uønsket mail. Bortfiltrer spam og beskeder med lav prioritet, så du kan bruge mindre tid på at fjerne distraktioner.

Du kan f.eks. mærke mails fra visse personer som høj prioritet, f.eks. din leder eller dit barns lærer.

Fjern besværet fra kalenderstyring med kunstig intelligens, der hjælper dig med automatisk at planlægge, organisere og holde styr på møder og opgaver. Her er, hvad det kan gøre:

 

• Smart planlægning. Analysér din kalender, og få forslag til de bedste mødetidspunkter for alle, mens du undgår konflikter og tager højde for forskellige tidszoner.
• Genopfrisk din hukommelse. I stedet for at gennemse din kalender manuelt i et forsøg på at finde det kommende møde, som du ved er planlagt til et tidspunkt, kan du bede kunstig intelligens om at finde det for dig.
• Påmindelser. Hold dig på sporet ved at modtage påmindelser om kommende begivenheder og opgaver, før de forsvinder mellem revnerne.

For eksempel kan du opsætte et tilbagevendende møde med en mailassistent med kunstig intelligens – bed den om at sende invitationerne, vælge et tidspunkt, der fungerer for alle og foreslå en dagsorden.

Mailassistenter med kunstig intelligens gør det nemmere at skrive og besvare mails. De kan hurtigt oprette første kladder for dig og hjælpe dig med at holde dine mails tydelige og professionelle. Vi ved alle, at mailskrivning kan virke besværligt og endda ubehageligt, så lidt hjælp gør en stor forskel. Sådan arbejder de for at strømline din hverdagskommunikation:

 

• Automatiske svar. Til almindelige spørgsmål som "Kan vi finde et nyt tidspunkt?" foreslår kunstig intelligens hurtige og logiske svar, som du kan sende med blot ét klik.
• Kladder genereret af kunstig intelligens. Bed en mailassistent med kunstig intelligens om at skrive en mail for dig baseret på en samtales kontekst – uanset om det er en simpel opfølgning eller noget mere detaljeret – hvilket sparer dig tidsforbruget ved at starte fra bunden.
• Finpudset skrivning. Kunstig intelligens tager højde for grammatik og flow for at dine mails hele tiden lyder godt. Tag skridtet videre, og fortæl kunstig intelligens, hvilken tone du vil bruge for at formidle den mest passende stemme.

For eksempel kan du lade kunstig intelligens foreslå tankevækkende svar til takkebeskeder og begivenhedsinvitationer.

Mailassistenter med kunstig intelligens hjælper dig ikke kun med at kontrollere din indbakke, men også med at svare smartere. Takket være håndtering af gentagne opgaver og forbedring af, hvordan du administrerer og prioriterer mails, har du mere tid til at fokusere på mere vigtige ting. Sådan leverer de værdi:

 

• Øget produktivitet. I stedet for at bruge timevis på at organisere mails, svare på rutinespørgsmål og planlægge møder kan du lade kunstig intelligens håndtere disse opgaver automatisk.
• Smartere prioritering. Kunstig intelligens kan fremhæve mails, der først har brug for din opmærksomhed, f.eks. hasteanmodninger eller vigtige opdateringer, så du ikke går glip af vigtige oplysninger.
• Gnidningsfri mailstyring: Uanset om det handler om at flytte mails til de rigtige mapper eller skrive beskeder, så sørger kunstig intelligens for at din indbakke kører godt.

Efterhånden som kunstig intelligens fortsætter med at blive mere populært, bliver der også flere bekymringer om sikkerhed for kunstig intelligens og beskyttelse af personlige oplysninger. Heldigvis har Microsoft har bygget robuste foranstaltninger for sikkerhed og beskyttelse af personlige oplysninger ind i Copilot.

Datakontrol og beskyttelse af personlige oplysninger. Copilot burger kun de oplysninger, du leverer, til at generere svar, og den bruger ikke dine data til at oplære dens grundlæggende modeller for kunstig intelligens. Det betyder, at dit mailindhold, dine kalenderdetaljer og dine filer forbliver private og ikke genanvendes til at forbedre den kunstige intelligens.

Sikker datahåndtering. Copilot krypterer alle data, mens de sendes, og når de gemmes. Som en del af sikkerhedsforanstaltningerne opbevares personers og organisationers data adskilt. Microsoft følger også globale standarder for datasikkerhed, f.eks. GDPR og retningslinjer fra International Organization for Standardization/International Electrotechnical Commission for beskyttelse af personlige oplysninger i skyen.

Gennemsigtighed og tilsyn. Enkeltpersoner og administratorer beslutter, hvordan Copilot vurderer og behandler data. Anvend f.eks. følsomhedsmærkater for at begrænse, hvad Copilot kan vurdere, og få vist overvågningslogfiler for at spore interaktioner med Copilot for gennemsigtighed og overholdelse.

Du kan få flere detaljer om beskyttelse af personlige oplysninger i Copilot for organisationer ved at besøge Data, beskyttelse af personlige oplysninger og sikkerhed for Microsoft 365 Copilot. Eller for at få flere detaljer om beskyttelse af personlige oplysninger i Copilot skal du besøge Copilot i Microsoft 365-apps til hjemmet: dine data og beskyttelse af personlige oplysninger. 

Copilot i Outlook svarer på prompter med naturligt sprog for at hjælpe med mails, planlægning og produktivitet. Her er en liste over nogle af de ting, du kan bede Copilot om at gøre. (De tilgængelige funktioner varierer mellem Microsoft 365 for Business- og Microsoft 365 Personal- eller Family-abonnementer).

• "Skriv en mail, der takker teamet for deres præsentation".
• "Få tip til at skrive en mailanmodning om et forslag".
• "Skriv et svar på denne mail, der accepterer den foreslåede tidslinje".

• "Flyt alle mails fra [navn] til mappen "Fakturaer".
• "Find den seneste mail fra [navn] om budgetrapporten".

• "Sammenfat denne mailtråd i hovedpunkter".
• "Hvad er det seneste om [projektnavn]?"

• "Planlæg et 30-minutters møde med [navn] i næste uge, og find det bedste tilgængelige tidspunkt".
• "Opsæt et tilbagevendende månedligt møde for projektteamet".
• "Hvornår er mit næste møde med [navn]?"

• "Vis mails og Teams-beskeder, hvor jeg blev @omtalt i denne uge".
• "Find den fil, som [navn] sendte mig via mail sidste uge om [emne]."

• "Indstil min fraværsmeddelelse for min rejse, der er planlagt til [datoområde]".
• "Har jeg nogen handlingspunkter i mine ulæste mails i dag?"

• "Omskriv denne mail, så den lyder mere professionel".
• "Gør denne mail enklere med henblik på en bredere målgruppe".