„Die KI ist gekommen, um zu bleiben, wie gelingt also die sichere Umsetzung?“
Nadine Körn ist als Adoption, Change and Communication Manager bei VW Financial Services unter anderem für die erfolgreiche Implementierung neuer Technologien zuständig. Das jüngste Projekt: Die Einführung von Microsoft 365 Copilot.
Andreas Kelly, Cloud Solution Architect bei Microsoft: Frau Körn, als Adoption Manager bei VW Financial Services sind Sie von Berufs wegen an neuen Technologien interessiert. Wie sind Sie mit der Implementierung von Microsoft 365 Copilot gestartet?
Nadine Körn: Wir haben vor knapp zwei Jahren das erste Mal von Copilot gehört und uns war schnell klar: Das wollen wir bei uns einführen! Und dann war eine unserer ersten Fragen: Wie holen wir den Betriebsrat ins Boot? Denn die waren nicht von Anfang an so begeistert und überzeugt wie wir – wobei auch unserem Betriebsrat immer klar war: An KI führt kein Weg mehr vorbei. Die ist gekommen, um zu bleiben. Die Frage war eher, wie führen wir sie ein, welche Anwendungen lassen wir zu.
Andreas Kelly: Was waren die Bedenken des Betriebsrats?
Nadine Körn: Der Betriebsrat vertritt die Interessen der Beschäftigten und hat deshalb insbesondere die Risiken, die mit der Nutzung von KI verbunden sind, sorgsam geprüft. So gab es beispielsweise Befürchtungen, dass KI zur Überwachung oder Denunzierung von Beschäftigten eingesetzt werden könnte oder Arbeitsplätze in Gefahr sind. Diese Bedenken haben wir sehr ernst genommen und bei der gemeinsamen Erstellung einer Betriebsvereinbarung zum Einsatz von KI berücksichtigt.
Andreas Kelly: In Sachen KI herrscht noch viel Unsicherheit.
Nadine Körn: Ja, und deshalb haben wir ganz viel kommuniziert, viele Workshops gemacht. In Sachen Datenschutz hat natürlich überzeugt, dass alles in unserem Tenant, also unserer Software-Umgebung, liegt. Und: Unter den hundert ersten Usern hatten acht Personen aus dem Betriebsrat eine Lizenz für Copilot, so konnten sie selbst testen und ausprobieren – das nimmt natürlich auch die Sorge.
Andreas Kelly: Wie war denn grundsätzlich das Feedback der Mitarbeitenden bei der Einführung, haben sich viele für eine Lizenz gemeldet?
Nadine Körn: Viele wollten von Beginn an dabei sein, wir hatten eine sehr lange Warteliste – aber wir wollten im Proof of Concept, also dem Machbarkeitsnachweis, natürlich schauen, dass wir verschiedene Bereiche abdecken: Controlling, Vertrieb, Außendienst und HR.
Andreas Kelly: Wie sind Sie dann weiter vorgegangen? Gab es Schulungen oder Workshops für die Einführung?
Nadine Körn: Wir haben ein halbes Jahr getestet und weil wir kurz vor den Sommerferien standen, ist dann unser spezielles Onboarding-Konzept entstanden: Wir haben Aufgaben gestellt, die alle zunächst individuell bearbeiten konnten. Schritt für Schritt, um sich mit der Anwendung vertraut zu machen. Dazu haben wir auch Ressourcen von Microsoft genutzt und auf unser Unternehmen angepasst. Zusätzlich haben wir selbst Videos aufgenommen und Inhalte in unserer Viva Engage Community geteilt. Außerdem bestand auch die Pflicht, gewisse Aufgaben, wie Use Cases, zu erledigen – im Arbeitsalltag und weniger in stundenlangen Workshops mit Druckbetankung. Zusätzlich haben wir Umfragen gemacht, in welchem Umfang Copilot genutzt wird. So konnte die Onboarding-Phase über das Sommerloch gestreckt werden – das war im Nachhinein gutes Timing.
Andreas Kelly: Jetzt ist die Proof of Concept-Phase erfolgreich gewesen – wie setzen Sie im Moment Copilot bei VWFS ein?
Nadine Körn: Wir haben aktuell rund 1.300 Mitarbeitende, die Copilot nutzen. Jeder Bereich stimmt für sich ab, wer eine Lizenz bekommt und wofür Copilot genutzt wird. Und mit jeder neuen Lizenz geht jetzt ein Power Automate Flow für das Onboarding los.
Andreas Kelly: Wofür wird Copilot am meisten genutzt?
Nadine Körn: Vor allem für das Zusammenfassen von Meetings. Aber das ist bei uns von Nutzerin zu Nutzer ganz individuell, da Copilot eine KI ist, die das persönliche Arbeiten einfacher und effizienter macht. Die KI unterstützt genau da, wo man sie braucht. Ich zum Beispiel nutze Copilot oft als Thought Starter oder zum Entwerfen von Texten. Andere vielleicht eher für das Analysieren von komplexen Excel-Tabellen – jede oder jeder so, wie es am besten in den Workflow passt.
Andreas Kelly: Bei VWFS ging es dank guter Kommunikation ja dann doch sehr reibungslos. Welche Best Practices würden Sie anderen Unternehmen empfehlen für die Umsetzung?
Nadine Körn: In Richtung Betriebsrat ist meine klare Empfehlung: alle mitnehmen, Gespräche führen, Lizenzen zum Ausprobieren vergeben – das hat bei uns viel bewirkt. Und dann haben wir rund 14 Veranstaltungen zu Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat durchgeführt. Wir haben die Unterschiede aufgezeigt und die Themen Datenschutz und Sicherheit adressiert. Die waren immer gut besucht. Sprich: Die Leute dort abholen, wo sie stehen und ihnen eventuelle Vorbehalte nehmen. Und schlussendlich hat das Erarbeiten der eigenen Use Cases viel Verständnis und schließlich Akzeptanz geschaffen.
Andreas Kelly: Vielen Dank für das interessante Gespräch, Frau Körn!
